REGION NORDJYLLAND NYT AALBORG UNIVERSITETSHOSPITAL. Uafhængig risikovurdering - 3. kvartal Visualisering: Indigo

Transkript

1 REGION NORDJYLLAND NYT AALBORG UNIVERSITETSHOSPITAL Uafhængig risikovurdering - 3. kvartal 2016 Visualisering: Indigo 24. november 2016

2 1. Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Danske Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlag for ministeriets opfølgning på kvalitetsfondsprojekterne. Kvartalsrapporteringen skal give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal betrygge Sundheds- og Ældreministeriet i, at projektet forløber planmæssigt og kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringen bidrager til at skabe gennemsigtighed om projektets indhold og forløb og er dermed grundlag for dialog mellem region og ministerium om projektet. I administrationsgrundlaget for kvalitetsfondsprojekterne, udarbejdet af det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er det en forudsætning, at de risikovurderinger som indgår i kvartalsrapporteringen kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Den uafhængige vurdering indgår som bilag til Regionens kvartalsrapportering og fremsendes til Sundheds- og Ældreministeriet. Det er aftalt med Region Nordjylland, at BDO Consulting varetager funktionen, som Det Tredje Øje (DTØ) og udarbejder den uafhængige risikovurdering af projektet, således at denne kan indgå i den samlede rapportering vedrørende kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital. Denne rapport omhandler den uafhængige risikovurdering for 3. kvartal 2016, og forholder sig således udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen. Opgavens nærmere indhold er beskrevet i afsnit Projektet Kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital omfatter overordnet følgende delprojekter. Opdeling i delprojekter ændrer sig i takt med at den samlede udbudsstrategi udmøntes. Projektering og fagtilsyn Køb af jord og bygninger Forberedende arbejder Serviceby Råhus Sengetårne, forskning og uddannelse Behandling og FAM Børn og Unge, Intensiv og Ambulatorier Facader Tekniske forsyningsanlæg (El og VVS) P-pladser, veje og grønne arealer Byggepladsdrift IT, Inventar og apparatur Projektorganisation samt byggesagsomkostninger Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 1

3 Projektets samlede anlægssum inkl. reserver udgør 4,190 mia. kr.(2009-p/l) og byggearbejderne inkl. p-pladser, veje og grønne arealer forventes afsluttet ved udgangen af 1. kvartal Den uafhængige risikovurdering Gennemgangen af de kritiske elementer i kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital omfatter nedenstående analyser og vurderinger, som udføres under hensyntagen til projektets aktuelle status på rapporteringstidspunktet, herunder i forhold til en opdeling i delprojekter, som kan have forskellige tidsmæssige rammer og derfor kræver forskellig indsats og fokus. Indledende analyse og vurdering af om der i projektorganisationen for kvalitetsfondsprojektet er tilstrækkelige kompetencer og ressourcer til gennemførelse af projektet. Indledende analyse og vurdering af de fastlagte samarbejdsstrukturer i projektorganisationen, kommunikation mellem projektets aktører og hvordan samarbejdet og kommunikationen mellem disse fungerer. Analyse og vurdering af projektets status i forhold til overholdelse af budget, tidsplan og kvalitet. Projektorganisationen har ansvaret for udarbejdelse af budget, tidsplan og kvalitetsvurdering. Analyse, vurdering og efterprøvning af, om der er udarbejdet en konkret plan for, hvordan Regionen arbejder med effektiviseringskravene og om der foretages den nødvendige opfølgning på realisering af effektiviseringskravene, i form af beskrivelser af de centrale elementer i effektiviseringstiltagene, inden for de relevante overordnede kategorier og indsatsområder. Analyse, vurdering og efterprøvning af om risikovurderinger, udarbejdet af projektafdelingen og projektets tekniske rådgivere, er retvisende i forhold til projektets kvalitet, tidsplan, anlægsbudget og realisering af effektiviseringskravene. Vurdere og efterprøve om projektafdelingen håndterer de konstaterede risici hensigtsmæssigt og betryggende, herunder at: Projektets styringsgrundlag og værktøjer sikrer, at krav og risici som konstateres i forbindelse med kvalitetsfondsprojektet registreres og behandles løbende via risikoregistret. Mulige aktioner til imødegåelse af de identificerede risici beskrives og begrundes. Konstaterede risici og krav rapporteres til projektledelsen og Regionsrådet rettidigt. Analyse, vurdering og efterprøvning af projektets fremdriftsrapportering og ledelsesinformation, altså samling af information fra projektafdelingen til ledelsen, herunder blandt andet: At der foreligger revideret tidsplan med angivelse af milepæle og identifikation af den kritiske vej. Påse at der udarbejdes månedlige rapporter fra de enkelte afdelinger. Gennemgang af udarbejdet rapport til direktionen. Sammenhæng til fremdriftsrapporten til ledelsen. Projektorganisationen har ansvaret for rapportering og ledelsesinformation. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 2

4 Afgivelse af kvartalsrapportering til Regionsrådet med konklusioner og anbefalinger, herunder at bidrage med forbedringsforslag til projektet ud fra de forhold DTØ identificerer. De i nærværende rapport anførte observationer og bemærkninger er alene baseret på de af Regionen fremsendte dokumenter. Der henvises til materialeoversigten i afsnit 5 for en nærmere gennemgang af de dokumenter, der er lagt til grund for risikovurderingen. 1.3 Rapporteringens anvendelighed Denne rapport er udarbejdet i overensstemmelse med aftale indgået mellem BDO Consulting og Region Nordjylland, og med de formål der fremgår heraf. Den uafhængige risikovurdering forholder sig udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen, og forholder sig således alene til det materiale, herunder fremdriftsrapporter, mødereferater, risikologs, workshops mv. der er blevet udarbejdet, afholdt, opdateret eller revideret, i det kvartal rapporteringen omfatter. Der tages forbehold for udviklingen i projektet i perioden fra kvartalsrapporteringstidspunktet til det tidspunkt hvor det 3. øje ser materialet. De observationer og bemærkninger, der fremlægges i nærværende rapportering, kan endvidere være afklaret i perioden mellem rapporteringsdeadline og offentliggørelse. Rapportens indhold kan ikke udstrækkes til at gælde andre sammenhænge end det, der følger af formålet med rapporten, ligesom de i rapporten anførte konklusioner og anbefalinger skal læses i en helhed. Randers, den 24. november 2016 BDO Consulting Bygge & Anlæg, Bygherrerådgivning Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 3

5 2. Resumé Afsnittet indeholder en sammenfatning af DTØ s vurderinger og anbefalinger i forbindelse med rapporteringen for 3. kvartal Overordnet vurderes det, at projektorganisationen fortsat arbejder målrettet og effektivt med risikostyringen i overensstemmelse med det projektspecifikke styringsgrundlag, og at projektorganisationens risikorapportering, i al væsentlighed, giver et dækkende billede af projektets risikobillede på rapporteringstidspunktet. Det er på baggrund af en gennemgang af den revidere projektøkonomi fortsat DTØ s vurdering at change request kataloget sammen med øvrige generelle og projektspecifikke reserver, har en tilstrækkelig robusthed til at håndtere projektets økonomiske risici. Det dog fortsat DTØ s vurdering at der bør tilstræbes identificeret yderligere besparelsesmuligheder efter 2017, og at projektet i samarbejde med projektets rådgiver udarbejder en konkret reservestrategi, som kan understøtte og konkretiser de i styringsmanualen fastlagte principper for projekttilpasninger og budgetreserver. Herudover vil DTØ i de kommende kvartaler rette fokus mod projektets håndtering af risici, som måtte opstå som konsekvens af den lavere byggetakt for 2017 og 2018, som forventes at medfører en tilsvarende øget omsætning og aktivitet på byggepladsen i perioden , når projektets forventede afslutningstidspunkt fastholdes. DTØ har endvidere noteret sig at projektet har iværksat konkrete tiltag i forhold til tidligere anbefalinger herunder: At der nu foreligger et udkast til reservestrategi til efterfølgende implementering i projektets styringsgrundlag. DTØ vil i det kommende kvartal drøfte udkastet med projektet. At der arbejdes konkret med de detaljerede risikobeskrivelser, som sikrer bidrager til yderligere fokus på kvalificering og håndtering af projektet risici. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 4

6 3. Risikovurdering 3.1 Projektstyring På det overordnede niveau fremstår projektorganisationen fortsat velstruktureret og velfungerende, og det vurderes, at de formelle mødefora fungerer og er med til at sikre et gennemarbejdet beslutningsgrundlag, og at projektstyringen generelt er betryggende og proaktiv. DTØ har i forbindelse med afgivelse af den uafhængige risikovurdering påpeget, at projektet generelt synes at være udfordret ved rekruttering af ressourcer til nøglepositioner, hvilket har øget presset på ressourcerne hos både projektafdeling og projektets eksterne rådgivere, hvilket kan indebære en risiko for projektets fremdrift og kvalitet. Der ses umiddelbart ikke at være sket væsentligt ændringer i den overordnede projektstyring i løbet af 3. kvartal 2016, som ændrer ved denne vurdering, og det er derfor fortsat DTØ s anbefaling at forholdet medtages i projektets risikolog. 3.2 Processtyring I henhold til tidsplanen vil aktiviteterne på byggepladsen blive øget væsentligt i det kommende år, startende i 2. kvartal 2017, når delprojekter overgår til udførelsesfasen. Der vil der erfaringsmæssigt komme et stigende pres på beslutningsprocedurerne. Det er derfor fortsat væsentligt, at der hos totalrådgiver og byggeledelse er fokus på rettidige beslutninger og afklaringer af byggeprojektet, herunder kontrol af kvaliteten af det udførte arbejde, koordinering af entreprisearbejderne og disses indbyrdes grænseflader. Dette gælder særligt konsekvenserne af den ændrerede byggetakt, som kan have væsentlig indflydelse på logistikken på byggepladsen i forhold til behov for byggepladsarealer, øget medarbejderantal og generelt justering af udførelsestidsplanerne for de forskellige entrepriser, som også samtidig stiger i antal. DTØ gentager derfor tidligere anbefaling om, at der i den kommende periode sættes fokus på identificering af risici i relation til projektets udførelsesperiode og specifikt risici relateret til den ændrede byggetakt, herunder projektopfølgning, koordinering, fagtilsyn og byggeledelse. I forbindelse med DTØ s gennemgang af tilgængeligt materiale i forbindelse med udarbejdelsen af nærværende risikovurdering, kan det konstateres at emnet fortsat har været drøftet med totalrådgiver og byggeledelse. Udførelsesrisici håndteres i et særskilt spor administreret af byggeledelsen og med deltagelse af repræsentanter for totalrådgiver og bygherre. Det vurderes på denne baggrund at der sat det nødvendige fokus på identificering af risici vedrørende udførelsesfasen, som kan påvirke af afløbet af reserverne til dækning af uforudsete forhold under udførelsen Digital granskning og fremdrift Som nævnt i tidligere uafhængige risikovurderinger har projektet sat fokus på projektets bygbarhed og håndtering af tid, økonomi og bemanding via implementeringen af en løbende digital granskning af projekt-/udbudsmateriale og projektets tidsmæssige og økonomiske fremdrift. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 5

7 Det er DTØ s vurdering at indførelsen af den digitale granskningsmodel i høj grad vil bidrage til at sikre en systematisk og proaktiv risikostyring, som kan reducere risici vedrørende projektets bygbarhed og entreprenørernes prissætning, via en tidlig afdækning og reduktion af projektmangler i projekteringsfasen. Dette afspejler sig også i afløbet af verifikationspuljen, hvor forbruget samlet set fortsat ligger inden for det forventede Granskningen tager dog ikke konkret stilling til projektets overordnede kvalitetsniveau og sammenhængen til projektets økonomiske ramme jf. det endelige tilsagn, hvorfor der er behov for en tæt opfølgning på dette i den løbende dialog mellem projektet og totalrådgiver og i forbindelse med opdatering af projektets kalkulationer af økonomien i de enkelte delprojekter, entrepriser og bygningsdele. Det er fortsat DTØ s vurdering at projektet arbejder kontinuerligt og systematisk med håndtering disse forhold. Projektets fremdrift DTØ har løbende adgang til at gennemgå fremdriftsrapporteringer indtil videre med fokus på E500 Råhusentreprisen, men fremadrettet også øvrige entrepriser efterhånden som disse igangsættes i henhold til projektets udbudsstrategi og udførelsestidsplan. Ifølge fremdriftsrapporten fra 13. oktober 2016 er udførelsen af E500 Råhusentreprisen samlet foran tidsplanen i forhold til det planlagte arbejde. Områderne E500 Råhus Lokation B09/B06, samt E500 Råhus Lokation B08 er dog ca. en måned henholdsvis 1,5 måned efter tidsplanen. DTØ konstaterer at der er fokus på forholdet og har ved denne gennemgang ikke anledning til yderligere kommentarer. 3.3 Risikostyring De overordnede rammer for projektets risikostyring og risikohåndtering er detaljeret beskrevet i styringsmanualen, risikohåndbog for totalrådgiver og risikohåndbog for byggeledelse, som samlet beskriver grundlaget for risikostyringen og den operationelle risikostyring på niveau 2, herunder i forhold roller, ansvar og organisering, risikostyringsprincipper, udarbejdelse og ajourføring af den løbende risikolog samt afrapportering. Styringsmanualen er i løbet af 4. kvartal 2015 udbygget med beskrivelser af den digitale granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning (bilag 7), ligesom den er opdateret med bilag med beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejdet mellem totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører (bilag 6), samt håndtering af entreprenørkonkurser (bilag 8). Den operationelle udførelse af risikostyringen udføres af projektorganisationen via møder i risikoledelsesgruppen og risikoworkshops, hvor alle relevante interessenter i projektorganisationen deltager, herunder repræsentanter for totalrådgiver og byggeledelse, hvilket vurderes at sikre en fagligt velfunderet og aktuel vurdering af projektets risici. Som anført i tidligere risikovurderinger er der nu etableret et selvstændigt spor i risikostyringen med ansvar for identificering af udførelsesrisici, som skal indgå i den samlede risikolog for projektet. DTØ har endvidere haft adgang til referater, af risikoledelsesmøder afholdt i 3. kvartal 2016 med henblik på opfølgning på projektets risikolog, og det vurderes at forhold drøftet på risikoledelsesmøderne er medtaget i risikologgen i det omfang det er vurderet relevant. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 6

8 I forbindelse med risikovurdering for 4. kvartal 2015 anbefalede DTØ at der udarbejdes detaljerede risikobeskrivelser for de enkelte identificerede risici, årsager, forebyggende handlinger, aktuel status / log på risikoarbejdet, deadlines for opfølgning, og angivelse af personer med ansvar for opfølgning. DTØ har i forbindelse med de løbende møder med projektet fået forelagt oplæg til paradigme for detaljerede risikobeskrivelser og det er forventningen at disse inden for en kort tidshorisont kan implementets fuld ud i projektets styringsgrundlag. DTØ kan således overordnet konstatere at der fortsat arbejdes med færdiggørelse af de detaljere risikobeskrivelser og opdatering af den udvidede risikolog og at projektet har tilkendegivet at færdiggørelsen af dette arbejde vil blive fulgt op af en opdatering af projektets styringsmanual og risikohåndbog Risikorapporten ultimo 3. kvartal 2016 Der er i projektets fælles risikolog pr. september 2016, som er lagt til grund for kvartalsrapporten, identificeret og registreret 21 emner, der i overensstemmelse med de overordnede principper for risikostyring er vurderet på parametrene økonomi, tid, kvalitet og sandsynlighed, med henblik på dannelse af en samlet risikoprofil for projektet på det aktuelle stade. I forhold til seneste risikorapportering indeholder risikologgen 1 ny risici som omhandler Risiko for komprimering af landskabsprojekts udførelse som følge af stigende behov for byggepladsarealer i 2019 Den fælles risikolog udarbejdes på baggrund af detaljeret tværgående risikolog, der identificerer og beskriver de enkelte risici, deres årsager, risikoejer, tiltag til minimering af sandsynlighed og konsekvens. Der er i denne risikolog foretaget en sondring mellem generelt forekommende risici og risici relateret til de enkelte delprojekter. Derved kan der på overordnet niveau, ved sammenholdelse med den fælles risikolog, foretages en vurdering af, hvorledes de identificerede risici dækkes af de projektspecifikke reserver eller projektets generelle reserver. Projektafdelingen har i overensstemmelse med de overordnede rapporteringskrav, der er foreskrevet af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, samt Regionen Nordjyllands styringsmæssige retningslinjer, identificeret og prioriteret 7 aktuelle og centrale hovedrisici, hvoraf 3 risici på baggrund af en vurdering på parametrene konsekvens og sandsynlighed, vurderes at være høj risiko og derfor kræver en særlig bevågenhed. De økonomiske konsekvenser af de aktuelle hovedrisici er, i overensstemmelse med DTØ s tidligere anbefalinger, beskrevet konkret i kvartalsportens afsnit 5.1 Risikovurdering sammen med en kort beskrivelse af den enkelte risiko. De økonomiske konsekvenser kan endvidere aflæses af bilag til kvartalsrapporten, hvor det samlede risikobillede for projektet er gengivet. Derved kan de økonomiske konsekvenser (økonomisk konsekvens vægtet med sandsynlighed for forekomst) for de aktuelle hovedrisici sammenholdes med projektets reservepuljer. Overordnet vurderes der fortsat, at være tale om et forventet risikobillede i forhold til projektets stade og det samlede risikobillede vurderes overordnet at være uændret i forhold til tidligere kvartalsrapporteringer. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 7

9 3.3.2 Stikprøvevis efterprøvning af risikoelementer DTØ har i forbindelse med risikovurderingen for 2. kvartal 2016 udtaget 2 konkrete risici fra den fælles risikolog til nærmere vurdering med henblik på en vurdering af projektorganisationens løbende opfølgning på status og gennemførelse af handleplaner på de enkelte risici. Den stikprøvevise gennemgang har omfattet følgende risici: Nr. 11 Risiko i forbindelse med fremføring af rørpost i tilfælde af, at antallet af at antallet af stationer øges ift. det oprindelige grundlag. Nr. 12 Manglende afklaring fra offentlig myndighed i forhold til kollektiv trafiktrace ved NAU. Gennemgangen af de udvalgte risikoelementer har givet anledning til nedenstående kommentarer: Nr. 11) Der ses ingen udvikling denne risici fra 2. til 3. kvartal. DTØ anbefaler at forholdet prioriteres i det fremtidige arbejde. Nr. 12) Det er væsentligt for projektets fremdrift at der snarest sker de nødvendige afklaringer i forhold til afklaring af forudsætninger for det kollektive trafiktrace. Projektet at have fokus på problemsstilling og de risici som en forsat udsættelse har for fremdriften på både kvalitetsfondsprojektet og de regionale anlgsprojekter med heraf afledte indbyrdes afhængigheder Udvikling i prisindeks Der er ved projektstart indarbejdet en regionsreserve, som bl.a. kan anvendes til finansiering af merudgifter, som følge af forskelle i udviklingen i PL-indeks og byggeomkostningsindeks. Med udgangspunkt i gældende tidsplaner, udførelsesbudgetter og den forventede udvikling i de relevante prisindeks, skønnes den samlede PL-udfordring for Nyt Aalborg Universitetshospital ved udgangen af 1. kvartal 2016, fortsat at ligge mellem 50 mio. kr. og 125 mio. kr. Da den fremtidige udvikling i de relevante prisindeks ikke kendes er beregningen dog forbundet med en vis usikkerhed. Forholdet er fortsat medtaget i projektets risikolog - med uændret risikoprofil i forhold til seneste kvartalsrapport - og projektafdelingen vurderes fortsat at have problemstillingen indarbejdet, som et gennemgående fokusområde i risikostyringen samt i den løbende budgettering og økonomistyring af projektet, herunder vurderingen af det samlede reservebehov. PL-udfordringen er medtaget i udkast til reservestrategi for projektet. DTØ vil drøfte emnet ved kommende møder mellem projektet og DTØ. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 8

10 3.3.5 Reserver og change request Projektets samlede reserverer udgør 417,4 mio. kr. (09-pl) svarende til og fordeler sig på følgende poster: Reserve til regionsrådets disposition 89,5 Reserve forbeholdt IT, inventar og apparatur 38,0 Andre relevante reserveposter 139,9 Change request katalog 150,0 Generelle reserver i alt 417,4 De generelle reserver inkl. change request katalog udgør samlet ca. 9,9 % af den samlede investeringsramme på 4.190,7 mio. kr. (09-pl). Ved udgangen af 2. kvartal 2016 udgjorde de generelle reserver 417,4 mio. kr. (09-pl) og de generelle reserver er således øget i perioden idet en reduktion i udgiften til alu-facader har tilført reserveposterne godt 10,6 mio. kr. Reserve til regionsrådets disposition omfatter fortsat en generel reserve på 89,5 mio. kr. (09- pl). Herudover er der stadig afsat reserve alene forbeholdt IT, inventar og apparatur på 38 mio. kr. (09-pl). Andre relevante reserveposter omfatter ved udgangen af 3. kvartal 2016 en reserve til dækning af entreringsrisikoen på delprojekt- og entrepriseniveau, på 59,2 mio. kr. (09-pl), og en reserve til bygherres øvrige risici hævet til 79,6 mio. kr. (09-pl) pga. alu-facader. Der er ikke foretaget reservetræk i 3. kvartal Andre relevante reserveposter udgør herefter, som angivet i tabellen ovenfor 138,9 mio. kr. (09-pl) ved udgangen af 3. kvartal Der er, som beskrevet i afsnit 3.3.3, ikke afsat specifik reserve til dækning af forskelle i udvikling af prisindeks, som anvendes til regulering af henholdsvis budget (P/L-indeks) og forventede udgifter (byggeomkostningsindeks). Den realiserede merudgift vedrørende delbudgetterne for forberedende arbejder, råhus, byggeplads og facader, som tidligere beskrevet afdækket via en mindre fremskrivning på IT, inventar og apparatur, svarende til ca. 36,1 mio. kr. Change request kataloget Gældende change request omfatter for nuværende 4 emner, med en samlet besparelsesmulighed på 150 mio. kr. (09-pl). Change request er uændret i forhold til 3. kvartal Der er i overensstemmelse med udmelding fra Sundheds- og Ældreministeriet foretaget en prioritering af emnerne. Med hensyn til udløb af de mulige change request er disse vurderet til at udgøre 30 mio. kr. medio 2017 og 120 mio. kr. ultimo Da change-request dermed vil være udtømt ca. 2,5 år før forventet afslutning på projektet, fastholder DTØ sin tidligere anbefaling om at der om muligt identificeres yderligere besparelsesmuligheder, som kan iværksættes i tilfælde af, at de p.t. identificerede change-request emner, sammen med øvrige regionsreserver og reserve til dækning af udførelsesrisikoen på delprojektniveau, ikke er tilstrækkelige. Reservestrategi Som led i den løbende opfølgning på udviklingen i reserverne og vurderingen af reservernes robusthed i forhold til at kunne håndtere projektets økonomiske risici, har DTØ i forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 4. kvartal 2015 anbefalet, at der udarbejdes en samlet reservestrategi, som yderligere understøtter og konkretiser de i styringsmanualen fastlagte principper for projekttilpasninger og budgetreserve. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 9

11 Projektafdelingen har nu udarbejdet et udkast til reservestrategi som DTØ vil drøftet med projektet på kommende møder. Vurdering af samlede reserver Det vurderes samlet set, at der med generelle reserver på 255,8 mio. kr. (09-pl) og change request katalog på 150 mio. kr. (09-pl), er sikret en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de aktuelle økonomiske risici i projektet jf. projektorganisationens risikovurdering og risikolog. Det indgår også i denne vurdering, at der ud over de generelle reserver inkl. change request er afsat en særskilt reservepulje til verifikation og uforudsete udgifter, samt en pulje til dækning af udførelsesrisikoen i delprojekterne. Det dog fortsat DTØ s vurdering, at der bør tilvejebringes yderligere change-request emner, for det tilfælde at change request sammen med de generelle reserver og reserve vedrørende udførelsesrisikoen ikke kan dække projektets økonomiske risici i den samlede udførelsesperiode. Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 10

12 4. Opfølgning på tidligere anbefalinger Anbefaling/bemærkning Henvisning Kommentarer fra PA Status At de økonomiske konsekvenser for de aktuelle hovedrisici gengives i afsnittet med risikovurderingen, således at disse kan sammenholdes med projektets reservepuljer. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Er gennemført med virkning fra udarbejdelse af kvartalsrapporten for 2. kvartal 2015 Lukket Der er tidligere givet anbefaling om at der bør udarbejdes beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører, således, at der opnås et fælles ejerskab til den løbende kommunikation og overholdelse af beslutningsprocesser i udførelsesfasen. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Projektafdelingen har færdiggjort beredskabsplanen i løbet af 3. kvartal Beskrivelsen indarbejdes i styringsmanualen i løbet af 4. kvartal Lukket Der er tidligere givet anbefaling om, at der bør udarbejdes en beredskabsplan der sikrer en effektiv og struktureret håndtering af en evt. entreprenør konkurs, idet en konkurs kan have væsentlige konsekvenser for projektets fremdrift, økonomi og kvalitet. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Projektafdelingen har færdiggjort beredskabsplanen i løbet af 3. kvartal Beskrivelsen indarbejdes i styringsmanualen i løbet af 4. kvartal Lukket At projektafdelingen overvejer om der bør medtages en risiko vedrørende manglende afstemning af fremdrift og finansiering mellem kvalitetsfondsprojektet og andre regionale eller statslige projekter som planlægges opført i nær tilknytning til kvalitetsfondsprojektet. Risikovurdering 2. kvartal 2015 Er medtaget i risikolog ved udgangen af 3. kvartal Lukket Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 11

13 At projektafdelingen bør vurdere om risiko i forbindelse med rekruttering af de nødvendige ressourcer til projektet bør medtages i projektets risikolog. Risikovurdering 3. kvartal Opfølgning 4. kvt At der fortsat sættes fokus på identificering af risici i relation til projektets udførelsesperiode, herunder projektopfølgning, koordinering, fagtilsyn og byggeledelse. Risikovurdering 3. kvartal 2015 Lukket Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 12

14 5. Rapportgrundlag Nærværende afsnit indeholder en oversigt over de materialer BDO Consulting har haft stillet til rådighed for udarbejdelse af den uafhængige risikovurdering for 3. kvartal Materialet supplerer det materiale, som fremgår af tidligere risikovurderinger for 1. kvartal 2015 til 2. kvartal Kvartalsrapport for 3. kvartal 2016 Change Request katalog pr Fælles risikolog september 2016 Risikolog tværgående risici september 2016 Risikorapport Totalrådgiver dateret Risikorapport 16_Byggeledelse dateret Referater fra risikoledelsesmøder i 3. kvartal 2016 Afrapportering af projektets fremdrift september 2016, udarbejdet af Exigo. Reserveopgørelse 3. kvartal 2016 Udkast til reservestrategi NAU Status på fordeling af It, inventar og apparaturbudget PL-udfordringen beregninger Nyt Aalborg Universitetshospital, uafhængig risikovurdering 3. kvartal 2016 Side 13