Privatlivspolitik Erhvervshus Midtjylland

Transkript

1 Privatlivspolitik Erhvervshus Midtjylland INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER For os er ansvarlig omgang med dine personoplysninger vigtig. Nedenfor kan du læse hvordan vi behandler personoplysninger om dig, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med vores behandling. Den dataansvarlige - Erhvervshus Midtjylland Erhvervshus Midtjylland er et af seks Erhvervshuse, der er etableret for at skabe tilbud om sparring til iværksættere og virksomheder. Erhvervshus Midtjylland skaber og sikrer, med de øvrige Erhvervshuse, en smidig og professionel erhvervsservice for danske virksomheder. I forbindelse med driften af Erhvervshus Midtjylland kan vi indsamle og behandle en række personoplysninger om dig. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her: Erhvervshus Midtjylland S/I CVR- nr Åbogade Aarhus N Eller du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på: dpo@erhvervshusmidtjylland.dk Personoplysninger vi behandler Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Erhvervshus Midtjylland behandler i udgangspunktet kun almindelige (ikkefølsomme) oplysninger om dig, såsom dit navn, din adress adresse, dit telefonnummer, din arbejds- eller private adresse, noter fra dine møder med

2 konsulenter hos Erhvervshus Midtjylland, situationsbilleder fra Erhvervshusarrangementer samt andre offentligt tilgængelige informationer om dig. Side 2/5 Hvis du ikke har et CVR-nr., behandler vi, for at kunne sikre entydig identifikation, dit CPR-nr. Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger om dig (såsom oplysninger om helbred og religion mv.) eller oplysninger om strafbare forhold. Hvis der i specifikke projekter vil blive behandlet følsomme oplysninger, vil du blive særskilt oplyst om dette. Formålet med behandlingen Vejledning: Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at yde erhvervsvejledning til dig f.eks. i forbindelse med opstart, drift, udvikling eller overdragelse af din virksomhed. Statistik og måling: Vi kan behandle dine oplysningerne for at måle effekten af de aktiviteter, som vi udfører eller for at skabe vidensdeling på tværs af Erhvervshusene i Danmark. Overholdelse af gældende love og regler: Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at overholde love og regler, som vi er underlagt i forbindelse med driften af Erhvervshus Midtjylland eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser som påhviler os i henhold til gældende love og regler. Erhvervshus Midtjylland anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, Vi bestræber os på at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine oplysninger. Deling af personoplysninger Registrering i det fælles ESCRM-system: En del af de oplysninger som vi indsamler om dig, vil blive registreret i et fælles CRM-system kaldet ESCRM, som landets Erhvervshuse, erhvervscentre og kommuner samt udvalgte offentlige og halvoffentlige samarbejdspartnere har adgang til. Det sker med det formål, at sikre rammerne for bedre vidensdeling og udnyttelse af ressourcerne på tværs af erhvervsfremmende enheder. Erhvervshus Midtjylland er sammen med de øvrige parter fælles dataansvarlige for den behandling der sker i ESCRM-systemet.

3 Dine kontaktoplysninger, herunder CPR-/CVR-nr. og udvalgte registrerede aktiviteter (uden notater, referater og andre detaljer) kan blive videregivet til den Fælleskommunale Virksomhedskontakt Database ("FVDB") med henblik på at formidle kontakter på tværs, lette administrationen og skabe grundlag for en mere sammenhængende virksomhedskontakt i den enkelte kommune. Alle landets Erhvervshuse, erhvervscentre og kommuner har adgang til dette system. Side 3/5 I det omfang du henvises til eksterne rådgiver, videregiver vi dine kontaktoplysninger, herunder CPR-/CVR-nr. og udvalgte aktiviteter og/eller dokumenter til disse med henblik på at yde dig og din virksomhed yderligere specialiseret og kompetent rådgivning. Vi kan desuden videregive dit navn og adresse til samarbejdspartnere, der udfører tilfredshedsundersøgelse vedrørende vores rådgivning. Herudover bruger vi databehandlere til at hjælpe os med at behandle oplysningerne under vores tilsyn, den kan f.eks. være hosting udbydere og andre tredjeparts tjenesteudbydere. Retsgrundlag for behandlingen Vi behandler (herunder indsamler, bruger og videregiver) dine almindelige personoplysninger på baggrund af en eller flere af følgende behandlingsgrundlag: Behandlingen sker på baggrund af dit specifikke samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Behandling er nødvendig for at opfylde en kontrakt vi har indgået med dig (databeskyttelsesfor-ordningens artikel 6, stk. 1, litra b). Behandlingen er nødvendige for at udføre den opgave, vi er blevet pålagt af Erhvervs- og Vækst-ministeriet, Regionerne og kommunerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e). Vi registrerer dit CPR-nr., hvis du ikke har et CVR-nr. fordi det er nødvendigt for at sikre entydig identifikation af dig i vores systemer. Hvis det er nødvendigt at behandler følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, vil det ske på baggrund af dit udtrykkelige samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a). Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS Vi kan i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger overføre oplysningerne til lande uden for EU/EØS.

4 Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og det øvrige EU/EØS. I visse lande har EU-Kommissionen dog fastlagt at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau der er i EU/EØS. Hvis vi overfører personoplysninger til lande, hvor det ikke er tilfældet, vil overførslen af dine personoplysninger til disse lande uden for EU/EØS sker på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførelseskontrakter, der er specielt udarbejdet for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Side 4/5 Du kan læse mere om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, på EU- Kommissionens hjemmeside. Dataintegritet og -sikkerhed Dine Personoplysninger opbevares ikke længere end det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Vi opbevarer som udgangspunkt dine personoplysninger i op til fem år, hvorefter dine oplysninger slettes eller anonymiseres. Der kan dog være tilfælde hvor længere opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv., eller hvor andre særligt tungtvejende grunde tillader det. Når dine oplysninger ikke længere er nødvendige, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde. Det er vores politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dine rettigheder Som registreret har du en række rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Du kan - ubetinget og til enhver tid- trække ethvert samtykke tilbage. Det kan ske ved at sende en til os (se ovenfor). Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke have nogen negativ indvirkning; Det kan dog betyde at vi ikke fremover kan opfylde specifikke anmodninger fra dig. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykke, inden det trækkes tilbage. Endvidere vil det ikke påvirke nogen behandling, der udføres på anden lovlige basis. Dine rettigheder omfatter også følgende: Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.

5 Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget og ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort. Ret til sletning (retten til at blive glemt): I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi almindeligvis vil slette dine oplysninger. Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne bortset fra opbevaring med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Ret til at gøre indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og altid hvis behandlingen er med henblik på direkte markedsføring. Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden. Ret til at indgive klage: Du kan til enhver tid indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se mere hvor du også kan finde yderligere information om dine rettigheder som registreret. Side 5/5