Evaluering af events 2018

Transkript

1 Evaluering af events 2018 Ejerskab Eventnavn: Furesø Picnicfestival (event og branding kampagne for Furesø) Eventejer: Expo Viva CVR. nr Selskabsform: ApS Revisionsfirma: COO Revision Eventdata Dato: 2. og 3. juni 2018 (Hvornår er eventen afholdt) Venue: Lørdag d. 2/6: Smags-Safari Naturpark Mølleåen (Hvor er eventen Søndag d. 3/6: Store Picnicdag ved Furesøbad afholdt?) samt mindre events hos samarbejdspartnere Beskrivelse: (Kort beskrivelse af eventen) Furesø Picnicfestival er en årligt tilbagevendende og gratis begivenhed, der sætter fokus på de grønne glæder, lokale råvarer og oplevelsesmuligheder i Furesø s unikke natur med skovturen som omdrejningspunkt. Startet op i 2015 som et privat/offentligt samarbejde, hvor Furesø Kommune indgik som partner i en langsigtet satsning på at sætte området endnu tydeligere på landkortet. Vokset fra til deltagere. Furesø Picnicfestival er bygget op, så den både danner rammen om Danmarks største skovtur til glæde for borgerne i Furesø, men også som en brandingkampagne (med en tilbagevendende event, inspirationskatalog til grønne glæder, nyhedsbreve, story telling, kommunikation på SoMe m.v.) og er målrettet endagsgæster fra København og de omkringliggende kommuner i regionen. Furesø Kommune brandes som Københavns grønne forhave med Smagen af Furesø, cykelturisme og naturoplevelser som nogle af de bærende elementer. Furesø Picnicfestival er en eksponeringsplatform for de førende aktører, der leverer oplevelser i det grønne og samler kommune, erhvervsliv, sports- og kulturliv, foreninger, restauranter, fødevareproducenter og øvrige ildsjæle. Festivalen bygger på Furesøs kerneværdier og sætter fokus på samvær, fællesskab og oplevelser i Furesøs unikke natur. Målgruppe: (Hvilke målgrupper henvender eventen sig til?) Se også vedhæftede programfolder, der beskriver årets events, aktører og aktiviteter. Furesøs borgere (alle aldersgrupper er repræsenteret, men en overvægt af børnefamilier, kærestepar og 50+ere) mange benytter festivalen og skovturen til at mødes generationer på tværs. (i 2018: 50%) Gæster fra de omkringliggende kommuner (i 2018: 30%)

2 Gæster fra København (i 2018: 20%) Besøgende: Se demografisk fordeling, aldersfordeling m.v. i separat bilag. Antal gæster i alt. Ca Heraf betalende gæster. Hvad har gæsterne betalt for? Hvor kommer gæsterne fra? Kendes ikke, da mange betaler aktørerne direkte for mad og drikke. Det har fra start været et ønske at gøre Picnicfestivalen tilgængelig for alle og derfor er der ikke entré. Gæsterne betaler for mad og drikke, Baadfart m.v., når det gælder arrangementer med et begrænset antal pladser. Se beskrivelse under målgruppe. Aktiviteter: Nævn de aktiviteter, eventen har omfattet. Eksempelvis: Salg af mad og drikkevarer, transport, salgsboder m.m. Netværk /samarbejde Hvilke andre events har man samarbejdet med? Har eventen samarbejdet med andre samarbejdspartnere Se vedhæftede program med nøje beskrivelse af alle aktiviteter og aktører. Furesø Festival (Store Cykeldag inviteret, men ikke haft ressourcer til at deltage) Økologi i Have og Mave på Værløse Bymidte Loppemarked i Farum Fodboldkampe i FCN Picnicjazz og Madkurv v. Big Dipper Band Overnatningssteder: Detailhandel: Delt flyers ud under Picnicfestival, annonceret Furesø Festival under Picnicfestival m.v. Delt Picnicprogram ud på Bymidten og økologi aktiviteter under Picnicfestivalen ved Furesøbad Italesat i Picnicprogram Flyers delt ud under kampe forud for Picnicfestivalen. FCN Picnicfodbold og møde med Right to Dream spillere ved Furesøbad. Fusion af de to events, hvilket sparede Big Dipper Band for markedsføring og samtidig gav dem flere gæster. Kolle Kolle hotel FCN hotel Værløse Bymidte i Furesø Kommune: Andre virksomheder: Rokkedyssegaard Stengaarden FCN Baadfarten Restaurant Furesø Marina

3 Vores Marked Edamus MTB Tours Laketours Art by Bakaos (lokal kunstner) Right to Dream Academy Skoven 311 Yoga v. Rikke Høpfner Foreninger: Kulturinstitutioner: Smag på Nordsjælland Naturpark Mølleåen Furesø Erhvervsforening Haver til maver Geocaching Hareskovby Medborgerforening Kulturelt Samråd og foreningerne herunder er inviteret, men har ikke ønsket at deltage Furesø Biblioteker Furesø Museer Farum Kulturhus Skovhuset Andet samarbejde: Markedsføring Hvordan er eventen markedsført: Lille Værløse Skole og Kolle Kolle Hotel i forbindelse med projekt Skole ud i virkeligheden, Big Dipper Band, Økologien i Furesø Furesø s køkkener, Miljø & Klima, Egedal Kommune, Naturvejleder i Naturpark Mølleåen, Nordsjællands Veterantog m.v. Annoncering on- og offline Via Picnicfestival.dk Via permanent inspirationskatalog på picnicfestival.dk Via redaktionel omtale i nyhedsbreve (story telling) Via SoMe korte nyheder på facebook Via Pressemeddelelser Via Plakater (opsat hos interessenter, kulturhuse, biblioteker, svømmehal, skoler m.v.) Via flyers samt trykt program hos interessenter, kulturhuse, biblioteker, svømmehal, skoler m.v.) Via banner på gangbro Via video (vist v. Galaksen og svømmehal) Via Kultunauts kalender Via diverse digitale eventkalendere i regionen Via Smag på Nordsjællands aktivitetskalender Via interessenters nyhedsbreve m.v., herunder Furesø Erhvervsforening På Furesø kommunes web og facebookside

4 Sociale medier: (Hvilke?) Annoncering (Vedlæg bilag) Egen facebookside, Furesø Kommunes facebookside og via interessenters kanaler Lokalavisen: Furesø Lokalavis Andre aviser: Presseomtale: (Har der været presseomtale i medierne)? Web sites Andre kanaler: Andre aviser: Furesø Lokalavis, Frederiksborg Amtsavis, AOK (Alt om København) m.v. Egen hjemmeside angiv www Picnicfestival.dk ja ja Andre websider Oplevfuresoe.dk Interessenters sider, herunder Smag på Nordsjælland, Egedal kommune, Furesø Erhvervsforening m.v. Økonomi Regnskab for event Fremsendes til Furesø Kommune. Sammenfatning: Overskud / Underskud: kr. Underskud: kr. Indtægter Samlede indtægter i alt ,- Hvad dækker indtægterne over? Finansiel støtte Tilskud fra kommune - kr. Eventpulje , ,- (da der ikke er entréindtægter) Kommunal garanti-kr. 0 Indtægter fra andre kr. Smag på Nordsjælland ,- FCN 5.000,- Er der andre, der har betalt regninger? Ca kr. Hvor stort samlet beløb? Sponsoraftaler: I alt kr. Ekstern finansiering: Samlede udgifter Kr ,- kr. Hvad er der brugt af penge til: Markedsføring: Status på afviklingen Hvad har fungeret godt omkring afvikling af event? Hvad har fungeret mindre godt Markedsføring kr Administration kr Andet Produktion/aktiviteter Projektledelse og koordinering Høj tilfredshed hos både gæster og samarbejdspartnere. Furesøbad er en perfekt ramme for både Store Picnicdag og som udgangspunkt for udflugter i udflugten. Begrænsede muligheder for at udvide både interessent- og sponsorkredsen, da beslutning fra Furesø Kommune først forelå få måneder før eventen. Både virksomheder, foreninger og detailhandel budgetterer og planlægger i god tid.

5 omkring afvikling af event? Har du forslag til forbedringer? Eventgruppen har udarbejdet et helt forslagskatalog til forbedringer og besparelser. Vigtigt (også for Picnicfestivalen) er tidlige beslutninger, langsigtede planer og vigtigst af alt, at der fokuseres på samkobling med øvrige tiltag og aktiviteter i kommunen. Furesø Kommune 2018