Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde HVIDOVRE KOMMUNE Beretning nr. 4 (side 65-77) Delberetning vedrørende regnskabsår 2011,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Regulativ for økonomistyring Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Likvide beholdninger Øvrige balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige) OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER REVISIONENS BEMÆRKNINGER Revision af de sociale områder med statsrefusion... 77

3 Til Hvidovre kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2011 udført indtil december Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2010 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2011 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 65

4 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Regulativ for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens regulativ for økonomistyring og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at regulativet for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Ved vor løbende revision har vi foretaget eftersyn ved følgende af kommunens institutioner: Hovedbiblioteket Vuggestuen Buldersby Kærgården Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i regulativet for økonomistyring. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger regulativets regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens tilsyn med decentrale bogføringssteder fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Side 66

5 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af kommunens likvide beholdninger pr. 15. august Vi har undersøgt, om administrationen af de likvide aktiver fungerer betryggende, og følger reglerne i principperne for økonomistyring. Det er vores opfattelse, at kommunens administration af de likvide aktiver fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i regulativet for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Der er etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte områder er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Vi har dog konstateret, at en række systemkonti ikke er afstemt grundet konvertering af debitorsystem. Vi har aftalt med administrationen, at vi forelægges afstemninger straks efter endt konvertering. Side 67

6 4 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for løntunge driftsområder. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer godt og betryggende, samt at der foretages korrekt udbetaling af løn. Vi har ikke konstateret væsentlige fejl i løn- og vederlagsudbetalingerne. Side 68

7 5 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 samt bekendtgørelse nr af 22. december 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Revisionen tilrettelægges med udgangspunkt i en systemrevision med fokus på, om det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne er hensigtsmæssige og bliver efterlevet. Side 69

8 Udvælgelsen af personsager til både system- og substansrevision planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Endeligt har vi efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Forsikrede ledige kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, og vi har foretaget test af forretningsgange i personsager for at efterprøve, om ledelsestilsynet og de interne kontroller er udført, som det er forudsat af ledelsen på de respektive områder. Det er vores vurdering, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne. Vi har dog via revisionen konstateret, at disse ikke efterleves fuldt ud i praksis. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger. Side 70

9 Vi har endvidere vurderet, hvorvidt det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne er udført, som det er forudsat, samt om det har skabt et grundlag hvorpå, vi kan basere revisionen. Det er konstateret, at der generelt på personsagsområderne enten ikke er udført en kvalitetskontrol eller er udført en kvalitetskontrol, men at vi ikke kan basere vores revision herpå. Vi har derfor udført substandsrevision på områderne. Vi har foreslået administrationen, at ledelsestilsynet på arbejdsmarkedsområdet fremadrettet suppleres med en opfølgningsfase. Kvalitetskontrollen skal sikre ledelsen et overblik over, at borgerens retssikkerhed overholdes samt sikre en god og veldokumenteret sagsbehandling. 6.3 Personsager På de under afsnit omtalte personsagsområder har vi foretaget gennemgang af udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis samt overholdelse af gældende lovgivning. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført Tilbud til udlændinge Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings/ opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i 2 af de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende oplysninger i integrationskontrakter På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet tilbud til udlændinge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger. Side 71

10 6.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Beskæftigelsesministeriet Folkepensioner, førtidspensioner sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 4 sager. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet pensioner administreres i overensstemmelse med gældende regler Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) SKAT, Socialministeriet Børneydelse sagerne som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 2 sager. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet børneydelser administreres i overensstemmelse med gældende regler. Socialministeriet Merudgifter til børn, tabt arbejdsfortjeneste samt merudgifter til voksne sagerne, som vi kan basere vores revision på. Side 72

11 Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne merudgifter til børn og voksne samt tabt arbejdsfortjeneste administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Boligstøtte sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 4 sager. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet boligstøtte administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Sygedagpenge, barselsdagpenge sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager vedrørende sygedagpenge og 2 sager vedrørende barselsdagpenge. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i 2 af de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende rettidige opfølgninger i sygedagpengesager På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdets sygedagpenge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger. Side 73

12 Beskæftigelsesministeriet Kontakthjælp, aktivering (sager vedrørende sygeopfølgning) Vi har foretaget test af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne i 4 personsager. Det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne har vist, at der ikke forekommer væsentlige fejl eller mangler i sagsbehandlingen. Kontanthjælp, aktivering, forrevalidering, enkeltydelser sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 12 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, idet vi i flere sager har konstateret fejl og mangler, der kan henføres til: Manglende rettidig opfølgning i kontanthjælps/aktiveringssager Mangler i forbindelse med udarbejdelse af jobplaner i kontanthjælps/aktiverings- og forrevalideringssager Mangler i sygeopfølgningsplaner i kontanthjælps/aktiveringssager Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, idet vi i flere sager har konstateret fejl og mangler, der kan henføres til: Manglende sanktionering ved borgerens udeblivelse fra samtale eller tilbud i kontanthjælps/aktiveringssager På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdets enkeltydelser administreres i overensstemmelse med gældende regler. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne kontanthjælp og aktivering samt forrevalidering ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger. Side 74

13 6.3.4 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Beskæftigelsesministeriet sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 12 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, idet vi i flere sager har konstateret fejl og mangler, der kan henføres til: Manglende rettidige opfølgninger i ledighedsydelsessager Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, idet vi i flere sager har konstateret fejl og mangler der kan henføres til: Forkert kontering af udbetalt revalideringsydelse På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet fleksjob administreres i overensstemmelse med gældende regler. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne revalidering og ledighedsydelse ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige) Beskæftigelsesministeriet Jobtræning, servicejob sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed, samt tidligere års erfaringer på området, har vi revideret området via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. Side 75

14 På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne jobtræning og servicejob administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Forsikrede ledige sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet vi ikke kan uddrage den samlede konklusion på den udførte kontrol. Vi mener endvidere, at der mangler en afrapporterings / opfølgningsfase Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, idet vi i flere sager har konstateret fejl og mangler, der kan henføres til: Forkert kontering af udbetalt løntilskud På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdets forsikrede ledige ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 8, Revisionens bemærkninger. 7 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Vi har modtaget administrationens besvarelser på tidligere fremsatte bemærkninger og anbefalinger. Vi vurderer, at de modtagne tilbagemeldinger er tilstrækkelige, samt at der er foretaget berigtigelser, hvor det er påkrævet. Side 76

15 8 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 8.1 Revision af de sociale områder med statsrefusion Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog har vi konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne på følgende områder: Tilbud til udlændinge Kontanthjælp og aktivering Forrevalidering Sygedagpenge Revalidering Ledighedsydelse Forsikrede ledige Disse fejl og mangler, der vurderes at være af generel karakter, kan primært henføres til: Manglende oplysninger i integrationskontrakter Manglende rettidig opfølgning i kontanthjælps/aktiveringssager Manglende sanktionering ved borgerens udeblivelse fra samtale eller tilbud i kontanthjælps/aktiveringssager Mangler i forbindelse med udarbejdelse af jobplaner i kontanthjælps/aktiverings- og forrevalideringssager Mangler i sygeopfølgningsplaner i kontanthjælps/aktiveringssager Manglende rettidige opfølgninger i sygedagpengesager Forkert kontering af udbetalt revalideringsydelse Manglende rettidige opfølgninger i ledighedsydelsessager Forkert kontering af udbetalt løntilskud i sager vedrørende forsikrede ledige Vi har drøftet de enkelte forhold med socialområdets ledelse og udleveret detaljeret oversigt over de konstaterede fejl og mangler. Vi har modtaget administrationens besvarelse herpå, som i det væsentligste erklærer sig enige i vores konklusioner. Det er vores indtryk, at fejlene ikke er enkeltstående. Da der er tale om fejl og mangler af generel karakter, kan vi konkludere, at der er tale om væsentlige fejl på de nævnte områder. Roskilde, den 31. januar 2012 Kenneth S. Andersen Registreret revisor Side 77