Workshop om afbureaukratisering

Transkript

1 Workshop om afbureaukratisering OHRC 17. juni 2019 Anna B. Gantriis, HR- og byrådssekretariatschef Pernille Kapler Andersen, specialkonsulent HR - Byrådssekretariatet

2 Program for workshop Kort introduktion til Afbureaukratisering i Roskilde Kommune hvad betyder afbureaukratisering? Hvordan arbejder vi med afbureaukratisering? Hvad får vi ud af det?

3 Afbureaukratisering hvad betyder det? Baggrund Udspringer af politisk opmærksomhed og direktionens ønske om at sætte gang i afbureaukratiseringen i Roskilde Kommune. Program sat i gang og godkendt af direktion og HMU. Del af budgetforliget 2018 Formål Blikket og opfattelsen fra frontmedarbejdere og inddragelse af dem direkte i forandringsprocessen vil frigøre tid hos medarbejderne både centralt og decentralt til kerneopgaven og til at forbedre oplevelsen for borgeren ved at kigge på samarbejdsflader, strukturer og arbejdsgange i organisationen, som enten kan forenkles, optimeres eller helt fjernes. Afbureaukratisering betyder Vi spørger medarbejderne tæt på borgerne, hvad de oplever og undrer sig over. Blikket udefra giver viden om, hvad der sammen skal arbejdes med at ændre. Ændringerne kan være forenkling af regler og arbejdsgange, bedre sammenhæng i samarbejdet på tværs, i strukturen eller udfordring af de politiske beslutninger

4 Læringen i organisationen skal Undring motiverer læring gå fra afsender til modtagerperspektiv - også i indretningen af organisationen have fokus på samarbejdsflader og reducere kompleksiteten for både borgere og medarbejdere ved at fjerne/ændre egne unødige regler, politikker, arbejdsgange og procedurer mellem forvaltning og institutioner bevæge os fra konsulent til facilitator, ved at anvende fælles metoder og værktøjer til dialog, samspil og handlinger mellem frontmedarbejder og forvaltning på nye måder.

5 Afbureaukratisering hvordan? Opgaver Struktur Teknologi Aktører

6 Tjeklisten Opgaver Hvordan er opgaven defineret? Hvad måler vi op imod? Hvornår ved du, at arbejdet er gjort godt? Hvordan oplever borgeren opgaveløsningen? Hvad undrer du dig over? Struktur Hvad kan gøres enklere? Hvilke regler og dokumentation kan fjernes/minimeres? Hvordan fungerer arbejdsgange og hvordan er arbejdsdagen struktureret? Hvilke samarbejdsflader har betydning for borgerens oplevelse af service? Fx mellem myndighed og udfører? Teknologi Hvilke analoge arbejdsgange kan gøres digitale? Hvordan anvendes de digitale løsninger? Er der analoge arbejdsgange, som kan løses digitalt? Hvordan fungerer de digitale selvbetjeningsløsninger? Forventet effekt af afbureaukratiseringstiltag Skabt mere tid til kerneopgaven Løfte fagligheden Skabe bedre forståelse af hinandens arbejde mellem forvaltning og frontmedarbejdere Skabt bedre udnyttelse af eksisterende ressourcer og kompetencer i organisationen Øget samarbejdet på tværs mellem fagområder, og mellem forvaltning og frontmedarbejdere Aktører Hvilke politiske beslutninger spænder ben for at ændre arbejdsgange eller fjerne/minimere regler eller dokumentationskrav? Hvordan fungerer forholdet mellem centrale politiske beslutninger, lokale beslutninger og egne dokumentationskrav? Er der love eller politiske beslutninger, som kan udfordres?

7 Sådan har vi arbejdet Antropologiske tilgang Interview af leder Interviews af medarbejdere Observation Interviews af borgere, når det har været relevant Fælles workshop Opfølgning på lederniveau Undringsworkshop Forberedelse med leder og medarbejderrepræsentant Workshop med deltagelse af ledere og medarbejdere Plan for videre forløb drøftet med leder og medarbejderrepræsentant Opfølgning på lederniveau

8 Hvad får vi ud af det? -eksempler Selvskabt bureaukrati Fjerne Renovering af møder Dialogredskab i dagtilbud Forankre Fastholde Forandre Skriv så borgerne forstår Indkøbsaftaler og -system

9 Hvad så nu? Afbureaukratisering har fungeret i 2 år det er tid til at evaluere, inden vi fortsætter 2 år mere Øget fokus på arbejdsgange, automatisering - og selvskabt bureaukrati Øget fokus på lederens rolle

10 Tak for opmærksomheden! Kontakt: Pernille Kapler Andersen