Torsdag den 21. august 2014 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden.

Transkript

1 Torsdag den 21. august 2014 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. Sager til efterretning/orientering. 1. Forhandlingsprotokol Referat fra bestyrelsesmøde den 26. juni Godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol. Intet at bemærke. 3. Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning: Intet nyt. 3.b. Udlejning: Generel status vedr. udlejning: Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 321 med fornyelse i august og 265 med fornyelse i september I perioden 29/6 11/ har 190 valgt at komme på ventelisten. Vi har udlejet 8 boliger via den fleksible venteliste. 1 lejlighed er tildelt via 62. Der er stadig få ansøgere på ventelisten til 82 m 2 og 105 m 2 på 2. sal i afd. 22.

2 Ingen lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 15 klager vedr. husorden og 4 over husdyr. Tilladelser til bygningsændringer. Der er givet 1 afslag i afd. 6 på etablering af hul i muren ind til tørrepladsen. Der er givet 1 tilladelse i afd. 6 til at fjerne dobbeltdøre mellem 2 stuer, 1 tilladelse i afd. 19 til at opsætte cykelskur og yderligere 1 i afd. 19 til at fjerne en væg mellem køkken og stue. Udlejningsoversigt (3407, 3422, 3416) Der foreligger udlejningsoversigt pr. 1/7, 15/7 og 1/ Fraflytninger (3421). I perioden 18/6 21/ har der været 61 fraflytninger, hvor der er udbetalt kr ,00. Der er udsendt regninger på kr ,00 vedr. 11 fraflytninger. Skyldig husleje m.m. udgør kr ,00. Tab på fraflytninger. Der har i perioden 18/6 21/ været 2 stk. på i alt kr ,16. Huslejer overgivet til inkasso (3415). Der foreligger oversigt pr. 30/ over huslejer overgivet til inkasso. 3.c. Afdelinger, herunder: Afdelingsbestyrelsesmøder (3410, 3417). Der foreligger konstitueringsoversigt fra afdelingsbestyrelsen i afd. 13.

3 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 23 den 7/ Diverse. Kursus for afdelingsbestyrelser bliver afholdt den 25/ Afd. 13: Den nyligt indførte parkeringskontrol i afd. 13 (Sportsvej) er stoppet igen p.g.a. stor modstand. Afd. 33: Det blev aftalt, at der afholdes afdelingsmøde i afd. 33, Slåenvej, den 7. oktober 2014, kl på Esbjerg Conference Hotel. Fra bestyrelsens side deltager Poul-Erik Hansen og Johnny Larsen. 3.d. FF/FU (3405, 3408). Der foreligger referat fra forretningsførermøde i kreds 7 den 18/ Der foreligger oversigt fra de 5 boligforeninger i Esbjerg over lejetab samt tab ved fraflytning i e. Diverse (3402, 3406, 3414). Der foreligger skrivelse til Esbjerg Kommune med vores kommentarer til udkast til lokalplan vedr. udvidelse af sygehuset. Der foreligger oversigt over kontaktpersoner hos Esbjerg Kommune vedr. skæve sager. Der foreligger oversigt pr. 30/ over antal udskiftede køkkener og badeværelser m.v. 4. Bygge- og renoveringssager. 4.a. 4.d (3403). Afd. 1 Som led i projekt Det gode boligliv får Finlandsgade og Nørregade et par bålpladser og en grill samt et lille areal med engblanding. Dispositionsfonden betaler. Pris ca. kr ,-. Der er fugtproblemer i Valdemarsgade. Pris for løsning ca. kr ,-. Dispositionsfonden betaler. Gælder som en overordnet beslutning indtil videre, hvis der skulle komme

4 fugt i andre afdelinger. Bestyrelsen orienteres om sagerne. Udskiftning af døre er udsat til uge 37. I uge 35 er der gennemgang af udeområdet med afdelingsbestyrelsen. Afd. 2 Vi er i gang med at isolere facaderne. Gavlene kan ikke isoleres. Afd. 4 Vinduerne udskiftes i Vi er ved at indhente priser og forslag til løsning. Der afholdes informationsmøde for beboere, når vi har et oplæg klart. Afd. 7 Udskiftning af tag i foråret Der er sendt indbydelse ud til licitation til NEM Byg, STA og Jensen & Jensen. Afd. 11 Vinduerne udskiftes i Vi er ved at indhente priser og forslag til løsning. Der afholdes informationsmøde for beboere, når vi har et oplæg klart. Afd. 12 Vinduerne udskiftes i 2015 i rækkehusene. Vi er ved at indhente priser og forslag til løsning. Der afholdes informationsmøde for beboere, når vi har et oplæg klart. Afd. 23 Der er problemer med rotter i en lejlighed. Familien er blevet genhuset indtil rotterne er udryddet. Helhedsplan: Besigtigelse den 10/ Peter Hansen deltager fra afdelingsbestyrelsen. Poul-Erik Hansen deltager fra hovedbestyrelsen. Der er kun sat 1 ½ time af til besigtigelsen. Afd. 26 Omfugning af hjørnet Stormgade/Skolegade er ved at være afsluttet. Der er opbygget ny sokkel.

5 Afd. 33 slåenvej Der var indflytning den 25/ Der har været problemer med kloakerne. Disse var ikke blevet spulet igennem og undersøgt med TV. Omkostningerne herved betales af NEM Byg. Mangellister modtaget. Der afholdes møde med NEM Byg herom den 26/ Generelt Der sendes en skrivelse ud til alle afdelingsbestyrelser om, at de bedes indberette ønsker til planlagt vedligehold og fornyelse til administrationen i løbet af efteråret, så vi kan få det indarbejdet i budgetudkastet inden der afholdes budgetmøder. 4.e. Accept af tilbud. Siden sidste bestyrelsesmøde er følgende arbejder accepteret: Udskiftning af døre og karme i afdeling 16. Efterisolering af hulmur i afdeling Økonomi/Personale. 5.a. Kapitalforvaltning (3404, 3423). Der foreligger oversigt over resultatet af kapitalforvaltningen pr. 31/7 2014: Afkastet blev: Selskab Måneden År til dato Danske Capital 0,06% 1,53% Handelsbanken -0,05% 1,96% Vi er godt tilfredse med vores forvaltere og der er derfor p.t. ingen grund til at ændre noget i valget af forvaltere. 5.b. Økonomi BRF Kredit vandt udbuddet på finansiering af altanrenoveringen i afd. 5 og 7 og ombygning af

6 erhvervslejemål i afd. 7. Afd. 8 og 10 er ikke lagt sammen til afd. 7 i tingbogen. Fuldmagt blev underskrevet til brug for tinglysning. 6. Sager til behandling. 6.a. Forslag til mødedatoer (3411, 3412, 3413). Forslag til mødedatoer i 2015 blev gennemgået. Afdelingsmøderne den 7/4 flyttes til den 8/4. 6.b. Byggeregnskab for altanrenovering i afd. 5 (3418) Byggeregnskabet blev gennemgået. Renoveringen blev ca. kr billigere end oprindeligt budgetteret. Årsagerne til afvigelsen blev gennemgået. Ydelsen på kreditforeningslånet betales af dispositionsfonden. 6.c. Byggeregnskab for altanrenovering i afd. 7 (3419). Byggeregnskabet blev gennemgået. Renoveringen blev ca. kr dyrere end oprindeligt budgetteret. Årsagerne til afvigelsen blev gennemgået. Ydelsen på kreditforeningslånet betales af dispositionsfonden. 6.d. Byggeregnskab for ombygning af erhverv i afd. 7 (3420). Byggeregnskabet blev gennemgået. Renoveringen blev kr dyrere end budgetteret. Årsagen til afvigelsen blev gennemgået. Ydelsen på kreditforeningslånet bliver delvist betalt af dispositionsfonden. 6.e. Rammeaftale på rådgiverydelser. Vi har fået tilbud ind fra 6 firmaer. Valget er faldet på Ingeniør ne, Årstiderne og Ingeniørgruppen Varde. Der laves rammeaftale med de 3 rådgivere på 2 år med mulighed for forlængelse i op til 2 år. 6.f. Ansøgningsskema på helhedsplan i afd. 23 (3409). Ansøgningsskema på helhedsplanen er nu indsendt til Landsbyggefonden. Der afholdes besigtigelse den 10/

7 7. Eventuelt. Headspace. Poul-Erik Hansen gav en orientering. Vi har tiltrådt aftalen. Der hvor vi kan bidrage er især med viceværternes kendskab til unge beboere med problemer og evt. jobtræning. Der er tale om en forsøgsordning i 2 år. Nybyggerifond. Poul-Erik Hansen orienterede om kontakt til Landsbyggefonden herom. Der kan ikke hentes penge herfra til nybyggeri.