Referat fra bestyrelsesmøde mandag 11. maj 2015 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde mandag 11. maj 2015 kl Deltagere: Henning Nielsen, Jens Duval, Rene Brodin, Jane Bojsen, Hans Otto Kristiansen, Ulrik Skovgaard og Christian Lose Afbud: Referent: Lars Hagenau Ansvarlig 1. Opfølgning på seneste referat Alle Underskrifter på det forrige referat ingen bemærkninger, dog en opfølgning på muligheder for at etablere plads til medlems-buggys i f.eks. laden eller ved greenkeeperhuset. Husudvalget skal med ind over projektet sammen med Skørringe naturligvis. CL har været ude at spille golf og dermed repræsenterede FGK. Lollands kommune har sammen med Maribo stået for samlingen. En del af erhvervsklubben herfra var til samlingen iført FGK erhvervsklubs windbreaker. Formålet er fremadrettet at lave turneringer på Femern og på Lolland Falster. Der vil blive indkaldt til møde i LF ERFA regi, hvor blandt andet dette kan drøftes. Returmatch i løbet af efterår 2015 eller forår 2016 er på tale. 2. Status vedr. medlemstal Se udarbejdet notat samt DGU medlemsstatistik Vi har d.d. udformet en mere overskuelig statistik, som vi følge pr. døgn vi har nu 23 flere medlemmer end samme tidspunkt året før. Vi vil fortsætte med at videre udvikle statistikken. Pt ingen markant ændringer ift Status vedr. medarbejdere Se driftsrapporter fra april og maj 2014, der bl.a. anbefaler, at der i fremtiden ikke holdes regionsgolf og bestyrelsesmøder på mandage, da dette er 1

2 4. Greenfee statistik Brinnies fridag. Har stadig glæde af Morten og er i gang med at undersøge muligheden for at beholde Morten lidt længere tid. Samfundsansvar tages dermed af FGK. Stephanie gør et godt arbejde, blandt andet med forskellige fakta blade på IT frem for som tidligere papirbaseret (enklere administrative processer). MH og er i dialog om administrations bemanding på mandage i perioden Det går rigtig godt med de frivillige i Bistroen, de synes opgaven er sjov og snakken og miljøet i klubhuset tager bestemt til i styrke. Bestyrelsen vil gerne have adgang til Dropbox under en bestyrelsesmappe, så alle dokumenter er samlet eet sted. Greenfee indtægter er i første kvartal dykket med 136 GF spillere. Samme tid sidste år havde vi 271 GF spillere (Grupper: Københavns Firmasport 41 Hotel Falster 23 Marielyst seniorklub 34) I oktober og november 2014 blev der udsendt KIK tilbud til ca. 100 golfklubber i Danmark og Sydsverige. I uge 17/2015 blev der igen sendt KIK tilbud ud til ca. 100 golfklubber Forventet antal GF spillere (ifølge status i Golfbox) med omregningsfaktor 175 kr. pr. spiller: Maj: 174 GF samt ca. 30 GF fra Seniorklubben på Møn ( kr.) Juni: 341 GF ( kr.) En afledt effekt til Bistroen med 75 kr. pr. spiller: 515 GF x 75 kr.= kr. Fremover udarbejdes greenfeestatistik til hvert bestyrelsesmøde på ugebasis. Strategi for 2016 udarbejder et oplæg til Strategi 2016 om

3 ØKONOMI: 5. Månedsrapport vedr. Bistro-drift 6. Budgetopfølgning FGK CL / HOK / JB klubbens fremtidige Greenfee, rabatordninger og samarbejde med andre klubber. Input til strategioplæg sendes til, der præsentere et første udkast til bestyrelsesmødet i august. Greenfee-Strategi 2016 udvikles på et Bestyrelses- Seminar i efteråret. Andre punkter på dette seminar er: * Strategi for Markedsføring, Sponsorater og øvrige indtægter (kontingent mv) * Bistro udsender forslag til datoer for Seminar (lørdage i september eller primo okotber) Status for ad hoc bevilling på 5000 kr. og prioriteret liste over evt. yderligere investeringer. Der er ikke brugt af bevillingen endnu. Brinnie er ved at udarbejde liste. Ikke alle faktura / andre poster er registreret endnu og nogle posteringer skal ændres. Derfor kan der pt ikke budgetopfølges. Jane og Majbritt mødes 13. maj med Majbritt for at opdatere regnskab mv. forventer et validt driftsregnskab så hurtigt som muligt. Til bestyrelsesmødet i juni 2015 skal der være retvisende og skarpt driftsregnskab, så der kan budgetopfølges og foretages evt. nødvendige justeringer rettidigt. 7. Samarbejde med andre klubber foreslår samme kontingent for alle klubber på LF samt at alle medlemmer kan spille gratis på alle LF baner; dette punkt kommer med på det kommende strategimøde. foreslår, at alle LF klubber skal droppe al form for rabatordninger med blandt andet JB JB 3

4 Tee-Time og Golfhäftet. Det ville evt. være med til at øge omsætning i FGK Bistro. Der udarbejdes statistik over, hvor FKGgreenfeegæster kommer fra. 8. Tilbudsstrategi 2016 for tilbud til grupper mv Drøftes på Bestyrelsesseminar i efteråret. UDVALG og KIK 9. Aktiviteter JB Begynderudvalg v/ Mette Baunøe roser de frivillige i Bistro i forbindelses med Begyndere på mandage. Manneklubben v/ Klaus Engelbredt ønsker udbedring af huller ved bro på hul 11, hvor buggys risikere at vælte. Baneudvalget tager det op og giver svar til Manneklubben. Festivalgruppen v/ Jens Duval ønsker status på arbejdet med lørdagens fest, som Husudvalget ifølge Festivalgruppens drejebog er ansvarlig for. Det nystartede Husudvalg er givet ikke blevet gjort opmærksom på denne opgave. Grundet den nu korte tidsfrist besluttede bestyrelsen følgende: CL er tovholder for planlægningen: * CL aftaler med Brinnie vedr. menu og pris. * sørger for aftale vedr. musik og koordinerer med CL * HN giver Husudvalget v/ Ib Jørgensen er oversigt over de praktiske opgaver, der skal frivillig arbejdskraft til i løbet lørdagen (turneringen og festen). * Administration v/ får info fra CL om det endelige arrangement og udsender indbydelse med CL CL HN

5 tilmelding snarest muligt. Bemærkninger: Sidste år var der afsat 7000 til levende musik. CL vurderer dette års budget til musik. Lørdagens matchfee er 50 kr. (100 pr par). Pris for fest sættes som udgangspunkt til 200 kr., men CL kan efter egen vurdering ændre dette. 10. Uddannelse JD Sydsjællands Tidende kommer 12. maj for at skrive om skolegolf. 11. Banen På opfordring af fremsender Baneudvalget inden næste Forretningsudvalgsmøde Arbejdsplan med timebudget 2015 med Plejeplan som grundlag. Det skal være med til gøre bestyrelsen bedre i stand til at at vurdere prioriteringen af arbejdsopgaver samt behovet for mandskab / økonomi til banen. Flexjobber på 10 timer om ugen i 13 uger bliver formentlig ansat hos GK. Skurene er nu ved at være færdige, stolperne er nu i jorden og taget klares i den kommende weekend. Fairways på hul 6 og 7 forventes at være klar i løbet af ca. 14 dage. Foreløbig har 2 medlemmer tilmeldt sig frivilligt banearbejde. Der er behov for flere. Baneudvalg foretager fornyet opfordring til at melde og KiK m.fl. opfordres til også gøre opmærksom på behovet. Det er primært frivillige til at tromle og til at passe bunkers blot en gang imellem, der er brug for. Interesserede skal henvende til eller Jesper Jacobsen. 5

6 12. Bistro CL Brinnie får megen ros for sin mad. Store arrangement i Hesteomgang er gennemført med stor succes og der er planlagt flere selskaber i både denne og næste sæson. 13. Huset og energiprojektet /HN Klubhusudvalget v/ Ib Jørgensen ønsker bestyrelsens holdning udvalgets planer. Bestyrelse er meget glade for det store og kreative engagement, Husudvalget udviser! Bestyrelsen ser frem til at medlemmer og gæster ser resultaterne af Husudvalget initiativer. Vedr. Husudvalget planer på gårdmiljøet har bestyrelsen dog nogle indvendinger: For det første ønsker bestyrelsen, at den nuværende Hovedterrasse skal kunne rumme det samme antal mennesker som nu (ifm turneringer mv). For det andet mener bestyrelsen ikke, det er en god idé, at dele Bistroens serveringsområde yderligere op både af hensyn til arbejdsbyrde, service og kontrol med de tilstødende lagerområder. Desuden bemærkes, at der er række praktiske udfordringer ifm vind, personale-frirum og myndighedskrav (brand). orienterer Husudvalget v/ Ib Jørgensen. Farverige hynder til stole i Bistro er nu købt ind af husudvalget og disse ses snart i brug i klubhuset. har aftalt med Rikke Fabienke, at indkøb af blomster fra dd varetages af Husudvalget. 14. Oversigt over arrangementer / Se arrangementslisten som er fremsendt pr. mail 15. Møde-feedback og godkendelse af referatet Alle

7 16. Næste bestyrelsesmøde Tirsdag 9. juni kl. 18 7