Udbud og tildeling Vintertjeneste Udgave 1.0 Indholdsfortegnelse Dato: Marts Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Udbud og tildeling Indholdsfortegnelse Dato: Marts 2018 UDBUD OG TILDELING Indholdsfortegnelse Side 1 ORIENTERING VINTERTJENESTE RUTENUMMEREREDE VEJE VINTERTJENESTE - KOMMUNEVEJE MATERIEL SERVICE SAMLET TILBUD ALLE ENTREPRISER BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILDELING UDBUDSFORM UDBUDSMATERIALET DE ORDREGIVENDE MYNDIGHEDER GRUNDLAG FOR AFGIVELSE AF TILBUD SPØRGSMÅL/SPØRGEMØDE TILBUDSAFGIVELSE Tilbudsfrist Tilbuddets udformning og indhold Alternative bud TILDELING Tidsrum for vurdering af tilbud...7 BILAG: Bilag 1: Almindelige Betingelser for levering af serviceydelser (ABService) med tilføjelser Bilag 2: Tro- og loveerklæring, Erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag 3: Dokumentation for materiellets egnethed samt dokumentation for personalets uddannelse og erfaring til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsskema for hvert køretøj.) Bilag 4: Chaufførinstruks Bilag 5: Servicemål for vintertjeneste Bilag 6: Rutekort og vejlister (rutenummererede veje). Bilag 7: Rutekort og vejlister (kommuneveje/ p-pladser).

2

3 Side 1 1 Orientering Udbuddet gennemføres som offentligt udbud efter EU s udbudsdirektiv. Nærværende Udbud og tildeling er fælles for alle entrepriser. Kontraktperioden er 5 år med mulighed for forlængelse i 3x1år. Perioden løber fra vintersæsonen 2018/19 til og med sæsonen 2022/2023 For materiel skal levering ske senest d. 20/ Vintertjeneste rutenummererede veje Ordregiver (Holstebro kommune, Struer kommune, Skive kommune og Lemvig kommune) udbyder i fællesskab vintertjeneste på rutenummererede veje. Udbuddet omfatter 6 ruter (Rute 1-6) som udbydes som særskilte entrepriser. Vintertjenesten omfatter glatførebekæmpelse og snerydning ca. 250 km klasse 1-veje samt levering af læssemaskine til Salthal i Rom. Ordregiver stiller saltspredere og plove til rådighed. Ordregiver leverer salt. 1.2 Vintertjeneste - kommuneveje Ordregiver (Holstebro kommune) udbyder vintertjeneste på kommuneveje i åbent land (rute 7-18) samt snerydning af p-pladser (rute 50-51), veje i Holstebro by (rute 20-21). Ruterne udbydes særskilt. Vintertjenesten omfatter glatførebekæmpelse og snerydning af ca. 600 km klasse 2-veje og 165 km klasse 4-veje i åbent land samt snerydning af ca. 150 km klasse 2-veje og ca. 60 km klasse 4- veje i Holstebro by. Ordregiver stiller saltspredere og plove til rådighed. Ordregiver leverer salt. 1.3 Materiel Der udbydes køb af materiel til samtlige entrepriser. Herunder: 7 saltspredere og 13 plove til rutenummererede veje 13 saltspredere og 13 plove til kommuneveje 6 plove til hhv. p-pladser (2 stk.) og veje (4 stk.) i Holstebro by. 1.4 Service Der udbydes serviceaftale for vedligeholdelse af materiel til samtlige ruter. 1.5 Samlet tilbud alle entrepriser Der vil være mulighed for at afgive et samlet tilbud på samtlige ruter inkl. kørsel med eget materiel indeholdende alle omkostninger hertil.

4 Side 2 2 Bestemmelser om udbud og tildeling 2.1 Udbudsform Arbejdet udbydes i henhold til EU s udbudsdirektiv 2014/24/EU. Arbejdet er udbudt i offentligt udbud ved bekendtgørelse fremsendt til EU den 26. marts Udbuddet gennemføres som offentligt udbud. Det er en betingelse for ordregivers behandling af tilbudsgivers tilbud, at tilbudsgiver opfylder de fastsatte kvalifikationskrav, jf. pkt Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: Udbud og Tildeling: Beskriver alle forhold vedrørende afgivelse af tilbud og evaluering af tilbud. Betingelser: Betingelser består af ABService 2003 samt tilføjelser til ABService Ydelsesbeskrivelse Rutenummererede veje: Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for opgaven på rutenummererede veje. Ydelsesbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlag. Ydelsesbeskrivelse Kommuneveje: Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for opgaven på kommuneveje. Ydelsesbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlag. Ydelsesbeskrivelse Materiel: Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for indkøb af materiel. Ydelsesbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlag. (Varekøb) Ydelsesbeskrivelse Service af materiel: Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for service af materiel (Saltspredere og plove). Ydelsesbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlag. Ydelsesbeskrivelse Samlet tilbud: Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for afgivelse af et samlet tilbud på alle ruter, med anvendelse af eget materiel. Ydelsesbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlag. Tilbudslister(TBL): Består af følgende tilbudslister: Rutenummererede veje TBL Rute 1-6 TBL Læssemaskine (salthal Rom)

5 Side 3 Kommuneveje og pladser mv. TBL rute 7-18 TBL rute TBL rute TBL Servicekontrakt TBL Materiel TBL Samlet tilbud Bilag: Fremgår af indholdsfortegnelsen. 2.3 De ordregivende myndigheder Holstebro kommune Teknik og Miljø Trafik og Park Kirkestræde Holstebro Struer kommune Teknik og Miljø Trafik og Veje Østergade Struer Lemvig kommune Teknik og Miljø Vej og Park Rådhusgade Lemvig Skive kommune- Teknisk forvaltning Vej og Park Torvegade Skive Alle henvendelser under udbudsforretningen skal rettes til: Holstebro kommune Trafik og Park Kirkestræde Holstebro Tlf trafikogpark@holstebro.dk 2.4 Grundlag for afgivelse af tilbud Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: 1. Evt. Rettelsesblade/tilføjelser udsendt inden tilbudsfristens udløb

6 Side 4 2. Udbud og tildeling med bilag. 3. Betingelser (ABService 2003 og tilføjelser hertil) for så vidt angår udbuddet materiel gælder kun 14 og Ydelsesbeskrivelser 5. Tilbudsliste Tillige gælder alle på området gyldige love og regler og i medfør heraf udstedte bekendtgørelser, regulativer, normer og bestemmelser, der tager sigte på arbejder af den her omhandlende art. I ydelsesbeskrivelsen er anført supplerende grundlag for opgaverne. De under punkt 1-5 nævnte dokumenter udleveres til tilbudsgiverne. Materialet kan downloades fra Holstebro kommunes hjemmeside. Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen at gennemgå det fremsendte udbudsmateriale. Såfremt der konstateres fejl eller udeladelser ved det fremsendte materiale, bedes dette meddelt til Holstebro kommune, Trafik og Park v/ Thomas Odgaard (Trafikogpark@holstebro.dk) 2.5 Spørgsmål/spørgemøde Såfremt én af de bydende ønsker det, er Ordregiver til rådighed for et spørgemøde den 18/ kl. 10: i lokale 187 på Rådhuset. Anmodning om afholdelse af spørgemøde samt evt. spørgsmål skal skriftligt fremsendes inden 16. april 2018 hvor Holstebro Kommune vil udsende evt. indkaldelse til spørgemødet. Alle spørgsmål og svar fremsendes efterfølgende skriftligt til alle potentielle tilbudsgivere. 2.6 Tilbudsafgivelse Tilbudsfrist Tilbud indleveres i lukket tilbudskuvert, mærket Udbud Vintertjeneste, og påført afsender og telefonnummer, til: Holstebro kommune Teknik og Miljø Trafik og Park Kirkestræde Holstebro senest den 02/ kl. 12:00 hvorefter tilbuddene åbnes. Ved personlig aflevering skal tilbudskuverten afleveres på ovenstående adresse 2. sal lokale 248. Der skal rekvireres en tilbudskuvert ved henvendelse til trafikogpark@holstebro.dk eller ved personlig henvendelse til Trafik og Park. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 60 dage fra tilbudsfristen. Tilbuddet er bindende efter d.02 maj kl. 12:00 og kan ikke forlanges tilbageleveret hverken i åbnet eller uåbnet stand.

7 Side 5 Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af indkomne tilbud Tilbuddets udformning og indhold Tilbud kan afgives for hver entreprise for sig. Tilbuddet skal være på dansk og afleveres i 3 papireksemplarer i underskrevet stand i lukket kuvert mrk. vintertjeneste. Der kan afgives tilbud på én eller flere af entrepriserne 1-6. Der kan afgives tilbud på én eller flere af entrepriserne 7-18, samt Der kan afgives tilbud på én eller flere af entrepriserne service og materiel. Der kan afgives et samlet tilbud. Kvalifikationskrav: For at kunne få overdraget en entreprise skal leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, sin økonomiske og finansielle formåen samt sin tekniske formåen ved at fremlægge: (Økonomisk og finansiel formåen) Underskrevet Erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. (bilag 2) (Retten til at udføre erhvervet) (gælder kun rute 1-6) Gyldig tilladelse til godskørsel (gælder alene for entrepriser omfattende lastvogne til saltspredning og bortkørsel af sne). (Teknisk og/eller faglig formåen) (gælder kun rute 1-6) Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsskema for hvert køretøj. (Bilag 3) Dokumentation for personalets uddannelse og erfaring (ved udfyldt oplysningsskema for hvert køretøj (Bilag 3) Såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører, skal der vedlægges en erklæring fra disse underleverandører om, at de stiller deres ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med løsningen af den udbudte opgave. Der skal senest 60 dage efter afgivelse af tilbud afleveres udfyldte bilag 3. Generelle krav til materiel, udkaldstid og uddannelse er anført i ydelsesbeskrivelserne.

8 Side 6 Tilbudslister På tilbudslisten skal anføres: En præcis og entydig beskrivelse af, hvem tilbudsgiveren er (med firmanavn, adresse, telefon- og faxnummer, CVR-nummer, kontaktperson, adresse og evt. web-adresse), herunder om tilbud afgives af en sammenslutning af tilbudsgivere(konsortium) Der kan gives tilbud på én eller flere (evt. alle) af de udbudte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Alle priser der fremgår af tilbudslisterne til de enkelte ruter skal udfyldes og sumtallene skal beregnes. Såfremt der afgives tilbud på flere entrepriser skal der vedlægges et bilag som angiver hvilke entrepriser der er givet tilbud på samt maksimale antal entrepriser der måtte ønskes overdraget. Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde hele tilbudslisten for de entrepriser der ønskes afgivet tilbud på. Tilbudslisten skal underskrives for de enkelte entrepriser ved tegningsberettiget person. Alle poster der er markeret med gråt i tilbudslisten skal udfyldes. *TIP: Anvendes excel regneark skal enhedspriserne tastes ind. Resten udfylder sig selv. Det er leverandørens ansvar at tilbuddet passer. Hvis tilbudslister udfyldes i hånden skal leverandøren selv rydde felterne. Tilbudsgiver skal på ordregivers anmodning fremsende dokumentation for materiellets egnethed, erfaring, medarbejdernes kvalifikationer og erfaring samt organisation og kvalitetssikring. (gælder kun rute 7-18, rute samt rute 50-51) Øvrige vilkår for tilbudsafgivelse Når flere i forening giver tilbud, hæfter de omfattede virksomheder solidarisk for kontraktens opfyldelse. Der skal udpeges én, som har bemyndigelse til at føre bindene kontraktforhandlinger om tilbuddet. Tilbuddene udarbejdes for tilbudsgivers regning, og der udbetales intet vederlag i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Det afleverede tilbudsmateriale med samtlige tilhørende bilag, betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud.

9 Side Tildeling Opgaverne tildeles efter kriteriet samlede laveste pris. Kommunens udgifter til materiel og service bliver beregnet efter følgende kriterier: Anskaffelsesværdien afskrives lineært over 10 år. (beregnes på baggrund af laveste pris på udbuddet materiel ) Der vil indregnes en forrentning på 4%. Service- og reparationsomkostninger indregnes. (udgøres af laveste pris på udbuddet service ) Reservedele skønnes at udgøre 5% af anskaffelsessummen pr. år (beregnes på baggrund af laveste pris på udbuddet materiel ) Kaskoforsikring skønnes til 5000 kr./år pr. saltspreder Tidsrum for vurdering af tilbud. Ordregivers vurdering og behandling af indkomne tilbud påregnes gennemført således, at tilbudsgiverne senest (mandag) d. 7. maj 2018 vil modtage beslutning om tildeling af kontrakten.