VEJLEDNING. af (revideret ) OM BEREGNING AF BYGHERREBETALTE ARKÆOLOGISKE UNDERSØGELSER

Transkript

1 VEJLEDNING af (revideret ) OM BEREGNING AF BYGHERREBETALTE ARKÆOLOGISKE UNDERSØGELSER Kulturministeriet, Kulturstyrelsen Baggrund Folketinget vedtog d. 19. december 2012 en række ændringer i museumsloven, som trådte i kraft pr. 1. januar I forlængelse af lovændringerne blev der pr. 10. maj 2013 bl.a. fastsat nye regnskabsregler i Bekendtgørelse om museer mv. (BEK nr. 461 af 25/04/2013). Bekendtgørelsen erstatter en tidligere bekendtgørelse for området. Til brug for Kulturstyrelsens årlige vurdering af museers opfyldelse af betingelsen for statsligt driftstilskud, skal alle museer fortsat udfylde og indsende et særligt regnskabsskema med centrale regnskabsoplysninger til styrelsen. Den ny bekendtgørelse indeholder en væsentlig ændring i relation til opstillingen af budget og regnskab, idet der fremover, som et supplement til det samlede regnskab, skal optages en obligatorisk regnskabsmæssig note med indtægter og udgifter i forbindelse med bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser. Ændringen har virkning fra regnskabsåret Hvad skal der fremover aflægges regnskab for? Som udgangspunkt skal der aflægges regnskab som hidtil typisk for hele CVR-nummeret. Dette sker, som hidtil, i et budget- og regnskabsskema, der indeholder museets samlede regnskab. Som et supplement til dette skema skal knyttes en regnskabsmæssig note med uddybning af visse oplysninger, nemlig de direkte og indirekte udgifter i forbindelse med bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser. I noten opgøres de på anden vis end i det samlede regnskab. Opgørelsesmetoden bliver gennemgået nedenfor. Der er et regneeksempel som bilag 1. Bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser: Regnskabsmæssig note Bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser skal således fremover både indgå i det samlede regnskab og som noget nyt optages som en regnskabsmæssig note. I selve skemaets post 62. Betalinger for undersøgelser i henhold til museumslovens kapitel 8 skal udgifter og indtægter opgøres som hidtil. I den regnskabsmæssige note skal opgørelsen imidlertid ske efter andre retningslinjer:

2 Som en regnskabsmæssig note optages alle direkte og indirekte udgifter knyttet til bygherrebetalte større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser, jf. museumslovens kapitel 8. Indirekte udgifter udgør en andel af udgifter til generel ledelse, administration og hjælpefunktioner. Den regnskabsmæssige note skal, ligesom det samlede regnskab, opgøres inkl. moms. Hvordan skal den regnskabsmæssige note udformes? Den regnskabsmæssige note kan fx udarbejdes som et skema med følgende indhold: Note 1. Direkte udgifter, til den enkelte undersøgelse Direkte udgifter, ikke knyttet til den enkelte undersøgelse Indirekte udgifter Renteudgifter (netto) i forbindelse med museets udlæg I alt Det vil i det følgende blive gennemgået hvad der skal indgå under de forskellige typer udgifter, samt hvordan dette beregnes. Direkte udgifter (til den enkelte undersøgelse) De direkte udgifter til den enkelte undersøgelse kan dels hentes fra bruttoudgifterne under post 62. Betalinger for undersøgelser i henhold til museumslovens kapitel 8. Derudover skal indgå en andel af: 22. Personale. Beregningen af denne andel kommer vi tilbage til. Direkte udgifter (ikke knyttet til den enkelte undersøgelse) Under post 62. Betalinger for undersøgelser i henhold til museumslovens kapitel 8. kan endvidere forekomme direkte udgifter, der ikke er knyttet til den enkelte undersøgelse. Dette kan fx være udgifter til arbejdstøj, udgravningsudstyr, GPS, fotoudstyr og -arbejde, samt udstyr og materiale til udarbejdelse af kort og plotter, tegnematerialer mv. Disse kan ligeledes anføres i noten. Enkelte museer kan have konteret disse udgifter under andre poster i regnskabet. Selvom dette skulle være tilfældet, kan de stadig optages i den regnskabsmæssige note. Indirekte udgifter Indirekte udgifter er de udgifter, som anvendes til generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner. I forhold til det generelle budget- og regnskabsskema drejer det sig om udgifterne under følgende poster: 22. Personale (igen en andel, som vi kommer tilbage til)

3 28. Lokaler, ejendomme, friarealer 58. Administration 70. Husleje, prioritetsrenter og afdrag 72. Andre renter Bemærk, at der skal være tale om bruttoudgifterne. Grunden til, at der skal anvendes bruttoudgifter, er behovet for at synliggøre de samlede udgifter, der er knyttet til området. Dette er ikke muligt, hvis der anvendes nettoudgifter. Opdeling af 22. Personale Under denne konto konteres alle udgifter til fast personale, dvs. både lønudgift og udgift til deres efteruddannelse, forsikringer, arbejdstøj m.v. Ved lønudgift forstås udgifter til løn, pension, ATP, feriepenge m.v. For at finde frem til den del af 22. Personale, som skal indgå under såvel de direkte som de indirekte udgifter, skal de samlede personaleudgifter underopdeles: Først skal de opdeles i: 1a Udgifter, der kan henføres til faglige formål. 1b Udgifter, der ikke kan henføres til faglige formål. Dette vil således være udgifterne til generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner. Udgifterne, der er henført til faglige formål (1a), skal så opdeles i: 2a Udgifter, der kan henføres til bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser. 2b Udgifter, der kan henføres til andre faglige formål. Det skal bemærkes, at det i nogle tilfælde kan være nødvendigt at foretage en skønsmæssig vurdering af, hvilken kategori en konkret udgift falder i. Hvad er et fagligt formål? Grundlæggende skelner man mellem formål, der har en faglig karakter, og formål, der har en understøttende karakter. De faglige formål udspringer (i dette tilfælde) af museumslovens fem søjler, dvs. indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling. Hvis en vare eller tjenesteydelse er indkøbt med ét af disse formål for øje, skal de således henregnes til de faglige formål. De understøttende formål udgøres af tværgående ledelse, generelle administrative opgaver, generelle itsystemer og bygningsdrift mm. Herunder henregnes således varer og tjenesteydelser, der er indkøbt med et sådant formål for øje eller som ikke meningsfuldt kan henregnes til faglige formål. Bemærk at de samlede huslejeudgifter typisk henregnes til de understøttende formål, og derefter indgår i fordelingen af de indirekte udgifter på de faglige formål. Denne metode er accepteret, da alternativet en faktisk opgørelse af kvadratmeterforbruget på forskellige formål må anses for urimeligt omfattende.

4 Direkte personaleudgifter De udgifter, der kan henføres til de direkte udgifter til bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser (2a), skal således indgå i den regnskabsmæssige notes direkte udgifter. Indirekte personaleudgifter Indirekte personaleudgifter er således de udgifter, som ikke kan henføres til faglige formål. De udgør 1b ovenfor. De skal derfor indregnes derfor under museets samlede indirekte udgifter, jf. ovenfor. Renteudgifter En andel af post 72. Andre renter kan eventuelt være nettorenteudgifter, der stammer fra museets udlæg for de arkæologiske undersøgelser. Disse kan ligeledes anføres i den regnskabsmæssige note. Fordeling af indirekte udgifter på formål Vi har nu opgjort de samlede indirekte udgifter for hele museet. En andel af de samlede indirekte udgifter skal imidlertid fordeles på bygherrebetalte arkæologiske udgravninger og optages i den regnskabsmæssige note. En sådan fordeling kan ske ud fra forskellige nøgler, hvilket er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens Vejledning om omkostningsfordelinger af 13.juni Den mest anvendte nøgle tager udgangspunkt i medarbejdernes tidsforbrug: Typisk i antal medarbejdere, antal årsværk eller registreret tidsforbrug. Det anbefales, at anvende det registrerede tidsforbrug som udgangspunkt: Først opgøres det effektive antal faglige arbejdstimer for hele museet hhv. for de bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser (dvs. timer ekskl. ferie og helligdage, samt eksempelvis efteruddannelse, sygdom mm.). Et eksempel på dette kan findes i bilag 2. På den baggrund kan de samlede indirekte omkostninger pr. faglig time udregnes, jf. bilagene 1 og 2. ers/kum

5 BILAG 1. Regneeksempel: Udgift 22. Personale, i alt Faglige formål Heraf arkæologi Indgår i direkte udgifter Ikke-faglige formål Lokaler, ejendomme, friarealer Administration Husleje, prioritetsrenter, afdrag Andre renter I alt indirekte udgifter Antal faglige timer, museet ialt: Heraf arkæologi Indirekte udgift pr. time ( /42500) 194 Indirekte udgift, arkæologi (9800x194)

6 BILAG 2 Opgørelse over effektivt årsværk i timer Arbejdsdage pr år (gennemsnit) 250 Ferie 30 Sygedage (gennemsnit) 8 Frokost (30 min pr. arbejdsdag) 14 Uddannelse/kurser 3 Møder 9 Effektive arbejdsdage pr. år 186 Effektive arbejdstimer pr. år 1.376,4 Afrundet timer ifm beregning Møder Timer Fællesmøder 10 Kontormøder 40 Seminar 15 Timer i alt 65 Dage i alt 8,8