Aftale mellem. Århus Kommune Rådhuset 8100 Århus C. Kontrakthaver. Vedrørende ÅrhusKommunes revisionsopgaver

Transkript

1 Aftale mellem Århus Kommune Rådhuset 8100 Århus C og Kontrakthaver Vedrørende ÅrhusKommunes revisionsopgaver

2 Indholdsfortegnelse Præampel Aftalegrundlag Opgavens omfang Vederlag Betaling Lovgivning og myndighedskrav Aftaleperiode Ændringer Misligholdelse Værneting Offentliggørelse Overdragelse Tavshedspligt Evaluering Forbehold Underskrift Side 6 6 1

3 0. Præampel Formålet med indgåelse af denne kontrakt er at fastlægge den revision, som revisor skal yde over for Århus Kommune og at skabe sikkerhed for, at ydelserne kan overholde de krav, der er fastsat til deres kvalitet. Specifikt er formålet: w at Århus Kommune får udført den lovpligtige revision og w at der gennem revisionen opnås en effektivisering af kommunens aktiviteter 1. Aftalegrundlag Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: Kontrakten med Århus Kommune Bilag 1. Revisionsregulativ for Århus Kommune Bilag : Udbudsmaterialet af juni måned 003 Bilag 3: Institutionsoversigt Bilag : Tilbud fra kontrakthaver af dd/mm/003. Opgavens omfang Kontrakthaver påtager sig på grundlag af udbudsmaterialet fra juni 003, jf. bilag, og tilbudet, jf. bilag, at udføre den ordinær finansielle - juridisk/kritisk revision og den lovpligtige forvaltningsrevision i overensstemmelse med god kommunal revisionsskik. Der henvises i øvrigt til Revisionsregulativet gældende fra regnskab 1999, jf. bilag Vederlag 3.1. Ordinær revision Betalingen for det arbejde, som er omfattet af udbudsmaterialet vedrørende revisionstjenesteydelsen, sker på baggrund af kontrakthavers tilbud, jf. bilag. Den i tilbudet angivne tilbudssum, kr.,00, er gældende fra 1. december 003. Vederlaget dækker den lovpligtige revision af 00-regnskabet, dvs. den ordinære finansielle revision - juridisk-kritisk revision og den lovpligtige forvaltningsrevision samt IT-sikkerhedsrevision af Århus Kommunes IT-afdeling samt lovpligtig revision af regnskaber for legater, fonde og et antal selvejende institutioner, jf. bilag 3. Vederlaget er inkl. rejsetid og rejseomkostninger og er baseret på gældende lovgivning og forskrifter om den sagkyndige revisions virksomhed, jf. også Lov om kommunernes styrelse,.

4 3.. Supplerende ydelser Hvis der er behov for udførelse af supplerende ydelser, som følge af at forudsætningerne for tilbudet ikke er overholdt, honoreres disse ydelser særskilt. Det påhviler kontrakthaver at orientere om karakter og omfang af supplerende ydelser og om hvilke forudsætninger i tilbudet, som ikke er opfyldt inden ydelsen igangsættes. Hvis dette ikke er muligt, inden ydelsen igangsættes, orienteres hurtigst muligt herefter. I det omfang, der aftales ekstraydelser ud over tilbudssummen, skal der foreligge skriftlig aftale herom. Der faktureres særskilt herfor. Honoraret for supplerende ydelser og ekstraydelser er xx kr. pr. time ekskl. moms (003-prisniveau) Særlige rådgivningsopgaver Særlige rådgivningsopgaver, herunder udvidet forvaltningsrevision, må alene iværksættes efter forudgående aftale, og skal altid faktureres særskilt. Særlige rådgivningsopgaver er opgaver, [beskrivelse af særlige opgaver] Honoraret for særlige rådgivningsopgaver er xx kr. pr. time ekskl. moms (003-prisniveau). Honoraret for opgavetyper, der kræver særlig ekspertise som som [beskrivelse af disse opgavetyper], kan udgøre op til kr. pr. time ekskl. moms (003-prisniveau). 3.. Øvrige institutioner Vederlag for institutioner og organisationer med tilknytning til Århus Kommune, men som ikke er omfattet af tilbudssummen, aftales særskilt. Honoraret herfor er kr. pr. time ekskl. moms (003-prisniveau). Disse institutioner og organisationer er ikke forpligtet til at benytte Århus Kommunes revision. 3.. Tilretning af databaser eller lignende Hvis kontrakthaver i forbindelse med udførelse af ekstraopgaver eller særlige opgaver er behjælpelig med at tilrette eller udarbejder systemer i edb-regneark, database eller lignende, skal rettigheder til at bruge systemet overdrages vederlagsfrit til Århus Kommune, medmindre der er indgået anden skriftlig aftale. Kontrakthaver er ikke forpligtet til at vedligeholde systemerne. 3

5 Ved overdragelse til anden revisor efter nærværende aftales ophør - uanset årsag - er kontrakthaver forpligtet til uden særskilt vederlag at sætte den nye revisor ind i systemernes anvendelse Regulering af vederlag Tilbudet (ekskl. moms) gælder for hele kontraktperioden. Vederlagsregulering sker en gang årligt, første gang for år 00. Reguleringen sker på baggrund af KL s udmeldte pris- og lønskøn for hovedart.9 fremmede tjenesteydelser. Fejl i tilbuddet kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelse af tilbudsprisen.. Betaling Betalingen for det arbejde, som er omfattet af kontrakten, faktureres i rater bagud, således at den sidste rate forfalder i forbindelse med aflevering af den afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage. Ved for sen betaling betales i rente iht. Rentelovens bestemmelser herom.. Lovgivning og myndighedskrav Kontrakthaver er forpligtiget til at overholde alle gældende regler på området, f.eks. direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt hører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. 6. Aftaleperiode Aftalen med tilhørende bilag træder i kraft pr. 1. december 003, dog tidligst ved begge parters underskrift. Frem til 31. december 00 er Århus Kommune berettiget til at opsige nærværende aftale med 1 års skriftligt varsel, da første år betragtes som en prøveperiode. Herefter er aftalen uopsigelig for begge parter frem til afslutning af revision af regnskabet 008 Århus Kommune kan senest den 1. juli 008 kræve aftalen forlænget med yderligere op til 1 år og på uændrede vilkår.

6 Kommunen kan dog under alle omstændigheder kræve nærværende aftale frem til et nyt udbud er gennemført.. Ændringer Kontrakt- og bilagsændringer kan ikke foretages medmindre at parterne er enige herom. I det omfang, der gennemføres ændringer, som i væsentligt omfang får indflydelse på revisionsopgavens omfang set i forhold til den samlede revisionsopgaves omfang, har begge parter krav på, at kontrakten genforhandles. Kan der ikke opnås enighed, kan kontrakten opsiges med op til 1 års varsel, således at der findes en passende skæringsdag i forhold til kommunens mulighed for antagelse af ny revisor. Kontrakthaver kan dog tidligst opsige aftalen, når Århus Kommune har haft mulighed for at antage og få godkendt ny revisor. 8. Misligholdelse Enhver af parterne kan hæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller såfremt kontraktens bestemmelser gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele kommunen dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v. Reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, forholdsmæssigt afslag, modregning m.v. ikke udelukker hinanden. 9. Værneting Enhver tvist mellem parterne i anledning af nærværende kontrakt afgøres ved voldgift. Behandlingen af voldgiftsretten er underlagt lov om voldgift.

7 Voldgiftsretten består af 3 personer, der udpeges således: w Hver part udpeger en voldgiftsmand. Præsidenten for Vestre Landsret udpeger formanden for voldgiftsretten. Voldgiftsretten træffer bestemmelse om pålæg af sagsomkostninger og fordeling af udgifter til voldgiftens afholdelse. Honorar og omkostninger i øvrigt fastsættes af Voldgiftsretten, herunder fordelingen. Sagen vil ikke være offentlig tilgængelig ud over, at parterne kan offentliggøre en fælles udtalelse, men den til enhver tid gældende lovgivning, herunder lov om offentlig i forvaltningen, og andre regler om ret til aktindsigt m.v. respekteres. 10. Offentliggørelse Nærværende kontrakt skal betragtes som fortrolig. I det omfang gældende lovgivning - herunder lov om offentlighed i forvaltningen - og andre regler om aktindsigt ikke er til hinder herfor, må kontrakten hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal / kan offentliggøres. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen, om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne straks herefter. 11. Overdragelse Ved et eventuelt skift af revisor står kontrakthaver til rådighed for overdragelsen til den nye revisor således: w w Der udarbejdes efter revisionen af det pågældende regnskabsår som sædvanligt en revisionsberetning. Såfremt den tiltrædende revisor ønsker det, udarbejdes endvidere en erklæring om årsag til revisorskift. Herudover udarbejdes notat omkring evt. væsentlige igangværende forhold, samt om revisor har været behjælpelig med at tilrette eller udarbejde systemer i edb-regneark, database eller ligende, opdelt på de enkelte magistratafdelinger samt Borgmesterens afdeling. Kontrakthaver står i den forbindelse til rådighed for et møde med den nye revisor omkring ovennævnte materialer m.v. Denne overdragelse af opgaven er indeholdt i vederlaget. 6

8 1. Tavshedspligt Revisionen har i forhold til 3. mand tavshedspligt med de oplysninger, som den kommer i besiddelse af ved udførelse af revisionsopgaven for kommunen. 13. Evaluering En gang om året gennemføres der en evaluering af, om kontrakthaver har levet op til de mål for revision, der er fastlagt i kravspecifikation, herunder hvorledes kontrakthaver har medvirket til at effektivisere kommunens aktiviteter. Kontrakthaver udarbejder oplæg til, hvorledes evalueringen skal gennemføres og forelægger dette til godkendelse i Århus Kommune. Første evaluering finder sted i efteråret Forbehold Nærværende aftale er fra Århus Kommunes side betinget af Byrådets godkendelse. 1. Underskrift Nærværende aftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et., den dd/mm 003 Århus, den dd/mm 003 KONTRAKTHAVER ÅRHUS KOMMUNE