Bilag til dagsordenspunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2015"

Transkript

1 Område: Økonomi Afdeling: Regnskab og Finans Journal nr.: 15/44436 Dato: 15. juni 2016 Udarbejdet af: Birthe Drejer Nielsen Telefon: Notat Bilag til dagsordenspunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2015" Administrationens besvarelse af revisionens bemærkninger Revisionen fremsender Beretning af 15. juni 2016 om revision af årsregnskabet for 2015 (afsluttende) og Revisionsberetning for 2015 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beretningerne indeholder ikke bemærkninger, som regionsrådet skal besvare over for tilsynsmyndigheden. Beretning af 15. juni 2016 om revision af årsregnskabet for 2015 (afsluttende) Revisionen har redegjort for konstateringer og anbefalinger, der kræver besvarelse fra administrationen: Ad afsnit 1 Indledning 1.2 Konklusion på den udførte revision Korrektioner af fundne fejl I forbindelse med revisionen er der konstateret enkeltstående fejl i det af Forretningsudvalget aflagte regnskab. Regnskabet, som er indstillet til godkendelse i Regionsrådet, er korrigeret herfor. De korrigerede fejl medfører, at resultatopgørelsen i regnskabet er forbedret med 65,0 mio. kr., mens den samlede effekt på egenkapitalen (inkl. direkte overførelser) er en forbedring med 310,3 mio. kr. Det er revisionens vurdering, at de fundne fejl vedrører transaktioner, som ikke er rutineprægede og derfor ikke indikerer problemer med den daglige økonomistyring. Økonomistaben er enig og har fulgt revisionens anbefalinger med hensyn til berigtigelser. Rettelserne er indarbejdet i regnskabet, som forelægges til endelig godkendelse sammen med revisionsberetningen.

2 Ad afsnit 4 Rapportering om gennemført forvaltningsrevision mv. 4.2 Ledelsestilsyn Revisionen anfører, at der i forbindelse med deres interviews med blandt andet sygehusledelserne, økonomiansvarlige centralt og decentral, støttefunktioner m.fl. fremkom en række konkrete forslag til, hvorledes ledelsestilsynet kan effektiviseres fremadrettet, og at regionen frem mod implementeringen af nyt økonomisystem løbende vil undersøge, hvilke af disse forslag det er hensigtsmæssigt og teknologisk muligt at gennemføre, herunder hvorvidt der er løsninger, der med fordel kan integreres i den valgte løsning. Revisionen anfører videre, at idet implementering af økonomisystemet er blevet udskudt flere gange, er det deres anbefaling, at der allerede i 2016 tages initiativer til, at ledelsestilsynet effektiviseres og forbedres. Økonomistaben er enig i revisionens anbefalinger. Det nuværende økonomisystem understøtter udførelse og dokumentation af ledelsestilsyn, og økonomistaben vil i efteråret 2016 udarbejde forslag til konkrete tiltag om bedre udnyttelse af disse muligheder, ligesom der vil blive udarbejdet forslag til en fælles skabelon med mindstekrav for ledelsestilsyn. Forslagene vil blive forelagt til drøftelse og evt. tilretning i revisionskomiteen (direktionen, revisionen og økonomistaben), inden de implementeres i organisationen. Ad afsnit 6 Kommentarer til resultatopgørelsen Eksterne omkostninger Revisionen har stikprøvevist besøgt afdelinger på alle sygehusene for at vurdere implementering af ledelsestilsyn på afdelingsniveau og dokumentation af det udførte ledelsestilsyn. Revisionen bemærker, at ledelseskontrol på afdelingerne typisk gennemføres i forbindelse med, at den budgetansvarlige godkender en månedlig anvisningsrapport, og at den budgetansvarlige i den forbindelse har ansvaret for at foretage de undersøgelser, som denne finder nødvendig for at kunne underskrive anvisningsrapporten. Revisionen anfører, at den faktiske dokumentation af undersøgelserne og de kontroller, som er udført i forbindelse med godkendelse, ikke dokumenteres ens på tværs af sygehusene, men bemærker, at det er deres vurdering, at kvaliteten og omfanget af de udførte kontroller i de senere år er forbedret, såvel på afdelingsniveau som på sygehusniveau. Revisionen har dog stadig anbefalet sygehusledelserne, at der udarbejdes en beskrivelse af de minimumskrav, som ledelsen ønsker at stille til de budgetansvarlige i forbindelse med ledelsestilsynet. De har ligeledes anbefalet, at der stilles krav til den budgetansvarliges dokumentation af ledelsesstilsynet. De henviser endvidere til beskrivelsen i afsnit 4.2 Ledelsestilsyn og anbefaler, at der udarbejdes en fælles skabelon indeholdende minimumskrav til ledelsestilsyn på sygehusområdet. Side 2 af 6

3 Se pkt Forskningskonti Det er revisionens opfattelse, at der er sket en væsentlig forbedring på styring af forskningskonti. Dog udestår fortsat, at der udarbejdes generel tilpasning af retningslinjer for håndtering af forskningsmidler, således at arbejdsgange systemunderstøttes, og interne kontroller automatiseres. Området er tidligere gennemgået af både Rigsrevisionen og Deloitte (på regionens anmodning). Senest har Økonomistaben gennemgået den del af området, som vedrører indtægtsdækket virksomhed. Dette arbejde er afsluttet medio 2016, og Økonomistaben går, i samarbejde med sygehusene, i gang med at udarbejde fælles regionsdækkende retningslinjer, som kan supplere de retningslinjer, der er indeholdt i Regler for Økonomistyring og Registreringspraksis Omkostninger på sygesikringsområdet I forbindelse med implementeringen af regionens nye IT-system til behandling af sygesikring, anbefaler revisionen fortsat, at der for at effektivisere processerne yderligere indhentes en systemerklæring på applikationskontrollerne i det nye system. Det er sikret, at krav om systemerklæring er med i kontrakten om nyt sygesikringssystem Personaleomkostninger Revisionen bemærker, at Silkeborg Data fra og med udgangen af 1. kvartal 2015 ikke længere udsender lister over ændringer i brugeradgange og benyttelsesstatiskker, og at dette medfører, at det ikke længere er muligt at foretage en gennemgang af brugerrettigheder. Revisionen anbefaler, at Region Syddanmark får implementeret kompenserende handlinger samt sikrer sig, at den nye leverandør tilbyder tilfredsstillende grundlag for en effektiv kontrol af brugeradgange. Regionen bestiller en komplet liste over alle brugere med adgang til lønsystemet. Listen deles ud på lønudbetalingsenhederne, og der foretages en komplet gennemgang af listen. I forbindelse med implementering af KMD s lønsystem er der i arbejdsgruppen vedr. brugerstyring fokus på at sikre, at der kan foretages effektiv kontrol af brugeradgange. Der vil bl.a. blive arbejdet på, at lederne skal modtage lister med oplysninger om, hvilke brugeradgange deres medarbejdere har til lønsystemet. Revisionen gør opmærksom på, at Rigsrevisionen er ved at færdiggøre en lønrevision med fokus på chefers løn- og ansættelsesvilkår, nyansættelser samt disponeringsbeføjelser på lønområdet. I udkast Side 3 af 6

4 til rapportering har Rigsrevisionen konkluderet, at der er identificeret visse mangler i forbindelse med ansættelsesdokumentationen, og der kan være fejl i aflønningen af enkelte chefer i Region Syddanmark. På tidspunktet for afslutningen af revisionen har Region Syddanmark sendt svar til Rigsrevisionen, hvori nogle af de påpegede forhold accepteres, mens andre tilbagevises. Der foreligger endnu ikke en tilbagemelding fra Rigsrevisionen. Revisionen anbefaler, at Region Syddanmark overvejer behovet for implementering af yderligere kontroller, der enten forebygger eller opdager fejl og mangler på de områder, som Rigsrevisionen påpeger. Der sker en tæt opfølgning og kontrol med udgifter til politikerne med baggrund i de beskrevne retningslinjer. Retningslinjerne er ajourført i 2016 efter dialog med Deloitte. Når Rigsrevisionens endelige lønrevisionsrapport kendes, vil den danne udgangspunkt for evt. yderligere kontroller vedr. lederlønninger. Inden lønrevisionen er der sket flere opstramninger vedr. de lokale enheders kompetence til at indgå f.eks. åremålsaftaler og kontrakter. Koncern HR har, efter ønske fra koncerndirektionen, indskærpet overfor enhederne, at betingelserne for opslag af f.eks. åremålsstillinger altid skal overholdes. Der sættes fokus på disponeringsbeføjelserne på lønområdet i Regler for økonomistyring og registreringspraksis. Ad afsnit 9 Generelle it-kontroller Revisionen oplyser, at de er orienteret om, at arbejdet omkring vurdering af risici og definition af krav til it-sikkerhed fortsat pågår. Det er dog deres vurdering, at it-sikkerhedsniveauet ikke i tilstrækkelig grad er forbedret i forhold til tidligere år, men at implementering af det i 2015 udførte arbejde med vurdering af risici og definition af it-sikkerhed vil kunne imødekomme en række af de anbefalinger, de har i deres rapport. Revisionen bemærker videre, at det ligeledes er deres vurdering, at færdiggørelsen af Region Syddanmarks arbejde omkring ledelsens krav til it-sikkerhed er af væsentlig betydning for regionens samlede it-anvendelse, herunder sikring af et til stadighed tilstrækkeligt it-sikkerhedsniveau. Arbejdet omkring IT-sikkerhed videreføres på grundlag af tværregionalt pejlemærkeprojekt i regi af Danske Regioner / Regionernes Sundheds-IT (RSI). Projektet omfatter aspekterne vedrørende fortrolighed, integritet og tilgængelighed, herunder med særlig fokus på administration og kontrol af brugeradgange. IT-sikkerhedsarbejdet vil ske indenfor rammerne af ISO Det skal fremhæves, at der nu etableres en fast governance på området, som skal understøtte systemejere og sikre øget ledelsesmæssig opmærksomhed på IT-sikkerhed med udgangspunkt i erfaringerne på kvalitetsområdet - særligt den danske kvalitetsmodel (DKKM). Indsatsen forankres i regionens koncernledelsesforum. Side 4 af 6

5 Revisionen anfører desuden, at leverandører har adgang til produktionsmiljøerne for Apovision og Cosmic, og at der bør gennemføres en vurdering af risici i forbindelse med leverandørers adgang til produktionsmiljøerne, herunder om det er muligt at etablere kompenserende kontroller, såfremt det ikke er muligt at etablere den ønskede funktionsadskillelse mellem produktion og udvikling. Med udgangspunkt i en konkret risikovurdering udarbejdes en kontrol-rutine med henblik på dokumentation af kompenserende kontroller. Revisionen vurderer endvidere, at de modtagne systemrevisionserklæringer ikke i fuldt omfang er dækkende for de generelle it-kontroller, der er outsourcet i forbindelse med anvendelse af Cosmic, og at regionen bør sikre, at der fremadrettet bliver udarbejdet systemrevisionserklæringer, der fuldt ud dækker de outsourcede generelle it-kontroller. Den konkrete leverandør anmodes om at fremlægge fyldestgørende systemrevisionserklæring eller anden tilsvarende dokumentation for efterlevelsen af regionens kontrolkrav. Regionen vil sikre, at det fremadrettet kontrolleres, at regionens IT-leverandører kan fremlægge fyldestgørende systemrevisionserklæring. Revisionsberetning for 2015 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion Ad afsnit 3 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 3.1 Generelle bemærkninger Revisionen har ikke givet anledning til generelle bemærkninger/supplerende oplysninger vedrørende forhold i refusionsopgørelsen for Bemærkninger vedrørende personsager og øvrige specifikke bemærkninger, bilag 1 5 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 5.1 Personsager Revisionen af personsager har ikke givet anledning til bemærkninger. Side 5 af 6

6 Det indstilles: At direktionen godkender svarudkastet til revisionens bemærkninger. 21. juni 2016 Region Syddanmark, økonomidirektøren Drøftet i direktionen den : Beretning af 15. juni 2016 om revision af årsregnskabet for 2015 (afsluttende) og revisionsberetning for 2015 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beslutning i Direktionen den : Indstillingen tiltrådt. 27. juni 2016 Region Syddanmark, økonomidirektøren Side 6 af 6