Robert Kaas Susanne Bergstedt (SB) Kjeld Nielsen Anne Grethe Have (AGH) Fra administrationen deltog: Hans H. Appel (HHA) (ref.)

Transkript

1 Rødekro Andelsboligforening 551 Bestyrelsesmøde, mandag den 17. juni 2019, på foreningens kontor. Mødet startede kl Til stede var fra bestyrelsen: Hans Chr. Nielsen, formand (HCN) Robert Kaas (RK) Susanne Bergstedt (SB) Kjeld Nielsen (KN) Anne Grethe Have (AGH) Afbud fra: Fra administrationen deltog: Hans H. Appel (HHA) (ref.) Dagsorden for mødet var: 1. Godkendelse af referat fra sidste møder den 21. marts og konst. møde den 22. maj 2. Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol 3. Orientering fra formanden 4. Orientering fra administrationen, herunder: Udlejningssituation Større arbejder i afdelingerne Personale og drift 5. Sager til beslutning a. Forretningsorden for bestyrelsen b. Evaluering af målsætninger c. Evaluering af årets afdelingsmøder og generalforsamling d. Den videre proces med afdelinger e. Evt. ekstraordinært afdelingsmøde, afd. 6 f. Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelser g. Anmodning om tilskud til gadefest h. Fællesmøde i Løgumkloster den 22. august 6. Eventuelt Bestyrelsesformand Hans Chr. Nielsen bød velkommen til bestyrelsesmødet med særlig velkomst til det nye medlem, Anne Grethe Have, og der fortsattes herefter med dagsorden: Pkt. 1: Godkendelse af referat fra sidste møder: Referat var tidligere udsendt. Referat fra møde den 21. marts 2019 er underskrevet af daværende medlemmer. Referat fra konst. møde den 22. maj er underskrevet.

2 Pkt. 2: Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol Der var ikke tilføjelser til protokollen. Rødekro Andelsboligforening 552 Pkt. 3: Orientering fra formanden: HCN orienterede om: Orientering var udsendt før mødet: Fælleshus Ryttervænget: da afdelingen ingen afdelingsbestyrelse har, hvem skal stå for udlejningen? SB og AGH har fremover nøgleudlevering og kontrol. Afdelinger uden afdelingsbestyrelse: kontaktpersoner fra bestyrelsen blev drøftet. Der var enighed om følgende fordeling: Afd. 10 og 11 KN Afd. 6 RK Afd. 4 HCN Afd. 9 SB Afd. 7 AGH Hjertestarter på Birkeparken er vedtaget på afdelingsmøde. der var enighed om på næste afdelingsmøde i Ryttervænget at foreslå opsætning ved fælleshuset. Planlagt markvandring i september blev omtalt. Afholdt repræsentantskabsmøde i BL den 4. juni blev omtalt. Der bestilt container til haveaffald til afd. 6, Bøgeparken. Beboerblade i papirform udfases fremover udelukkende elektronisk. BL jubilæumsforestilling den 3. november blev omtalt. Formand og næstformand deltager. Pkt. 4: Orientering fra administrationen: HHA orienterede om: Udlejningssituation er fortsat fin. Større arbejder: o VV-beholdere Bøgeparken, rundgang 21/6 o Låse Bøgeparken udskiftes der vil senere fremkomme anmodning om tilskud. o Lamper Birkeparken o Hække Højtoft o Måske nye fordøre Møllevænget o Måske nye garageporte, Møllevænget. o Udvendig malerarbejde foretages uge Personale og drift

3 Rødekro Andelsboligforening 553 Orientering fra formand og administration er taget til efterretning. Pkt. 5.a: Forretningsorden for bestyrelsen: Der var udsendt bilag før mødet i form af kopi af gældende forretningsordene. Godkendt og underskrevet. Pkt. 5.b: Evaluering af målsætninger: Gældende målsætninger var udsendt før mødet. Det blev drøftet, hvorvidt målsætninger opfyldes. Målsætninger opfyldes. Godkendt og underskrevet. Pkt. 5.c: Evaluering af årets afdelingsmøder og generalforsamling: Der var udsendt information til punktet. Forløbet af årets afdelingsmøder og generalforsamling blev drøftet. Det blev herunder foreslået, at deltagere i afd. 6 og 7 fremover i lighed med afd. 12 foreslås at vælge en ekstern dirigent. Der blev endvidere forelagt korrespondance mellem formand og beboer, som formanden ønskede bestyrelsens behandling af. Formanden deltog ikke i behandling af spørgsmål omkring denne korrespondance. Der var enighed om konklusioner i den udsendte information. Ved næste afdelingsmøde i afd. 6 og 7 foreslås valgt en ekstern dirigent. Vedr. korrespondance med beboer var bestyrelsen enig i formandens udlægninger, som fremgår af den omhandlede korrespondance. HHA svarer beboer.

4 Pkt. 5.d: Den videre proces med afdelinger: Der var udsendt information fra formanden før mødet. Den videre proces blev drøftet. Rødekro Andelsboligforening 554 Der afholdes fællesmøde den 6. november kl. 19 i Borgerhuset, som bestilles. Der arbejdes videre med forslag om 2 afdelinger, og Dalbo beregner og forelægger økonomiske konsekvenser på mødet. Pkt. 5.e: Evt. ekstraordinært afdelingsmøde, afd. 6: Det blev drøftet, at afdelingsmødet ikke havde fået mulighed for at vælge afdelingsbestyrelse, efter fratrædelse af den tidligere. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 14. august kl i Birkeparken. Dagsorden udsendes primo juli måned. Pkt. 5.f: Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelser: Der var udsendt information fra formanden, som blev drøftet. Vedr. bestyrelseshonorar blev uddelt oversigt over det mulige vederlag, som for 2019 udgør i alt kr Godtgørelse til ulønnede medlemmer blev sidste år udbetalt med kr. Rådighedsbeløb afholdes til afdelinger som foreslået. Bestyrelseshonorar udbetales til formanden. Godtgørelse udbetales som sidste år fratrådte får en forholdsmæssig andel, ligesom tiltrådte medlemmer. Pkt. 5.g: anmodning om tilskud til gadefest: Der var indkommet anmodning om tilskud fra afdeling 6, Bøgeparken. Tilskud er ikke godkendt.

5 Pkt. 5.h: Fællesmøde i Løgumkloster den 22. august: Der blev diskuteret forskellige emner til dagsorden. Rødekro ønsker fokus på Drift og økonomi i fællesfunktion Kurser, herunder bestyrelsesseminar Fællesmøde med afdelingsbestyrelser Rødekro Andelsboligforening 555 Pkt. 6: Eventuelt RK: afleverede skriftligt forslag om bestyrelsens anvendelse af tablets. Kommer med på næste bestyrelsesmøde. HHA: dato for dialogmøde med suppleanter til bestyrelse: Der blev foreslået kl. 17 før næste bestyrelsesmøde den 26. august. Hvilket der var enighed om. Herefter afsluttedes mødet. Hans Chr. Nielsen Robert Kaas Lars Johansen Kjeld Nielsen Susanne Bergstedt