Boligselskabet Friheden - revisors gennemgang af diverse regnskaber m.m

Transkript

1 Pkt.nr. 13 Boligselskabet Friheden revisors gennemgang af diverse regnskaber m.m Indstilling: Borgmesterkontoret indstiller til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen: Generelt. 1. at det henstilles til repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden, at bringe administrationsaftalen med KAB, Bygge og Boligadministration i overensstemmelse med de faktiske forhold, Rådighedsbeløb og kr. 500 og kr. 600 tilskud at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges, at fremskaffe nødvendig dokumentation m.m. således at regnskaberne for rådighedsbeløb for afdelingerne og regnskab for kr. 500 og kr. 600 tilskud kan godkendes af revisor, at de af revisor godkendte regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen efterfølgende, 4. at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges at sikre, at der foretages løbende bogføring m.m. vedrørende rådighedsbeløb for afdelingerne og kr. 500 og kr. 600 tilskud efter anvisning fra revisor, 5. Køb af fiskekutter. at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges, snarest at foranledige en afgørelse af sagen vedrørende formandens køb af et skib idet det umiddelbart forudsættes, at formandens disposition ikke får økonomisk konsekvens for beboerne i boligorganisationen. 6. at dokumentation for afgørelsen efterfølgende forelægges kommunalbestyrelsen, 7. Salg af skurvogn at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges, at sikre, at alle udgifter og indtægter bogføres efter de almindelige gældende bogføringsregler. 8. at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges, at fremsende dokumentation for, at bogføring vedrørende salg skurvogn nu har fundet sted efter de almindelig gældende bogføringsregler. Dokumentation herfor fremsendes til kommunes administration, Byggeregnskab vedrørende renovering/udsmykning 9. at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden pålægges, at fremlægges juridisk responsum hvoraf det skal fremgå, hvorvidt medlemmerne af afdelingsbestyrelsen personligt kan drages til ansvar for de udgifter, som beboerne trods tidligere løfter om det

2 modsatte, nu reelt kommer til at betale, 10. at dokumentation for afgørelsen efterfølgende forlægges kommunalbestyrelsen, Byggeregnskab vedrørende flytning og indretning af beboerlokaler og TVstudie. 11. at det overfor repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden indskærpes, at afdelingsbestyrelsen skal forelægge de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden lignende arbejder igangsættes, 12. Ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden. at repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden meddeles, at udgiften til udgivelse af bladet BeboerNytFriheden ikke vil blive betalt af midler fra afdelingsbestyrelsen, hvorfor det pålægges medlemmerne af organisationsbestyrelsen personligt, at afholde udgifterne til trykning og omdeling af bladet, 13. at det pålægges repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden, at fremsende regning til medlemmerne af organisationsbestyrelsen for udgifterne vedrørende omdeling af bladet samt at kopi af denne regning fremsendes til kommunens administration, Afdelingsbestyrelsens studieture i Danmark og i udlandet. 14. at det pålægges repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden at fremlægge følgende: Programmerne for studieturene til Jylland/Nordtyskland, til Svendborg/Odense samt til Kreta. Repræsentantskabets vurdering af disse studietures faglige del. Oversigt over deltagerne i samtlige studieture. 15. at det pålægges repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden at fremsende følgende dokumentation: For at deltagende personer, som ikke er bestyrelsesmedlemmer eller ansatte, har afholdt deres andel af udgifterne. For at deltagerne selv har betalt for den del af studieturen, som er anvendt til ferieformål. For at bogføringen af udgifterne og indtægterne vedrørende deltagerbetaling, har fundet sted. For at der er foretaget indberetning til skattemyndighederne såfremt dette efter gældende regler er påkrævet i forbindelse med de nævnte studieture. 16. at de modtagne oplysninger og dokumentation forelægges kommunalbestyrelsen efterfølgende.

3 Politisk beslutning: Økonomiudvalgets møde 13. juni 2000 Punkt 5: Anbefales godkendt af Kommunalbestyrelsen med en tidsfrist til Kommunalbestyrelsens møde 20. juni 2000 Punkt 13: Godkendt. I forhold til tidligere beslutning foreslås opretning af de anførte forhold af forretningsføreren KAB. Formål med indstilling: Kommunalbestyrelsens reaktion på baggrund af revisors oplysninger samt diverse øvrige modtagne oplysninger. Beslutningsgrundlag: Efter anmodning herom har KAB, Bygge og Boligadministrations revisor fremsendt diverse regnskaber med bemærkninger og revisor har desuden indberettet, at han er blevet bekendt med, at Boligselskabet Friheden i august 1998 har underskrevet en slutseddel om køb af et skib til en købesum på kr Der er udarbejdet et notat som i korte træk beskriver revisors bemærkninger. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 1. Generelt. Indledningsvis skal det oplyses, at Hvidovre Kommune ikke har tilsynet overfor forretningsførerselskabet, KAB, Bygge og Boligadministration tilsynet sker i forhold til boligorganisationen Boligselskabet Friheden, hvortil eventuel kritik m.m. kan rettes. En eventuel kritik kan således rettes mod boligorganisationens øverste myndighed, som ifølge vedtægterne for Boligselskabet Friheden, er repræsentantskabet. Boligselskabet Friheden har en administrationsaftale med KAB, Bygge og Boligadministration, som varetager selskabets administration. Såfremt KAB, Bygge og Boligadministration ikke har overholdt den indgåede aftale, vil selskabet på baggrund af den eventuelle kritik, kunne gøre misligholdelsesbeføjelse gældende overfor KAB, Bygge og Boligadministration. Det foreslås i den forbindelse, at det henstilles til repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden, at bringe den indgåede administrationsaftale i overensstemmelse med de faktiske forhold. Der er udarbejdet et notat om rådighedsbeløb samt kr. 500 og kr. 600 tilskud. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 2. Borgmesterkontoret foreslår, at det på baggrund af revisors bemærkninger vedrørende regnskaberne for rådighedsbeløb samt kr. 500 og kr. 600 tilskud, pålægges repræsentantskabet at fremskaffe nødvendig dokumentation m.m. således, at revisor kan godkende de omtalte regnskaber.

4 De af revisor godkendte regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen efterfølgende. Med hensyn til de fremtidige regnskaber vedrørende ovenstående foreslås det, at repræsentantskabet pålægges at sikre, at der foretages løbende bogføring m.m. efter anvisning fra revisor.. Der er udarbejdet et notat om køb af fiskekutter. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 3. Borgmesterkontoret foreslår, at det på baggrund af revisors indberetning vedrørende købet af fiskekutteren, pålægges repræsentantskabet, snarest at foranledige en afgørelse i sagen vedrørende formandens køb af ovennævnte skib, idet det umiddelbart forudsættes, at formandens disposition ikke får økonomisk konsekvens for beboerne i boligorganisationen. Den modtagne afgørelse forelægges kommunalbestyrelsen efterfølgende. KAB har den 14. oktober 1998 udarbejdet et notat om køb af fiskekutter. Notatet vedlægges dagsordenen som bilag nr. 4. Der er udarbejdet notat om salg af skurvogn. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 5. Borgmesterkontoret finder det betænkeligt, at salgsindtægten først nu, efter det oplyste, er blevet bogført korrekt i driftsregnskabet, og det foreslås, at repræsentantskabet pålægges, at sikre, at alle udgifter og indtægter bogføres efter gældende regler. Det foreslås desuden, at repræsentantskabet pålægges at fremsende dokumentation for, at bogføringen nu har fundet sted efter de almindelige gældende bogføringsregler. Dokumentation herfor fremsendes til kommunens administration. Der er udarbejdet notat for byggeregnskab vedrørende renovering/udsmykning af skorsten.. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 6. Der vedlægges desuden brev af 10. marts 2000 fra KAB som bilag 7. Borgmesterkontoret finder, at den omstændighed, at afdelingsbestyrelsen har lovet beboerne noget, som de ikke kan holde, ikke nødvendigvis betyder at beboerne derved kommer til at hæfte for manglende opfyldelse af fremsatte løfter. Borgmesterkontoret foreslår, at repræsentantskabet pålægges at fremlægge juridisk responsum hvoraf det skal fremgå, hvorvidt medlemmerne af afdelingsbestyrelsen personligt kan drages til ansvar for de udgifter, som beboerne trods tidligere løfter om det modsatte, nu reelt kommer til at betale. Der er udarbejdet notat om byggeregnskab vedrørende flytning og indretning af beboerlokaler og TVstudie. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag nr. 8. Det er borgmesterkontorets vurdering, at afdelingsbestyrelsen ikke har overholdt gældende bestemmelser ved at undlade, at forlægge ovennævnte arbejder og aktiviteter for afdelingsmødet, inden disse blev igangsat.

5 Det foreslås i den anledning, at det overfor repræsentantskabet indskærpes, at afdelingsbestyrelsen skal forelægges de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden lignende arbejder igangsættes jfr. 37, stk. 1 i lov om almene boliger samt støttede private andelsboliger m.v. Der er udarbejdet notat om ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag 9. Det foreslås, at det meddeles repræsentantskabet, at udgifterne til udgivelse af ovennævnte blad ikke vil blive betalt af midler fra afdelingsbestyrelsen, hvorfor det pålægges medlemmerne af organisationsbestyrelsen personligt, at afholde udgifterne til trykning og omdeling af bladet. Det foreslås desuden, at repræsentantskabet pålægges, at fremsætte regning til medlemmerne af organisationsbestyrelsen for udgifterne vedrørende omdeling af bladet. Kopi af denne regning fremsendes til kommunens administration.. Der er udarbejdet notat om afdelingsbestyrelsens studieture i Danmark og i udlandet. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag 10. Der vedlægges desuden brev af 22. september 1997 fra KAB som bilag 11 og brev af 15. november 1999 fra Kurt Nielsen til Tom Rene Jacobsen som bilag 12. Borgmesterkontoret foreslår, at repræsentantskabet pålægges at fremlægge følgende vedrørende studieturene: Programmerne for studieturene til Jylland/Nordtyskland, til Svendborg/Odense og til Kreta. Repræsentantskabets vurdering af omfanget af studieturenes faglige del. Oversigt over deltagerne i de enkelte studieture. Dokumentation for at deltagende personer, som ikke er bestyrelsesmedlemmer eller ansatte, har afholdt deres andel af udgifterne. Dokumentation for at deltagerne selv har betalt for den del af studieturen, som er anvendt til ferierformål. Dokumentation for at bogføring af udgifterne og indtægter vedrørende deltagerbetaling har fundet sted. Dokumentation for at der er foretaget indberetning til skattemyndighederne såfremt dette efter gældende regler er påkrævet i forbindelse med de nævnte studieture. Modtagne oplysninger og dokumentation forelægges kommunalbestyrelsen efterfølgende. Økonomiske konsekvenser:

6 Personalemæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Andre konsekvenser: Bilag: 1. Notat vedrørende revisors bemærkninger. 2. Notat om rådighedsbeløb samt kr. 500 og kr. 600 tilskud. 3. Notat om køb af fiskekutter. 4. Notat af 14. oktober 1998 fra KAB. 5. Notat om salg af skurvogn. 6. Notat om byggeregnskab vedrørende renovering/udsmykning af skorsten. 7. Notat af 10. marts 2000 fra KAB. 8. Notat om byggeregnskab vedrørende flytning og indretning af beboerlokaler og TVstudie. 9. Notat om ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden. 10. Notat om afdelingsbestyrelsens studieture i Danmark og i udlandet. 11. Brev af 22. september 1997 fra KAB. 12. Brev af 15. november 1999 fra Kurt Nielsen til Tom Rene Jacobsen. 13. Kopi af administrationsaftale.