Strategiske partnerskaber: Den gode ansøgningsproces CUL. Karen M. Lauridsen IntlUni Koordinator

Transkript

1 Strategiske partnerskaber: Den gode ansøgningsproces Karen M. Lauridsen IntlUni Koordinator CUL

2 IntlUni Jeg tager udgangspunkt i mine erfaringer med IntlUni Erasmus Academic Network partnere 27 lande Budget: EUR Grant max: EUR Slide 2

3 Introduktion Projektets mål og indhold. Projektledelse. Hvad du skal have på plads inden du beslutter dig for at koordinere et projekt. Ansøgningsprocessen. Slide 3 TID KOMPETENCER KOMMUNIKATION!

4 Projektets mål og indhold Det er vigtigt i god tid at afklare: Hvorfor man starter et projekt. Hvad man vil opnå (mål og indhold). Hvem der kan have glæde af det. Hvordan man vil gennemføre det (processen). Slide 4 Hvordan passer projektet ind i en given aktions prioriteringer? Er der allerede projekter på dette område?

5 Projektledelse (1) Det er vigtigt at afklare før man søger om man har adgang til de nødvendige ressourcer på sin egen institution. Projektledelsen omfatter (menneskelige ressourcer): Ledelse af processen projektets indhold. Administrativ projektledelse, herunder Overordnet projektstyring. Kontrakter, budgetstyring, regnskab. Ekstern kommunikation (fx web, nyhedsbrev, sociale medier). Intern kommunikation (Intranet, updates, mail). Slide 5

6 Projektledelse (2) Det er vigtigt at afklare hvilket omfang man har adgang til ressourcer på sin egen institution og om man skal betale for det! IT (hardware og software). Webdesign. Kommunikation på engelsk. Budgetstyring. Regnskab (interne regler på egen institution; krav fra E+). Slide 6 Hvem skal varetage den administrative projektledelse? Er der tilstrækkelige ressourcer til det (menneskelige; tid) både til dig selv og de andre involverede?

7 Koordinatorens forskellige roller (1) Projektets indhold. Projektstyring, kommunikation, budget og regnskab. Arbejdsfordeling skal aftales og fremgå af ansøgningen: Projektkoordinator (project coordinator). Administrativ projektleder (project manager). Styregruppe. Work Package ledere. Værtskab for projektmøderne. Menige projektdeltagere. Kvalitetssikring Evaluation Board Slide 7

8 Koordinatorens forskellige roller (2) Ud over den interne projektledelse kommer alt det andet : Invitationer til oplæg på forskellige konferencer, workshops, osv. Invitationer til at skrive formidlende artikler (på engelsk!) i forskellige medier. Extern ekspert eller medlem af styregruppe for andre projekter. Husk! Det er en del af formidlingsforpligtelsen (dissemination); men man skal også have en klar holdning til hvad man vil sige ja til. Slide 8

9 Arbejdsfordeling / partner commitment Arbejde kan uddelegeres / fordeles Faglig eller administrativ ekspertise. Nogle har særlige opgaver (MgmtCom., WPLL, etc.). Skal alle bidrage til mindst en WP? Skal alle bidrage til alle indholds WP? Slide 9 Dette skal afklares ifm. ansøgningen. Alle WP skal beskrives med mål, indhold, udbytte, tidsplan og budget (partner staff costs + direct costs).

10 Ansøgningsprocessen (1) Sørg for i meget god tid At gøre dig klart hvor meget der rent faktisk kræves. Tjek alt informationsmateriale, alle guidelines og alle skemaer igennem så du ikke får en overraskelse lige inden deadline. Lav en kort beskrivelse af projektet (abstract) som potentielle partnerne kan præsentere i deres egen organisation inden de endeligt accepterer en invitation til at deltage. De skal vide hvad de melder sig til. Slide 10

11 Ansøgningsprocessen (2) Sørg for i meget god tid at få de informationer du skal bruge fra hver partner: Information om hvilke roller hver partner kan/vil påtage sig. Information om alle dem der deltager på hver partnerinstitution (+bio). En kontaktperson per partner som projektledelsen skal kommunikere med. Et underskrevet og stemplet! Letter of Intent. Slide 11

12 Ansøgningsprocessen (3) Gør dig fra starten (mindst 6 måneder før deadline) klart Om du selv og dem du er afhængig, af har den fornødne tid til at udarbejde en ansøgning og kommunikere med potentielle partnere. Hvordan du rent praktisk vil gennemføre skriveprocessen sådan at det kommer til at fungere, og sådan at alle partnere reelt er involverede og føler medansvar. Slide 12

13 Ansøgningsprocessen (4) Kan du stole på at alle partneres commitment? Kender du dem i forvejen? Eller kender nogle af de partnere som du kender, de pågældende i forvejen? Jo færre ubekendte jo bedre! Slide 13 Gør dig klart hvorledes du vil fordele midlerne, og gør det klart for partnerne inden I søger. Indgå en underskrevet kontrakt med alle partnere før du udbetaler noget til dem.

14 Og hvis I er heldige.. Hav en klar plan for hvorledes du kommer i gang, hvor og hvornår første møde skal holdes, og hvad I skal have ud af det møde. Spild ikke de første par måneder med at glæde dig over at I slap gennem nåleøjet. Hvis du har en klar projektplan, er meget givet og kan ikke give anledning til diskussion. En klar projektplan og en god evalueringsgruppe som critical friends er guld værd i processen. Og lige meget hvor godt forberedt det hele er, så er det dig der ind imellem skal tage barske beslutninger. Er du parat til det? Slide 14

15 Lad dig ikke afskrække.. Det er lærerigt. Det er givende. Det er sjovt. Det er bare med at komme i gang. God fornøjelse! Slide 15 Spørgsmål