Godkendt af kommunalbestyrelsen Marts 2007 BEFORDRINGSGODTGØRELSE FOR ANSATTE I NORDDJURS KOMMUNE

Transkript

1 BEFORDRINGSGODTGØRELSE FOR ANSATTE I NORDDJURS KOMMUNE

2 1. Indledende bestemmelser 1.1 Reglernes formål Reglerne har til formål at godtgøre de merudgifter, som en medarbejder påføres i forbindelse med tjenesterejser. Det skal tilstræbes, at medarbejderen ud fra en samlet vurdering, hverken tjener på tjenesterejsen eller får merudgifter i den anledning. 1.2 Hvem er omfattet af reglerne Reglerne gælder for alle ansatte ved Norddjurs Kommune 1.3 Definition af tjenesterejse Følgende betingelser skal være opfyldt, for at en rejse er en tjenesterejse og dermed omfattet af reglerne: Rejsen skal være et led i tjenesten, og den skal på forhånd være godkendt af tjenestestedet som en tjenesterejse. Et kursus, en konference, et seminar etc. er en tjenesterejse, hvis tjenestestedet vurderer, at den pågældende aktivitet er et led i medarbejderens tjeneste. 2. Udgifter til transport 2.1. Hovedprincipper for beregning af kørselsgodtgørelse at der ikke kan ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. at der højst kan ydes godtgørelse for det antal km, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. at der ikke kan ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet Refusionsberettigede udgifter Medarbejderen kan få refunderet dokumenterede merudgifter til transport i forbindelse med hen- og tilbagerejsen til bestemmelsesstedet i henhold til efterfølgende regler Beregning af tjenesterejsens længde Tjenesterejsens længde beregnes som hovedregel med tjenestestedet som start- og slutpunkt. Hvis tjenesterejsen rent faktisk har et andet start- og/eller slutpunkt (f.eks. bopælen), kan dette andet sted dog i visse tilfælde anvendes ved beregningen. Som anført ovenfor skal det tilstræbes, at medarbejderen hverken tjener på tjenesterejsen eller får merudgifter i den anledning.

3 Tjenstligt ophold på vejen mellem bopæl og tjenestested Hvis medarbejderen på vejen fra bopæl til tjenestestedet eller omvendt gør ophold på andre destinationer som led i tjenestens varetagelse opgøres tjenesterejsens længde som forskellen på distancen: bopæl anden destination tjenestested og distancen bopæl tjenestested På vej til tjenestestedet har man et møde. Afstand: bopæl møde tjenestested Afstand: bopæl tjenestested Tjenesterejsen er i dette tilfælde på 25 km 15 km Skattevæsenet oplyser, at man stadig vil kunne få befordringsfradrag efter de gældende regler for afstanden bopæl tjenestested Tjenestekørsel med udgangspunkt fra bopælen uden ophold på tjenestestedet Hvis medarbejderen på grund af tjenestens varetagelse ikke møder ind på tjenestestedet, men i stedet kører fra bopælen til et bestemmelsessted uden for tjenestestedet og derfra tilbage til egen bopæl, opgøres tjenesterejsens længde således: Hvis afstanden fra bopæl til tjenesterejsens bestemmelsessted er kortere end afstanden fra tjenestestedet til tjenesterejsens bestemmelsessted, udbetales der kørselsgodtgørelse for afstanden fra bopæl til tjenesterejsens bestemmelsessted. Et eksternt møde der tager hele dagen. Afstand: bopæl møde bopæl Afstand: tjenestested møde- tjenestested Tjenesterejsen er i dette tilfælde 60 km 80 km 60 km Skattevæsenet oplyser, at da man har fået skattefri kørselsgodtgørelse for alle de kørte km, vil man ikke kunne få befordringsfradrag for den pågældende dag Hvis afstanden fra bopæl til tjenesterejsens bestemmelsessted er længere end afstanden fra tjenestestedet til tjenesterejsens bestemmelsessted udbetales der kørselsgodtgørelse for afstanden fra tjenestestedet til tjenesterejsens bestemmelsessted.

4 Et eksternt møde der tager hele dagen. Afstand: bopæl møde bopæl Afstand: tjenestested møde - tjenestested Tjenesterejsen er i dette tilfælde 80 km Skattevæsenet oplyser, at da man kun har fået skattefri kørselsgodtgørelse for en del af de faktisk kørte km, gælder de almindelige regler for befordringsfradrag for den del af de kørte km, der ikke ydes skattefri kørselsgodtgørelse for. 2.4 Valg af transportmiddel Ved valg af transportmiddel skal der lægges vægt på, hvad der er mest hensigtsmæssigt i den konkrete situation Offentlige transportmidler Som udgangspunkt kan der kun ydes refusion for udgifter til billigste offentlige transportmiddel. Taxa kan dog refunderes ved transport over kortere afstande, hvis tjenesterejsen ellers vil blive for belastende. For togrejser ydes refusion af udlæg til billetter Egne transportmidler Tjenestestedet kan give tilladelse til, at medarbejderen benytter eget transportmiddel også over længere afstande, hvis dette skønnes at være mest hensigtsmæssigt. Det skal i den forbindelse særlig præciseres, at transport i forbindelse med uddannelsesforløb som f.eks. Kommunom og Danmarks Forvaltningshøjskole samt elevkurser højst kan refunderes med udgifterne svarende til billigste offentlige transportmiddel, med mindre andet aftales med nærmeste leder. For kørsel i bil på indenlands tjenesterejser udbetales der godtgørelse efter høj sats for de første km i et regnskabsår (udbetalingsår). For kørsel udover km i et regnskabsår udbetales godtgørelse med lav sats. Der kan kun ydes godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel i forbindelse med faktisk benyttelse af eget transportmiddel Udbetaling af befordringsgodtgørelse. Befordringsgodtgørelse (herunder skattefri befordringsgodtgørelse) skal opgives til Skat. Befordringsgodtgørelse udbetales derfor til medarbejderne via lønsystemet.

5 3. Skat 3.1 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse En forudsætning for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse er at kørebogen er udfyldt korrekt. Det er vigtigt at formålet med tjenesterejen fremgår. Det er således ikke nok blot at skrive et bynavn. Det er også vigtigt at det er den reelt tilbagelagte distance der angives. Hvis der eksempelvis tages udgangpunkt i det ovenfor anførte eksempel vedr. et møde på vejen fra bopæl til tjenestested er det hele ruten (bopæl møde tjenestested) der skal fremgå af beskrivelsen, selv om der som tjenesterejse kun anføres et mindre antal km (i det anførte eksempel 15 km) Det er medarbejderen der bærer risikoen for at kørebogen er udfyldt i overensstemmelse med Skat s krav. Udtager Skat en kørebog til kontrol, og det viser sig, at den er mangelfuld bliver den udbetalte kørselsgodtgørelse skattepligtig. 3.2 Befordingsfradrag Opgørelse af befordringsfradrag er altid en sag mellem den enkelte medarbejder og Skat. Ovenfor er alene oplyst hvad Skat generelt har oplyst vedr. de opstillede eksempler.