Dagsorden. CISV Denmark Tlf: +[45] Bornholmsgade 1, kld. Tlf: +[45] København K office@dk.cisv.org

Transkript

1 Dagsorden 1. Status, input og opdatering af årshjul HB og GF Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast Opdatering fra bogholder Regnskabs- og budgetopfølgning Max Levig forsikring Medlemsdatabase status, nye, udmeldte Status på LF Fyn Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt Bordet rundt og status på aktiviteter Ny mail-person Status på udvalgsarbejde Nyt fra international RTF-ansøgninger Akutte problemer og andre beslutninger Grønland ansøgning til idépuljen Møde med UNITAS Ledertræning hos Mellemfolkeligt Samvirke Sted til visionsweekend Raptim vejledning Nye låse Ny sekretær Mails til mange Invitation som International Stab... 7

2 Onsdag d. 6. marts kl :00 Tilstede: Jesper Lykking, Nanna Beiter, Mette Liebst, Bo Sørensen, Emilie Hellesøe, Natascha Iermiin (via Skype). Uden stemmeret: Margit Lausten, Tore Heerup Referent: Anders Kristiansen 1. Status, input og opdatering af årshjul. - HB og GF DL gennemgik ansvarsfordelingen vedrørende generalforsamlingen, samt udarbejdede et forslag til en forretningsorden for afstemningerne. Der foreslås at modellere valg til poster efter procedure for valg af udvalgsformænd. Ift. afstemning og indkomne forslag foreslås at dette modelleres efter samme model som brugt internationalt. Informationsmedarbejderen udarbejder et udkast til denne, og udsender til DL senest fredag. Desuden blev det praktiske gennemgået og afklaret. Ift. HB-mødet blev dagsordenen gennemgået. Det blev noteret at Den Danske Doris Allen Fond skal op til evaluering på HB-mødet i september jf. referat af HB-møde marts Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast. - Opdatering fra bogholder Bogholderen var indbudt til første del af mødet mhp. en opdatering. Det blev aftalt at bogholder selv tager kontakt til Claus Warmdahl ifm. at få en introduktion i det nye medlemssystem. Der er aftalt møde mellem sekretær, bogholder og revisor d. 6. april kl 16, mhp. at påbegynde samarbejdet om regnskab 2013.

3 Bogholder har modtaget henvendelse om at få lov til at betale fee for deltagelse i en børneby i rater, denne sendes videre til børnebysudvalget. Bogholder bemærker at det er væsentligt at der ikke foretages overtræk på vores konti, da det er dyrt i renter. Der henstilles til at man skriver til bogholder når der skal overføres ekstra penge til specifikke konti. DL godkender at der påregnes ekstra timeantal i første halvår 2013, da der er mange nye ting at sætte sig ind i for bogholderen. Bogholder har i samarbejde med sekretær og informationsmedarbejder udarbejdet et forslag til nye udgiftsbilag. Disse blev godkendt, og tages i brug, når det er afklaret hvad krav der er fra revisor ift. underskrifter. - Regnskabs- og budgetopfølgning Udskydes til den nye landskasserer er på plads. - Max Levig forsikring Der er modtaget tilbud på en helårsforsikring, som indkøbes. Sekretær laver et udkast til et forklaringsdokument, som vendes med Søren Løland og derefter forelægges det for DL. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. - Status 1971 i alt år år Taget til efterretning.

4 4. Status på LF - Fyn DL var repræsenteret på generalforsamlingen. For at støtte lokalforeningen i dens opstart, ønsker lokalforeningen at Daglig Ledelse (landskasseren) overtager kasserer-rollen midlertidigt. Desuden deltager Mette og/eller Nanna i lokalforeningens bestyrelsesmøder indtil videre. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. Informationsmedarbejder udsender nyhedsbrev i slutningen af marts. KomUd er ved at implementere en plakatautomat på hjemmesiden, der vil kunne generere plakater, foldere, flyers, mv. ud fra skabeloner. KomUd er desuden i gang med at opdatere ressourcedelen af hjemmesiden, for at gøre denne nemmere at finde rundt i. Der arbejdes videre på at udliciteret tøjbutikken. Informationmedarbejder arbejder på en Facebook-strategi, så vi kan udnytte denne platform bedre. Tiltaget med CISV journalister er gået lidt i sig selv igen, og det vurderes, at der skal laves en pakke med undervisning for at kunne genstarte tiltaget på en meningsfuld måde. Der kunne evt. hentes inspiration fra Human Rights Educators-modellen.

5 6. Bordet rundt og status på aktiviteter. - Ny mail-person Nanna er mail-person frem til næste DL-møde. 7. Status på udvalgsarbejde. 8. Nyt fra international - RTF-ansøgninger Ved deadline 1. marts var der ingen indkomne ansøgninger. Det blev bemærket at det er problematisk at bekræftelse på deltagelse kommer så sent, da billetter så bliver meget dyre. Mette afprøver ved næste RTF om det er muligt at få hurtigere bekræftelse. 9. Akutte problemer og andre beslutninger. - Grønland ansøgning til idépuljen Da Grønland pludselig har fået et come-back med en ny stor bestyrelse har Winnie Ramsing har søgt om at få 5000 kr. til at give træning til den nye bestyrelse i CISV Grønland. Der søges tilskud til hende plus en hjælpetræner. Der oplyses endvidere at CISV International har støttet med 1200GBP DL bevilgede ansøgningen, og bemærker at det foretrækkes at der i træningsteams bør indgå mindst én, der er TTT-certificeret.

6 - Møde med UNITAS Jesper har haft møde med Unitas, som er interesserede i at give os nogle lukrative tilbud, da vi er en af deres største kunder. De vil undersøge muligheden for at tilbyde os bedre rejseforsikring, en rejsekonto, og tilknytte en bonuspointsordning. Desuden udarbejdes der en procedure for bestilling af rejser i samarbejde med børnebysudvalget. Disse tilbud tages op på næste DL-møde. - Ledertræning hos Mellemfolkeligt Samvirke DL sender Nanna til træning hos Mellemfolkeligt samvirke, for at kunne vurdere om det er relevant at udbyde disse kurser i CISV. - Sted til visionsweekend Jesper undersøger en mulighed. - Raptim vejledning Overdrages som opgave til den nye sekretær. - Nye låse Der er indhentet forskellige tilbud, og DL besluttede at der indkøbes nye mekaniske låse. Sekretær ordner det praktiske. - Ny sekretær Jesper og informationsmedarbejder danner ansættelsesudvalg, med Nanna på sidelinien. Ansøgningerne deles med disse af sekretæren, og de bedømmer dem mandag mhp. snarlig indkaldelse til samtaler. - Mails til mange Bitten Warmdahl har gensendt forespørgsel på hvordan vi bedst kan hjælpe de lokalforeninger der har behov for at kunne udsende mails til mange medlemmer på samme tid, da hun vurderede at

7 vores tidligere svar ikke dækkede alles behov (region 1 sender til tider mails ud til 1500 personer samt ønske om at en kontaktpersons adresse er den, der sendes til hvis man i mailen trykker svar. DL fastholder at bruge Ubivox (og dermed at disse mails udsendes fra kontoret ud fra følgende overvejelser: Med ubivox ryger man ikke i problemer med spamfiltre. Man kan uden problemer sætte en anden adresse på, sådan at hvis en modtager trykker "svar" skriver vedkommende direkte til den anførte . Med udsendelse af 1500 mails, svarer det til cirka 75% af vores medlemmer - DL ser en fordel i, at sådanne mails ryger over informationsmedarbejderen, da vi fra international er bundet til at følge bestemte branding guide lines, som informationsmedarbejderen således kan hjælpe med bliver overholdt. Der henstilles til at denne form for udsendelser skal behandles hurtigt. Denne metode vil blive taget op til evaluering efter sommerferien. Mette skriver til Bitten. - Invitation som International Stab Tyskland har bedt CISV Danmark om formelt at godkende at de må invitere Bo Sørensen som international stab på en af deres børnebyer. DL godkendte dette, og sekretæren formidler svaret.