Hvor mange ansatte er der typisk i de virksomheder, som du servicerer?

Transkript

1 Resultater og konklusion af Siteloom Contracts brugerundersøgelse oktober 2015 vedr. kontraktstyring set gennem intern / ekstern bogholder / økonomiansvarliges øjne. Indledende spørgsmål: Hvor mange ansatte er der typisk i de virksomheder, som du servicerer? 38 % svarede mellem 0 5 ansatte 27 % svarede mellem 6 10 ansatte 27 % svarede mellem ansatte 6 % svarede mellem ansatte 3 % svarede flere end 101 ansatte Respondenterne har således for over 65 % vedkommende fokus og indsigt omkring mindre og mellemstore virksomheder.

2 Hvor mange virksomheder servicerer du i løbet af et arbejdsår i rollen som ekstern bogholder? 19 % servicerer færre end 5 virksomheder p.a. 23 % servicerer mellem 6 10 virksomheder p.a. 44 % servicerer mellem virksomheder p.a. 14 % servicerer over 50 virksomheder p.a. Konklusionen på ovenstående er, at vores respondentgruppe typisk håndterer og servicerer mellem virksomheder på et arbejdsår. Leverandørkontrakter: Det er vigtigt for os, at få klarlagt hvordan respondenterne ser virksomhedernes omgang med leverandørsiden. Er der tilpas fokus på leverandørerne, er der nok fokus på optimering af indtægterne og de betingelser man har aftalt i.f.t sine leverandører. Er der trusler, risici, muligheder, som kan angribes på en anden måde, mere effektivt? Virksomheden har et godt overblik over alle deres leverandørkontrakter? Meget 45% 44 % af respondenterne er enige eller mere end det i, at virksomhederne generelt har et godt overblik over alle deres leverandørkontrakter. 28 % er uenige i dette forhold, så tæt på en tredjedel mener, at der godt kan skabes et endnu bedre overblik over leverandørerne.

3 Medarbejderne kan altid nemt finde en leverandørkontrakt og tage action? 39 % af vores respondenter anfører, at de er uenige eller meget uenige. Dvs. mere end en tredjedel mener, at der er basis for at gøre det nemmere at finde en leverandørkontrakt i hverdagen. Virksomheden kan have en mangelfuld omgang med deres kontrakter og forpligtelser?

4 Dette er ét af de mere kritiske spørgsmål at få afdækket, for ingen virksomheder ønsker en hverdag med en mangelfuld eller utilstrækkelig omgang med deres kontrakter og forpligtelser. Men! 43 % af respondenterne mener faktisk at det er tilfældet de er enten enige eller meget enige i dette synspunkt. Det bekræfter også vores opfattelse fra vores workshop sessions. Virksomheden samler altid deres kontrakter ét centralt sted, f.eks. på et centralt drev eller i mapper organiseret ét sted? 45% 50% Der er altså en generel positiv opfattelse af, at virksomheden samler deres kontrakter og aftaler ét sted i hverdagen. Mere end 49 % af respondenterne er enige i dette spørgsmål.

5 Det tager ikke mange minutter at finde ud af, hvornår en leverandørkontrakt skal opsiges eller fornyes? En interessant tilbagemelding for vi konstaterede netop at 49 % mener, at virksomheden er god til at samle og centralisere viden om virksomhedens aftaler og kontrakter ét sted, men til trods for det, er 42 % uenig i, at det tager mindre end få minutter at finde ud af, hvornår en leverandørkontrakt skal opsiges eller fornyes. Respondenterne udtrykker, at der alene er 24 %, som mener det ikke tager mange minutter at finde data frem. Virksomheden er altid på forkant i forhandlingen med leverandørerne for at opnå bedst tænkelige vilkår og priser?

6 42 % er uenig eller meget uenig i, at virksomheden altid er på forkant i forhandlingen med leverandørerne. Dvs. der er potentiale for at forbedre dette område, at give endnu bedre værktøjer til bl.a. forhandlingsspørgsmål. Virksomheden oplever fra tid til anden, at de har unødige ekstra omkostninger, fordi de ikke opsiger eller fornyer deres leverandøraftaler i tide? 50 % er enig i eller meget enig i at der løber unødige omkostninger på, fordi de ikke når at reagere i tide. Dette udfald blev vi også bekræftet i gennem vores workshops, der er ingen tvivl om, at der er basis for optimering i.f.t. det her spørgsmål. Virksomheden kan være truet på deres eksistens, hvis ikke de får fokus på deres kontrakter, aftaler og forpligtelser?

7 30 % mener ikke det er en trussel mod virksomhedens eksistens, hvis ikke de har fokus på kontrakter, aftaler og forpligtelser. 39 % er enig i eller meget enig i, at det kan udgøre en trussel. Virksomheden kunne tjene endnu flere penge, hvis de fik bedre fokus på deres kontrakter og forpligtelser? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 64 % er enige om, at virksomhedens indtjening kan optimeres,hvis de får endnu mere fokus på deres kontrakter og forpligtelser. Det er en af de mere signifikante tilbagemeldinger. Salgskontrakter: Vi har valgt at rette fokus mod virksomhedernes salgskontrakter af den grund, at de også repræsenterer stor værdi og betydning for virksomhederne og deres indtjening. Når vi refererer til salgskontrakter, så handler det grundlæggende om alle typer af aftaler og kontrakter. I vores workshops har vi haft stor fokus på ovenstående. Der har været udtrykt ønsker til at forbedre det salgsmæssige work flow, gøre det nemmere og mere fleksibelt at få underskrifter på en aftale mellem flere parter og at reducere tiden på opfølgning og at lukke aftaler.

8 Virksomheden har et godt overblik over alle deres salgskontrakter? 45% 50% 56 % af respondenterne mener, at virksomhederne har et godt overblik over deres salgskontrakter. Alene 11 % er uenig heri så overblikket må siges at være på plads. Virksomheden kan få mere ud af deres salgsindsats, hvis de havde mulighed for at tilbyde elektronisk signatur til deres kunder? 45% 42 % af respondenterne er enige i, at der kan optimeres på salgsindsatsen, hvis digital eller anden elektronisk signaturløsning var mulig. Mere end 40 % forholder sig neutralt til en evt. virkning.

9 Det er altid samme medarbejder, som sender salgskontrakten ud og også lukker aftalen? 40 % af respondenterne er enige i, at det er den samme medarbejder, men 30 % skønner, at det kan være en anden medarbejder end den som sender salgskontrakten ud. Det er interessant at finde ud af, om det giver mere værdi til virksomheden, om det er samme medarbejder, der løfter denne opgave. Vi tror på, der kan optimeres, så der kan rokkes lidt ved den gruppe på 30 % af respondenterne som fornemmer hverken eller. Virksomheden husker altid at få pristalsreguleret deres kontrakter, så de tjener lidt mere?

10 42 % af respondenterne er uenige i og meget uenige i, at virksomhederne altid husker at få pristalsreguleret deres kontrakter. Pristalsregulering er vigtig, fordi der ligger en ekstra indtjening til virksomheden. Virksomheden kan lave en salgskontrakt og få den underskrevet elektronisk på under 5 min. i dag? 45% Hele 59 % af adspurgte respondenter er uenig eller meget uenig i, at virksomheden i dag er i stand til at producere en salgskontrakt og få den elektronisk underskreven på under 5 min. Det betyder omvendt, at der plads til væsentlig optimering omkring salgskontrakternes / aftalernes udarbejdelse og konverteringsgraden signeringsmæssigt. Medarbejderne: Medarbejderne er vigtige på rigtig mange måder. De kan være ansvarlige for en række forpligtelser og ansvar, som ikke kun vedrører dem selv, men også de medarbejdere, som de måtte have ansvar for i hverdagen, fagligt, ledelsesmæssigt osv. Den viden, der er forankret omkring forpligtelserne, er også af stor betydning for virksomhedens ledelse, ejerkreds, hvorfor vi også har ønsket at bringe attention til de områder.

11 Virksomheden har altid 100 % overblik over medarbejdernes forpligtelser? 46 % af respondenterne er enig i eller meget enig i, at virksomheden altid har 100 % overblik over medarbejdernes forpligtelser. Vi fornemmer, der generelt er et godt overblik. Virksomheden ved, hvad medarbejderne har ansvar for i hverdagen, herunder alle abonnementer m.fl.? 46 % af respondenterne er enige eller meget enige i, at virksomheden ved, hvad den enkelte medarbejder har ansvar for i hverdagen. Alene 28 % mener, at der kan optimeres på den front.

12 Når medarbejderen forlader virksomheden, så er det altid nemt at finde ud af at overdrage ansvaret for hans forpligtelser til en ny kollega? 36 % er uenig eller meget uenig i denne antagelse 36 % siger hverken eller så der er klart plads til optimering her. Det er lidt interessant, når 46 % samtidig ovenfor er enig i, at virksomheden har et godt overblik over medarbejdernes forpligtelser, for så må det formodes, at det er selve problematikken omkring det at overdrage forpligtelsen, der er udfordringen. Virksomheden sørger altid for at have fuldt overblik over personalets særlige begivenheder, som anciennitet, overenskomstændringer, løn- & opsigelsesregler m.fl.? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

13 36 % er enig i eller meget enig i, at virksomheden har et fuldt overblik over alle de begivenheder, som kan indtræffe eller forekomme omkring en medarbejder. 31 % mener hverken / eller. Kontraktløsning i dag: Det var vigtigt for os i samtlige workshops, men også her i brugerundersøgelsen, at finde ud af, om virksomhederne i undersøgelsen allerede er bekendte med og / eller anvender kontraktstyring og kontraktstyringssystemer professionelt i deres hverdag. Virksomheden bruger allerede en professionel kontraktstyringsløsning? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 11 % er enig eller meget enig i, at virksomheden allerede bruger et professionelt værktøj eller system i dag. 56 % er uenige eller meget uenige heri, og 33 % hverken / eller. Konklusionen er altså, at det er omkring en tiendedel af alle adspurgte, som bruger noget,der minder om et professionelt kontraktstyringssystem. Det er det samme indtryk vi har fået fra vores workshops, at det er relativ få som benytter eksterne kontraktstyringssystemer.

14 Virksomheden har allerede en klar defineret politik til deres kontraktstyring og opfølgning? 46 % er uenige eller meget uenige heri og 36 % hverken / eller. Dvs. at tæt på halvdelen af alle respondenter mener, at virksomhederne ikke har en klar defineret politik. Virksomheden kan opnå bedre overblik og merværdi ved at anvende et system til håndtering af deres kontrakter og forpligtelser? 45% 50% Hele 57 % er enig eller meget enig heri det bekræfter også vores erfaringer fra bl.a. vores workshops. Kun 6 % er uenig i, at virksomheden ikke kan optimere ved at anvende et kontraktstyringssystem.

15 Virksomheden har en plan, hvis den berømte tagsten falder ned fra himlen? Det er kun 22 % som mener, at virksomheden har en plan, hvis viden forsvinder sammen med medarbejderen. Det er præcis et af de områder, hvor man måske ikke tager den trussel alvorligt nok som virksomhed. Med medarbejderen forsvinder vigtig viden og indsigt. Kan den være en trussel eller risiko for videre drift? Dit arbejde med virksomheden lettes, hvis du kan samle alle finansielle bilag til revisor i samme system, som de kontraktuelle forpligtelser, herunder garantier, leasing, købekontrakter og lign? 45%

16 En meget entydig og overvejende ensartet tilbagemelding: 62 % af respondenterne er enige eller meget enige heri. Alene 8 % er uenige heri. Vores målgruppe her, eksterne bogholdere og controllers, er alle enige om, at deres arbejde med virksomheden bliver nemmere i hverdagen, hvis alle informationer de skal bruge samles et sted. Det er nemt at budgetlægge hos virksomheden, fordi alle forpligtelser er registreret helt ned på kontoplansniveau? 45% 35 % af de adspurgte respondenter er enige i, at det er nemt at budgetlægge, når alle forpligtelser er registreret helt ned på kontoplansniveau. Virksomheden overvejer at optimere på deres kontrakter og forpligtelser med et muligt kontraktstyringsværktøj? 45% 50%

17 Til trods for at vi må konstatere, at der på nogle områder er basis for en optimering omkring virksomhedernes kontraktstyring, og det overblik de opnår, så er det alligevel kun ca. 13 % som er enig eller meget enig i dette synspunkt. Der kan være mange grunde til, at det er sådan, men vi tror på, at det handler om indsigt og oplevelse. At få lov at opleve den mereffektivitet styringen skaber og gerne inden den negative erfaring opstår. Ejerne i virksomheden taler om at sælge! Vil investor få det nemt med at overskue og identificere virksomhedens forpligtelser og risici? 36 % er uenig eller meget uenig i, at en investor vil have nemt ved at overskue og identificere virksomhedens forpligtelser og risici. 28 % er enige i antagelsen. Afsluttende spørgsmål: Hjælper du virksomheden i dag med at holde øje med deres kontrakter og væsentligt indhold som skæringsdatoer, fornyelse, forlængelse, og pristalsregulering m.fl.? 69 % af adspurgte respondenter hjælper ikke virksomhederne i dag med deres kontrakter. 31 % af adspurgte respondenter hjælper virksomhederne med deres kontrakter. Hvis du har rette system værktøj, kan du så se dig selv i en rolle som kontraktholder, hvor du assisterer omkring kontraktstyring og registrering? 55 % af adspurgte respondenter kan se sig selv i rollen som kontraktholder 45 % af adspurgte respondenter kan ikke se sig selv i rollen som kontraktholder.

18 Konklusion på brugerundersøgelsen: Brugerundersøgelsen blev sat i gang med det formål at få afdækket et stort segment af mindre og mellemstore virksomheders holdning, anvendelse og overvejelser omkring kontraktstyring i hverdagen. Vi valgte at kontakte mere end 700 udvalgte respondenter via sociale medier og takker alle for den store og massive interesse. Vi inviterede en lang række virksomhedsejere ind til os m.h.b. på, at gennemføre en række workshops, hvor vi kom omkring mange af de samme spørgsmål og antagelser. Vi takker også alle disse deltagere for deres bidrag til undersøgelsen og dens resultater. Virksomhederne viste sig at arbejde med i gennemsnit omkring 1000 stk. bilag p.a. der er relateret til kontrakter og forpligtelser, og det være sig såvel indkomne forpligtelser (kontrakter og aftaler) som udgående (salg osv.). Vores fornemmelse efter denne undersøgelse og vores workshop er, at der er et behov for endnu mere støtte med kontraktstyringsværktøjer til driften. Det er dog vigtigt, at selve systemet bliver leveret på en måde så det er nemt at gå til og er enkelt at navigere i. Der skal endvidere være mulighed for, at arbejde med fleksible skabeloner på salg og digital / elektronisk signering Vi håber, at vi med tilblivelsen af vores eget nye system Siteloom Contracts kan være med til at gøre hverdagen lidt mere overskuelig og effektiv. Vi ønsker at imødekomme alle de ønsker og behov som undersøgelse og workshop identificerede. Hvis ikke alt er indfriet nu, så vil der komme løbende opdateringer og nye features til i næste version. Stor hilsen og held og lykke. København, den Kenneth H. Christensen Siteloom Contracts ApS