Kort evaluering af Europamesterskabet i Goalball Europamesterskabet i Goalball 2011 blev afholdt i uge 42 i 2011 i Assens Kommune.

Transkript

1 Kort evaluering af Europamesterskabet i Goalball 2011 Europamesterskabet i Goalball 2011 blev afholdt i uge 42 i 2011 i Assens Kommune. Generelt: Der har været stor ros til hele arrangementet fra de deltagende nationer. Faciliteter var i top og kvaliteten af hele arrangementet var meget høj. Den langsigtede effekt er ikke til at bedømme p.t., men der er sat fokus på Assens Kommune og vores flotte faciliteter bl.a. i DHIF og på internationalt plan fra de deltagende nationer. Arena Assens er blevet synlig, ikke alene for de deltagende nationer, for DHIF, Sport Event Danmark, men også for kommunens borgere. Styregruppe: Der var nedsat en styregruppe til gennemførelse af projektet, bestående af repræsentanter fra DHIF, Arena Assens, SportEvent Fyn og Assens Kommune. Styregruppen har afholdt mange møder og det har været positivt med kontinuerlige møder over hele planlægningsåret. Det har også været en stor fordel, at alle havde fået erfaring med projektet, da B- europamesterskabet i Goalball blev afholdt i Assens kommune og i AssensHallerne i Styrken i styregruppen har været, at der var en klar arbejdsfordeling af opgaverne og at alle overholdt deadlines. Læring: vigtigheden af at det er de rigtige personer, der sidder i styregrupper, Frivillige hjælpere: Erfaringen med at skaffe frivillige hjælpere er, at styregruppen var lidt for tidligt ude i rekrutteringen. Frivillige hjælpere tager først stilling til deltagelse, kort før arrangementet skal løbe af stablen. Erfaringen er også, at der kun skal være én person, der har kontakt til de frivillige. Der er fremsat forslag om etablering af en frivillig-database som alle større arrangementer kan trække på. Databasen kunne etableres i regi af Arena Assens eller Assens Kommune (folkeoplysningen) Folkeoplysningsudvalget vil blive opfordret til at overveje en sådan database og Peter Kock Hansen tilbyder at deltage i et FOU-møde med henblik på, hvordan man griber sagen an. De frivillige blev honoreret for deres deltagelse, med 200 kr. pr. person, pr. dag og beløbet blev tilsendt den frivilliges forening. Læring: frivillige tilmelder sig ikke lang tid i forvejen. Vigtighed af at der er en frivillig bank at trække på til store arrangementer. Afviklingen: Sportsligt forløb alt fint. Rammerne var perfekte og alle sportsudøvere var meget tilfredse. Alle benyttede Arena Assens fuldt ud og Saftstationen blev omdrejningspunktet, når man ikke lige spillede. Indkvarteringen var lidt kaotisk til start, da de lejede feriehuse på Næs pludselig blev lejet ud til anden side af ejerne/ udlejningsbureauerne. men indkvarteringen blev løst ved leje af sommerhuse andet steds i kommunen og alle blev tilfredse med indkvarteringsforholdene. Læring: at alle aftaler skal være juridisk bindende.

2 Markedsføring: Goalball har ikke den store medie-interesse. Det var derfor godt for projektet, at Danmark var med i kampen om guldet og kvalifikation til OL. Dette fik både TV og aviser til at bringe reportager fra finalerne. Der blev fremsat følgende anbefalinger i forbindelse med fremtidige projekter: Konceptet for den samlede markedsføring skal lægges fast og de politiske budskaber skal på banen noget tidligere. De erfaringer man har gjort i forbindelse med Goalball 2010 og 2011 skal nedfældes i en drejebog, så det er tilgængeligt - uanset hvilket arrangement det drejer sig om. Drejebogen kunne udformes af Plan & Kultur. For kommunen vil det være optimalt. hvis der kunne etableres elektroniske tavler ved alle indfaldsvejene til kommunen, som løbende orienterer alle om aktuelle begivenheder. En ide der kunne videregives til Vej & Trafik. Kommunens, erhvervslivets, foreningslivets og borgernes udbytte af at være medarrangør af større stævner, både inden for idræt og kultur, bør synliggøres og bruges i markedsføringen. Det bør overvejes om en evaluering skal foretages internt eller eksternt. (af f.eks. Sport Event Fyn SEF/eller Sport Event Danmark SED) Der skal arbejdes med at inddrage hele kommunen i arrangementerne, uanset, hvor det enkelte arrangement afvikles. Der skal udtænkes en strategi for, hvordan man får inddraget TV og radio mere aktivt. Læring: Markedsføringen er essentiel for et arrangements succes. Der skal satses på både traditionel og utraditionel markedsføring. Mange aktører bør inddrages. Kommunikationsafdelingen bør være tovholder på processerne omkring markedsføringsstrategi og mediestrategi. VIP-arrangement: Receptionen i Rådhusets kantine gik perfekt og prinsesse Benediktes deltagelse kastede glans over arrangementet. At prinsessen også overværede guldkampen i Arena Assens og deltog i receptionen der, var en ekstra gevinst- også for dameholdet, der vandt guld og kvalificerede sig til OL. Læring: Det er en stor fordel af have kendte og kongelige med - det får også pressen til at møde talstærkt op. Koncert og medaljeoverrækkelse: Carl Nielsen Masterclass blev for 7 år i træk afholdt i Assens Kommune i uge 42. Samtidig med afviklingen af finalekampene i Arena Assens, spillede Carl Nielsen Masterclass den afsluttende koncert i teatersalen for 300 publikummer.

3 Efter afslutningskoncerten gik alle musikerne og en stor del af koncertpublikummet ned i hallerne, hvor Carl Nielsen Masterclass spillede 2 klassiske musikstykker for idrætsudøverne i forbindelse med medaljeoverrækkelserne. Mødet mellem meget dygtige sportsudøvere og meget talentfulde og dygtige musikere blev en succesoplevelse for alle. Læring: mødet mellem forskellige kulturer og det uforventede, kan blive til store oplevelser. Man skal ikke være bange for at kombinere vidt forskellige kulturer. Sideevents Ved siden af de 2 hovedbegivenheder: Goalball 2011 og Carl Nielsen Masterclass, blev der arrangeret en række side-events. Det sket efter aftale med parterne bag Goalball 2011, med udgangspunkt i et ønske om at etablere en større kritisk masse omkring hele arrangementet med flere sideløbende borger- og publikumsrelaterede aktiviteter. Det hviler bl.a. på erfaringer fra andre store arrangementer på handicapområdet, som normalt udgør smalle idrætsgrene. Konkret var målet, at side-events skaber en forøget effekt af sportseventen, ved at tiltrække en bredere målgruppe, ligesom side-events var en del af den samlede markedsføring. Der var følgende side-events i uge 42: 2 formiddage med filtning for børn- børn kunne filte en goalball med en klokke inden i samt andre sjove ting. Både børn, forældre og bedsteforældre deltog.( deltog) Hockeyklubben kom til Pulsen og viste, hvad hockey er. (15 deltagere) Der var tangoaften med instruktion for voksne(15 deltagere) Der var tilbud om Zumba og man kunne prøve at spille goalball, med instruktion af en underviser fra DHIF. (30-35 deltagere) Der var en åben orkesterprøve i Carl Nielsen Masterclass for børnehavebørn.(60 deltagere) Teaterstykket Claras Krig blev opført i teatersalen. Børn fra 12 år og voksne deltog.(55-60 deltagere) Peter Pan tryllede og lavede skattejagt for de små og deres forældre i Teatersalen og på Pulsen. (60-70 deltagere) Dansk Blindesamfund havde boder og information om deres arbejde for blinde. Stor orkesterkoncert med Carl Nielsen Masterclass. (300 deltagere) Alle arrangementerne var gratis for publikum (undtagen koncerten med Carl Nielsen masterclass) De samlede nettoudgifter til alle sideevents blev på i alt ,- Læring: det har været en succes at tiltrække publikum til disse side-events. Mange af deltagerne så for første gang Arena Assens og Pulsen og flere gik efterfølgende ind og overværede en enkelt kamp, besøgte Saftstationen m.v. og tilbuddene var tilrettet til både børn, voksne, unge og til familierne, så det var en bred vifte af borgere, der deltog. Der kunne have været mange flere deltagere, men arrangementerne blev markedsført lidt for sent. Tilbud om sådanne arrangementer skal tidligere ud bl.a. til skoler og daginstitutioner og i pressen. Fremtiden: Assens Kommune og Arena Assens og de kommende nye/ombyggede haller - vil være gearet til den slags store begivenheder i fremtiden. Det er vigtigt at Assens Kommune bliver kendt som et sted, hvor det er muligt og attraktivt at gennemføre større sportsbegivenheder. Desuden kunne Assens i lyset af det gode samarbejde,

4 som er etableret med DHIF, SEF, SED, lancere sig selv som attraktiv for events inden for handicapidrætsgrene. At satse på events for og med handicappede er en udløber af det positive samarbejde, der har været med DHIF og et politisk ønske om at sætte fokus på det store arbejde, der gøres for at give handicappede mulighed for at dyrke idræt på et højt niveau og på at give handicappede gode rollemodeller for at aktivt liv til trods for et fysisk handicap. Med henblik på at synliggøre Assens Kommune, de nye haller i Arena Assens, de to nytilbyggede haller i Vissenbjerg og Tommerup i 2012/2013 samt mulighederne i de øvrige haller, som lokaliteter for handicapidræt generelt, bør man kontakte DHIF og-bredde- eliteudvalget og Sport Event Danmark (Fyn) og forklare, at man er interesseret i et samarbejde. Når der kommer internationale deltagere til kommunen bør man overveje at indbyde de pågældende landes ambassadører/ foreninger/ andre honoratiores til åbningsarrangementer, receptioner etc. Læring: Vigtigt, at der fremadrettet etableres et samarbejde mellem kommune, haller og andre lokale aktører, professionelle aktører (SEF/SED) og idrætsorganisationer, til fremme af kommende større events. Vi kan med fordel. lokalt, skabe en alliance eller et partnerskab om fælles event-koncept og arbejde udadtil på at opbygge og vedligeholde gode kontakter. Vigtigt med internationale relationer og VIPèr, så der kommer fokus på arrangementet. Det er vigtigt at de store begivenheder /events m.v. i kommunen kan blive til hele kommunens arrangementer, til en folkefest med stort engagement fra alle. Økonomi: Kultur- og fritidsudvalget har bevilget kr til arrangementet: Kr er givet i kontant tilskud til DHIF. Kr for den samlede leje af Arena Assens i hele uge 42, Kr til annoncer Andre udgifter i tilknytning til arrangementet: kr Diverse udgifter til trykning, lokale plakater m.v. kr Sideevents kr Hjælp fra entreprenørgården kr. 500 Blomster m.v. kr Kommunens andel af reception , afholdt via kommunens repræsentationskonto kr Honorar til frivillige, afholdt af Folkeoplysningsudvalget Pressemeddelelser og almindelig omtale har været gratis.

5 Læring: det er vigtigt at afsætte midler til markedsføring og til utraditionelle medier og at have en tæt dialog med kommunale institutioner og netværk. Vi har været heldige at DHIF har haft en meget effektiv markedsføring og har finansieret store bannere, plakater og har haft en tæt kontakt til både TV og radio. Da kommunens midler til markedsføring har været meget begrænsede.