Tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje 2018 til Aula - ny kanal for læseinspiration

Transkript

1 Herning kommune, Herning Bibliotekerne Østergade Herning Att.: Pernille Schaltz - bibpsc@herning.dk 14. december 2018 Sagsnr: 18/08075 Glenn Leervad-Bjørn glb@slks.dk Tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje 2018 til Aula - ny kanal for læseinspiration 1. Bevillingsgrundlag Koordinationsgruppen for Danskernes Digitale Bibliotek (DDB) har i henhold til Finanslovens behandlet ansøgningen om tilskud til projektet Aula - ny kanal for læseinspiration med ansøgningstermin den 3. oktober Behandling af ansøgningen På baggrund af en forudgående vurdering af ansøgningen i DDB-sekretariatet og drøftelse af ansøgningen i Faggruppen for Formidling er ansøgningen blevet behandlet i DDB s koordinationsgruppe på møde den 5. december Beslutning Det glæder DDB at meddele tilsagn på Herning kommune, Herning Bibliotekernes ansøgning med kr Der er dermed givet tilsagn om et mindre beløb end det ansøgte beløb ( kr.). Tilsagnet gives på de nedenfor anførte særlige og almindelige vilkår. 4. Begrundelse Projektet passer til puljens tema og herunder den type af efterspurgte projekter, som fokuserer på at bringe biblioteket i spil i børns digitale hverdag. Projektet har strategisk værdi for bibliotekerne, da Aula er en oplagt kanal for bibliotekerne at forholde sig til og have en strategi for. Det vurderes, at projektet har en middel grad af national værdi, da anvendeligheden af projektets koncepter vil afhænge af skolesamarbejdet i den enkelte kommune, hvilket ansøger også selv fremhæver. På baggrund af det i ansøgningen anførte, vurderes værdien for brugerne at være middel. Ansøgningens fokus er primært på bibliotekernes eksisterende indhold fremfor at afdække og håndtere de meget forskelligartede informationsbehov, projektets brede målgruppe vil have. Samlet set synes projektet at være af strategisk værdi med en middel grad af national værdi. Brugerværdien er på baggrund af ansøgningen vanskelig at vurdere, og synes at afhænge af et fokus på at undersøge målgruppernes behov. Tilsagnet er reduceret dels på baggrund af en vurdering af, at projektets omkostninger forholdsmæssigt skal stå mål med projektets værdi for bibliotekerne og dels, da vurderingen er, at projektet med fordel kan præcisere og afgrænse målgruppen, hvilket bør kunne bidrage til at reducere projektets kompleksitet og dermed behovet for projekttimer. 5. Vilkår for det meddelte tilsagn De af DDB fastsatte særlige og almindelige vilkår for tilsagnet skal overholdes. H.C. Andersens Boulevard København V ddb@slks.dk

2 Hvis vilkårene ikke overholdes, kan projekttilskuddet tilbageholdes eller bortfalde helt eller delvist, og udbetalt projekttilskud kan kræves helt eller delvist tilbagebetalt. 5.1 Særlige vilkår for tilsagnet Projektet skal undersøge og tage udgangspunkt i brugernes behov og herunder forholde sig til, hvilken målgruppe bibliotekerne med fordel kan kommunikere til/med på Aula. Aktiviteten skal være med til at afgrænse projektets fokus og målgruppe. I forhold til målgruppeafgrænsning, opfordres ansøger til at forholde sig til skolernes opdeling i indskoling, mellemtrin og udskoling. Projektansøger skal indsende samarbejdsaftaler med skoler, før projektet sættes i gang. Projektansøger skal fremsende et revideret budget og evt. revideret tidsplan med udgangspunkt i det reviderede tilsagn. Det kan oplyses, at det reducerede tilsagn er baseret på, at projektledelse og projektdeltagelse samlet set er reduceret til det halve ( kr.) som følge af betingelserne, mens de øvrige det øvrige er i overensstemmelse med det ansøgte. 5.2 Almindelige vilkår for tilsagnet De almindelige vilkår er listet i bilag 1. Tilskudsmodtager skal følge disse vilkår. Samarbejdsaftaler Ansøger skal udarbejde konkrete og fyldestgørende samarbejdsaftaler med projektets samarbejdspartnere i dele af eller hele projektet. Samarbejdsaftalerne skal i nærmere detaljer beskrive samarbejdets karakter, herunder samarbejdets formål, organisering og varighed. Aftalerne skal fremsendes DDB-sekretariatet i underskreven stand. Opstår der nye samarbejder i løbet af projektet, skal disse også fremsendes DDB-sekretariatet. 6. Ansvar Den projektansvarlige i projektet har det juridiske og økonomiske ansvar for gennemførelsen af projektet. Den projektansvarlige har endvidere ansvar for, at al relevant lovgivning overholdes, herunder at projektet ikke strider mod gældende lov eller administrativt fastsatte regler. 7. Faglig kontakt Sekretariatet for Danskernes Digitale Bibliotek ønsker løbende dialog om projektet, og Maja Vestbirk (mve@slks.dk) er faglig kontakt. Statusrapporter, afslutningsrapport, regnskab mv. fremsendes både den faglige kontaktperson og DDB s enhedspostkasse (ddb@slks.dk). Som opstart på projektforløbet inviteres du til et møde med den faglige kontaktperson i DDB. Her vil der være mulighed for at forventningsafstemme projektforløbet og relationen mellem DDB og jer som tilskudsmodtager. Hvis I ønsker at have et opstartsmøde kan I tage fat i jeres kontaktperson. 8. Klagemulighed Klage over denne afgørelse, herunder over de fastsatte vilkår, kan inden 4 uger fra afgørelsens modtagelse indbringes for Styregruppen for Danskernes Digitale Bibliotek, H.C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V, med adressen ddb@slks.dk. 2

3 Med venlig hilsen Glenn Leervad-Bjørn Sekretariatschef 3

4 14. december 2018 Bilag 1 Almindelige vilkår for tilsagn om tilskud fra DDB-puljen 2018 til Formidling af børnelitteratur til voksne Se desuden tilsagnsbrevet vedr. de nærmere vilkår for samarbejdsaftaler. Anvendelse af tilskuddet i overensstemmelse med ansøgning Projekttilskuddet skal anvendes i overensstemmelse med ansøgningen, samt i overensstemmelse med eventuelle ændringer af projektet, som efterfølgende aftales med DDB-sekretariatet. Ligesom det gælder for andre vilkår for projekttilskud, kan væsentlig forsinkelse med et projekt medføre, at tilskud tilbageholdes eller helt eller delvis bortfalder, eller at udbetalt tilskud helt eller delvis kræves tilbagebetalt. Ændring af projektet Væsentlige ændringer af projektet kan kun ske efter aftale med DDB-sekretariatet. DDB som samarbejdspartner Ansøger forpligter sig ved modtagelse af tilskud fra DDB til i fremtidig kommunikation i egen organisation og udadtil om projektet og den færdige løsning at gøre opmærksom på, at der er tale om DDB-støttet aktivitet. Samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen I de tilfælde, hvor projektet i mindre omfang udvikler komponenter til de fælles it-løsninger, skal disse følge retningslinjerne for open source. Læs disse i vejledningen for puljen for fælles brugergrænseflader punkt 11 side 6. Indholdsdeling Tilskudsmodtager skal levere en plan for fremtidig deling af indhold på tværs af folkebibliotekerne, hvis dette er relevant. Statistik Tilskudsmodtager skal i relevant omfang levere statistik for benyttelse. Statistikkens væsentligste parametre aftales med DDB-sekretariatet. Fremtidssikring Tilskudsmodtager skal sikre, at der etableres nødvendig dokumentation til overdragelse af projektets løsning, komponent e.l. Dette kan være i form af forretningsmodel, business case mv., hvis hensigten er, at drift af løsningen, komponenten e.l. fremtidigt skal ske i DDB. Al it-udvikling skal som udgangspunkt følge T!NG kode-retningslinjer 1. Tilskudsmodtager kan foreslå alternative retningslinjer for kvalitet i den udviklede løsning, komponent e.l. til DDB s godkendelse. Løbende afrapportering 1 4

5 Der skal løbende indsendes rapporter med faglig og økonomisk status på projektet til DDBsekretariatet. Rapporterne anvendes til at følge projektets udvikling og sikre, at de i tilsagnsbrevet aftalte rammer for tilskud fra DDB s projektpulje overholdes. For samlet projekttilskud på op til kr skal der til DDB-sekretariatet indsendes rapport med faglig og økonomisk status halvårligt. For samlet projekttilskud på kr og derover skal der til DDB-sekretariatet indsendes rapport med faglig og økonomisk status kvartalsvist. Regnskab og revision Senest fire måneder efter projektets afslutning (jf. projektplanen i ansøgningen) skal der indsendes et afsluttende regnskab for hele projektet til DDB-sekretariatet. Regnskabet skal opgøres således: Opgørelse over alle projektets udgifter og indtægter Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab. Bemærk at beløbsmæssige afvigelser skal være aftalt med DDB-sekretariatet på forhånd. Underskrift af den projektansvarlige og institutionens leder. Bemærk, at for projekttilskud på mellem kr. og kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og som minimum af en regnskabskyndig person og for projektilskud over kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og en statsautoriseret eller registreret revisor. Regnskabet skal følge budgettet. Underskrevet regnskab indsendes til DDB sekretariatet pr. mail. Bemærk, at der ikke skal sendes bilag for de afholdte udgifter sammen med regnskabet. Bilag for afholdte udgifter skal kun fremsendes på DDB-sekretariatets anmodning. Revision skal ske efter følgende regelsæt: For projekttilskud på i alt kr. eller derunder skal regnskabet ikke være revideret og underskrives af institutionens leder. For projekttilskud på i alt mere end kr., men højst kr. skal regnskabet enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, og gennemgangen elle revisionen skal være udført i overensstemmelse med i bekendtgørelse nr af 22. december 2014 om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. For projekttilskud på i alt mere end kr. skal regnskabet være revideret af statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, i overensstemmelse med i bekendtgørelse nr af 22. december 2014 om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Regnskabsmateriale 5

6 Der skal ikke til DDB fremsendes bilag eller kvitteringer sammen med regnskabet. Men DDB kan bede tilskudsmodtager om at indsende regnskabsmateriale i op til 5 år efter udgangen af det år, hvor projektet blev afsluttet. Afsluttende projektrapport Senest fire måneder efter projektets afslutning skal en samlet rapport (beretning) afleveres til sekretariatet. Bemærk, at rapporten skal fremsendes sammen med det afsluttende regnskab. I rapporten skal der redegøres for, hvordan projektet er udført i overensstemmelse med det formål, tilskuddet er bevilget til og for opfyldelse af de eventuelle særlige bevillingsforudsætninger, der måtte være fastsat i tilsagnsbrevet. Rapporten skal endvidere opsummere projektet, beskrive dets resultater samt evaluere på projektprocessen, herunder de organisatoriske og økonomiske rammer. Rapporten skal desuden konkludere på erfaringerne fra projektprocessen og skal tydeliggøre, hvilken biblioteksmæssig værdi projektet har bidraget til at skabe - herunder potentielle nye projekter. Særligt for projekter, som har modtaget støtte til projektmodning, er det væsentligt, at det fremgår af rapporten, om projektet har ført til et egentligt projekt hos ansøger og/eller andre biblioteker, eller hvad der er årsagen til, at projektmodningen ikke resulterede i et projekt. Rapporten skal indsendes digitalt til projektets faglige konsulent i DDB samt DDB s hovedpostkasse (ddb@slks.dk). Skabelon for afslutningsrapporten gøres tilgængelig på DDB s hjemmeside under rubrikken DDB s projektpulje. Udbetaling af projekttilskud Som udgangspunkt udbetales det samlede projekttilskud, når DDB-sekretariatet har modtaget en udbetalingsanmodning, underskrevet regnskab og afsluttende rapport. Det kan mellem DDB-sekretariatet og tilskudsmodtager aftales, at der halvårligt udbetales projektilskud i henhold til den givne bevilling og efter sekretariatets modtagelse af økonomisk statusrapport fra tilskudsmodtager. Et beløb på 10 % af projektets bevilling tilbageholdes, indtil regnskab er afleveret og godkendt af DDBsekretariatet. Der gøres opmærksom på, at tilskuddet i særlige tilfælde helt eller delvist kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt. Dette kan ske i tilfælde af at Tilskudsmodtager ikke, som det eventuelt måtte være aftalt, overdrager projektets resultater til DDB Tilskudsmodtager ikke overholder bevillingsforudsætningerne Projektet bliver forsinket i forhold til den aftalte tidsplan. 6