ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Telefon Kontortid (torsdag også ) 2860 Søborg abg@abg.dk Udlejning (torsdag også ) Søborg, den 18. oktober 2018 Møde i Organisationsbestyrelsen Torsdag den 25. oktober 2018 kl.17:00 Mødet afholdes i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2B, 2. DAGSORDEN Sag 9270 Godkendelse af referat Sag 9273 Revisionsprotokol Sag 9274 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9275 Udlejningsforhold Sag 9276 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9277 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9278 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9279 Bestyrelsesmøder 2019 Sag 9280 Afdelingsmøder januar / februar 2019 Sag 9281 Effektiviseringspotentialer Sag 9282 Orientering fra administrationen Sag 9283 Kredsudvalget Sag 9284 Fritidsudvalget Sag 9285 BL orientering Sag 9286 Eventuelt Sag 9287 Næste møde Sag 9288 Øvrige datoer Sag 9289 Eventuelle sager til behandling

2 9270 Godkendelse af referat, B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 27. september 2018 var tilgængelig i Prepare 5. oktober Revisionsprotokol, E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar De før mødet udsendte skrivelser, E-sag Udsendt via mail 4. oktober 2018 Opdateret Nyhedsbrev Skoleparken 1 - uddelt til beboerne i uge Udlejningsforhold, E-sag Fælles aftale om permanent boliganvisning af flygtninge Aftalen er nu underskrevet af alle parter, og træder i kraft pr. fra 15. oktober

3 9274 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål, B-sag Ingen sager til behandling Støtte til visse boligafdelinger, B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 - renoveringssag / helhedsplan, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 27. september 2018, hvor følgende blev godkendt: De nødvendige besparelser, som ikke giver større projektændringer. Den økonomiske ramme med en huslejestigning fra kr. til kr., som svarer til en prisudvikling fra 2016 til 2018 på lige under 2% pr. år. Efterfølgende er der blevet arbejdet videre med sagen, og godkendelse af skema B hos Landsbyggefonden (LBF) og efterfølgende af kommunen. LBF har i den forbindelse udbedt sig en redegørelse for overvejelserne om renovering af Skoleparken samt beskrivelse af hvilke materialer og løsninger der tænkes anvendt ved realisering af helhedsplanen. Dette notat vedhæftes til orientering. Der er udarbejdet udkast til skema B ansøgning til kommunen, dette vedhæftes til orientering. Der arbejdes på en pressemeddelelse med MT Højgaard, som forventes at foreligge til mødet. Der henvises endvidere til udsendte nyhedsbrev og BoligBladet som omdeles 23. oktober Begge vil blive lagt på forsiden af vores hjemmeside. 3

4 Sag 9277 Bestyrelsesmøder 2019, B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. Følgende datoer er således aktuelle for året 2019: Januar Torsdag den 17. januar torsdag Februar Torsdag den 28. februar 2019 Marts Mandag den 18. marts 2019 Ekstraordinært Marts Mandag den 18. marts 2019 Repræsentantskabsmøde Marts Torsdag den 28. marts 2019 April Torsdag den 25. april 2019 Maj Torsdag den 23. maj 2019 Juni Torsdag den 20. juni torsdag August Torsdag den 22. august 2019 September Torsdag den 26. september 2019 Oktober Torsdag den 24. oktober 2019 November Torsdag den 28. november 2019 December Torsdag den 12. december torsdag Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2019 indstilles godkendt. Sag 9278 Afdelingsmøder januar / februar 2019 Ved skrivelse af 18. oktober 2018 til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 4 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned Frist for returnering af skema er fastsat til den 15. november 2018, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmødet den 22. november

5 9279 Effektiviseringspotentialer, E-sag Der henvises til behandlingen på Organisationsbestyrelsesmødet 27. september 2018 pkt Udviklingen af arbejdsplaner er færdig og klar til præsentation som et planlægningsværktøj. Arbejdsplanens layout kan dog løbende tilpasses, efter vi endeligt har taget dem i anvendelse og vi får erfaring med anvendelse af værktøjet. Planen er, at arbejdsplanen skal anvendes som planlægningsværktøj frem mod budgetlægningen i foråret 2019 for budget 2019/20. Arbejdsplanen fremvises ved afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018, og der planlægges drøftelse om det indbyrdes samarbejde mellem driften og afdelingsbestyrelsen om arbejdsplanen. Arbejdsplanen er vedhæftet. Vedrørende indkøb er der dialog med Bolind om en indkøbsaftale med Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe. I første omgang laves der en prøveaftale indeholdende varmemesterkontorerne i Kildeparken 1-4 samt Lyngparken 1 m.fl. i alt 8 boligafdelinger. I aftalen giver Bolind en prisgaranti, hvis der findes tilsvarende produkter hos konkurrenterne, og samtidig er der ingen binding. ABG vil dog kræve af medarbejderne, at indkøbsaftalen anvendes, forudsat andet er aftalt i samarbejdsaftalen. En lille del af indkøbet er arbejdstøj, der skal ensrettes. Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af ejendomsfunktionærer og pt. driftschefen og en sekretær. Det er fra ledelsens side fastlagt, at de obligatoriske logoer er sorte, og det danner så en ramme for valg af farve til arbejdstøjet. Målet er, at de nye farver anvendes i forbindelse med 75 års jubilæet i Ved afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018 informeres der om status på effektiviseringen i ABG, og til organisationsbestyrelsesmødet den 22. november 2018 forventer vi at have et udkast til det næste nyhedsbrev om effektiviseringen i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe Orientering fra administrationen, O-sag a. Persondataforordning Med henvisning til det særskilte arrangement for Organisationsbestyrelsen med oplægsholder fra BL, som blev afholdt tirsdag den 9. oktober Det var en rigtig god gennemgang og orientering, hvor administrationens administrering af reglerne blev bekræftet. Organisationsbestyrelsen er fortsat ikke enige i reglerne og de begrænsninger, som de giver for beboerdemokratiet. BL udmeldte, at de vil arbejde på at få dette forbedret, hvilket Organisationsbestyrelsen vil afvente tilbagemeldingen på, inden de beslutter sig for yderligere tiltag. På afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018 vil der være en orientering herom. Oversigt over denne orientering vil inden mødet blive lagt på dagsorden. 5

6 b. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt 4. oktober Fra afdelingerne var ialt 22 tilmeldt (repræsenterende 12 afdelinger). Til mødet kom 19 personer, og 3 udeblev. c. Boligbladet Boligbladet er uddelt 23. oktober Der ønskes en tilbagemelding / dialog på mødet Orientering fra administrationen, O-sag a. Persondataforordning Med henvisning til det særskilte arrangement for Organisationsbestyrelsen med oplægsholder fra BL, som blev afholdt tirsdag den 9. oktober Det var en rigtig god gennemgang og orientering, hvor administrationens administrering af reglerne blev bekræftet. Organisationsbestyrelsen er fortsat ikke enige i reglerne og de begrænsninger, som de giver for beboerdemokratiet. BL udmeldte, at de vil arbejde på at få dette forbedret, hvilket Organisationsbestyrelsen vil afvente tilbagemeldingen på, inden de beslutter sig for yderligere tiltag. På afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018 vil der være en orientering herom. Oversigt over denne orientering vil inden mødet blive lagt på dagsorden. 6

7 b. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt 4. oktober Fra afdelingerne var i alt 22 tilmeldt (repræsenterende 12 afdelinger). Til mødet kom 19 personer, og 3 udeblev. c. Boligbladet Boligbladet er uddelt 23. oktober Der ønskes en tilbagemelding / dialog på mødet Fritidsudvalget, E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 17. september Referat herfra er udsendt via mail 4. oktober 2018 Næste ordinære møde afholdes 22. oktober BL orientering, E-sag Ikke udsendt BL informerer nr. 26 af den 4. oktober 2018 vedrørende Praktikpladsoptælling 2018: Hvor mange lærlinge er ansat på jeres byggesager? 7

8 BL-politik Udsendt via mail BL-politik nr. 23 Parallelsamfundsudspillet: Stigende opmærksomhed og pres på politikerne BL-politik nr. 24 "Parallelsamfundsudspillet førstebehandles i dag 9284 Eventuelt, O-sag 9285 Næste møde, O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes 22. november Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 25. oktober 2018 er tilgængelig i Prepare 18. oktober

9 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 25. oktober 2018 er tilgængelig i Prepare 1. november 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 8. november Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 9. november 2018 Lukket del 9287 Eventuelle sager til behandling, E-sag 9