Referat - Afdelingsbestyrelsesmøde Albertslund Syd, gårdhusene. Deltagere:

Transkript

1 Referat - Afdelingsbestyrelsesmøde Albertslund Syd, gårdhusene Dato: 25. februar 2015 Tid: kl. 16:00 18:00 Sted: Bestyrelseslokalet, Stjernens Kvarter 2B Deltagere: Bestyrelse Lars Andersen Annette Arvin Dennis Kragh Eigil Boel Flemming Holm Frank Kunz Hakima Lakhrissi Jannie Stubtoft Karl Neumann Kirsten Rothmann Helge Jønsson Majbritt Brander Niels Petersen Åge Schultz Afbud X Administrationen: Berit Djarling (beboerkoordinator) Anja Kirkeby Repstock (Førstemand) Jesper Rasmussen (byggeudviklingschef) Peter Føhrby Nybom (projektleder) John Hald (afdelingsleder AB Syd) X Dagsorden Punkt 1 Præsentationsrunde (ny projektleder Peter F. Nybom) Mødet blev indledt med en kort præsentation af den ny projektleder på helhedsplanen i gårdhusene i Albertslund Syd og Førstemanden i AB Syd. Peter Føhrby Nybom overtager byggesagen fra Thomas Grage, som har fået nyt job i Københavns Ejendomme. Peter kommer fra en lignende stilling i 1

2 administrationsselskabet KAB, hvor Peter har været ansat siden Anja Kirkeby Repstock er ansat som førstemand i Albertslund Syd. Punkt 2 Valg af ordstyrer Majbritt påtog sig opgaven som ordstyrer på mødet. Punkt 3 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Punkt 4 Udbud af AB Syd kl. 16:10-16: Generel orientering om endelig udbudsstrategi ABs forretningsudvalg besluttede på møde den 5. februar 2015 at indstille AB Syds ønske om et samlede udbud med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud (ØMFT). Indstillingen er på dagsordenen på organisationsbestyrelsesmøde den 12. marts Der orienteres herom. 4.2 Sideordnede udbudspakker Der pågår på nuværende tidspunkt drøftelser med Landsbyggefonden, om hvorvidt støtten til badeværelsesrenovering kan fastsættes alene på grundlag af teknikernes kalkulationer. På den måde kan udbuddet reduceres fra 4 til 3 sideordnede udbud, da badeværelsesrenoveringen udgår og der alene udbydes nye badeværelser. Der orienteres herom på mødet. Bilag: Notat med bilag til Landsbyggefonden blev videresendt til afdelingsbestyrelsen den 23. februar Afdelingsbestyrelsen var umiddelbart ikke interesserede i at undlade udbudspakke 1, da man ikke ville risikere at stå i en situation, hvor man ikke kunne fravælge nye badeværelser. Det kunne ifølge Majbritt ikke afvises, at afdelingen ønskede at bruge de henlagte midler til andre mere nødvendige tiltag, hvis nye badeværelser viste sig væsentlig dyrere end budgetteret. Afdelingsbestyrelsen holdning kom som en overraskelse for Jesper og Peter, da man fra administrationens side var af den klare opfattelse, at AB Syd kun var interesseret i løsningen med nye badeværelse. Det kom endvidere frem på mødet, at flere i afdelingsbestyrelsen havde en forventning om, at der i en bevaring af eksisterende badeværelse (udbudspakke 1) indgik nyt terrændæk, gulvfliser og installationer. Peter kunne dertil oplyse, at eksisterende terrændæk og gulvfliser blev bevaret, og at afløbsinstallationen blev strømpeforet. Langt de fleste udgifter 2

3 til en bevaring af eksisterende badeværelser vil gå til understøtning af eksisterende betondæk/plade. Denne oplysning kom som en stor overraskelse for flere i afdelingsbestyrelsen, som ønskede en redegørelse for de tekniske forhold ved en bevaring af eksisterende badeværelser. Da Wissenberg ikke var til stede og hverken Jesper eller Peter var forberedte på spørgsmål til de økonomiske og tekniske forhold, blev det besluttet, at administrationen skulle anmode Wissenberg om en redegørelse for både de økonomiske og tekniske problemstiller ved en bevarelse af eksisterende badeværelse, før afdelingsbestyrelsen kunne træffe en beslutning. 4.3 Drøftelse af overordnede vægtning i % (ØMFT) Peter kunne oplyse, at administrationen, Wissenberg og Kammeradvokaten på nuværende tidspunkt overvejer, hvorledes vægtning af pris og kvalitative underkriterier skal sammensættes, nu hvor tildelingskriteriet er ændret til ØMFT. Administrationen vil på næstkommende afdelingsbestyrelsesmøde vedrørende helhedsplanen indstille, hvilke kvalitative underkriterier som vil egne sig bedst til udbuddet, samt hvor meget de enkelte underkriterier bør vægtes i %. Punkt 5 Sociale klausuler kl. 16:40-17:00 Notat om sociale klausuler blev fremsendt til afdelingsbestyrelsen den 20. februar Afdelingsbestyrelsen godkendte notatet med få rettelser. Herudover ønskede Majbritt, at notatet blev gransket af en af hendes kontakter i fagforeningen. Majbritt vil senest fredag (uge 9) orientere Jesper eller Peter om udfaldet af granskningen Jesper tilretter notatet, hvorefter notatet indstilles til godkendelse på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde i AB. Punkt 6 Tidsplan kl. 17:00-17: Gennemgang af tidsplan frem til forventede byggestart. Tidsplan af 18. februar 2015 var vedlagt dagsordenen. Der var ingen bemærkninger til tidsplanen. 3

4 6.2 Midlertidig udlejning af genhusningsboliger Administrationen vil på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde indstille, at normal genudlejning af fraflytningsboliger genoptages i en periode for at begrænse lejetabet, og at de ledige boliger tilbydes til beboere via den interne venteliste. Der sikres et tilstrækkeligt antal genhusningsboliger gennem naturlig fraflytning kombineret med et passende antal genhusningsboliger i tomgang. Det kunne hertil oplyses, at gårdhusene har en fraflytningsprocent på ca Udlejning af prøvehuse Administrationen arbejder henimod en snarlig udlejning af prøvehusene via intern venteliste. Administrationen vil indstille, at de første seks prøvehuse udlejes snarest muligt, samt at der i lejekontrakten påpeges, at lejeren skal stille boligen til rådighed ved eventuelle fremvisninger. Herudover skal lejeren gøres opmærksom på, at man ikke undgår en genhusning i forbindelse med gennemførelse af helhedsplanen. Lejeren må derfor påregne en ekstra flytning, som ikke vil dækkes af helhedsplanen. Det vil endvidere indstilles, at prøvehuset i Lærkens Kvt. 15C ikke udlejes i nu, da prøvehuset skal anvendes som reference ved tilbudsudregning og i forbindelse med byggestart. John tilføjede, at de kommende lejere i prøvehusene endvidere må være indforstået med den øgede drift og den eventuelle gene denne måtte medfører. Det vil ifølge John være en stor fordel, hvis driften kendte de kommende beboere. Punkt 7 Beboerforhold - kl. 17:20-17: Orientering fra åbent hus i Lærken 15C Peter kunne oplyse, at åbent hus-arrangementet forløb fint. Beboerne havde meget fokus på de større radiatorer. Herudover var der rigtig mange beboere, som ikke var bevidste om, at man kunne beholde sin nuværende planløsning efter renoveringen. Peter anbefalede derfor, at man enten ved et kommende beboermøde, eller i forbindelse med nyhedsbrevet orienterede om muligheden for at bevare sin nuværende planløsning. Majbritt tilføjede, at beboerne havde fået oplyst dette ved flere lejligheder, men at bestyrelsen gerne ville gentage dette. 4

5 Afdelingsbestyrelsen tog orientering til efterretning. 7.2 Indhold i næste nyhedsbrev Forslag: - Opsamling fra åbent hus i Lærken - Orientering om tidsplan og prækvalifikation - Status på ledningsarbejder Afdelingsbestyrelsen besluttede, at man afventede resultatet af prækvalifikationen, før næste nyhedsbrev udsendes. Indholdet drøftes på et af de kommende afdelingsbestyrelsesmøder vedrørende helhedsplanen. Punkt 8 Overdragelse af units til Albertslund Varmeværk (AV) - kl. 17:30-17:45 Albertlund Varmeværk har tilbudt at overtage opsætning, udskiftning, drift og vedligeholdelse af units. Der orienteres herom. Bilag: Tilbud på overdragelse af units til AV var vedlagt dagsordenen Det er afdelingsbestyrelsen klare holdning, at man ikke ønsker en overdragelse af drift og vedligehold af units til Albertslund Varmeværk. Både John og Michaels umiddelbare vurdering er, at der ikke vil være en økonomisk gevinst forbundet med en overdragelse af units. Dette er dog på nuværende tidspunkt kun et skøn, da der ikke er foretaget en totaløkonomisk beregning. Afdelingsbestyrelsen vil blive orienteret, når der foreligger en totaløkonomisk beregning. En eventuel beslutning om en overdragelse, skal under alle omstændigheder vedtages på et afdelingsmøde, da det vil være forbundet med en huslejekonsekvens. Punkt 9 Eventuelt - kl. 17:45-17:50 Ingen bemærkninger. Punkt 10 Næste møde/møderække - kl. 17:50-18:00 Afdelingsbestyrelsesmøder vedrørende helhedsplanen i AB Syd: - Onsdag den 25. marts 2015, kl. 15:30 18:30 - Onsdag den 15. april 2015, kl. 15:30 17: PFN BO-VEST 5