Sagsnr.: 2010/13540 Dato: Boligselskabernes svar på bemærkninger til deres regnskaber Sagsbehandler: Flemming Byrgesen

Transkript

1 Sagsnr.: 2010/13540 Dato: Sag: Boligselskabernes svar på bemærkninger til deres regnskaber Sagsbehandler: Flemming Byrgesen Teksten i kursiv er identisk med teksten i sagsfremstillingen Sagens kerne BDO Kommunernes Revision afgav i deres gennemgang af boligselskaberne regnskaber en række bemærkninger, som efterfølgende er blevet fremført overfor de enkelte boligselskaber. Der er i redegørelsen lavet en sammenføjning af BDO Kommunernes Revisions bemærkninger og den modtagne reaktion fra boligselskabet. Det skal holdes for øje, at boligselskaberne først tidsmæssigt har mulighed for fuldt ud at efterleve bemærkningerne fra BDO Kommunernes Revision med virkning for regnskabet for Som led i den normale revision/gennemgang af boligselskabsregnskaberne indgår en opfølgning på tidligere afgivne bemærkninger, og således også de bemærkninger, der er afgivet til regnskaberne for 2008/2009. Nedenfor er der for hvert boligselskab en oplistning af BDO Kommunernes Revisions bemærkninger (der refereres til det af BDO Kommunernes Revision udarbejdede 15 siders notat, der var udsendt til behandlingen i Økonomiudvalget den 5. januar 2011 og som findes på sagen) og det af boligselskabet modtagne svar Lejerbo, (regnskab for 1/ /9 2009) BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Lejerbo til efterretning (jf. notatets side 5-9). Herudover indstiller Administrationen, at der knyttes følgende supplerende kommentarer til regnskabet: At Lejerbo for afdelingerne Prøvestenen og Arresøpark og Arresølund-Seniorbofællesskab redegør for konsekvenserne af de nødvendige huslejestigninger, som følge af afvikling af tidligere års underskud, og hvad der gøres for at undgå fremtidige underskud. At Lejerbo for afdelingerne Maglehøj og Arresølund-Seniorbofællesskab redegør for konsekvenserne af den foreslåede revidering af langtidsbudgetterne for planlagt og periodisk vedligeholdelse. Der er fra Lejerbo modtaget følgende svar den 23. februar 2001: 1/8

2 Til Flemming Byrgesen Jeg har desværre ikke været opmærksom på dette brev i rette tid. Det skal jeg beklage. Der har været en del aktivitet omkring Lejerbo, Frederiksværk, som du jo har kendskab til. Særligt i forhold til afdeling 135-0, Maglehøj. Afdeling 135-0, Maglehøj, har vi jo aftalt med kommunens økonomi-udvalg at sætte fokus på en meget aktiv proces i samarbejde med kommunen og Landsbyggefonden. Så jeg vil ikke kommentere denne i forhold til jeres brev, idet konsekvenser de seneste år har jo netop betydet at vi har sat processen med en aktiv vurdering af antallet af lejemål, herunder evt. nedrivning, i gang. For så vidt for de andre andre afdelinger har vi, som også nævnt på mødet i økonomi-udvalget, været opmærksom på afdelingernes udfordringer i forhold til henlæggelser. Med de udlejningsforhold som er gældende er det en proces, at få tilpasset henlæggelserne i forhold til de reelle behov. Denne proces arbejdes der både i administrationen og beboerdemokratiet aktivt med. Dernæst skal jeg meddele, at organisationen har bevilget tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne 024-0, og til dækning af deres underskudssaldi mod at den budgetteret afvikling går til yderligere henlæggelse til planlagt vedligehold. Dermed skulle afdelingerne have et bedre fundament til at modstå fremtidige udfordringer. Du er velkommen til at kontakte mig såfremt du har yderligere spørgsmål. Venlig hilsen Henrik Engstrøm økonomichef Administrationens bemærkning: Med ovenstående vil henlæggelserne i afdeling blive vurderet i forbindelse med næste årsregnskab. Omkring afdeling Maglehøj vil situationen afvente frembringelsen af en helhedsplan for afdelingen. 1.2 Hundested Almennyttige Boligselskab, regnskabsperiode 1/ / BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Hundested Almennyttige Boligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 3-4 og 12-14): 2/8

3 At der i førstkommende årsregnskab foretages berigtigelse i forhold til afdelinger, hvor udgifter i forbindelse med tab ved lejeledighed er afholdt over afdelingsregnskabet. Herudover skal der anmodes om, at det undersøges for afdelingen Lyngvænget, hvorvidt der i tidens løb er foretaget korrekt tilbagebetaling til kommunen via organisationens dispositionsfond for kapitaltilskudslejligheder. Tilsyneladende udviser konto 410 tilskud for kr. og konto 414,3 ingen bogføringer. Der er fra Hundested Almennyttige Boligselskab modtaget følgende svar den 8. marts 2001: 3/8

4 Administrationens bemærkning: HAB vil blive anmodet om fremover at indsætte en note i regnskabet til konto 129, som forklare HABs praksis i forhold til bekendtgørelsens anvisninger. 1.3 Boligselskabet af 1940 i Frederiksværk, regnskabsperiode1/ / BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Boligselskabet af 1940 til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 9-10): At bestyrelsens årsberetning lever op til gældende regelsæt vedrørende afrapportering omkring forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal således årligt jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2 - afrapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den af boligselskabet gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision. Bestyrelsen skal samtidig redegøre for stadet for implementeringen af forvaltningsrevisionen, herunder fastlæggelse af politikker, målsætninger og forretningsgange m.v. Forholdet er ligeledes nævnt i forbindelse med tilsynet for tidligere årsregnskaber. At gældende regelsæt omkring bogføring af udgifter til tab ved lejeledighed efterleves. Forholdet er tidligere nævnt, ligesom boligselskabets besvarelse af 11. februar 2010 udtrykker enighed og efterlevelse fra regnskabsår At tilsynet snarest tilsendes redegørelse for konstateret uoverensstemmelse mellem afdelingernes anførte tilgodehavender og det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. Afdelingsregnskaberne udviser samlet et tilgodehavende, der er ca. 340 t.kr. større end det i organisationsregnskabet anførte skyldige beløb til afdelingerne. At der skal foreligge forklaring til, hvilken betydning de konstaterede differencer har for regnskabsaflæggelsen. Der er fra Boligselskabet af 1940 modtaget følgende svar den 15. februar 2011: 4/8

5 Administrationens bemærkning: Boligselskabet vil blive anmodet om fremover at indsætte en note i regnskabet til konto 307, der præciserer sammenhængen mellem tilgodehavender organisationerne og afdelingerne imellem. 1.4 Den selvejende institution Ældreboliger i Melby, regnskabsperiode 1/ / BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Den selvejende institution Ældreboliger i Melby til efterretning (jf. notatets side 10-11). Herudover indstiller Administrationen, at der knyttes følgende supplerende kommentar til regnskabet: At Den selvejende institution Ældreboliger i Melby redegør for hvordan institutionen vil efterleve lovkravet om udarbejdelse af (brugbare) vedligeholdelsesplaner. Der er fra Den selvejende institution Ældreboliger i Melby modtaget følgende svar den 14. februar 2011: Vedr. godkendelse af årsregnskab 2009 for Den selvejende institution Ældreboliger i Melby Ved brev af 13/ har kommunen i forbindelse med godkendelse af ovennævnte regnskab for 2009 anmodet Boligfonden om at sikre, at lovkravet om udarbejdelse af (brugbare) vedligeholdelsesplaner efterleves. I denne forbindelse har kommunen anmodet om en plan for efterlevelsen af dette krav. I denne anledning skal man oplyse, at man i bestyrelsens møde den 20/ har indgået aftale med ingeniørselskabet Fruergaard Larsen A/S, Hillerød, om udarbejdelse af en 10-årig vedligeholdelsesplan for perioden i overensstemmelse med de i lovgivningen fastsatte krav på dette område. Med venlig hilsen Niels Theisler Administrator Administrationens bemærkninger: Ingen yderligere bemærkninger. 1.5 Ølsted Andelsboligforening, regnskabsperiode 1/ / BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Ølsted Andelsboligforening til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 11-12): At der foretages berigtigelse i relation til udgift kr. til tab ved lejeledighed, som er afholdt over afdelingsregnskabet mod rettelig via boligorganisationens dispositionsfond. 5/8

6 Der er fra Ølsted Andelsboligforening modtaget følgende svar den 15. februar 2011: Administrationens bemærkninger: Ingen yderligere bemærkninger. 1.6 Halsnæs Boligselskab, regnskabsperiode 1/ / BDO Kommunernes Revision anbefaler, at Byrådet tager regnskabet for Halsnæs Boligselskab til efterretning under forudsætning af (jf. notatets side 14-15): At regelsættets bestemmelser omkring forvaltningsrevision fremadrettet efterleves, hvilket er ensbetydende med, at boligselskabets bestyrelse, jfr. driftsbekendtgørelsens 70 stk. 2, skal rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte obligatoriske forvaltningsrevision, såvel vedrørende organisation som afdeling. At boligselskabets bestyrelse foranlediger, at selskabets revisor fremadrettet redegør nærmere for forvaltningsrevisionen - jfr. 95 stk. 5 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. herunder de lokalt fastlagte målsætninger og evalueringer herpå. At revisor beskriver og tydeliggør den foretagne forvaltningsrevision i form af konkretisering af boligorganisationens opstillede mål, og en beskrivelse af, i hvilket omfang resultaterne lever op til de - i fastsatte handlingsplaner - beskrevne målsætninger, samt en vurdering af, om de i planerne beskrevne fremgangsmåder til, hvordan målsætningerne bliver opfyldt, er tilstrækkeligt hensigtsmæssige. Revisor skal afsluttende konkludere, hvorvidt boligselskabet efter revisors opfattelse lever op til kravene om 6/8

7 sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring, samt om lovgivningens krav om forvaltningsrevision vurderes at være opfyldt. Der er fra Halsnæs Boligselskab modtaget følgende svar den 3. marts 2011: Til Flemming Byrgesen Jeg skal beklage, at I ikke har fået svar på jeres henvendelse vedrørende betinget godkendelse af regnskab for ovenstående selskab. Som svar på jeres henvendelse kan jeg meddele, at vi i forbindelse med dokumentationspakken for almene boligselskaber er i gang med at indfører god selskabsskik i samtlige boligselskaber vi administrere. Det er en meget omfattende pakke indeholdende blandt andet opfølgning på forvaltningsrevisionen og retningslinier for, hvordan det føres ud i livet. Punktet vil snarest muligt blive taget op på organisationsbestyrelsesmødet i Halsnæs Boligselskab. Det er vores opfattelse, at dette vil i mødekomme de i brev af 13. Januar 2011 anførte betingelser. Skulle du have yderligere spørgsmål eller bemærkninger er du meget velkommen til at kontakte mig på ovenstående mail eller tlf Med venlig hilsen Ulrik Breidahl Chefkonsulent Administrationens bemærkning: Boligkontoret Danmark, som administrerer Halsnæs Boligselskab, fik til sidste års regnskab også en bemærkning omkring manglende opfyldelse af reglerne for forvaltningsrevision. Dels er der med ovenstående erkendelse af behovet for et struktureret system til håndtering af forvaltningsrevisionen (sidste år var Boligkontoret Danmarks revision overvejende af den opfattelse, at reglerne om forvaltningsrevision var overholdt og ønskede et opklarende møde om forholdet), dels er den generelle standard af regnskabsmaterialet forøget (færre punkter), og endelig er afdelingen veldrevet, hvilket samstemmende giver BDO Kommunernes Revision og administrationen baggrund for alene at afvente det kommende årsregnskab, hvor afrapporteringen af forvaltningsrevisionen vil blive iagttaget. Lov- og plangrundlag Lov om almene boliger Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Konsekvenser for miljø og sundhed 7/8

8 Høring, dialog og formidling Konsekvenser for kulturarven Økonomi og afledt drift Personaleforhold 8/8