Vejledning i at oprette sikker adresse. August 2019

Transkript

1 Vejledning i at oprette sikker adresse August 2019

2 Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal oprette en sikker adresse i Digital Post. Du skal have en af følgende roller i systemet: Administrator Superadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter en sikker adresse i Digital Post. Hvad skal være på plads, inden du går i gang? Det er en fordel, hvis du har fundet det certifikat, du vil knytte til en sikker adresse, inden du går i gang med at oprette adressen. Du kan finde certifikater på: Side 2 af 13

3 Indhold 1. Introduktion til at oprette sikker adresse Hvad er en sikker adresse i Digital Post Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker adresse 4 2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker adresse 5 3. Opret sikker adresse Trin 1: Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside Trin 2: Log ind og vælg faneblad Trin 3: Opret adresse 9 4. Hvor kan du læse mere? Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Bilag Eksempel på emnefelt i retursvar 12 Side 3 af 13

4 1. Introduktion til at oprette sikker adresse Nedenfor får du en kort introduktion til at oprette en sikker adresse i Digital Post. 1.1 Hvad er en sikker adresse i Digital Post Myndigheder kan sende Digital Post til borgere og virksomheder via sikre adresser, og de kan modtage meddelelser fra borgere og virksomheder, der videresendes fra Digital Post til myndighedens sikre adresse. 1.2 Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker adresse Når du opretter en sikker adresse, skal du tilknytte et offentligt certifikat (offentlig nøgle). Når du uploader certifikater til Digital Post, fungerer de som en nøgle, som Digital Post låser borgerens besked med. Modtageren med den sikre adresse har en privat nøgle, der matcher og kan låse beskeden op. Flere myndigheder har flyttet distributionen af post ud af Digital Post. I stedet bliver posten distribueret via myndighedens input management/mailfordelingssystemer. Systemerne sender posten videre til en adresse i myndigheden på basis af et postkasse-id (og evt. emne-id), der er oprettet i Digital Post. På den måde kan myndigheden nøjes med én sikker adresse i Digital Post. Side 4 af 13

5 2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker e- mailadresse I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen, når du skal oprette en sikker adresse. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside Du har nu fundet det certifikat, som du vil knytte til e- mailadressen Kapitel Log ind på Administrationsportalen og vælg fanebladet Kontaktmuligheder og underfanebladet adresser Du kan nu oprette en sikker adresse 3 Opret adresse Du har nu knyttet en sikker adresse til Digital Post Kapitel 3.2 Kapitel 3.3 Side 5 af 13

6 3. Opret sikker adresse Du kan oprette en sikker adresse på Administrationsportalen. Nedenfor får du en trin for trin guide til, hvordan du opretter en sikker adresse. 3.1 Trin 1: Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside Indtast navnet på den sikre adresse, du vil finde et certifikat til Klik på Søg Du får nu vist certifikater, du kan knytte til adressen. Side 6 af 13

7 Klik på Hent certifikat for at downloade certifikatet til en mappe på et drev. Det er vigtigt, at du gemmer certifikatet i base 64-format. Du er nu klar til at uploade certifikatet til Digital Post. Side 7 af 13

8 3.2 Trin 2: Log ind og vælg faneblad Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator eller Superadministrator. Du finder Administrationsportalen her: Vælg fanebladet Kontaktmuligheder Vælg underfanebladet adresser Klik på Opret ny adresse. Dialogboksen Opret adresse kommer frem. Side 8 af 13

9 3.3 Trin 3: Opret adresse Upload certifikatet i Digital Post. Indtast den adresse, meddelelsen skal sendes til. Sæt flueben i feltet Automatisk generering af svartitel. Indstillingen betyder, at der automatisk dannes en titel i emnelinjen i et retursvar til en borger eller virksomhed. Du kan se et eksempel i bilaget. Indtast kontaktperson og adresse. I bør anvende en fællespostkasse og et fællesnummer, da kontaktdata let forældes. Klik på OK. Du har nu oprettet en sikker adresse i Digital Post. Side 9 af 13

10 4. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på: Side 10 af 13

11 5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår løbende alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Februar Vejledningen var tidligere en del af vejledningen om at oprette postkasser i Digital Post. Flyttet til ny skabelon August Side 11 af 13

12 6. Bilag Eksempel på emnefelt i retursvar I bilaget kan du se et eksempel på, hvordan titlen i emnelinjen i et retursvar via fx Outlook kan se ud. Eksempel på titel i emnefeltet i et retursvar En sagsbehandler i Næstved Kommune har modtaget en meddelelse i Outlook sendt til postkassen Byggesager. Emnelinjen i den modtagne mail består af følgende elementer: Postkassenavn Byggesager + kode [AutoTitel=22 ] + Borgerens emnetitel Tilbygning af carport Sagsbehandleren i Næstved Kommune svarer via Outlook. Der er nu følgende muligheder: Hvis sagsbehandlerne lader den tekst stå, som stod i emnelinjen, da mailen blev modtaget, vil Digital Post fjerne teksten og indsætte en automatisk svartitel. Hvis sagsbehandleren skifter teksten i emnelinjen ud med egen svartitel, lader Digital Post sagsbehandlerens tekst stå. Side 12 af 13

13 Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 13 af 13