HILSEN TIL SÆLGER. Opret din egen jul /brev

Transkript

1 HILSEN TIL SÆLGER Opret din egen jul /brev

2 INDHOLD Indhold Indledning 2 Opret din egen mail/brev 3 Rediger dokument 4 Rediger mail 5 Send din mail til sælger 6 Mail/brev til køber og andre personer 8

3 INDLEDNING Opret din helt egen julehilsen eller eventmail i C&B systemet. Send en personlig julehilsen til dine sælgere, eller inviter til en event i forretningen. Tidligere julebrev kan IKKE genbruges. Skulle du allerede have et julebrev, skal du være opmærksom på, om det ligger i gammel eller ny flet. Gammel flet - Der ligger dokumentet i den blå filmappe. Ny flet - Der er flueben i ny flet og du redigere dokumentet og mail skabelonen. Hvis det er gammel flet, skal du IKKE arbejde videre på det, men oprette et nyt, i ny flet, i henhold til vejledningen her. 2

4 OPRET DIN EGEN MAIL/BREV Det anbefales, at du tager kopi af et eksisterende dokument, med samme modtager som du ønsker, at din mail/brev skal sendes til. F.eks. hvis du vil sende en julehilsen til dine sælger, kan du vælge at kopiere et tomt brev til din sælger. Under Faste Oplysninger/Dokumenter finder du det dokument, du vil kopiere fra. Eksempel: Jul /brev til din sælger : Marker dokumentet Tomt brev til sælger. Du kan med fordel søge i søgefeltet. Skriv evt. tomt 2 2: Sikre dig at dokumentet tilhører C&B (butik). Marker dokumentet og klik på Kopier. 3: Navn Giv dit dokument et navn, så det er genkendeligt, når det skal udsøges f.eks. julehilsen205.rtf HUSK at beholde.rtf 4: Emne Skriv evt. en tekst i emnelinjen, så vil den fremgå i emnelinjen på din mail : Modtager (Mail til) Her er der allerede valgt en aktør som skal modtage mailen/brevet. Når man har valgt Tomt brev til sælger, er det sælger, der flettes som modtager etc. 5 Når ovenstående er sat op, kan du redigere dokumentet og mailen. 6: Tryk Rediger dokument for at redigere brevskabelonen og Rediger mail for at redigere mailskabelonen. 3

5 REDIGER DOKUMENT Tryk Rediger dokument for at redigere brevskabelonen (se side 3) : Modtager - brevskabelonen har flettefeltet ModtagerBrev, der fletter modtageren af mailen/brevet 2: Overskrift Brev skabelonen har flettefeltet OverskriftLinie, som fletter en overskrift i brevet, med adresse m.m.. 3: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 for at redigere tekstfeltet. 4: Når du har trykket F2, kan du redigere din tekst. 2 OBS - Kopier aldrig fra Word og direkte over i C&B, tekst skal forinden over en notesblok, for at blive renset. 3 Skabelonen har afslutningstekst med flettefelter, som du kan vælge at benytte eller slette. OBS - Når du sletter tekst med flettefelter skal hele flettefeltet markeres og derefter kan du trykke delete. Benyt IKKE Backspace. 5: Til højre kan du se flettefelter som du evt. kan benytte. Markér det flettefelt, du skal benytte og tryk Indsæt forneden. 4 Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana/0 Marker evt. teksten og vælg skrifttype og str. sså det ensrettes. 5 Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk. HUSK Tryk anvend for at gemme 4

6 REDIGER MAIL Tryk Rediger mail for at redigere mailskabelonen (se side 3) Mail skabelon - her benyttes som udgangspunkt kun brødtekst : I mailskabelonen benyttes Titel, Overskrift, Bokstekst ikke som udgangspunkt. Modtager af din mail vil få en overskrift med adresse m.m., idet der flettes fra sagen automatisk. Det er Brødteksten som skal redigeres. 2: Brødtekst Her tilføjer du din egen tekst. Tryk F2 for at redigere tekstfeltet. Du kan overføre brødtekst fra brevopsætningen, ved at trykke på Overfør brødtekst fra brev opsætning OBS - Signatur flettefelt Signatur skal herefter indsættes igen. Skabelonen har afslutningstekst med flettefelter, som du kan vælge at benytte eller slette. OBS - Når du sletter tekst med flettefelter skal hele flettefeltet markeres og derefter kan du trykke delete. Benyt IKKE Backspace. 3: Til højre kan du se flettefelter som du evt. kan benytte. Marker det flettefelt, du skal benytte og tryk Indsæt forneden. Skabelonen er sat op til skrifttype Verdana/0 Marker evt. teksten og vælg skrifttype og str. Så det ensrettes. Når du har redigeret færdigt, tryk Gem/Luk 2 3 HUSK Tryk anvend for at gemme 5

7 SEND DIN MAIL TIL SÆLGER Send jul /brev ud til dine sælgere Når du har oprettet din egen julehilsen, anbefales det at du tester det inden det sendes ud til dine sælgere. : Du tester på følgende måde: Marker en sag, og vælg Udskriv HUSK PRIK i Rediger Find dokumentet på listen og Tryk ok Du får nu dokumentet op på skærmen, så du kan læse det igennem. Hvis der er rettelser, skal du huske både at redigere dokument og mail, samt teste det igen. Når mailen/brevet er, som du ønsker, kan du sende det til flere på en gang. 2: For at sende din julehilsen til dine sælgere på en gang, skal du gøre følgende: Marker de sager hvor dine sælgere skal have en julehilsen. 2 3: Tryk på Udskriv, og vælg Udskriv/Send mail, så sendes der mail til dem der har mailadresse og danner et brev til dem, der har postadresse. HUSK PRIK i Udskriv/Send mail 3 6

8 4: Vælg dit dokument - Søg i søgefeltet efter det navn du gav dokumentet, marker dokumentet og tryk ok. OBS - Du kan se afsendte mails under Kommunikation / , samt på personerne. 4 For yderligere informationer vedr. egne dokumenter som mail og breve, henvises til vejledningen Opret egne dokumenter. 7

9 MAIL/BREV TIL KØBER OG ANDRE PERSONER Opret mail/brev til personer fra persondatabasen Mail/brev til dine købere Vejledningen er udarbejdet med henblik på at du sender en mail/brev til dine sælgere. Men der er selvfølgelig også mulighed for at sende til dine købere etc. fra sagerne. Vælg at kopiere fra et brev hvor det f.eks. er køber der er modtaget, som Tomt brev til køber. Fremgangsmåden er herefter som oplyst ovenfor, hvor man markere sager, med købere der skal have mailen/brevet. Mail/brev til andre personer Du kan også oprette en mail/brev der kan sendes ud fra persondatabasen. Her vælger du at kopiere fra Tomt brev til Personbasen, og følger vejledningen. OBS - En lille forskel, her markerer du personer fra persondatabasen, der skal have mailen/brevet og IKKE sagerne. 8

10 C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé Taastrup Support Telefon: support@cb.dk