Beboerforeningen Morbærhaven Referat AB møde

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 3. januar 2013 klokken 19:15 på beboerkontoret Til stede: CF, MJM, KDP, BL, PTX, MM, LM Afbud: MDT Fravær: KA Gæster: Torben, Eva 17-36, Johan fra E-gain Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. : På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Referat 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: MJM, Referent: MM 2. Godkendelse af dagsorden Pkt. 11 tages først Derefter kan vi prioritere i punkterne 3. Godkendelse af referat fra 6. december 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Støjjustering i festlokalet (MJM) De sidste installationer mangler b. Telefonanlæg/Aftale med Bolignet (MJM) Pkt 13 på dagsordenen 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Der har været to mennesker i blåt arbejdstøj forbi, og har ringet på for at udskifte en cylinder, der efter deres udsagn, var forkert. Dette var ikke fra AUB. Vi ved ikke hvorfor cylinderen blev udskiftet, men vi har sat ny cylinder i. Gårdmænd der skal udskifte cylindere skal selv kunne låse cylinderen op, da de har en hovednøgle. Må gerne meldes ud på FB i Fiset og på Netfiset. Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 1 af 7

2 Det har været en stille og rolig nytårsaften. Ingen afbrændte containere og et enkelt forsøg på indbrud. Der er ansat en ny mand. b. AUB Intet nyt c. Kassereren Der har været status på Hønen i går. Det sidste af gælden bliver afdraget i januar. d. Udvalg Byggesagsudvalget har holdt møde. Der er møde igen tirsdag den 15. klokken 19:00 på administrationen. Der arbejdes på udbudsmateriale til ansættelse af den rådgivende ingeniør. 6. Post og meddelelser Orientering Tobias/motionsgruppen ønsker adgang til nøglecomputeren Dette kan teknisk set ikke lade sig gøre. EJ vil gerne fortsætte indtil en ny kan blive oplært. Hun går straks i gang med at oplære PTX. Tobias skal have et svar. Nøgleudvalget står for det KA Fit Club i fællessalen Karin Det er fedt at Karin vil gøre en indsats. Faren er at hun gerne vil sælge Herbalife, og aktiviteterne må ikke blive et salgsmøde for dem. Salg i fællessalen må ikke finde sted, og tilladelsen vil blive inddraget hvis det finder sted. For at få en fast nøgle skal hun oprette en gruppe. Brev fra BK Bille har svaret Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 2 af 7

3 BL har sagt sin lejlighed op, og vil derfor gerne stoppe i AB. Lejligheden er opsagt pr. 15. februar. Kontorudvalg og kontaktperson bliver sat på til næste møde. 7. Anke af advarsel fra Hønen Anke af Evas advarsel fra Hønen sendt på mail 28/12 kl. 13:28 Hønen lader til ikke at have givet de fulde oplysninger til Datatilsynet (at Hønen hører under BF), og den tavshedspligt hønen mener datatilsynet har foreskrevet holder ikke, ifølge den samtale KA har haft med datatilsynet. Hønen har ikke givet den skriftlige besked lovet til Eva. Skal AB give medhold i anken? Imod 0 Blank 1 For 6 Advarslen er trukket tilbage. MJM skriver til info@hoenen.dk 8. Nedlæggelse af Kæledyrsgruppen (MM) På december FM blev det besluttet at nedlægge Kæledyrsgruppen BFs vedtægter 26 dikterer at vi skal behandle det på dette møde, med henblik på endelig nedlæggelse på februar FM. Kæledyrsgruppen indstilles hermed til nedlæggelse. Vedtaget 9. Det Sædvanlige Fis" på Beboerkontoret (LM) Del 1: Skal vi genoprette arkivet over det DSF på beboerkontoret? I gamle dage - ja jeg ved det godt, men alligevel - blev et nummer af DSF arkiveret i A5- chategue og lagt i A5-mapper, som kan se i baglokalet, denne procedure er på et eller andet tidspunkt stoppet og DSF ligger nu på hylderne rundt omkring og jeg tror ikke at der er nogen der ved om vi har dem alle. Servicemedarbejderen syntes at det er en god ide at genoptage den. De numre der mangler på kontoret kan i stor grad rekvireres på fiset. Servicemedarbejderen må meget gerne gennemgå mapperne for hvad der mangler, og give en tilbagemelding til MJM, så kan restoplagsarkivet gennemgås. Plastikmapper og ringbind indkøbes af kontorudvalget Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 3 af 7

4 Del 2: Må hele eller dele af arkivet fjernes fra beboerkontoret? Hønen har taget flere års DSF op på Hønen for at gennemlæse referater af FM og GF i forhold til sagen om de , men kan vi være sikre på at de kommer tilbage? Igen kan jeg kun påpege at i gamle dage måtte de ikke fjernes fra beboerkontoret, men man måtte meget gerne sidde i kontorets åbningstid og gennemlæse dem. Samlingen skal ikke fjernes fra kontoret. Hønen henter stadig frit ting på kontoret udenfor åbningstid. Dette skulle Hønen ikke længere gøre. Skal vi evt. lukke for Hønens nøgler? Vi indstiller til hønen at de kun kommer i åbningstiden, og sætter et punkt om opsupplering af køkkenet på til næste møde Dette bare for at få præciseret AB's holdning til om vi på beboerkontoret ønsker at opretholde et arkiv over DSF 10.Ansøgning om dispensation fra kæledyrsreglementet (MM) Se mail fra 15/ klokken 15:17 Hunden er født, og derfor anskaffet, efter ordensreglerne indførte et stop for muskelhunde. Dette gjort i ordensreglerne pr. 1/ AB vælger enstemmigt at afvise at dispensere fra ordensreglerne. MM skriver til ansøgeren angående afslaget 11.E-gain (MJM) E-gain tilbyder et system som styrer varmen baseret på vejrprognoser. Det giver på sigt en varmebesparelse og under visse omstændigheder en jævnere temperatur i lejlighederne. Installationen koster ca kr. Beslutter vi os er hele det afsatte beløb til "beboerønsker" for 2013 opbrugt allerede ved årets start. MJM og Johan kom med et kort oplæg, og vi fik en lille film vist fra E-gain. E-gain er i gang med at få en dansk stab på plads, og har allerede en del kunder rundt omkring i Danmark. Vi vil få et tilskud fra Kommunen, i forhold til hvor meget vi sparer. En vurdering af boligernes tilstand skal indgå i beregningerne. Når vi har gennemgået istandsættelsen, vil udregningerne skulle foretages. Dette vil ikke koste ekstra. Papirerne er sendt ind til KKIK, for at se hvordan vi skal forholde os i forhold til det Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 4 af 7

5 kommunale tilskud. Skal de sendes ud på beboernes varmeregning, eller kan det beholdes i AUB. Vi afventer svar fra AUB, før vi kan tage en beslutning vedrørende finansieringen, og dermed en endelig beslutning. Torben, MJM og KKIK arbejder videre med projektet. 12. Ændring af vedtægter (MM og MJM) Sandra fra KKIK har gjort opmærksom på, at der er en uhensigtsmæssig formulering i vores ordensregler, citat: "I 2g står at lejemål kan opsiges. Det er rigtig vigtigt i får ændret det til ophævelse/opsigelse. Jf. jeres ordensreglement stiller i lejer bedre end loven og vi kan tabe alle vores husdyrsager på den forbedring." Det er kun generalforsamlingen, som kan ændre vores ordensregler, men det er så heldigt, at vi allerede har besluttet, at fællesmødet i februar skal indkaldes som en ekstraordinær generalforsamling af hensyn til muligheden for at indmelde Morbærhaven i det nye Kollegienetværk. Så: Skal AB stille forslaget som foreslået af Sandra? Som udløber af pkt. 9 på dagsordenen, har Poul H Sørensen påpeget at det kan være hensigtsmæssigt at skrive ind i slutningen af ordensreglerne, at disse ordensregler erstatter tidligere versioner, men de tidligere ordensregler stadig er gældende for forhold der er fundet sted mens disse var gældende. Dette er ifølge Poul ikke en betingelse for at de gamle ordensregler stadig er gældende, det bør de være under alle omstændigheder. Dette er blot en klargøring, og en sikring så intet kan misforstås, også i tilfældet af en retssag. I samme omgang mener Poul at det vil være formålstjenligt at lægge tidligere udgaver af ordensreglerne op på hjemmesiden. Vedtaget 13.Internt telefonsysten og evt. opsigelse af Bolignet (MJM) Vi betaler hvert kvartal kr. for driften af vores telefonsystem og det er administrationens indtryk, at kun ganske få beboere benytter det. Skal vi bare indstille til fællesmødet, at kontrakten opsiges og/eller skal vi lave en spørgeskemaundersøgelse for at finde ud af, hvor mange der bruger skidtet? Vi kan ikke selv tage den endelige beslutning. Der er mulighed for TDC-adgang i lejlighederne, så der kan konverteres ved aftale med Torben. AB indstiller til FM at få Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 5 af 7

6 lukket systemet. Vi kan evt. tilbyde at betale en oprettelse for de der har en aktiv Bolignet-konto. Torben undersøger hvor mange aktive konti der er. 14.TV2 og TV3 situationen (MJM) Se min mail hvor jeg giver referat af mødet med Boxer, sendt 11. december. Skal vi medtage TV3 i TV-afstemningen og evt. TV2? Der er udfordringer med BOXER, og der er en hvis frygt for at vi vil få en parabolskov, hvis vi går over til at BOXER overtager systemet. Vi har før arbejdet med andre udbydere, og her har vi andre problemer. Grundpakken hos f.eks. YouSee koster kr. Grundpakken hos BOXER ligger i nabolaget kr. TV3 og TV2 bliver udbudt i betalingspakken til afstemning. Vi må herefter revidere vedtægterne ifølge afstemningens resultat. Bliver sat på på februar FM/GF Radio- TV udvalget må meget gerne se på hvad mulighederne er med andre udbydere i forbindelse med at BOXER ønsker at opsige aftalen. 15.Kontrakt for adgang til at bruge Morbærhavens ladestandere (MJM) Debat Nu hvor ladestanderne endelig er kommet skal vi have nogle regler for, hvordan de kan/skal bruges. Det må være fællesmødets endelige beslutning, derfor har jeg blot sat det på som debat. Mit forslag til kontrakt er vedhæftet i PDF-format. Skudt til næste møde 16.Tilladelse til at byggesagsudvalget kan træffe økonomiske dispositioner (MJM) Tilladelse ønskes i de tilfælde, hvor afholdelse af en lille udgift kan forebygge en større udgift. Eksempelvis advokatbistand i forb. med udarbejdelse af udbudsmateriale. Desuden ønsker byggesagsudvalget at hyre et landmålerfirma til opmåle Morbærhavens og dens bygninger nøjagtigt. Desuden ønskes tilladelse til at vi kan trykke løbesedler og andre tryksager i forbindelse med forberedelserne af renoveringen. De to udgifter på landmåler og på advokaten hører under AUB, udgifter til f.eks. tryksager kommer under BF. Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 6 af 7

7 17.Tilladelse til at haveudvalget bruger ca kr. af ABs rammebevilling til spørgeskemaundersøgelse om beboernes ønsker for Morbærhavens haver. (MJM) Der vil blive spurgt til havernes karakter og deres vedligehold. 18.Næste møde Næste møde er 17. januar klokken 19:15. Deadline for punkter til mødet er 10. januar 19.Eventuelt Intet nyt 20.Evaluering Møde påbegyndt 19:19 afsluttet 21:50 Lars Munter* (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 7 af 7