Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 1/2019 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 1/2019 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-19:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Per Nørhave (hjpen) O Klaus Hansen (hjkh) V Per Flor (pefl) A Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Torben Lollike (tlo) B Britta Nielsen (hjbrni) F Henrik Kjær (henkj) Ø Finn Andersen (hjfian) C Fraværende Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 8. januar Drøftelse af bindende kommunale folkeafstemninger ift. kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken Tilgang til turismestrategi Erhvervspolitik Delegationsplan for Økonomiudvalget Integrationsprisen Handicappris Budgetproces for Budget Revideret økonomisk politik Social investeringsfond Tids- og procesplan - Udbuds- og Indkøbspolitik Ringsted Kommunes brug af konsulenter Frigivelse af anlægsbevilling til etablering af flere 0-2 års pladser (BUU, PBU) Kombinationstilbud til forældre med skæve arbejdstider (BUU) Reviderede mål- og indholdsbeskrivelser for SFO i Ringsted Kommune (BUU) Forslag om ændring af betalingsfrekvens for aften/natpasning i dagtilbud (BUU) Frivilligprisen 2019 (KFU) Årets foreningsleder 2019 (KFU) Støtte til etablering af biograf (KFU) Anlægsbevilling til trafikundersøgelse af Nordre Ringvej fra Roskildevej til Klostervangen (genoptaget) (KMU) Optagelse af private fællesveje Benløse Parken og Ludvig Holbergsvej (KMU) Orientering om ny tidsplan for Nørregades færdiggørelse (KMU) Busbetjening i forbindelse med Ringsted Sundhedshus (KMU, PBU, ÆGU, SAMU) Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til etablering af FGU uddannelse på Campusskolen (PBU, BUU, SAMU) Status på og prioritering af indsatser under Områdefornyelse af Ringsted Bymidte (PBU) Proces for navngivning af Erhvervsområde ved Jordemodervej (PBU) Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til delprojekter genopretning 2019 (PBU) Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til ESCO, årspulje 2019 (PBU) Omplacering af anlægsbevilling til renovering af tag på Dagmarskolen (PBU) Budgettvist, Boligselskabet Sjælland, afdeling (PBU) Optimering af ejendomsporteføljen (PBU) Orientering om resultat af gennemført rengøringsudbud (PBU) Demensstrategi (ÆGU) Udmøntning af Værdighedspuljemidler 2019 (ÆGU) Orientering om brug af akutstuer og midlertidige pladser (ÆGU) Årsberetning 2017 fra Dansk Patientsikkerhedsdatabase (SAMU, ÆGU) Danmarkskortet over fejl i klagesager ved Ankestyrelsen (SAMU, ÆGU, BUU) Orientering om eksterne projekter på beskæftigelsesområdet 12/2018 (SAMU) Orientering fra borgmester og direktion januar

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 8. januar 2019 Åben sag Sagsid: 17/24254 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

4 Side 3 2. Drøftelse af bindende kommunale folkeafstemninger ift. kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken Åben sag Sagsid: 18/11790 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag lægges der op til drøftelse af, hvorvidt muligheden for bindende folkeafstemninger skal blive en del af kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken som besluttet af Byrådet den 12. november Beskrivelse af sagen Den 1. juli 2018 trådte en ændring af den kommunale styrelseslov i kraft med en indførelse af 9b-9d om bindende kommunale folkeafstemninger. Ændringen bevirker, at det nu er muligt for Byrådet at udskrive bindende kommunale folkeafstemninger. Den 12. november 2018 ændrede Byrådet forretningsordenen som konsekvens af lovændringen. På samme møde godkendte Byrådet Ringsted Kommunes nye kommunikations- og borgerinddragelsespolitik (bilag 1) med bemærkning om, at Økonomiudvalget efterfølgende skulle drøfte, hvorvidt muligheden for bindende folkeafstemninger skal blive en del af politikken. Bindende kommunale folkeafstemninger Kommunalbestyrelsen kan udskrive en bindende kommunal folkeafstemning om beslutninger, som kommunalbestyrelsen træffer i kommunale sager, dvs. sager, som falder inden for kommunalbestyrelsens kompetence at drøfte i kommunalbestyrelsen. At en sag falder inden for kommunalbestyrelsens kompetence, kan følge af skreven lov eller af de uskrevne retsgrundsætninger om kommunernes opgavevaretagelse (kommunalfuldmagtsreglerne). Reglerne indebærer, at der f.eks. kan afholdes bindende kommunale folkeafstemninger om en beslutning om placering af et nyt plejehjem eller andre kommunale institutioner, en beslutning om skolelukning, en beslutning om at overlade det til andre aktører end kommunen at udføre opgaver på beskæftigelsesområdet, en beslutning om, at andre kommuner kan foretage vielser i kommunen, en beslutning om indsendelse af en ansøgning til Økonomi- og Indenrigsministeriet om opdeling eller sammenlægning af kommuner osv. Borgerinddragelse i Ringsted Kommune

5 Side 4 Borgerinddragelse i Ringsted Kommunen handler kort sagt om at inddrage borgerne i de kommunale beslutningsprocesser og projekter. I Ringsted Kommune har vi en bred definition af, hvem borgerne er. Borgerne er både brugere af kommunens ydelser og deres pårørende, borgere i al almindelighed, foreninger, erhvervsliv, interesseorganisationer og andre i Ringsted Kommunes omverden, som kan være relevante at inddrage i et givent projekt eller beslutningsproces. Selvom vi benytter en bred definition af termen borgere, betyder det ikke, at vi inddrager samtlige borgere, foreninger eller virksomheder, hver gang vi arbejder med borgerinddragelse. Vi inddrager de interessenter, der er relevante for det konkrete projekt eller den konkrete beslutningsproces. Der kan ikke opstilles klare rammer for, hvornår et projekt eller område egner sig til borgerinddragelse. Det afhænger både af projektets/områdets karakter, hvilke politiske prioriteter, der ligger til grund for projektet/området samt hvad man ønsker at få ud af inddragelsen. Ringsted Kommune arbejder med borgerinddragelse i en lang række sager og projekter. Ringsted Kommune anvender den såkaldte medbestemmelsestrappe som værktøj i planlægning, forventningsafstemning, gennemførelse og kommunikation i borgerinddragelsen. Medbestemmelsestrappen består af fem niveauer, hvor borgernes mulighed for inddragelse, medbestemmelse og beslutningskraft varierer: Information Høring Dialog Indflydelse Medbestemmelse Nogle af kerneovervejelserne forud for borgerinddragelsen kan altså gå på: Er projektet/sagen egnet til borgerinddragelse og på hvilket niveau? Hvilken karakter har sagen/projektet og hvilken fase er vi i? Har vi brug for input tidligt i en idéfase eller vi vil gerne have borgernes input og mening senere i processen, når der fx er forskellige modeller at vurdere og vælge imellem? Hvilken styring ønskes der fra Byrådet at sagen/projektet besluttes direkte ved afstemning i udvalg/byråd eller at sagen/projektet udvikles, gennemføres og besluttes af en gruppe borgere, som er tæt på eller har særligt kendskab til sagen/området? Inddragelse og høring Ingen Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at borgerinddragelse ofte gennemføres med en mindre gruppe af borgere i et udviklingsperspektiv eller ved at en gruppe borgere får helt konkret medbestemmelse over en beslutning eller et projekt. En bindende kommunal folkeafstemning giver derimod mulighed for, at Byrådet kan beslutte at give alle kommunens borgere mulighed for at stemme om en beslutning truffet i Byrådet. På den måde kan en bindende folkeafstemning siges at være den ultimative medbestemmelse, og dermed er en bindende folkeafstemning efter administrationens vurdering omfattet af medbestemmelsestrappen, da medbestemmelsestrappen i Ringsted Kommunes kommunikations- og borgerinddragelsespolitik ikke indeholder alle metoder, tilgange og muligheder på de enkelte niveauer, men beskriver de fem niveauer overordnet.

6 Side 5 Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget drøfter om bindende kommunale folkeafstemninger skal blive en del af kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken. Beslutning i Økonomiudvalget den Bindende folkeafstemninger skrives ind i kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken som en del af medbestemmelsestrappen.

7 Side 6 3. Tilgang til turismestrategi Åben sag Sagsid: 18/8643 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Indledning Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Økonomiudvalget tage stilling til fremtidig turismestrategi for Ringsted Kommune set i lyset af den nye lov om erhvervsfremme, der blev vedtaget den 13. december Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede i juni 2018 at afvente den nye lov om erhvervsfremme før der arbejdes videre med en turismestrategi for Ringsted Kommune som opfølgning på hensigtserklæringen i budgetforliget for Den nye lov om erhvervsfremme blev vedtaget den 13. december og danner sammen med Regeringen og KL s økonomiaftale for 2019 rammen for kommunernes turismeindsats. Formålet med den nye lov om erhvervsfremme er at styrke udviklingen i dansk erhvervsliv, og herunder fremme vækst og udvikling i turismeerhvervet. På nationalt niveau betyder det bl.a. at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse skal: formulere en strategi, der danner grundlaget for udmøntningen af den decentrale erhvervsfremmeindsats tildele midler til lokale og tværkommunale turismeprojekter, hvor hovedparten af midler kun kan søges af destinationsselskaber På kommunalt niveau skal erhvervsfremmeaktiviteter inden for vækst og udvikling i turismeerhvervet, der går videre end lokal erhvervsudvikling, ligge inden for rammerne af den samlede strategi for den decentrale erhvervsfremmeindsats. Således skal en lokal turismestrategi tilpasses ift. den nationale strategi, hvis den rækker ud over lokal erhvervsudvikling. I Regeringen og KL s økonomiaftale for 2019 er der formuleret et mål om, at der skal ske en konsolidering på turismeområdet, så den lokale turismefremme ved udgangen af 2020 varetages af destinationsselskaber frem for som i dag ca lokale aktører. Ringsted Kommune indgår ikke i et destinationsselskab i dag.

8 Side 7 Formålet med konsolideringen er at skabe stærkere destinationer og en mere sammenhængende turismefremmeindsats. Der lægges op til at konsolideringen skal ske ud fra følgende hensyn: 1. Sammenhængende geografi Dække et afgrænset og sammenhængende geografisk område, der består af mere end én kommune. 2. Kritisk masse af turister Have et vist minimumsniveau af kommercielle overnatninger og/eller samlet turismeomsætning. 3. Kommunal basisfinansiering Have et vist minimumsniveau af kommunal basisfinansiering årligt (eksklusiv projektmidler). 4. Ansvar for den lokale turismefremmeindsats Have det overordnede ansvar for destinationsudvikling i området og være den operatør, der varetager den lokale turismefremmeindsats i de deltagende kommuner. 5. Specialiserede kompetencer Have specialiserede kompetencer indenfor bl.a. strategisk destinationsudvikling, produkt- og forretningsudvikling samt markedsføring og gæsteservice. Ringsted Kommunes turismeindsats består i dag i hovedtræk af et service- og modtageapparat (hjemmeside, turistguide og turistkontor), mens der kun arbejdes uformelt med den slags aktiviteter der sigtes mod i den nye lovgivning i et netværk for aktørerne. Den økonomiske ramme for turismeindsatsen i dag er kr afsat til bemanding og drift samt kr til markedsføring og aktiviteter. Administrationen gør opmærksom på, at den vil følge arbejdet med udviklingen fra lokale aktører mod destinationsselskaber senest ved udgangen af Inddragelse og høring Netværket af turismeaktører, der drives af Ringsted Kommunes Event- og Turismesekretariat, orienteres om denne sag. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at tilgangen til Ringsted Kommunes turismestrategi kan have to retninger: Den lokale turismestrategi kan udarbejdes i forlængelse af den nye lov om erhvervsfremme samt nuværende økonomiske rammer inden for turismeområdet ved at koncentreres om et fokus på erhvervsfremmeaktiviteter inden for området. Dermed er administrationens vurdering, at turismeområdet ikke skal have en selvstændig strategi, men derimod fremover indgår som et område i kommunens erhvervspolitik. Administrationen vurderer derfor, at erhvervspolitikken skal revideres ift. turismeområdet, hvis denne tilgang vælges. Alternativt vurderes det, at Ringsted Kommune kan afsøge mulighederne for at indgå i et destinationsselskab med andre kommuner for at understøtte konsolideringen og være med til at skabe stærkere destinationer og en mere sammenhængende turismeindsats. Dermed skal der afsøges et fælles turismestrategisk grundlag med andre kommuner i et destinationssel-

9 Side 8 skab. Hvis Ringsted Kommune skal indgå i et destinationsselskab vurderer administrationen umiddelbart, at det ikke kan ske inden for den nuværende økonomiske ramme. Derfor er det vurderingen, at denne tilgang skal bestå i en afklaring af, om Ringsted Kommune konkret kan indgå i et nyt eller et allerede etableret destinationsselskab samt den økonomiske ramme for dette. Dermed kan der udarbejdes et grundlag, som Byrådet kan tage stilling til i forbindelse med budget Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Ringsted Kommunes turismeområde bliver en del af erhvervspolitikken eller 2. at Byrådet medio 2019 forelægges oplæg til mulighed for at indgå i destinationsselskab på turismeområdet samt økonomiske konsekvenser deraf Beslutning i Økonomiudvalget den Punkt 1 godkendes, idet turismeområdet skal være et selvstændigt emne i Erhvervspolitikken.

10 Side 9 4. Erhvervspolitik Åben sag Sagsid: 18/16679 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 - erhvervspolitik_2015.pdf (126368/18) 2 Hovedindsatser Erhvervspolitik.docx - Hovedindsatser Erhvervspolitik.docx (126688/18) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I forlængelse af Byrådets beslutning i september 2018 om at Ringsted Kommunes erhvervspolitik skal gennem en ny proces, fremlægges der i denne sag en procesplan for arbejdet med udgangspunkt i Ringsted Kommunes styrings- og politikkoncept. Beskrivelse af sagen Den gældende erhvervspolitik (bilag 1) blev vedtaget i juni 2015, og er bygget op omkring 4 temaer og 8 initiativer. Temaerne har deres udspring i visionssporet Ringsted en unik position for samarbejde og vækst i erhvervslivet, og det overordnede mål er at gøre det nemt for virksomheder at komme i gang og komme videre med deres udvikling i Ringsted Kommune. Siden erhvervspolitikken blev vedtaget er der arbejdet med en række initiativer, og hovedresultaterne blev præsenteret i mødesagen fra september 2018 og er opsummeret i bilag 2. Den 13. december 2018 vedtog Folketinget en ny lov om erhvervsfremme som er trådt i kraft pr. 1. januar Med loven er der etableret nye tværkommunale erhvervshuse og en national erhvervsfremmebestyrelse, der bl.a. skal udarbejde en strategi for den decentrale erhvervsfremmeindsats som indeholder regionale kapitler og skal være rammesættende for den kommunale erhvervsudvikling. De tværkommunale erhvervshuses bestyrelser skal bidrage til strategien, herunder i formuleringen af regionale kapitler, for at underbygge den lokale forankring. Kommunerne har fortsat en nøglerolle i den lokale erhvervsfremme, men forventes at tilpasse sine indsatser i forhold til den nationale strategi, og således at der ikke bliver overlap mellem kommunernes og Erhvervshusenes ydelser. Det samlede erhvervsfremmesystem står således netop nu overfor at skulle gentænke både opgaver og arbejdsdeling mellem systemets aktører. Et af målene med forenklingen af erhvervsfremmesystemet er at sikre, at tilbuddene bliver mere efterspørgselsdrevne, og dermed i højere grad end tidligere imødekommer virksomhedernes ønsker og behov. På den baggrund lægges der op til følgende proces for ny erhvervspolitik, hvor det lokale erhvervsliv inddrages flere gange undervej i arbejdet: Proces for erhvervspolitik:

11 Side 10 Januar 2019 Februar 2019 Marts 2019 April 2019 Maj 2019 Maj/juni 2019 Juni Politisk beslutning om proces for ny erhvervspolitik Inddragelse af erhvervslivets parter om erhvervspolitikken på møde i Netværk for erhvervsudvikling Politisk (ØU) drøftelse af input til politikprocessen Administrationen udarbejder udkast til ny erhvervspolitik Drøftelse af udkast til erhvervspolitikken i planlægningsgruppen for Netværk for erhvervsudvikling samt REF s bestyrelse Politisk behandling (ØU/BYR) af udkast til erhvervspolitik med indstilling om at sende udkastet i høring Høring af erhvervspolitik Erhvervspolitik indstilles til endelig politisk godkendelse (ØU/BYR) Inddragelse og høring I procesplanen lægges der op til at erhvervslivet inddrages, og kan komme med input og ønsker til erhvervspolitikken ved møde i det nye Netværk om erhvervsudvikling (februar). Desuden lægges der op til en drøftelse af forslag til ny erhvervspolitik i Netværkets planlægningsgruppe og bestyrelsen for Ringsted Erhvervsforum (april) inden den politiske behandling af forslaget til ny erhvervspolitik (maj), og endelig gennemføres en åben høring af forslaget til politik inden det behandles politisk med indstilling til endelig godkendelse (juni). Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer at en politikproces på erhvervsområdet vil kunne bruges til at afdække det lokale erhvervslivs behov og forventninger til det nye erhvervsfremmesystem, og på den baggrund skabe et lokalt, politisk grundlag for det kommende samarbejde med det nye Erhvervshus og det forenklede erhvervsfremmesystems øvrige aktører. Den foreslåede proces sikrer mulighed for en bred inddragelse af erhvervslivet og arbejdsmarkedets parter, idet alle virksomheder i Ringsted Kommune kan deltage i Netværket om erhvervsudvikling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at processen for ny erhvervspolitik godkendes 2. at Økonomiudvalget kommer med input til temaer i politikken Beslutning i Økonomiudvalget den Punkt 1 godkendt med bemærkningen om, at processen skal indeholde en bred inddragelse af interessenter Punkt 2. Økonomiudvalget peger på følgende temaer: Cirkulær økonomi FN s 17 verdensmål Turisme Rammevilkår for fremtidens erhvervsliv.

12 Side Delegationsplan for Økonomiudvalget Åben sag Sagsid: 18/8625 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Delegationsplan for Økonomiudvalget (154/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til en ny delegationsplan for Økonomiudvalget. Beskrivelse af sagen Kommunen har hidtil kun haft delegationsplaner for fagudvalgene. Visse sagsområder er imidlertid henlagt til Økonomiudvalget. Der er derfor nu også udarbejdet et forslag til delegationsplan for Økonomiudvalget, Bilag 1. Formålet med delegationsplanerne er at tydeliggøre på hvilket niveau beslutningerne træffes, og at sikre så smidige og ubureaukratiske arbejdsgange som muligt. I udkastet til delegationsplanen er det tilstræbt at beskrive den eksisterende praksis på de enkelte områder. Der lægges således ikke op til ændringer i forhold til nuværende praksis, men alene en eksplicit beskrivelse. Det foreslås i lighed med delegationsplanerne for fagudvalgene, at den overvejende del af de beslutninger, der skal træffes i den daglige drift, delegeres til administrationen eller direktionen. Tilsvarende foreslås det, at delegationsplanen ved godkendelsen er gældende for den resterende del af byrådsperioden. Justeringer og ændringer som følger af ændret lovgivning eller Byråds- eller udvalgsbeslutninger indføres løbende i delegationsplanen og behandles samlet ved begyndelsen af den nye byrådsperiode. Delegationsplanen for Økonomiudvalget omfatter følgende områder: Politikker og strategier, Økonomi, herunder blandt andet budget og regnskab, bevillinger og økonomistyring, Fast ejendom køb, slag, leje, pantsætning o.a., Forsikring, Beredskab, Informantionssikkerhed, Arkiv,

13 Side 12 Løn- og personaleforhold, Generelle erhvervspolitiske forhold, Kommunikation, markedsføring og borgerinddragelse, Venskabsbysamarbejde og Borgerservice. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at den foreslåede delegationsplan vil bidrage til at tydeliggøre, hvor beslutningerne træffes, og derved medvirke til at skabe en smidig og ubureaukratisk beslutningsproces. Samtidig styrkes klarheden og gennemskueligheden i kompetenceniveauet mellem fagcentrenes drift og kommunens politiske styrelse. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at delegationsplanen for Økonomiudvalget godkendes som den fremgår af Bilag 1, 2. at godkendelsen af delegationsplanen er gældende for den resterende del af byrådsperioden. Beslutning i Økonomiudvalget den Sendes tilbage til administrationen med henblik på en supplerende sagsfremstilling vedrørende pensionslovgivning, kapitalforvaltning og afskrivning af tilgodehavender.

14 Side Integrationsprisen 2019 Lukket sag Sagsid: 18/20792 Sagen afgøres i: Byrådet

15 Side Handicappris 2019 Lukket sag Sagsid: 18/21168 Sagen afgøres i: Byrådet

16 Side Budgetproces for Budget Åben sag Sagsid: 18/21489 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Forslag til tidsplan - Budget 2020 (172670/18) Indledning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges forslag til budgetproces for Budget til behandling. Beskrivelse af sagen Budgetprocessen skal sikre, at der kan udarbejdes et budget for 2020 og overslagsårene , der understøtter kommunens økonomiske politik og at processen gennemføres i overensstemmelse med de retningslinjer for udarbejdelsen af kommunens budget, der er defineret i Styrelsesloven. Herudover er der set på resultaterne fra evalueringen af budgetprocessen for Budget Der er ligeledes taget udgangspunkt i målsætning for det kommende budget for 2020 defineret i budgetaftalen for Heraf fremgår at der for budget 2020 skal være et tilstrækkeligt resultat eksklusiv den tekniske serviceudgiftspulje på den ordinære drift til at dække: Anlægsinvesteringer i størrelsesordenen mio. kr. Afdrag på gæld i størrelsesordenen mio. kr. Kassebeholdningen stabiliseres på et niveau, der ikke er lavere end kr. pr. indbygger. (ca. 52 mio. kr.) På baggrund af det nuværende udkast til teknisk budget for 2020 og forventet resultat af ordinær drift er udarbejdet et skøn på finansieringsbehovet i 2020 og overslagsårene 2021 og 2022, der skal tilføres, såfremt budgettet skal være i balance og forudsætninger ovenfor skal være overholdt. Der foreligger ikke overslag for Det endelige udkast til teknisk budget afhænger i høj grad af økonomiaftalen mellem Regeringen og KL, som forventes på plads i sidst i juni. Blandt andet er det usikkert om aftalen for 2020 vil indeholde et ekstraordinært finansieringstilskud på ca. 32 mio. kr., som det har været tilfældet tidligere år. For at tage højde for den usikkerhed ved estimering af kommunens finansieringsbehov er der nedenfor vist hhv. tabel 1, som er inklusiv det ekstraordinære finansieringstilskud og tabel 2, som er eksklusiv det ekstraordinære finansieringstilskud.

17 Side 16 Tabel 1: Skøn inklusiv ekstraordinært finansieringstilskud Mio.kr Resultat af ordinær drift Anlægsinvesteringer Korrektion - teknisk serviceudgiftspulje Ekstraordinært finansieringstilskud Afdrag på gæld Finansieringsbehov Tabel 2: Skøn eksklusiv ekstraordinært finansieringstilskud Mio.kr Resultat af ordinær drift Anlægsinvesteringer Korrektion - teknisk serviceudgiftspulje Ekstraordinært finansieringstilskud Afdrag på gæld Finansieringsbehov Med henblik på, at kunne give byrådet et tidligt opdateret estimat på det forventede finansieringsbehov, udarbejder administrationen en 1. udgave af det tekniske budget i marts måned baseret på den forventede udvikling i udgifter. Det endelige udkast til teknisk budget vil dog først foreligge i august måned, hvor økonomiaftalen mellem regeringen og KL og opdateret demografiregulering kan indarbejdes. Finansieringspulje For at kunne sikre et budget i balance og det nødvendige råderum for den politiske prioritering af driftsønsker foreslås, at der i forbindelse med budgetprocessen anvendes en finansieringspulje, dvs. en pulje af finansieringsforslag. Finansieringsforslag er forslag til effektiviseringer og servicereduktioner. Puljens størrelse skal ses i relation til finansieringsbehovet for at kunne sikre budgetmæssig balance og byrådets ønske om et vist økonomisk råderum til finansiering af driftsønsker. Med henblik på at kunne sikre den politiske målsætning om et budget for 2020 i balance og nødvendigt råderum for finansiering af driftsønsker foreslås, at der i fagudvalgene udarbejdes finansieringsforslag svarende til 3,5 procent af serviceudgiftsrammen, i alt 54,3 mio. kr. i Såfremt byrådet ønsker at forudsætte at det ekstraordinære finansieringstilskud indgår i Økonomiaftalen mellem Regeringen og KL kan der alternativt udarbejdes finansieringsforslag svarende til 1,5 procent. Fordelingen mellem fagudvalgene fremgår af nedenstående tabel: Beløb i kr. i 2019-priser Serviceudgifter 1,50 % 3,50 %

18 Side 17 Økonomiudvalget Klima- og Miljøudvalget Plan- og Boligudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Social- og Arbejdsmarkedsudvalget Ældre- og Genoptræningsudvalget Kultur- og Trivselsudvalget I alt Fagudvalgene skal således, understøttet af de relevante centre, udarbejde finansieringsforslag minimum svarende til målsætning for det enkelte udvalg. Alle fremsendte finansieringsforslag skal være realiserbare, have varig karakter og skal kunne effektueres indenfor rammerne af det enkelte fagudvalgsområde. Hvis et forslag har afledte negative økonomiske konsekvenser under et andet fagudvalg, skal disse udgifter medtages i forslaget. Udover finansieringsforslag kan det enkelte fagudvalg ligeledes udarbejde anlægs- og driftsønsker samt investeringsforslag. For prioriteringen af anlægsønsker gør sig gældende at der i budgettet henstår udisponeret anlægsramme på 7,6 mio. kr. i 2020, 24,8 mio. kr. i 2021, 28,5 mio. kr. i 2022 og 65,0 mio. kr. i De økonomiske rammer for prioritering af driftsønsker må forventes at blive meget snævre i relation til budget Til udarbejdelse af investeringsforslag er der er i driftsbudgettet afsat en investerings- og effektiviseringspulje på 6,1 mio. kr. i 2020 og overslagsårene 2021 og Puljen skal understøtte arbejdet med realisering af effektiviseringsgevinster, og er afsat under driftsbudgettet. Det er en forudsætning, at puljen skal genopbygges så hurtigt som muligt. Der kan ikke bevilges midler til investeringer, medmindre forslaget har en positiv effektiviseringsgevinst i overslagsårene. Hensigtserklæring om effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi Byrådet har i forbindelse med budgetaftale for 2019 vedtaget en hensigtserklæring om ny teknologi i administrationen: Med henvisning til aftalen mellem regeringen og KL om det såkaldte Moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP), forelægges byrådet primo 2019 en plan for, hvorledes administrationen kan effektiviseres for et beløb, der mindst svarer til den forudsatte besparelse i MEP over de kommende år gennem brug af ny teknologi. Der forudsættes en høj grad af medarbejderinvolvering i en eventuel udmøntning af planen. De forudsatte effektiviseringer jf. Moderniserings og Effektiviseringsprogrammet er indarbejdet i budgettet. Der resterer at blive udmøntet 1,5 mio. kr. i Byrådet vil blive forelagt en plan for effektivisering af administrationen ved hjælp af ny teknologi til behandling i marts måned. Provenu ved effektiviseringer ud over de 1,5 mio. kr., jf. Moderniserings og Effektiviseringsprogrammet, der allerede er indarbejdet i budgettet, vil tilgå finansieringspuljen.

19 Side 18 Tidsplan og proces Administrationen foreslår at budgetprocessen indledes med et budgetseminar onsdag den 6. februar med deltagelse af byrådet, HMU og koncernledelsen. Formålet med seminaret er dialog og idé-udvikling med henblik på at identificere og udvælge konkrete initiativer, som kan indgå i den videre budgetproces på tværs af alle fagudvalg. Herefter pågår det videre arbejde med forslag til budgettet i de enkelte fagudvalg med to budget-temamøder, i hhv. februar og marts, hvor fagudvalgene dels arbejder videre med at kvalificere forslag fra budgetseminaret den 6. februar og dels udvikler nye forslag. I april måned afholdes budget-dialogmøde i fagudvalgene med relevante CMU er. Som input til processen i fagudvalgene udarbejder administrationen de drifts- og anlægsønsker som vurderes absolut nødvendige for at sikre det eksisterende serviceniveau. På fagudvalgsmøderne i april prioriterer det enkelte fagudvalg blandt de udarbejdede forslag til budgettet indenfor eget område. Efter indmelding af forslag fra fagudvalgene afholdes igen budgetseminar med byrådet, koncernledelsen og HMU mandag den 6. maj. Byrådet behandler det samlede katalog med forslag til budgettet til høring på byrådsmødet mandag den 13. maj. Kataloget med forslag til budgettet er herefter i høring frem til den 13. juni. I høringsperioden afholdes offentligt borgermøde. Torsdag den 26. juni afholder byrådet dialogmøde med HMU og koncernledelsen. Ultimo juni justeres det tekniske budget på baggrund af økonomiaftalen mellem Regeringen og KL. Partierne har sidste frist for at indsende forslag til budget 2020 den 28. juni. Økonomiudvalgets 1. behandling af det tekniske budgetforslag sker på et ekstraordinært møde torsdag den 15. august. Herefter gennemføres offentlig høring frem til den 11. september, hvor både forslag til budgettet og det tekniske budgetforslag sendes i høring. I perioden afholdes dialogmøde med HMU. Ved at lægge 1. behandlingen på et ekstraordinært møde skabes bedre tid til de politiske forhandlinger, hvilket har været udtrykt som et ønske i evalueringen af den forudgående budgetproces for Der er således indlagt 5 budgetforhandlingsmøder med gruppeformænd foruden et heldags budgetseminar lørdag d. 24. august i budgetforhandlingsprocessen. Budgettet 2. behandles i økonomiudvalget tirsdag den 2. oktober og i byrådet mandag den 7. oktober. Umiddelbart efter budgetvedtagelsen gennemføres evaluering af budgetprocessen. Inddragelse og høring Gennemgået ovenfor. Ingen yderligere bemærkninger. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

20 Side 19 Vurdering Som det fremgår af tabellerne ovenfor er der i begge scenarier hhv. eksklusiv og inklusiv det ekstraordinære finansieringstilskud et væsentligt finansieringsbehov, der skal dækkes for at skabe et budget i balance. Alt andet lige må det forventes at et finansieringsbehov af den størrelse vil kræve servicereduktioner, idet besparelserne ikke kan opnås alene ved effektiviseringer. I nærværende forslag til budgetproces er forudsat en åben budgetproces, hvor MED-organisationen inddrages tidligt i processen i idé-fasen, hvor alle forslag også mere vidtgående forslag - kan dukke op og blive italesat. I kombination med det estimerede finansieringsbehov vurderes det at kunne skabe en vis bekymring i organisationen og blandt kommunens interessenter. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der i fagudvalgene udarbejdes finansieringsforslag svarende til 3,5 procent af serviceudgiftsrammen. 2. at forslag til tidsplan for budgetprocessen for Budget godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt efter afstemning, idet finansieringsforslagene i punkt 1 deles således, at der findes 1,5 % i en finansieringspulje til dækning af det forventede finansieringsbehov på 18 mio. kr. og derudover findes yderligere 2 % i en finansieringspulje, der skal anvendes, såfremt der ikke modtages ekstraordinært finansieringstilskud på 32 mio. kr. i V V O A A B F Ø C Henrik Klaus Per Nørhave Per Mette Torben Britta Henrik Finn Andersen Hvidesten Hansen Flor Ahm-Pe- Lollike Nielsen tersen Kjær For X X X X X X X X Imod Undlod X

21 Side Revideret økonomisk politik Åben sag Sagsid: 18/21489 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Udkast til revideret økonomisk politik (182993/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til en revideret økonomisk politik, der skal være gældende fremover. Beskrivelse af sagen Den økonomiske politik definerer en række pejlemærker, som Byrådet styrer efter, og sætter dermed de overordnede økonomiske rammer for det enkelte års budgetlægning. I budgetaftalen for 2019 er der indgået aftale om en række forhold af økonomisk karakter, der medfører ændringer i den hidtil gældende økonomiske politik. Nedenfor er citeret de beslutninger, der har konsekvenser for den økonomiske politik: Såfremt der ikke sker ændringer i den kommunale udligning eller på anden måde tilføres økonomiske midler til kommunen fremover, vil der dog være behov for at tilpasse økonomien, så der sikres et tilstrækkeligt resultat på ordinær drift til at dække anlægsinvesteringer i størrelsesordenen mio. kr. årligt og afdrag på gæld i størrelsesordenen mio. kr. om året. Det skal ligeledes sikres, at kassebeholdningen stabiliseres på et niveau, der ikke bliver lavere end kroner pr. indbygger. I forlængelse af nærværende budgetaftale er aftaleparterne derfor enige om, at der igangsættes et arbejde, der skal sikre den fremtidige økonomiske balance. I arbejdet inddrages HMU og Koncernledelse tidligt i processen med henblik på at identificere muligheder for at gennemføre ændringer, der kan lede til besparelser på administration og effektiviseringer af driften. Der skal tillige igangsættes et politisk arbejde, hvor der formuleres en ny økonomisk politik, der sikrer, at den økonomiske balance fastholdes fremover. For at styrke likviditeten foretages der ikke ekstraordinære afdrag på lån i hverken 2018 eller i 2019 og overslagsårene. I vedlagte forslag til ny økonomisk politik (Bilag) er ovenstående beslutninger indarbejdet og der er indarbejdet forslag til øvrige ændringer, der vil gøre politikken mere operationel. (Ændringer er markeret med rødt.) Der foreslås følgende ændringer:

22 Side 21 Overskud på den ordinære drift Det foreslås præciseret, at det budgetterede overskud på ordinær drift opgøres excl. teknisk serviceudgiftspulje. Budgetaftalens mål med hensyn til afdrag på lån og anlægsinvesteringer er indarbejdet og punktet vedrørende budgetbuffer er udgået, idet denne udgik af budgettet fra Budgetopfølgning I den gældende politik har været følgende punkt: Budgetprognoserne skal ramme inden for hhv. +/-5%, +/-2% og +/- 1% af det endelige regnskab såvel på de enkelte institutions- og udvalgsbevillinger som på det samlede resultat for de tre kvartalsopfølgninger korrigeret for uforudsigelige forhold. Det har vist sig, at reglen er vanskelig at administrere i praksis med den nuværende formulering. Der bliver løbende foretaget aktivitetsregulering af budgettet for dagtilbud, skoler og takstfinansierede institutioner efter hvor mange indmeldte der er i den enkelte institution. Herudover bliver der løbende udmøntet midler fra den centrale barselspulje, der kompenserer institutionerne for udgifter i forbindelse med en medarbejders barselsorlov. De forventninger en institution har først på året kan derfor godt afvige noget fra det endelige regnskabsresultat, uden at institutionen har budgetafvigelse i regnskabet. Herudover har det været vanskeligt at vurdere hvilke forhold der har været uforudsigelige og hvilke der ikke har. Det foreslås, at punktet udgår, og erstattes af følgende, idet det vurderes, at forslaget vil gøre evalueringen af budgetprognoserne mere operationel. I kommunens årsregnskab vises en opgørelse over såvel beløbsmæssige som procentmæssige forskelle mellem de kvartalsvise budgetprognoser og årsregnskabet. Opgørelsen udarbejdes for hvert center og ledsages af noter. Endelig foreslås det præciseret, at budgetprognoser bygger på faktisk forbrug samt en disponering af restbudget. Niveau for anlægsrammen Målet er tilrettet i henhold til budgetaftalen. Grundkapital til almene boliger Kommunens indskud i almene boliger foreslås tilrettet til aktuelle regler på området. Tilvejebringelse af økonomisk råderum til servicemæssige omprioriteringer Der foreslås tilføjet følgende formulering som konsekvens af budgetaftalen: For at skabe økonomisk balance i kommunens budget og råderum til servicemæssige omprioriteringer, tilvejebringes en finansieringspulje. Puljen skal som minimum udgøre et beløb svarende til forskellen mellem det forventede regnskabsresultatet og forventede afdrag og anlægsinvesteringer i budgetåret jf. afsnit 1 samt det ønskede råderum til servicemæssige omprioriteringer. Den ønskede finansieringspulje fastsættes i forbindelse med vedtagelse af budgetprocessen. Kassebeholdning og den gennemsnitlige likviditet

23 Side 22 Målet for den gennemsnitlige kassebeholdning ændres i henhold til budgetaftalen fra 150 mio. kr. til kr. pr. indbygger svarende til ca. 52 mio. kr. Hertil skal lægges likviditetsvirkning af udskudte anlægsprojekter. Gældens størrelse Punkt om ekstraordinær gældsafvikling udgår i henhold til budgetaftalen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes, at forslag til økonomisk politik støtter op om budgetproces for , således at der fremover sikres økonomisk balance i kommunens budget. Indstilling Direktionen indstiller, at revideret økonomisk politik godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt efter afstemning V V O A A B F Ø C Henrik Klaus Per Nørhave Per Mette Torben Britta Henrik Finn Andersen Hvidesten Hansen Flor Ahm-Pe- Lollike Nielsen tersen Kjær For X X X X X X X X Imod Undlod X

24 Side Social investeringsfond Åben sag Sagsid: 17/26308 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Social Investeringsfond (ØK) (71596/18) 2 Kommissorium - Udvalget for sociale investeringer (udkast) (171356/18) 3 Opsamling på gruppedrøftelser, dialogmøde d. 13/12 (183192/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen vedrører forslag til rammer for etablering af en social investeringsfond i Ringsted Kommune, herunder kommissorium for 17, 4-udvalg, jf. Styrelsesloven, og udmøntning af midler fra fonden. Beskrivelse af sagen Med budgetaftalen for budget 2018 blev det i hensigtserklæring aftalt, at igangsætte et arbejde for at etablere en social investeringsfond i Ringsted Kommune. Den 14. maj 2018 behandlede Byrådet sag med henblik på at fastlægge de overordnede rammer for etablering af den sociale investeringsfond. Det blev dengang besluttet at: 1. Der nedsættes et 17, stk. 4-udvalg jf. Styrelsesloven, som skal behandle ansøgninger til fonden. 2. Fagudvalg, partier, kommunens enheder samt råd og nævn kan fremsætte forslag. 3. Der kan investeres i udvalgte områder. 4. Ansøgninger behandles løbende. 5. Centrene er ansvarlige for at kvalificere forslagene. Der etableres en tværfaglig gruppe, der får til opgave at understøtte kvalificering af forslagene. I gruppen indgår medarbejdere med økonomifaglige, socialfaglige kompetencer samt fundraiser. 6. Der skal foreligge dokumenteret effektberegning. Ved beregning af effekt anvendes SØM-modellen, hvis muligt. 7. De økonomiske forventninger indarbejdes i budgettet. Både investeringen samt forventede mindreudgifter. 8. Der rapporteres hvert kvartal til Byrådet om status på investering og målopfyldelse. Administrationen har i forlængelse heraf udarbejdet forslag til kommissorium for etablering af et 17, stk. 4-udvalg. Generelt om 17, stk. 4-udvalg

25 Side 24 Et 17, stk. 4-udvalg er midlertidigt og kan nedsættes til at varetage særlige opgaver eller til at rådgive Byrådet, Økonomiudvalget eller stående udvalg. Et 17, stk. 4-udvalg kan ikke uden udtrykkelig lovhjemmel tillægges en selvstændig kompetence uafhængig af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan tillægge et 17, stk. 4- udvalg forberedende eller rådgivende funktioner eller en beslutningsret inden for et bestemt nærmere afgrænset område, under forudsætning af at der ikke gøres indskrænkninger i den kompetence, der i henhold til styrelsesloven og styrelsesvedtægten er tillagt økonomiudvalget og de stående udvalg. Byrådet udpeger udvalgets medlemmer og fastsætter regler for udvalgets arbejde. De politiske medlemmer i udvalget vælges efter forholdstalsvalg medmindre Byrådet er enige om andet. Hvis der er medlemmer som er fødte medlemmer af udvalget regnes pladsen som tilhørende gruppen. Hvis Byrådet er enige om at fravige forholdstalsvalg skal Byrådet tage stilling til, fra hvilken gruppen pladsen skal genbesættes ved ledighed. Møder i 17, stk. 4 udvalg er ikke offentlige og det er ikke muligt at beslutte at de skal være offentlige. Styrelseslovens bestemmelser om udvalg finder i et vist omfang anvendelse, men omfanget er ikke nærmere fastlagt og eksempelvis bestemmelsen om at ethvert medlem af Byrådet har ret til at få tilsendt dagsordner, udskrift af beslutningsprotokol samt sagsmateriale finder ikke anvendelse, med mindre det besluttes eksplicit af Byrådet. Tilsvarende i forhold til offentliggørelse af udvalgets dagsordener. Om nærværende udkast til kommissorium for 17, stk. 4-udvalg vedr. sociale investeringer I udkast til kommissorium for udvalget fremgår at udvalget består af 5 medlemmer af Byrådet. Herudover kan udvalget bestå af op til 4 repræsentanter fra interessenter. Det kan eksempelvis være repræsentanter fra interessenter som Ældrerådet, Handicaprådet, Ældresagen, Sind eller Danske Handicaporganisationer. Inden behandling i udvalget bliver ansøgninger kvalificeret i en tværfaglig gruppe, som blandt andet skal vurdere evidensen og effekten af den sociale investering, således at der foreligger et kvalificeret beslutningsgrundlag. På baggrund af ansøgning til den sociale investeringsfond og administrationens kvalificering, herunder beregning af effekter, behandler Udvalget for sociale investeringer ansøgningen. Såfremt udvalget beslutter at anbefale udmøntning af midler fra den sociale investeringsfond oversendes udvalgets indstilling til politisk behandling i relevante stående udvalg, Økonomiudvalg og Byrådet. Den politiske behandling i stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet er nødvendig, idet udmøntning af midler og budgetreduktioner i overslagsår går på tværs af udvalg og bevillinger. En sådan kompetence kan ikke tillægges et 17, stk. 4-udvalg. Udvalget afholder møde minimum 3 gange årligt. Direktionen udpeger et medlem af direktionen som sekretær for udvalget. Direktionen har udpeget Gitte Løvgren, direktør for børne- og skoleområdet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Jf. pkt. 3 ovenfor blev det den 14. maj besluttet af byrådet at investeringerne afgrænses til udvalgte områder. Med henblik på at sikre tilstrækkelig søgning til fonden anbefaler administrationen at der ikke på nuværende tidspunkt sker en afgrænsning af, hvilke områder der kan investeres i. Valg af medlemmer af Byrådet til 17, stk. 4-udvalget kan ske på følgende måder:

26 Side 25 A. Forholdstalsvalg. Med denne metode tilstræbes proportionalitet, dvs. forholdsmæssighed i relation ti stemmeandel og mandattal. B. Fravige forholdstalsvalg og vælge fødte medlemmer fx udvalgsformænd. C. Fravige forholdstalsvalg og udpege medlemmer ved simpelt valg. I kommissorium for 17, stk. 4-udvalget er der lagt op til at der udpeges stedfortrædere. Hvis Byrådet er enige om at fravige forholdstalsvalg skal Byrådet ligeledes tage stilling til, fra hvilken gruppe pladsen skal genbesættes ved ledighed. Angående håndtering af dagsorden og referater vurderes det at være hensigtsmæssigt, både i forhold til at skabe åbenhed om kommunens forvaltning, men også rent administrativt, at udsendelse og offentliggørelse af dagsorden og referater fra møderne i 17, stk. 4-udvalget vedr. sociale investeringer sker på samme vis som møder i fx handicapråd, stående udvalg, økonomiudvalget og Byrådet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. At der indgår 5 byrådsmedlemmer i 17, stk. 4-udvalget. 2. At der tages stilling til, hvilke byrådsmedlemmer, der skal udpeges til 17, stk. 4-udvalget. 3. At der indgår 4 interessentrepræsentanter i 17, stk. 4-udvalget. 4. At der tages stilling til, hvilke interessenter, der skal være repræsenteret i 17, stk. 4- udvalget, og at disse medlemmer udpeges efter indstilling fra råd, nævn og interesseorganisationer i Ringsted Kommune, som opfodres til at indstille medlemmer inden udgangen af november, således at Byrådet kan udpege dem i december. 5. At kommissorium for 17, stk. 4-udvalget vedr. sociale investeringer godkendes. 6. At offentliggørelse og fremsendelse af dagsorden og referater til Byrådet fra møder i 17, stk. 4-udvalget sker på samme vis som for møder i stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen udsættes med henblik på, at mulige interessenter indkaldes til et møde hvor kommissorie og udvalgets sammensætning kan drøftes. Supplerende sagsfremstilling Den 13. december afholdt Byrådet dialogmøde med mulige interessenter. Opsamling fra dialogen er vedlagt som bilag. På baggrund af dialogen foreslås følgende ændringer gennemført. De overordnede rammer for fonden ændres således at registrerede foreninger, virksomheder og fonde også gives mulighed for at indsende ansøgninger til den sociale investeringsfond. I det oprindelige oplæg var det kun kommunens enheder, råd og nævn, partier og fagudvalg. Alle ansøgninger skal leve op til samme krav til indhold og kriterier. I styrelsesloven 14 og 29 er der en særlig bestemmelse om inhabilitet i udvalg. Bestemmelsen gælder dog ikke med sikkerhed i 17, stk. 4 udvalg. Det anbefales derfor, at Byrådet tager direkte stilling til om det skal gælde for udvalget. Kommissorium tilføjes afsnit om at udvalgets medlemmer er omfattet af styrelseslovens regelsæt om inhabilitet. Det tilføjes at udvalget får til opgave at definere formelle krav til indhold i ansøgningerne indenfor de overordnede rammer som Byrådet har udstukket, og at udvalget herudover definerer kriterier for prioritering af ansøgninger. Dette for at tilstræbe mest mulig gennemsigtighed i prioriteringen af ansøgningerne.

27 Side 26 Interessenter har mulighed for at fremsende forslag til repræsentanter i 17, stk. 4-udvalg frem til den 14. januar I begyndelsen af februar forelægges Byrådet sag med henblik på at udpege medlemmer til 17, stk. 4 - udvalget. Det forventes at 17, stk. 4 udvalget kan afholde første møde i april måned. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der indgår 5 byrådsmedlemmer i 17, stk. 4-udvalget. 2. at der indgår 4 interessentrepræsentanter i 17, stk. 4-udvalget. 3. at 17, stk. 4-udvalget er omfattet af styrelseslovens regelsæt om inhabilitet. 4. at kommissorium for 17, stk. 4-udvalget vedr. sociale investeringer med de anførte tilføjelser godkendes. 5. at de overordnede rammer for fondens arbejde godkendes med de anførte ændringer. 6. at offentliggørelse og fremsendelse af dagsorden og referater til Byrådet fra møder i 17, stk. 4-udvalget sker på samme vis som for møder i stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med bemærkningen om, at udpegning af byrådsmedlemmer sker efter den d Hondtske metode.

28 Side Tids- og procesplan - Udbuds- og Indkøbspolitik Åben sag Sagsid: 18/20975 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Tids- og procesplan.pdf (185519/18) 2 Bilag 2 - Styrings-og politikkoncept.pdf (185521/18) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal der tages stilling til, hvorvidt de én af de tre fremlagte tids- og procesplaner (model A, B eller C) (Bilag 1) i forbindelse med ny proces for Ringsted Kommunes Udbuds- og Indkøbspolitik , kan godkendes, ligesom der er mulighed for, at komme med input til temaer, der ønskes behandlet i den kommende politikproces. Beskrivelse af sagen På økonomiudvalgsmødet d. 4. december 2018 blev det godkendt, at Udbuds- og Indkøbspolitik skal igennem en ny proces. Udarbejdelse af den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik følger det af Byrådet godkendte styrings og politikkoncept for Ringsted Kommune (Bilag 2), hvori processen for udarbejdelse af politikker og strategier er beskrevet, i det efterfølgende kaldt politikprocessen. Udkast til tids- og procesplan Udkast til tids- og procesplan følger de aktiviteter, der er beskrevet i kapitel 2 i styrings- og politikkoncept for Ringsted Kommune. Der er udarbejdet tre forskellige udkast til tids- og procesplaner. Forskellen på de tre tids- og procesplaner er hvordan dialogen med de forskellige interessenter gennemføres, herunder omfanget og måden hvorpå interessenterne inddrages. De øvrige aktiviteter i de tre udkast er identiske. Tids- og procesplanen indledes, jf. pkt. 3 i politikprocessen, med at der indhentes og bearbejdes viden og erfaringer i forhold til den nuværende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt faglitteratur og lovgivning. På baggrund af ovenstående, samt eventuelle input til temaer fra nærværende udvalgsmøde, udarbejder administrationen et oplæg til temaer, der danner grundlag for den videre dialog. Udbuds- og Indkøbspolitikken henvender sig primært til leverandørerne, repræsentanter for arbejdstagerne, samt kommunen som ordregiver. Borgerne er, som udgangspunkt, ikke direkte interessenter, da Udbuds- og Indkøbspolitikken vedrører rammerne for kommunens anskaffelser.

29 Side 28 Dog kan der være særlige temaer, f.eks. CSR og miljø, der kan have borgernes særlige interesse, hvorfor der også er to modeller (B og C) med direkte borgerinddragelse i form af borgermøde. Borgerne har uanset valg af model, mulighed for at afgive svar i høringsperioden. Model B og C fordrer, at temaerne, der udvælges til drøftelse på borgermødet, er borgernære og er direkte relevant for den enkelte borger. Drøftelse af input fra politikprocessen med ansvarligt fagudvalg, jf. pkt. 3c i politikprocessen, er i denne proces omkring tids- og procesplan, erstattet med et temamøde med Byrådet, da temaer og interessenter dækker flere fagudvalg. Forskellen i de tre modeller for tids- og procesplanen ligger i pkt. 3 i politikprocessen, og er i relation til de dialogbaserede aktiviteter, herunder i hvilket omfang der ønskes dialog og inddragelse fra hhv. borgere, eksterne interessenter og Byrådet. Administrationen udarbejder og indstiller, på baggrund af de indkomne input et endeligt udkast (formulering), til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik , pkt. 4 og 5 i politikprocessen. Efter behandling i henholdsvis Økonomiudvalg og Byrådet sendes i offentlig høring, pkt. 6 i politikprocessen. Under den offentlige høring, har alle interessenter, herunder borgere, mulighed for at komme med høringssvar til politikken. Efter udløb af høringsperioden samler og behandler administrationen de indkomne høringssvar og udarbejder endeligt udkast (formulering) til Udbuds- og Indkøbspolitik , pkt. 7 i politikprocessen. Udkastet behandles i Økonomiudvalget og Byrådet med henblik på endelig godkendelse. Efter politikken er vedtaget, vil der blive afholdt informationsmøde for de eksterne interessenter, hvor rammerne for den nye politik vil blive gennemgået. På bagrund af infomødet vurderer administrationen, hvorvidt der er behov for efterfølgende workshops inden for specifikke områder af politikken, hvor indhold og rammer kan uddybes og forklares nærmere. Inddragelse og høring De forelagte tids- og procesplaner tager alle udgangspunkt i dialog med interne og eksterne interessenter, samt høring. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

30 Side 29 Vurdering Som nævnt ovenfor under beskrivelse af sagen, er de tre udkast til tids- og procesplan identiske, med undtagelse af de dialogbaserede aktiviteter, hvor forskellen består i omfanget og måden hvorpå borgere, Byråd og eksterne interessenter inddrages. Administrationen vurderer, at model A i højere grad kan målrettes de primære interessenter (leverandørerne og repræsentanter for arbejdstagerne), hvorimod der er usikkerhed om hvorvidt der vil være nok borgernære temaer, der kan danne grundlag for en målrettet inddragelse af borgerne under temadrøftelserne ved et borgermøde i model B og C. I henhold til politik- og strategiprocessens pkt. 2 i politikprocessen, er der mulighed for, at det ansvarlige fagudvalg ifm. godkendelsen af tids- og procesplanen, kan komme med input til temaer til videre bearbejdning under processen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at model A godkendes. 2. at Økonomiudvalget kommer med evt. input til temaer til behandling i den videre politikproces. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

31 Side Ringsted Kommunes brug af konsulenter Åben sag Sagsid: 18/7440 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 Konsulentanalyse (169219/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet besluttede den 9. april 2018, at sag om brug af eksterne konsulenter skulle sendes til Økonomiudvalget med henblik på en drøftelse af, hvordan Ringsted Kommune fremover kan bruge ekstern og intern rådgivning på den mest hensigtsmæssige måde. Økonomiudvalget blev den 8. maj 2018 orienteret om, at Ringsted Kommune sammen med 4 andre kommuner havde indgået et samarbejde om udarbejdelse af en analyse af kommunernes brug af konsulenter. Økonomiudvalget besluttede, at genoptage sagen når analysen forelå, hvorfor sagen hermed forelægges igen. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune indgik i marts 2018 et samarbejde med Kommunerne Holbæk, Slagelse, Kalundborg og Næstved med henblik på at udarbejde en fælles administrationsanalyse. Heri indgik blandt andet en delanalyse om organisering af intern konsulentfunktion samt køb af eksterne konsulentydelser. Formålet med analysen var at kortlægge hvordan konsulentopgaver er organiseret, og i hvilket omfang opgaver løses af kommunernes egne medarbejdere eller bliver løst af eksterne konsulenter i de 5 kommuner. Analysearbejdet er nu afsluttet. Det har imidlertid vist sig, at det er vanskeligt at finde fælles definitioner af hvilke ydelser der skal betegnes som konsulentydelser og dermed at måle udgifterne til såvel interne som eksterne konsulentydelser. Herudover var kommunerne ikke i besiddelse af tilstrækkeligt datagrundlag til at kunne foretage sammenligninger med et validt indhold. Der foreligger derfor ingen endelig konklusion på analysearbejdet. Notat fra analysen vedlægges som bilag. Hvis der skulle kunne udarbejdes en analyse, der kortlægger forbruget af interne og eksterne konsulenter vil det kræve, at der opstilles klare definitioner af hvilke typer opgaver der skal henføres til konsulentydelser. Det vil kræve en detaljeret registrering af tidsforbrug for den enkelte interne konsulent og en manuel gennemgang af udgifter til eksterne konsulentydelser.

32 Side 31 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Udgifter til konsulentydelser er et område hvor det er vanskeligt at foretage sammenligning med andre kommuner. Administrationen kan pege på følgende muligheder: 1. Intern undersøgelse på baggrund af egne data. Undersøgelsen vil kunne foretages indenfor 3 måneder. Det forventes at resultatet vil være en opstilling af udgifter til rådgivning for årene indenfor kategorier af rådgivning eksempelvis advokatbistand og ingeniørrådgivning. 2. Ekstern undersøgelse ved brug af kommunens revision BDO, som bygger på samme grundlag som den interne undersøgelse. Denne undersøgelse vil kunne foretages indenfor 2 måneder. Prisen for analysen vurderes at være ca kr. og vil kunne afholdes indenfor eksisterende budget. Det er administrationens vurdering, at BDO også vil have vanskeligt ved at sammenligne på tværs af kommuner, og at en intern undersøgelse derfor er mest hensigtsmæssig. Indstilling Direktionen indstiller, at der foretages en intern undersøgelse jfr. model 1. Beslutning i Økonomiudvalget den Der gennemføres ikke en yderligere undersøgelse, men den administrative ledelse pålægges at følge omfanget af brug af eksterne konsulenter og der afrapporteres til Byrådet i forbindelse med halvårs- og årsregnskabet.

33 Side Frigivelse af anlægsbevilling til etablering af flere 0-2 års pladser (BUU, PBU) Åben sag Sagsid: 18/10416 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal i denne sag tage stilling til frigivelse af anlægsbevilling til etablering af flere pladser til 0-2 årige børn. Beskrivelse af sagen Byrådet har i møde d. 8. oktober 2018 behandlet sagerne om Kapacitetsbehov på dagtilbudsområdet på kort og langt sigt og Høring om etablering af 0-2 års pladser på dagtilbudsområdet, og i forbindelse med Byrådets vedtagelse af budget 2019 blev der afsat 3,195 mio. til etablering af ca. 50 flere pladser i dagtilbud til 0-2 årige børn. Baggrunden for beslutningen om etablering af flere vuggestuepladser er et presserende behov for etablering af flere 0-2 års pladser, som følge af stor tilvækst af børn i denne aldersgruppe. For at kunne leve op til pasningsgarantien, kunne imødekomme forældrenes ønsker om plads i vuggestue og samtidig skabe endnu mere fleksibilitet i eksisterende fysiske rammer i institutionerne, har Byrådet besluttet at foretage ombygninger i fire dagtilbud i kommunen i I Benløse Børnegård og i Snurretoppen skal eksisterende fysiske rammer ombygges, så lokalerne fremover kan anvendes fleksibelt til enten vuggestue- eller børnehavebørn, afhængigt af efterspørgslen. Der skal tillige etableres puslefaciliteter og liggehal. I Børnehuset Heimdal vil en mindre ombygning i vuggestuen give bedre udnyttelse af de fysiske rammer og dermed give plads til lidt flere 0-2 årige børn i institutionen. Ringsted Idrætsbørnehave skal ombygges til en 0-6 års institution, hvor et af lokalerne indrettes til vuggestuebørn; også her skal der etableres puslefaciliteter og liggehal. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på 3,195 mio. kr. i 2019 til anlægsprojektet Flere 0-2 års pladser på dagtilbudsområdet. Der søges en anlægsbevilling på 3,195 mio. kr. til projektet.

34 Side 33 Vurdering Der er fortsat stor efterspørgsel til plads i vuggestue i midtbyen og i Benløse og administrationen skønner, at de samlede initiativer til flere 0-2 års pladser i 2018/2019 vil kunne opfylde behovet for pladser til de yngste børn de kommende to år. Det er administrationens vurdering, at ombygningerne skal igangsætte så hurtigt som muligt i 2019, således at de ombyggede faciliteter til flere 0-2 årige børn er klar til ibrugtagning i løbet af foråret Processen med indledende møder i institutionerne med bestyrelsesformand og leder igangsættes primo december. Indstilling Direktionen indstiller, at der gives anlægsbevilling på 3,195 mio. til anlægsprojektet Flere 0-2 års pladser på dagtilbudsområdet, finansieret af det afsatte rådighedsbeløb. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt med bemærkning om, at sagen desuden bør behandles i Plan- og Boligudvalget. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

35 Side Kombinationstilbud til forældre med skæve arbejdstider (BUU) Åben sag Sagsid: 18/22949 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Udvalget får i denne sag orientering om kombinationstilbud i dagtilbud til forældre med skæve arbejdstider, og der skal tillige træffes beslutning om den overordnede organisering, samt forældrebetalingen og taksten for tilskud til fleksibel børnepasser. Beskrivelse af sagen Ét af forslagene i dagtilbudsreformen Stærke dagtilbud alle børn skal med i fællesskabet var at gøre muligheden for kombinationstilbud obligatorisk i alle landets kommuner. Kombinationstilbuddet indgår nu i den nye Dagtilbudslov ( 85 a), som et tilbud kommunerne skal stille til rådighed for forældre med skæve arbejdstider. Formålet med kombinationstilbuddet er at tilgodese forældres behov for fleksibilitet i forhold til at skabe en bedre sammenhæng mellem familie- og arbejdsliv i tilfælde, hvor forældrene fx har skiftende arbejdstider og dermed behov for pasning, der ikke alene kan dækkes af dagtilbuddenes almindelige åbningstid. Kommunen skal også stille dette tilbud til rådighed, selv om vi har én institution, der har åbent til kl. 19/fredag til kl. 18 og en døgnåben daginstitution. Det er tillige formålet, at dette nye kombinationstilbud skal give mulighed for, at barnet kan forblive i sine vante og trygge rammer i dagtilbuddet og f.eks. blive passet af én for barnet kendt person i hjemmet, når forældrene arbejder på skæve tidspunkter. Forældre, der har et dokumenteret behov for pasning, der ligger uden for dagtilbuddenes almindelige åbningstider, skal have mulighed for at få et kombinationstilbud i form af en deltidsplads i et dagtilbud og et tilskud til fleksibel pasning. Kombinationstilbuddet skal være et tilbud i kommunale, selvejende og private daginstitutioner samt i den kommunale dagpleje. Kombinationstilbuddet gælder også, hvis forældre har et dagtilbud i en anden kommune. Kombinationstilbuddet kan samlet set ikke overstige dét, der svarer til en fuldtidsplads i et dagtilbud, som i Ringsted er 51,5 time pr. uge. Den fleksible pasning skal udgøre mindst 10 timer om ugen i gennemsnit og det tidsmæssige omfang af kombinationstilbuddet skal opgøres over en periode på fire uger. Desuden kan den fleksible pasning alene etableres uden for den ge-

36 Side 35 nerelle åbningstid for dagtilbud i kommunen, dvs. før 6.30 om morgenen og efter kl. 17/fredag kl. 16 om eftermiddagen. Det er kommunen, som ud fra den enkelte families ansøgning og dokumenterede behov fastlægger, hvor mange timer deltidspladsen i dagtilbuddet og den fleksible pasning i gennemsnit skal udgøre. Kommunen må således ikke kun tilbyde ordningen, som fx en 30 timers deltidsplads i et dagtilbud i kombination med et antal timer til fleksibel pasning. Det er beskrevet i vejledningen til ordningen, at der ikke er noget loft over, hvor stor en del af kombinationstilbuddet, der er fleksibel pasning eller til omfanget af timer i dagtilbuddet. Der er således vide rammer for sammensætning af kombinationstilbuddet. Dog kan kommunen, i forbindelse med forælderens ansøgning, medtage overvejelser vedrørende barnets mulighed for at indgå i børnefællesskabet i dagtilbuddet samt planlægningen af en god ramme for barnet i dagtilbuddet. Kommunens samlede vurdering i den konkrete ansøgning skal dog ses i sammenhæng med forældrenes ret til et kombinationstilbud, som tager udgangspunkt i familiens pasningsbehov. Der er en række krav til den fleksible pasning, som er lig kravene til private pasningsordninger. Det er bl.a. at kommunen skal: Godkende den pasningsaftale, som indgås mellem forældrene og den fleksible passer Godkende den fleksible børnepasser, bl.a. sikre at vedkommende har tilstrækkelige danskkundskaber til at kunne understøtte barnets dansksproglige udvikling og at hovedsproget i den fleksible ordning er dansk. Godkende de økonomiske forhold i pasningsaftalen, for at sikre, at der ikke er tale om en proforma-aftale. Kommunen skal føre tilsyn med den fleksible pasning og tillige sikre, at forældrene aflønner den fleksible børnepasser i henhold til de aftale timer i pasningsaftalen. De kommuner, der på nuværende tidspunkt har iværksat ordningen ser ud til at have meget forskellig praksis med hensyn til forældrebetalingen og organiseringen af kombinationstilbuddet. Nogle af landets store kommuner fx København og Odense Kommuner har gradueret forældrebetalingen for pladsen i dagtilbuddet med hhv. 20 timer, 30 timer og 40 timer om ugen og Århus Kommune oplyser på deres hjemmeside, at uanset det tilladte timetal i institutionen, vil mindsteprisen for pasningen i dagtilbuddet altid svare til prisen for en 30 timers deltidsplads, hvortil der kommer udgifter til den fleksible pasningsordning. For at gøre ordningen så enkel administrerbar som muligt, foreslår administrationen, at forældrebetalingen for dagtilbuddet udgør samme takst som for en deltidsplads på 30 timer pr. uge, hvilket vil sige kr. pr. mdr. for vuggestuebørn, kr. pr. mdr. for børnehavebørn og for et barn i dagpleje kr. pr mdr.; alle takster opkræves i 11. mdr. Med afsæt i beregningerne for tilskud for privat pasning foreslår administrationen, at der gives et tilskud til fleksibel pasning på 32 kr. pr. time for børn under 2 år og 10 mdr. og 20 kr. pr. time til børn fra 2 år og 10 mdr. og indtil skolestart. Kommunen skal tillige fastsætte retningslinjer for kombinationstilbuddet og administrationen anbefaler, at forældre skal sende ansøgning om tilskud til kombinationstilbud samt pasningsaftale mellem forældre og den fleksible passer tidligst 2 mdr. før og senest 4 uger før pasningen af barnet starter i et kombinationstilbud. Ansøgning m.m. sendes til pladsanvisningen. Loven blev vedtaget d. 29. maj 2018 og trådte i kraft pr. 1. juli 2018 og Ringsted Kommune er ligesom landets øvrige kommuner i gang med implementeringen af lovens delelementer. Administrationen forudser, at det også for dagtilbuddene og dagplejen kan blive en vanskelig ad-

37 Side 36 ministrerbar ordning i og med, at eventuelle børn med et kombinationstilbud vil kunne benytte dagtilbud/dagpleje i forskellige tidsrum over en 4 ugers periode. Pladsanvisningen har for ganske nylig fået én forespørgsel om det nye kombinationstilbud. Det er uvist om og i hvilken udstrækning forældre vil efterspørge kombinationstilbuddet i Ringsted Kommune, idet vi allerede har dagtilbud med hhv. aftenåbent og en døgnåben daginstitution. Inddragelse og høring Ingen inddragelse og høring. Økonomi Kommunerne er blevet kompenseret for de merudgifter ændringer i dagtilbudsloven vil medføre. Udgifter til administration af kombinationstilbuddet finansieres af kompensationen. Vurdering Der er administrationens vurdering, at kombinationstilbuddet medvirker til forældres fleksibilitet i forhold til at skabe en bedre sammenhæng mellem familie- og arbejdsliv i tilfælde, hvor forældrene fx har skiftende arbejdstider. Samtidig vurderer administrationen, at ordningen er forbundet med et stort administrativt set-up og tidsforbrug for et fåtal af borgere. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at forældre skal ansøge om kombinationstilbud vedlagt pasningsaftale mellem forældre og den fleksible passer og dokumentation for vagtplaner for en 4 ugers periode tidligst 2 mdr. før og senest 4 uger før pasningen af barnet starter i et kombinationstilbud 2. at forældrebetalingen for kombinationstilbuddet i dagtilbud altid udgør samme takst som for en deltidsplads på 30 timer pr. mdr. i hhv. vuggestue, børnehave og dagpleje 3. at tilskuddet til fleksibel pasning fastsættes til 32 kr. pr. time for børn under 2 år og 10 mdr. og 20 kr. pr. time til børn fra 2 år og 10 mdr. og indtil skolestart. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

38 Side Reviderede mål- og indholdsbeskrivelser for SFO i Ringsted Kommune (BUU) Åben sag Sagsid: 18/21207 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag - Udkast til reviderede mål- og indholdsbeskrivelser for SFO (172984/18) 2 Bilag - alle høringssvar (176737/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages beslutning om reviderede mål- og indholdsbeskrivelser for kommunens skolefritidsordning (SFO). Beskrivelse af sagen Ifølge folkeskoleloven skal Byrådet fastsætte og offentliggør en mål- og indholdsbeskrivelse for SFOerne i kommunen. Dette skal ske efter indhentet udtalelser fra skolebestyrelserne ved de berørte skoler. I 2010 blev der første gang formuleret og godkendt mål- og indholdsbeskrivelser for SFOerne. Disse beskrivelser blev udformet efter bestemmelser, der fastsatte krav til indholdet. Blandt disse var, at det skulle fremgå, hvornår beskrivelserne skulle revideres. Byrådet besluttede, at beskrivelserne skulle revideres i ved Byrådets beslutning i 2014 blev det fastlagt, at beskrivelserne skulle revideres igen i Denne sag er således den 2. revision af beskrivelserne. Den 3. revision foreslås at være i En arbejdsgruppe bestående af skoleledere og SFO-ledere har sammen med skolecentret og ud fra de gældende bestemmelser, udarbejdet udkast til reviderede mål- og indholdsbeskrivelser gældende for samtlige SFOer i kommunen - se bilag. Dette udkast til beskrivelser har været i høring i skolebestyrelserne. Den videre proces efter Byrådets behandling er, at beskrivelserne gældende for samtlige SFOer sendes til den enkelte skoles SFO med henblik på, at den enkelte SFO beskriver hvordan de fælles for samtlige SFOer gældende beskrivelser omsættes i den pædagogiske praksis i SFOen. Den enkelte SFOs beskrivelse af dette indsendes til skolecenteret, som samler alle beskrivelserne i et samlet dokument, der offentliggøres på kommunens hjemmeside.

39 Side 38 Den aktuelle revision af beskrivelserne indeholder blandt andet krav om, at den i 2017 besluttede Strategi for fremtidens SFO i Ringsted Kommune afspejles i de pædagogiske aktiviteter, at SFOens formål er det samme som folkeskolens, men med de særlige tilgange og pædagogiske arbejdsmetoder, der kendetegner SFOens arbejde, at SFOen medvirker til implementering af kommunens Børne- og Ungepolitiks særlige områder om dannelse og uddannelse, om at møde børn med relevante udfordringer, sundhedsfremme, inkluderende fællesskaber og tværfagligt samarbejde. Herudover indeholder udkastet beskrivelser af samspillet mellem skolens undervisning, samarbejdet med forældre og SFOens aktiviteter, hvordan SFO kan etablere lektiehjælp og eventuelt lektiehjælp, hvordan SFO indgår i støtte til børn i udfordringer, hvordan SFO kan indgå i Åben Skole -aktiviteter og hvordan der skal være en god balance mellem voksenorganiserede og børnenes selvvalgte aktiviteter. Som noget nyt skal det af beskrivelserne fremgå hvorvidt det er børnehavens læreplaner eller børnehaveklassens kompetenceområder der er læringsfokus i SFOens pædagogiske arbejde i perioden fra 1. maj til skolestart (kaldet Spireperioden ). Udkast til mål- og indholdsbeskrivelser har været i høring i skolebestyrelserne. Syv skolebestyrelser har indsendt høringssvar. Endvidere har SFO-ledergruppen indsendt et høringssvar. Disse er samlet i bilag. Hovedindholdet i høringssvarene er, at udkastet til mål- og indholdsbeskrivelserne er gode og at de indsendte høringssvar viser tilslutning til og anbefaling af disse. Nordbakkeskolens skolebestyrelse ønsker en uddybning af SFOs rolle i forhold til punkt 4 i beskrivelserne (Fra Børn- og Ungepolitikken: Møde alle børn og unge med relevante udfordringer ). Dette sker ved at præcisere/tilføje at SFO har en særlig mulighed og rolle i forhold til at igangsætte og tilbyde aktiviteter, der positivt udfordrer børnene i deres personlige udvikling. Disse aktiviteter ligger indenfor det fritidspædagogiske felt. Skolebestyrelsen spørger endvidere til, om alle SFoer har en plan A. Svaret her er ja. Vigersted skoles skolebestyrelse foreslår, at det i punkt 15 tydeligere fremgår, at det er den enkelte skolebestyrelse, der beslutter læringsfokus i Spireperioden. Dette præciseres i den endelige udgave. Inddragelse og høring En arbejdsgruppe med skoleledere og SFO-ledere har udarbejdet udkast til de fælles mål- og indholdsbeskrivelser og sendt dem til høring i skolebestyrelserne i november Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er efter administrationens vurdering hensigtsmæssigt at udkast til mål- og indholdsbeskrivelser godkendes og sendes videre til den enkelte SFO for beskrivelse af omsætning i den pædagogiske praksis. Udkast til de fælles beskrivelser vurderes, at være et godt grundlag til understøttelse af folkeskolens formål, til omsætning af den vedtagne SFO-strategi samt til den enkelte SFOs selvstændige planlægning af den pædagogiske praksis ud fra SFOens egne forudsætninger og fokusområder. Det vurderes hensigtsmæssigt, at der foretages en revision igen i 2022 idet folkeskolen og hele det pædagogiske felt er i udvikling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at de indkomne høringssvar indgår i det videre arbejde 2. at udkast til mål- og indholdsbeskrivelser godkendes

40 Side 39 Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Indstillingen anbefales godkendt med bemærkning om, at der udarbejdes nye mål- og indholdsbeskrivelser igen i Udvalget ønsker en orientering omkring arbejdet med lektiehjælp og bevægelse i SFO erne. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning.

41 Side Forslag om ændring af betalingsfrekvens for aften/natpasning i dagtilbud (BUU) Åben sag Sagsid: 18/23828 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag bliver udvalget orienteret om, at administrationen fra 1. januar 2019 ændrer betalingsfrekvensen for aften/natpasning i dagtilbud. Beskrivelse af sagen I forbindelse med implementering af nyt institutionssystem vil administrationen (Pladsanvisningen) ændre betalingsfrekvensen vedrørende aften/natpasning i Tinsoldaten og Fristedet. Dette betyder at forældrebetalingen vil gå fra 12 måneder til 11 måneder, hvor juli er betalingsfri. Opkrævningen for aften/natpasningen vil derfor fremadrettet følge de øvrige dagtilbud i kommunen. Differencen i forhold til de godkendte aften/natpasningstakster for 2019 er de samme på årsbasis. I nedenstående tabel, illustrereres differencen for taksterne ved henholdsvis 12 måneder og 11 måneder fordelt på pasningstype. Pasningstype Nattakst i Tinsoldaten Godkendt takster for 2019 fordelt på 12 mdr. Godkendt takster for 2019 fordelt på 11 mdr. (juli er betalingsfri) Differencen i forældrebetaling ved omregning fra 12 til 11måneder (juli er betalingsfri). Benyttelsesgebyr - dækker 5 første nætter pr md Benyttelsestakst pr. nat Aftenåbent til kl. 20 i Tinsoldaten

42 Side gange pr. uge gange pr. uge Aftenåbent til kl i Fristedet 0-2 år 9 mdr år 10 mdr. - skolestart Forældre med børn i aften/natpasning vil blive orienteret via opslag i institutionen, samt brev i E-boks i januar I og med at betalingsfrekvensen for aften/natpasningen overgår til den samme frekvens som de øvrige dagtilbud i kommunen, vil forældre med børn i aften/natpasning nu have mulighed for at benytte den digitale selvbetjeningsløsning til at ændre tid i forhold til pasningsbehov, i modsætning til tidligere hvor forældrene har anvendt papirblanketter. Den digitale selvbetjeningsløsning understøtter kun muligheden for ændring af tid, ved ensartet betalingsfrekvens. Inddragelse og høring Ingen høring Økonomi De forældre med børn i aften/natpasning i Tinsoldaten og Fristedet vil til januar 2019 få en lettere forhøjet månedsbetaling, da udgiften til den betalingsfri måned i juli er fordelt på de øvrige 11måneder. Dertil vil der være den normale takststigning ved årsskiftet. Vurdering Det er administration vurdering at denne ændring af betalingsfrekvensen vil medføre en større ensartethed, da opkrævningsperioden bliver ens for alle dagtilbud i kommunen. Dertil vil der være en bedre udnyttelse af den digitale selvbetjeningsløsning. For at ændringerne kan fremgå af januar 2019 månedsopkrævning, har administrationen været nødsaget til allerede nu at justere opkrævningsperiode på aften/natpasningen fra 12 til 11 måneder glædende fra 1. januar Er udvalget af anden opfattelse, vil det være muligt at ændre betalingsfrekvensen via en regulering til de forældre med børn i aften/natpasning. Dette vil således ske i februar 2019 månedsopkrævning. Indstilling Direktionen indstiller, at betalingsfrekvensen ændres pr. 1. januar 2019 til at følge øvrige dagtilbud med opkrævning i 11 måneder og med juni måned som betalingsfri. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Indstillingen anbefales godkendt med bemærkning om, at betalingsfritagelsen er i juli måned. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med Børne- og Undervisningsudvalgets bemærkning.

43 Side Frivilligprisen 2019 (KFU) Lukket sag Sagsid: 18/19395 Sagen afgøres i: Byrådet

44 Side Årets foreningsleder 2019 (KFU) Lukket sag Sagsid: 18/19327 Sagen afgøres i: Byrådet

45 Side Støtte til etablering af biograf (KFU) Åben sag Sagsid: 18/23780 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 ansøgning - korrekte version - Kommune Ringsted pdf (180911/18) 2 Ansøgning om støtte til totalrenovering af KINO Ringsted - AnsoegningtilRingstedKommune pdf (184056/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har modtaget ansøgning fra Michael Obel om støtte til etablering af biograf i Ringsted, og med denne sag skal Byrådet tage stilling til, om den etablerede pulje til støtte til kommerciel biografdrift på kr. 1,5 mio. skal tildeles biograf-projektet. Beskrivelse af sagen Michael Obel har den 10. december 2018 sendt en ansøgning om støtte til etablering af ny biograf i Ringsted (bilag 1). Michael Obel har 15 års erfaring med biografdrift og ejer og driver i dag fire biografer i hhv. Helsingør, Hjørring, Slagelse og Hellerup. Han fungerer desuden som filmproducent. Af ansøgningen fremgår det, at der søges støtte på euro over en 3-årig periode til etablering af biograf med 3-4 sale placeret i RingStedet med baggrund i, at der skal investeres ca. 18 millioner kroner i ny biograf. Af ansøgningen fremgår det videre: At ambitionen er, at en ny biograf vil sælge ca billetter og være det foretrukne valg for lokale borgere frem for biografer i andre byer At biografen vil engagere sig i lokalområdet og præsentere både lokale og internationale arrangementer, at bestyrelse/advisory board bl.a. vil have lokal repræsentation samt at der forventes 2 faste medarbejdere samt løst ansatte Byggeriet påbegyndes i 1. kvartal 2019 og forventes at tage 6-8 måneder Placeringen af en ny biograf i Ringsted er bl.a. vurderet i den seneste detailhandelsanalyse for Ringsted Kommune, der er udarbejdet af ICP i Det fremgår bl.a., at ICP anbefaler at detailhandelen og Ringsted Kommune i fremtiden skal arbejde på at: Fokusere på RingStedet og Ringsted Outlet som det primære udbudspunkt for en fremtidig udbygning med udvalgsvarer og leisure

46 Side 45 Inddrage hele arealet nord for Klosterparks Alle og Volden i bymidten, og sikre at hovedparten af arealudlægget til udvalgsvaredetailhandel og leisure (f.eks. biograf) foregår i dette område Ansøger fremfører, at placeringen i RingStedet netop er valgt for at skabe synergi mellem ny biograf, shoppingcentret, fitness og restauranter. Byrådet vedtog med budgettet for 2019 en pulje på kr i årene til at støtte kommerciel biografdrift. Kommunernes muligheder for at engagere sig i egentlig biografdrift er udtømmende reguleret af filmlovens 18, og de regler der er fastsat i medfør af denne bestemmelse. Efter 2 kan en kommune yde støtte til traditionel/kommerciel biografdrift, så længe kommunen overholder reglerne om den såkaldte de minimis-støtte. De minimis-støtte er lovlig offentlig støtte til en privat virksomhed. Offentlige myndigheder som en kommune kan give de minimis-støtte på op til EUR (ca. 1,5 mio. kr.) til en biograf regnet over en periode på tre regnskabsår. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at Ringsted Kommune kan støtte biograf-drift efter reglerne om den såkaldte de minimis-støtte og gør opmærksom på, at det også er sket i andre kommuner. Administrationen vurderer, at der er god sammenhæng mellem anbefalingerne i den seneste detailhandelsanalyse og ansøgers valg af placering til ny biograf og at dette samlet set vil styrke Ringsted som handelsby. Administrationen vurderer desuden, at ny biograf vil styrke Ringsted Kommunes position som endags-destination med fokus på shopping og oplevelser bl.a. for de mere end 4 millioner kunder, der årligt handler/besøger området ved RingStedet/Outlettet. Administrationen vurderer endeligt, at en ny biograf i Ringsted med 3-4 sale, der vil have et omfattende og varieret program, vil styrke det samlede kulturtilbud i kommunen. Dermed vurderes den samlede attraktivitet ved at bo og bosætte sig i Ringsted Kommune at ville forøges. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives tilsagn til Michael Obel om de minimis-støtte på euro fordelt ligeligt over årene 2019, 2020 og at støtten finansieres af det afsatte beløb på kr i årene 2019, 2020 og 2021 til støtte af kommerciel biografdrift 3. at administrationen bemyndiges til at udbetale støtten, når den nye biograf er i drift Supplerende sagsfremstilling Administrationen har tirsdag den 18. december 2018 modtaget en ansøgning fra Steen Kristensen om støtte til renovering af KINO, Tinggade 9, 4100 Ringsted (bilag 2). Af ansøgningen fremgår det, at en renovering af KINO vil koste i omegnen af en million kroner eksklusiv moms. Renoveringen vil omfatte nye stole med gulvhævning, nyt og større lærred med større billede, opgradering af lydanlæg og opgradering af belysning, varme og venti-

47 Side 46 lation. Det fremgår desuden, at salens akustiske egenskaber også skal reguleres samt at forhallen påtænkes indrettet på en ny måde. Ansøger skriver, at renoveringen kan påbegyndes i foråret/sommer Administrationen gør opmærksom på, at Ringsted Kommune ikke er retligt forpligtet til at yde støtte til andre biografer, selvom kommunen vælger at støtte én bestemt biograf efter de minimis-reglerne. Administrationen vurderer, at Ringsted Kommune godt kan støtte en renovering af KINO efter de minimis-reglerne, da det er almindeligt antaget, at støtten kan ske som egentlig driftsstøtte, men også kan være i form af tilskud til istandsættelse, indkøb af nye faciliteter mv. Administrationen vurderer dog, at der er behov for en uddybet ansøgning fra KINO/Steen Kristensen som grundlag for stillingtagen til ansøgningen. Med en uddybet ansøgning kan KINO fx forholde sig til den nuværende og fremtidige markedssituation for KINO (herunder kapaciteten i forhold til antal sæder og biografsale og det forventede filmudbud), hvilke kulturelle arrangementer og aktiviteter i øvrigt en renovering vil give mulighed for, samt hvilke potentialer og samarbejdsmuligheder et renoveret KINO vil kunne indgå i. Endeligt vil en uddybet ansøgning også kunne beskrive, hvilken investering KINO selv foretager i en renovering af biografen, samt præcist hvilket støttebeløb der ansøges om hos Ringsted Kommune. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Indstillingen anbefales godkendt efter afstemning. O Daniel Nørhave V Line Lynnerup V Mazlum Øz A Sadik Topcu B Torben Lollike For X X X X X X Imod Undlod C Andreas Karlsen Ø Jan Jakobsen Jan Jakobsen stemte imod med den begrundelse, at Enhedslisten ikke ønsker at give penge til store virksomheder, der kan klare sig uden støtten. Beslutning i Økonomiudvalget den Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling anbefales godkendt efter afstemning. V V O A A B F Ø C Henrik Klaus Per Nørhave Per Mette Torben Britta Henrik Finn Andersen Hvidesten Hansen Flor Ahm-Pe- Lollike Nielsen tersen Kjær For X X X X X X X x Imod X Undlod Henrik Kjær stemte imod med den begrundelse, at Enhedslisten ikke ønsker at give penge til store virksomheder, der kan klare sig uden støtten. X

48 Side Anlægsbevilling til trafikundersøgelse af Nordre Ringvej fra Roskildevej til Klostervangen (genoptaget) (KMU) Åben sag Sagsid: 18/16402 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Grænsekort for afkørsel 36.pdf (173812/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til, om der skal gives bevilling til at få udarbejdet en undersøgelse af den trafikale situation på Nordre Ringvej mellem krydset Roskildevej/ Holbækvej og krydset Nordre Ringvej/Klostervangen. Beskrivelse af sagen På Byrådsmødet den 14. maj 2018 brugte Socialdemokratiet initiativretten til at få et punkt på dagsordenen vedrørende afhjælpning af trafikken mod rundkørslen Nørregade/Omfartsvej, Outlettet. Forslaget var at åbne for indkørsel til Kaserne Parkvej ad den lukkede gamle Nørregade, så trafik, der skal ud i Kaserne Parkvejs området, kan undgå at skulle køre ind i rundkørslen. Byrådet besluttede, at forslaget blev sendt i fagudvalgsbehandling efter afstemning. Administrationen har efterfølgende indhentet tilbud på rådgiverydelser til at foretage en analyse af eftermiddagsmyldertrafikken på vejstrækningen mellem Holbækvej/Roskildevej og Nordre Ringvej/Klostervangen. Administrationen ønsker at få belyst, hvad det er, der skaber problemerne i eftermiddagsmyldretiden, samt forslag over mulige tiltag, inklusiv økonomiske overslag på tiltagene.

49 Side 48 Holbækvej/Roskildevej Indre Ringvej/Vest motorvejens afkørsel 36 Rundkørslen Indre Ringvej/Nørregade/Kaserne Parkvej/Klosterparks Allé Gamle Nørregade/ Kaserne Parkvej Nordre Ringvej/Klostervangen Administrationen vil gerne fremhæve, at der ikke arbejdes med uheldsdata. Der arbejdes udelukkende med tiltag, der løsner op for trafikken. Administrationen vil også gerne fremhæve, at dette arbejde ikke må forveksles eller sammenlignes med de analyser, som der pt. pågår ved Outlettet s rådgiver i forbindelse med deres udvidelsesplaner.

50 Side 49 Økonomi Rådgivers tilbud og administrationens tillæg er som følger: Besigtigelser, droneoptagelser, kortlægning og lokalisering af trafikale problemer ,- Trafiktælling og registreringer ,- Løsningskatalog samt prisoverslag på løsninger ,- Kapacitetsberegninger ,- Uforudsete udgifter ,- Internt timeforbrug i Vej og Ejendomscenteret ,- I alt ,- Tidsplan Beslutter Byrådet, at finansieringen gives som forslået, kan de trafikale undersøgelser igangsættes umiddelbart efter Byrådets behandling af sagen. Resultatet af trafikanalysen samt løsningskatalog vil være administrationen i hænde primo januar Administrationen vil herefter kunne forelægge resultaterne på fagudvalgsmøde i februar og på byrådsmødet i marts Inddragelse og høring Der vil ikke ske inddragelse eller høringer i forbindelse med udarbejdelsen af analysen. Økonomi Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på kr. til udarbejdelse af analyse af de trafikale forhold samt løsningskatalog. Der er ikke tidligere afsat rådighedsbeløb til udarbejdelse af denne analyse. Administrationen foreslår, at anlægsbevillingen finansieres ved at tage beløbet fra driftskontoen til vedligehold af broer. Der bliver årligt tilført 1,3 mio. kr. til driftskontoen til vedligehold af broer. Grundet forberedende undersøgelser af en lang række broer, har der i indeværende år ikke været det forventede forbrug på denne driftskonto. De overskydende midler er planlagt overført til brorenovering i Administrationen gør opmærksom på, at hvis finansieringen tages fra denne konto, vil det påvirke vedligehold af kommunens broer, da tempoet i afviklingen af brorenoveringen påvirkes tidsmæssigt. Vurdering Det er administrationens vurdering, at der skal en trafikanalyse af denne karakter til for, at der kan komme en retvisende belysning af, hvor de trafikale udfordringer er i eftermiddagsmyldertrafikken, omkring motorvejsafkørsel 36 og rundkørslen for enden af Nørregade. Administrationen vurderer ikke, at der skal laves en tilsvarende undersøgelse af morgentrafikken. Dels er der ikke så store problemer i morgentrafikken, og dels vil løsningerne for eftermiddagstrafikken også virke afhjælpende for morgentrafikken. Analysen og løsningskataloget vil give et godt grundlag for at se på hvilke løsningstillag, der fremadrettet bør arbejdes videre med samt hvilke tiltag, der muligvis skal forelægges Vejdirektoratet i det omfang, at problemerne kommer af krydsene ved motorvejsafkørsel 36 og krydset Holbækvej/Roskildevej. De tiltag, der kan rettes mod kommunens eget ansvarsområde, vil der efterfølgende kunne arbejdes videre med. Øvrige tiltag vil man skulle i dialog med Vejdirektoratet om. Administrationen anbefaler, at der findes finansiering til igangsætning af trafikanalysen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling på 0,395 mio. kr. til finansiering af en trafikanalyse, 2. at anlægsbevillingen finansieres af midler fra driftskontoen til brorenovering.

51 Side 50 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Sagen udsættes med henblik på, at administrationen laver et overordnet løsningskatalog, og går i dialog med Vejdirektoratet om løsningsforslag. Supplerende sagsfremstilling Klima- og Miljøudvalget besluttede den 20. september 2018, at sende sagen tilbage til administrationen og lave et overordnet løsningskatalog samt gå i dialog med Vejdirektoratet omkring løsningsforslagene. Administrationen har på denne baggrund undersøgt følgende muligheder for aflastning af rundkørslen ved Ringsted Outlet. Fjernelse af spærreflade på Nordre Ringvej, umiddelbart nord for rundkørslen Flytning af busstoppested på Nordre Ringvej, mellem afkørsel 36 og rundkørslen Administrationen ser de to muligheder som et samlet forslag, da de vurderes at hænge sammen. En fjernelse af spærrefladen vil åbne op for to frakørsler ud af rundkørslen, mod motorvejen. Det vil have den konsekvens, at farlige situationer opstår når trafikanter fra inderste bane skal udad rundkørslen, mens trafikanter fra yderste bane skal videre rundt i cirkulationsarealet. En forlængelse af midterhellen på Nordre Ringvej vil afhjælpe denne problematik, da rundkørslen ved denne helle således reduceres til et spor. Forlængelsen af hellen kan enten ske ved at etablere en fysisk forlængelse af hellen eller ved at etablere en spærreflade. En forlængelse af midterhellen vil dog have den konsekvens, at trafikanter i rundkørslen der skal ud ad Klosterparks Allé, skal flette sammen med de trafikanter, som kommer fra to vognbaner fra nord. Det er uhensigsmæssigt og trafikfarligt at have en flettestrækning udformet på denne måde. Billede 1 viser arbejdet ved at fjerne spærrefladen på Nordre Ringvej. Billede 1 Oversigt over rundkørslen ved Ringsted Outlet med de dertil fysiske ændringer i selve rundkørslen, markeret med rødt.

52 Side 51 Udover det fysiske arbejde i rundkørslen vil det også medføre at tavlerne omkring rundkørslen, der viser hvordan trafikanterne skal agere i rundkørslen, ligeledes skal udskiftes. Dertil kan det medføre, at trafikanter fra Kaserne Parkvej vil have endnu sværere ved, at komme ud i rundkørslen end det er tilfældet i dag. Såfremt spærrefladen fjernes vil det samtidig medføre at busstoppestedet nedlægges. Stoppestedet servicerer i dag følgende busruter: 240, 401A, 405, 415 og 540. Busstoppestedet servicerer i dag et stort område, som dækker indkøbscenteret Ringstedet, Ungeenheden, Arbejdsmarkedscentret og Jobcenteret ved Ringsted Kommune samt et større boligområde. En nedlæggelse af stoppestedet vil forværre serviceniveauet væsentligt i de førnævnte områder. Grunden til at det ville skulle nedlægges er for at undgå uheld når rutebusserne holder ved stoppestedet. En fjernelse af spærreflade vil skabe plads til 7-8 biler mere i retning mod motorvejen. En fjernelse af spærrefalden vil dog også gøre at bilister risikerer, at skulle flette mellem de to baner. En bilist der skal mod Benløse kan nu ligge sig i den højre bane. Højre bane var før svingbanen til motorvejsafkørslen og bilisten til Benløse skal nu flette over i det venstre spor samtidig med, at der er en anden bilist der skal af motorvejen mod øst og derfor skal flette modsat. Sådanne flet mellem vejbaner forsinker oftest trafikafviklingen. Administrationens erfaring med Vejdirektoratet er, at de kun forholder sig til konkrete problemstillinger og løsninger der vedrører deres egne anlæg. De forslåede løsninger ligger ikke i forbindelse med Vejdirektoratets anlæg, hvorfor administrationen ikke kan få en dialog med Vejdirektoratet omkring disse. Bilaget viser hvor grænsen med Vejdirektoratet går ved afkørsel 36. Det er Vejdirektoratet der er brobestyrer på broen ved afkørsel 36. Økonomi Administrationen har spurgt rådgiver om en tillægsydelse for, at analysere på uheldsbilledet på strækningen umiddelbart nord for rundkørslen til signalanlægget ved Amtstue Allé, inkl. det firbenede vigepligtskryds mellem Nørregade og Kaserne Parkvej. Tillægsydelsen skal være med til at belyse, om der kan skabes synergi, således der både kigges på kapacitetsproblematikken og uheldsproblematikken i et samlet løsningskatalog. Rådgiverens tillægsydelse har en omkostning på kr. Oprindeligt var indstillingen til finansiering gennem driftskontoen til brorenovering, da administrationen ved sagens fremlæggelse i august måned ikke vidste om budgetforslaget til trafikale løsninger for 2019 blev tilgodeset. Med budget 2019 vedtagelse foreslår administrationen finansieringen ændret sådan, at finansieringen findes igennem kontoen til trafikale løsninger. Ved at skifte finansieringsform belaster analysen ikke de afsatte midler til renovering af broer i Ringsted. Der er afsat 0,5 mio. kr. på kontoen til trafikale løsninger i Tidsplan Beslutter Byrådet, at finansieringen gives som forslået, forventes resultaterne af analysen at være administrationen i hænde i maj Administrationen vil tilstræbe, at forelægge resultaterne på fagudvalgsmødet og byrådsmødet i juni Beslutter Byrådet at der skal arbejdes videre med fjernelse af spærreflade og nedlæggelse af busstoppested, så vil dette blive tegnet op og sendt til politiet for godkendelse. Når en godkendelse forligger vil Administrationen prissætte de fysiske tiltag og et dagsordenspunkt vil blive forelagt Byrådet om finansiering. Herefter kan arbejderne på de fysiske ændringer igangsættes.

53 Side 52 Det er administrationens vurdering, at de to fremstillede forslag ikke vil afhjælpe problematikken med at få en bedre trafikafvikling i rundkørslen. Fjernes spærrefalde og busstoppested, er det administrationens vurdering, at det vil skabe en øget uheldsbelastning af rundkørslen. Administrationen vurderer endvidere, at det kan forværre køafviklingen i myldretiden op mod afkørsel 36, da der nu vil være to baner hvor bilister vil skulle flette imellem. Endeligt vil buspassagerne i området omkring busstoppestedet blive udsat for en væsentlig serviceforringelse. Det er stadig administrationens vurdering, at der skal en trafikanalyse af denne karakter til for, at der kan komme en retvisende belysning af, hvor de trafikale udfordringer er i eftermiddagsmyldertrafikken omkring motorvejsafkørsel 36 og rundkørslen for enden af Nørregade. Administrationen vurderer ikke, at der skal laves en tilsvarende undersøgelse af morgentrafikken i denne omgang. Dels er der ikke så store problemer i morgentrafikken, og dels vil løsningerne for eftermiddagstrafikken også virke afhjælpende for morgentrafikken. Såfremt der udarbejdes en realiserbar løsning, vil det skulle undersøges om det også afhjælper morgentrafikken. Administrationen vurderer, at det vil skabe en god synergi, at se om der er klare uheldsbilleder der kan udbedres i forbindelse med trafikanalysen på strækningen. Analysen og løsningskataloget vil give et godt grundlag for at se på hvilke løsningstiltag, der fremadrettet bør arbejdes videre med samt hvilke tiltag, der muligvis skal forelægges Vejdirektoratet i det omfang, at problemerne kommer af krydsene ved motorvejsafkørsel 36 og krydset Holbækvej/Roskildevej. De tiltag, der kan rettes mod kommunens eget ansvarsområde, vil der efterfølgende kunne arbejdes videre med. Øvrige tiltag vil man skulle i dialog med Vejdirektoratet om. Administrationen anbefaler, at der findes finansiering til igangsætning af trafikanalysen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling på 0,425 mio. kr. til finansiering af en trafik- og uheldsanalyse. 2. at anlægsbevillingen finansieres af midler fra driftskontoen til trafikale løsninger. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt med en tilføjelse om, at flytning af busstoppested i starten af Nordre Ringvej, eller bedre udnyttelse af vejbanen ved stoppestedet, undersøges yderligere. Der ønskes en analyse af bustrafikken i området, og at beløbet tilføjes en supplerende dagsorden. Supplerende sagsfremstilling Klima- og Miljøudvalget besluttede den 20. december 2018, at anbefale direktionens indstilling godkendt med en tilføjelse om, at flytning af busstoppestedet ved Ringstedet på Nordre Ringvej, eller bedre udnyttelse af vejbanen ved stoppestedet, undersøges yderligere. Der ønskes en analyse af bustrafikken i området, og at beløbet tilføjes en supplerende dagsorden Økonomi Administrationen har spurgt rådgiver om en tillægsydelse for en analyse af bustrafikken i området. Tillægsydelsen skal være med til at belyse rejsetids ændringer og prisoverslag på eventuelle tiltag som følge af en omlægning af bustrafikken.

54 Side 53 Rådgiverens tillægsydelse har en omkostning på kr. Administrationen vurderer, at det vil skabe god synergi, at se om der er klare serviceforbedringer der kan afklares i forbindelse med trafikanalysen på strækningen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling på 0,455 mio. kr. til finansiering af en trafik-, bus- og uheldsanalyse. 2. at anlægsbevillingen finansieres af midler fra driftskontoen til trafikale løsninger. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med Klima- og Miljøudvalgets bemærkning.

55 Side Optagelse af private fællesveje Benløse Parken og Ludvig Holbergsvej (KMU) Åben sag Sagsid: 18/22866 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har haft aftaler om vedligeholdelse af en række private fællesveje. For de fleste af disse private fællesveje er der ikke lovhjemmel for at opretholde vedligeholdelsesaftalerne, hvorfor administrationen har opsagt disse med virkning fra efteråret I denne sag skal der tages stilling til optagelse af de to private fællesveje Benløseparken og Ludvig Holbergsvej som offentlige veje og udskilles i matriklen. Beskrivelse af sagen Der er mulighed for, at kommunen kan optage en privat fællesvej som offentlig vej, såfremt vejen tjener som stamvej i et boligområde og/eller betjener en for området uvedkommende gennemkørende trafik. På Byrådsmødet den 15. januar 2018 pkt. 9 blev det vedtaget, at vedligeholdelsesaftalerne for de fleste private fællesveje søges bragt til ophør, og at enkelte private fællesveje kan optages som offentlige veje, hvis grundejer ansøger om det, og hvis vejene har betydning for den almene færdsel. Benløseparkens ejerforening har pr. brev dateret den 8. august 2018 anmodet om, at Benløseparken (matr. nr. 34g Benløse by, Benløse) optages som offentlig vej, og beboerne på Ludvig Holbergsvej har pr. brev dateret den 19. juni 2018 anmodet om, at Ludvig Holbergsvej (Matr. nr. 43g, del af 43f, del af 36 a, alle Benløse By, Benløse) optages som offentlig vej. Benløseparken og Ludvig Holbergsvej er begge gennemgående veje, som anvendes til lokal trafik mellem Benløse By og Holbækvej. Derved adskiller de sig fra de øvrige veje på listen over private fællesveje med kommunale vedligeholdelsesaftaler. I fald det besluttes at optage Benløseparken og Ludvig Holbergsvej som offentlig vej, vil beboerne på de to veje bliver orienteret om beslutningen. Det vil betyde, at kommunen som vejmyndighed også fremadrettet varetager vedligeholdelsen og vintervedligeholdelsen på de to veje.

56 Side 55 Kommunen skal sørge for, at offentlige veje udskilles i matriklen som offentlige vejarealer (Lov om offentlige veje 60 og 61). Administrationen vurderer, at udgifter til udskillelse i matriklen mm. beløber sig til ca kr. for Benløseparken og ca kr. for Ludvig Holbergsvej. Driftsudgiften på de to veje tilsammen forventes at ligge omkring kr./år, fordelt med kr./år til vedligeholdelse og kr./år til vintervedligeholdelse. Ludvig Holbergsvej har i år fået ny belægning. Udgifterne til udmatrikulering dækkes af driftsmidler fra udmatrikuleringspulje 2019, mens den årlige vedligeholdelsesudgift som hidtil dækkes fra vejvedligeholdelsen. Billede 2 Illustration af de to vejes placering Inddragelse og høring Beboerne har tidligere fået brev om, at de skulle overtage vedligeholdelsen af vejene. Denne beslutning omgøres med den nye beslutning. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der er en så omfattende uvedkommende gennemkørende trafik på den private fællesvej Benløseparken og på den private fællesvej Ludvig Holbergsvej, at det begrunder, at disse veje efter ansøgning fra beboerne optages som offentlige veje. Administrationen vurderer, at optagelsen af disse to veje ikke kan danne præcedens for optagelse af andre private fællesveje med vedligeholdelsesaftaler som offentlige veje. Såfremt kommunen vælger ikke at optage de to veje, har kommunen en pligt til hvert femte år at vurdere, om vejens betydning for den almene færdsel betyder, at den bør være offentlig vej. Indstilling Direktionen indstiller, at Benløseparken og Ludvig Holbergsvej optages som offentlige veje og udskilles i matriklen

57 Side 56 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

58 Side Orientering om ny tidsplan for Nørregades færdiggørelse (KMU) Åben sag Sagsid: 17/9478 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x x Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Siden opstart af arbejdet med byfornyelse og klimatilpasning af Nørregade, har der i gravearbejderne været flere uforudsete hændelser. Dette har betydet en forsinkelse i forhold til den oprindelige tidsplan, med en forventet slutdato den 15. april Beskrivelse af sagen Projektet i Nørregade har af flere omgange været ramt af forsinkelser. Dels forsinkelser der er entreprenøren uvedkommende og dermed udløser tidsfristforlængelse, men også forsinkelser der påhviler entreprenøren. For at indhente sidstnævnte, har entreprenøren forceret arbejdet (længere arbejdsdage samt lørdage) og har dermed indhentet deres egen forsinkelse. Den nye og godkendte tidsplan opererer med en slutdato d. 15. juni 2019, heri indregnet forsinkelser grundet jordbundforhold, diverse kabelomlægninger samt granitudfordringer. Ringsted Spildevand er i gang med at undersøge hvad en yderligere forcering vil koste, for muligvis at indhente lidt af det tabte. En forcering på kritisk vej (de dybe kloakledninger) vil være et valg Ringsted Spildevand tager, hvis økonomien står mål med tidsbesparelsen. Omkostningen hviler derfor også udelukkende på Ringsted Spildevand. Yderligere forsinkelser kan dog opstå grundet uforudsete forhold i jorden eller hvis vi går en hård vinter i møde og der skal påregnes flere vejrligsdage end dem der allerede er indregnet i projektet. Administrationen, Ringsted Forsyning og entreprenør, er opmærksomme på at lukke ned for pladsen, hvis der indtræder så koldt vejr, at arbejdet ikke kan fortsættes hensigtsmæssigt. Hvis det besluttes at lukke ned for pladsen, sker det på baggrund af en økonomisk overvejelse, hvor det er mere økonomisk forsvarligt, at nedlægge arbejdet indtil vinter vejrliget tillader at der startes op igen. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

59 Side 58 Vurdering Ingen. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Taget til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

60 Side Busbetjening i forbindelse med Ringsted Sundhedshus (KMU, PBU, ÆGU, SAMU) Åben sag Sagsid: 18/16422 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - STBBYG_Præsentation.pdf (153287/18) Indledning Sagsgang: BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x X x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På mødet i Byrådet den 12. marts 2018 pkt. 15 blev det besluttet at følge administrationens indstilling omkring at annullere igangværende udbud og vedtage en revideret tidsplan hvor administrationen, uden brug af ekstern assistance, selv varetager udbudsprocessen for begrænset udbud. Med denne dagsorden ønsker administrationen at orientere omkring fremdriften i projektet samt at der tages stilling til busbetjeningen for det kommende Sundhedshus. Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog den 20. juni 2017 at igangsætte realiseringen af Ringsteds nye Sundhedshus, som efterfølgende blev sendt i EU-udbud i december I foråret 2018 måtte udbuddet annulleres grundet juridiske fejl i udbudsprocessen, og Byrådet vedtog derfor annulleringen og ny tidsplan for projektet. Tidsplan Nedenstående tidsplan er en komprimeret udgave af tidsplanen vist som bilag i dagsordenspunkt fra Byrådsmødet den 12. marts Tidsplanen følges, og der er nu skrevet kontrakt med STB BYG A/S som Totalentreprenør for opførelsen af Ringsted Sundhedshus. STB BYG A/S vandt EU-udbuddet med det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og har igangsat projekteringen af projektet. STB BYG s tilbudsprojekt (Bilag 1) er afsættet for det endelige detailprojekt, og med den yderligere brugerinddragelse som finder sted i projekteringsperioden vil der kunne komme mindre ændringer.