Udbudsbetingelser for indkøb af system til forbrugsafregning (FAS):

Transkript

1 Udbudsbetingelser for indkøb af system til forbrugsafregning (FAS): Lejre Forsyning Højbyvej Lejre Bjørn M. Nielsen Tlf.: Dato: Sagsnr.: S Dok.nr.: D Baggrund: Lejre Forsyning koncernen er dannet som følge af en bred politisk aftale vedtaget i Folketinget i februar Målet med aftalen var at gøre branchen mere effektiv ved at adskille drift og myndighedsansvar og samtidig fastholde kravene til miljø, sundhed og forsyningssikkerhed, som er reguleret i vandsektorloven fra 2009: LOV nr. 469 af 12/06/2009 Lejre Kommune vedtog på et kommunalbestyrelsesmøde den 25. maj 2010 at udskille den kommunale vandforsyning og spildevandsforsyning i fire aktieselskaber. Selskaberne blev stiftet 30. juni 2010 med virkning fra 1 januar 2010 og den 1. juli 2010 flyttede Lejre Forsyning til de nuværende lokaler på Højbyvej 19 i Lejre. 2. Formål: Udbudsmaterialet skal kvalificere dialogen med leverandørerne omkring indkøb af et nyt system ti l forbrugsafregning (FAS), der skal indfri selskabets målsætning om en god og kvalificeret service overfor forbrugerne, og bidrage til sikker og effektiv drift af systemet. Udbudsmaterialet indeholder en beskrivelse af baggrund og formål for projektet, vilkårene for at afgive tilbud og virksomhedens krav til løsningen og aftalegrundlaget, samt en beskrivelse af de valgte tildelingskriterier, tidsfrister og kontaktoplysninger m.v. Oprindeligt har Lejre Kommune anvendt forbrugsafregningssystemet fra KMD. I løbet af 2010 blev der foretaget en konvertering af datagrundlaget fra KMD, forud for ibrugtagningen af det nye forbrugsafregningssystem fra Brugerdata. Lejre Forsyning har endvidere indgået en hosting aftale med Frontdata, som varetager opgaverne med drift og support af virksomhedens fagsystemer m.v. 3. Procedure: Lejre Forsyning har på baggrund af en foreløbig kortlægning af markedet vurderet, at de samlede udgifter til anskaffelse, implementering og drift af FAS set over en fireårig periode ikke vil overstige den gældende tærskelværdi i 2013 på kr ,- for indkøb af varer og tjenesteydelser til forsyningsvirksomheder, der er omfattet af udbudsdirektivet (2004/18/EF). Lejre Forsyning har derfor besluttet at gennemføre indkøbet af FAS ved indhentning af tilbud indenfor rammerne af de gældende regler for offentlige og offentligt støttede kontrakter ( Tilbudslovens

2 bestemmelser). Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser mellem kr. og EU's tærskelværdi. 3. Kravspecifikation: Lejre Forsyning forventer, at det system som leverandøren har valgt at tilbyde kan varetage alle væsentlige administrative opgaver i forbindelse med forbrugsafregning. Lejre Forsyning lægger stor vægt på, at Leverandøren kan tilbyde en driftsikker og gennemprøvet løsning, hvor systemudviklingen og de tilbudte serviceydelser opfylder gældende kvalitetsstandarder og It-arkitekturprincipper fra DDV. Systemet skal som minimum kunne understøtte opkrævning af betaling for vand og spildevand (herunder tømningsordning). Leverandøren bedes endvidere redegøre for hvilke andre forsyningsarter systemet kan understøtte, nu eller inden udgangen af 2014, til brug for afregning af varmeforsyning og renovation m.v. Lejre Forsyning forventer, at systemet og leverandørens serviceydelser opfylder de facto markedsstandarder og gældende krav til Best Practice og It-arkitekturprincipper fra DDV. Lovkrav, som vedrører de administrative opgaver i forbrugsafregningssystemet (f.eks. vandsektorlov, regnskabslovgivning m.v.) skal opfyldes af det tilbudte system. Det tilbudte system til forbrugsafregning (FAS) skal understøtte relevante snitflader til andre relevante fagsystemer og eksterne aktører, som bl.a. SKAT og Nets (PBS). Det er en forudsætning for at kunne afgive tilbud, at leverandøren kan dokumentere, at virksomheden har den fornødne erfaring og tekniske formåen til at løse opgaven. Leverandøren skal bl.a. kunne anvise mindst tre relevante kundereferencer, der har anvendt det tilbudte system i mindst et år. 4. Tildelingskriterier: Tilbud, som ikke opfylder de konditionelle krav (Mindste krav) fra Lejre Forsyning, vil blive forkastet og vil derfor ikke indgå i den efterfølgende evaluering. Lejre Forsyning er ikke forpligtiget til at indgå en aftale med en leverandør på baggrund af de indhentede tilbud. Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en individuel vurdering af de modtagne tilbud ud fra nedenstående fire tildelingskriterier: Bedømmelsen af de tilbudte systemer vil blive foretaget på baggrund af Leverandørens overordnede løsningsbeskrivelse i punkt 3.1. og Leverandørens besvarelse af de specifikke spørgsmål og krav i punkt 3.2 samt den vedlagte dokumentation, brugermanualer og undervisningsmateriale m.v. 1) Priser (Implementering, drift og service) 35 % 2) Funktionalitet og brugervenlighed 30 % 3) Systemarkitektur og datasnitflader 20 % 4) Referencer og udviklingsstrategi 15 % Ad 1) Priser (Udgifter til implementering og drift): De angivne priser skal omfatte samtlige udgifter til implementering og drift, som Lejre Forsyning skal afholde i forbindelse med indkøb af licenser til systemet, konvertering af data, uddannelse af brugere, hotline og support m.v. indenfor den fireårige aftaleperiode. a) Leverandøren bedes endvidere angive de konsulenttakster minus rabat, som vil være gældende i den fireårige kontraktperiode ( ) for konsulentydelser i forbindelse med teknisk support, installationsydelser og udviklingsopgaver m.v. Side 2 af 5

3 b) Leverandøren bedes med korrekturfunktionen tydeligt angive de eventuelle ændringer i aftalegrundlaget, som er foretaget i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet til Lejre Forsyning. Ad 2) Funktionalitet og brugervenlighed: Systemets funktionalitet og brugervenlighed vil blive vurderet på grundlag af løsningsbeskrivelsen fra Leverandøren og den vedlagte dokumentation. Systemet skal kunne understøtte de administrative opgaver i forbindelse med forbrugsafregning for vand, spildevand og tømningsordning. a. Leverandøren bedes vedlægge et eksemplar af aktuelle brugermanual, som vil blive udleveret til brugerne af systemet (FAS). b. Leverandøren kan vedlægge et eksemplar af det undervisningsmateriale, som vil indgå i det planlagte undervisningsforløb. c. Leverandøren bedes vedlægge en række udvalgte Screen Dumps for at illustrere hvordan de centrale funktioner og skærmbilleder er designet i det tilbudte system. Ad 3) Systemarkitektur og datasnitflader: Bedømmelse af den anvendte systemarkitektur, herunder hvilke specifikke komponenter, som indgår i det tilbudte system i form af standardprogrammel, standard økonomisystemer og egen udviklet software m.v. Det vil også indgå i vurderingen i hvilket omfang det tilbudte system opfylder de gældende anbefalinger og arkitekturprincipper fra Digitaliseringsstyrelsen og DDV. a) Leverandøren bedes vedlægges en fyldestgørende beskrivelse af den anvendte systemarkitektur og datamodel, som kan indgå i vurderingen det tilbudte system. b) Leverandøren bedes redegøre for hvordan data bliver opdateret i systemet (Online og i Real tid), når der foretages opdateringer i systemet eller afvikles en årskørsel eller a conto opkrævning m.v. c) Leverandøren bedes i tilbuddet redegøre for hvordan det tilbudte system opfylde r arkitekturprincipperne fra Digitaliseringsstyrelsen og DDV. d) Leverandøren bedes redegøre for hvilke datasnitflader, som er indeholdt i det tilbudte system med integration til andre fagsystemer og databaser m.v. Ad 4) Referencer og udviklingsstrategi: Bedømmelse af virksomhedens faglige kompetencer og erfaringer med udvikling, implementering, drift og support af det tilbudte system til forbrugsafregning (FAS). Eventuelle certificeringer fx (ISO) bedes angivet. Der vil også indgå en vurdering af virksomhedens udviklingsstrategi og planlagte opgraderinger af systemet. a) Leverandøren bedes vedlægges en beskrivelse af virksomhedens udviklingsstrategi for det tilbudte system, herunder hvilke opgraderinger m.v., som er planlagt idenfor de kommende 1-2 år. b) Leverandøren bedes angive hvilke kundereferencer, der er relevante for leverancen til Lejre Forsyning, herunder hvilke andre forsyningsvirksomheder, som anvender systemet i dag. c) Leverandøren opfordres til at angive aktuelle kontaktoplysninger hos de udvalgte kundereferencer, som Lejre Forsyning kan anvende i fbm. evalueringen. 5. Aftalegrundlaget: Lejre Forsyning har vedlagt en 1-faset standardkontrakt med de bilag, som fremgår af nedenstående oversigt**. Lejre Forsyning ønsker at anvende den vedlagte kontrakt og bilagsstruktur, som aftalegrundlag ved indkøb af system til forbrugsafregning (FAS). Aftalegrundlaget er udarbejdet på grundlag af vejledning til Standardkontrakt for kortvarige It-projekter (K01). **Oversigt med de ønskede bilag til den vedlagte kontrakt fra Lejre Forsyning: 1-faset standardkontrakt for kortvarige It-projekter er vedlagt Side 3 af 5

4 Bilag 1) Tids og betalingsplan fra Lejre Forsyning er vedlagt Bilag 2) Kravspecifikation af FAS fra Lejre Forsyning er vedlagt Bilag 3) Leverandørens løsningsbeskrivelse for det tilbudte system (FAS) Bilag 4) Økonomi skal udarbejdes af leverandøren Bilag 5) Kundens leverancer skal udarbejdes af leverandøren Bilag 6) Serviceaftaler og garanti skal udarbejdes af leverandøren Bilag 7) Afprøvning skal udarbejdes af leverandøren Bilag 8) Licensbetingelser skal udarbejdes af leverandøren Bilag 9) Dokumentation af nuværende It-installation fra Lejre Forsyning er vedlagt Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold for vilkårene i aftalegrundlaget, men i stedet at søge at få afklaret eventuelle juridiske spørgsmål i forbindelse med den planlagte spørgerunde i uge 37 og uge 38. Inden kontraktunderskrift vil Lejre Forsyning foretage en gennemgang af aftalegrundlaget fra leverandøre n i samarbejde med virksomhedens advokat og den eksterne konsulent. Lejre Forsyning vil efter behov bede leverandøren præcisere eventuelle ændringer i aftalegrundlaget i forbindelse med en vurdering af den samlede økonomi i de modtagne tilbud, jævnfør tildelingskriterie 1. b). Ved prissætningen af den tilbudte løsning skal leverandøren medregne samtlige komponenter i form af licenser og programmel, serviceaftaler, projektledelse, uddannelse, datavask og konvertering af data samt datalinjer og datakommunikationsudstyr m.v., som er nødvendige for at Lejre Forsyning kan anvende systemet uden begrænsninger i den fireårige aftaleperiode. Lejre Forsyning har anført en fusionsklausul 1 i kontrakten, som i praksis betyder, at virksomheden kan udtræde af aftalen med tre måneders varsel, hvis Lejre Forsyning helt eller delvist skal fusioneres med et eller flere andre forsyningsselskaber, indenfor den fireårige kontraktperiode. Det er selskabet Lejre Forsyning Service A/S, CVR nr , som er kontraktparten. Le jre Forsyning Service er del af Lejre Forsyning koncernen, som via Holdingselskabet Lejre Forsyning Holding A/S er ejet 100 % af Lejre Kommune. 6. Tidsplan: Lejre Forsyning ønsker at kunne udarbejde årsopgørelsen for 2013 i det nye system primo april måne d 2014, forud for udsendelsen af de nye a conto opkrævninger for 1. halvår Leverandøren bedes derfor angive om det tilbudte system til forbrugsafregning kan leveres og implementeres indenfor rammerne af den tidsplan for projektet, som er skitseret her. Lejre Forsyning forudsætter, at der er en klar sammenhæng i mellem de tilbudte leverancer og betalingerne i den samlede betalingsplan for projektet. For hver milepæl i projektet skal Lejre Forsyning godkende de specifikke leverancer inden leverandøren kan fakturere de beskrevne ydelser i henhold til vilkårene i tids - og betalingsplanen. 1 Henvisning til 12.1 i aftalegrundlaget omkring ejendoms - og brugsret til systemet. Side 4 af 5

5 Lejre Forsyning vil forbeholde sig retten til at opsige kontrakten, hvis leverandøren ikke overhold er den overordnede tidsplan for projektet. Lejre Forsyning skal kunne opsige aftalen, hvis projektet er mere end en måned forsinket i forhold den aftalte tids- og betalingsplan. Udbudsmaterialet kan rekvireres i uge 37 af de leverandører, som Lejre Forsyning har godkendt til at afgive tilbud på system til forbrugsafregning (FAS). Leverandørerne bedes inden udgangen af uge 38 sende en mail til ekstern konsulent Jens Meiland, hvor det fremgår om virksomheden ønsker at afgive tilbud. Tilbudsgiverne har så de følgende 2 uger til at færdiggøre deres tilbud, som skal afleveres i fire eksemplarer (Papirudgave) til Lejre Forsyning, senest fredag den 27. september 2013 kl på følgende adresse: Lejre Forsyning Service A/S Hørbyvej Lejre Att.: Direktør, Bjørn Nielsen Ved fremsendelsen af tilbuddet bedes emnefeltet udfyldt med følgende tekst: Tilbud på system til forbrugsafregning (FAS) i Lejre Forsyning. Leverandørens bedes endvidere fremsende tilbuddet elektronisk på mail til følgende mailadresse: bjni@lejreforsyning.dk Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om indholdet i de angivne tilbud, som udbyder behandler med fortrolighed. Leverandørerne bærer selv ansvaret for at det fremsendte tilbudsmateriale er fyldestgørende og afleveret rettidigt til Lejre Forsyning. Tilbudsgiverne opfordres til at fremsætte deres skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samlet og senest fredag den 20. september Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen. Al kommunikation med Lejre Forsyning i tilbudsfasen skal forgå skriftligt til ekstern konsulent fra Meiland & Partnere på mail: jens@meiland-partnere.dk. Det er alene spørgsmål, der er stillet rettidigt og skriftligt, som vil blive besvaret. Spørgsmålene vil blive anonymiseret, hvorefter spørgsmål og svar vil blive sendt til tilbudsgiverne inden udgangen af uge 39. Med venlig hilsen Bjørn Nielsen Direktør Lejre Forsyning Service A/S Side 5 af 5