2) Orientering ved formand herunder evaluering af generalforsamlingen og det historiske forløb med udskiftning af vinduer i kiosken Bien.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Mødereferat nr. 06/2009 Tid Mandag den 8. juni 2009 kl.: 19:30 Deltagere Camilla Antonsen (CA) Peder Nyborg Madsen (PNM) Anja Larsen (AL) Tommy Kok Annfeldt (TKA) Ole Rosengreen (OR) Torsten Hasle Nielsen (THN) Fraværende Allan Mortensen (AM) Kopi Deltagerne, fraværende og hjemmeside Referent THN Næste møde Tirsdag den 30. juni 2009 kl. 19:30 Mandag den 10. august 2009 kl. 19:30 Dagsorden 1) Præsentationsrunde af hensyn til OR 2) Orientering ved formand herunder evaluering af generalforsamlingen og det historiske forløb med udskiftning af vinduer i kiosken Bien. 3) Brev modtaget fra kiosken med krav om DKK for bløde omkostninger i forbindelse med udskiftning af vinduer og dør. Efter en længere diskussion blev det besluttet at afvise kravet ved brev. 4) På baggrund af oplæg fra TKA blev ansvarsfordelingen i bestyrelsen gennemgået, og opgaverne blev fordelt som angivet efterfølgende. Formand (CA): - Holder overblikket - Sørger for, at vi overholder vedtægterne - Daglig kontakt til administrator Sekretariatet (THN): - Fungerer som referent - Føre mødeprotokol - Håndterer regninger - Ajour fører regnskabslog Drifts- og vedligeholdelse (OR): - Kontakt til vicevært - Håndtere spørgsmål vedrørende vedligeholdelse og nybyg - Opfølgning på drifts- og vedligeholdelsesplan Lejlighedsadministration (TKA): - Ventelister 1/5

2 - Vurdering og fremvisning af lejligheder - Salg af lejligheder IT og vaskeri (PNM): - Nye vaskekort - Kontakt til Elektrolux - Priser på vask - Opdaterer websiden - Håndtere spørgsmål vedr. web siden Gård- og aktivitetsudvalg (AL): - Ad hoc projekter - Arbejdsweekend 5) Postkasser. To tilbud modtaget. En tilbudsgiver har trukket sig. Et møde om aftaleindgåelse med leverandør afholdes inden for 14 dage. Prisen er lidt under DKK Tilbud fra Smeden accepteres med angivelse af postkassetype samt præcisering af at følgende skal overholdes ved montage: PostDanmarks anvisninger og Bygningsreglementet. PostDanmark kontaktes med henblik på dispensation i 3 opgange. 6) Vicevært. Tjek om Tom har modtaget opsigelse. DanEjendomme kontaktes med hensyn til midlertidige viceværtfunktion. Profil for viceværtsfunktionen blev diskuteret. OR ser på fremtidige løsning. Alle arbejder på forslag til næste møde. 7) Ansøgning fra andelshaver angående ombygning. TKA kontakter andelshaver om det videre forløb herunder at byggeaffald skal bortskaffes for andelshavers regning, og at autoriseret el- og VVSfirmaer skal anvendes. Fuldmagt underskrevet. 8) Overdragelser: nr. 86 Emdrupvej 171, st, th både andelsbevis og aftale, nr. 54 Emdrupvej 161, 1.tv andelsbevis og Pragtstjernevej 29, st, tv tillæg til andelsbevis underskrevet. 9) Dødsbo Guldstjernevej 3, st th. Bestyrelsen besluttede enstemmigt at dødsboet på Guldstjernevej 3, st. th. skal sælges ASAP. TKA aftaler med Tom, at han tømmer lejligheden og sætter alt indboet i et aflåst kælderrum i 6 mdr. TKA sender brev med tilbud om sammenlægning til naboen på Guldstjernevej 3. Frist for svar er 14 dage. OR og PNM vil besigtige lejligheden, for at se om det kan være profitabelt at foretage nogen forbedringer inden et salg. Poul Børling kommer derefter ud og sammen med Tom, hvor der laves en vurderingsrapport og et flyttesyn. Såfremt en af naboerne ikke ønsker den til sammenlægning, har vi en køber udefra klar. 10) Drifts- og vedligeholdelsesplan. OR kigger på D&V-plan til mødet efter sommerferien. Jonas er gået i gang med forberedelser. 11) Energimærkning. Tilbud på energimærkning fra Wormslev Rådgivende Ingeniører modtaget. Prisen er DKK, som betales over 5 år. Tilbuddet blev accepteret på sidste bestyrelsesmøde. 12) Økonomi/budget Jonas har gennemgået ejendommen med henblik på at reducere el-forbruget. Lånetilbud skal indhentes. Nyt møde om budget regninger underskrevet på mødet. 13) Ny hjemmeside er sat i drift: Alle er velkomne til at komme tekstbidrag. 14) Bestyrelsen holder et arbejdsmøde den 30. juni kl. 19:30. 2/5

3 15) Eventuelt. Intet at bemærke. Godkendt den 2009 Camilla Antonsen Formand Peder Nyborg Madsen Næstformand Tommy Kok Annfeldt Anja Larsen Allan Mortensen Torsten Hasle Nielsen Ole Rosengreen 3/5

4 Udestående fra tidligere møder Aktion Udarbejde forretningsorden for bestyrelsen Udarbejde procedure for salg af andelslejligheder til hjemmesiden Før den 1. januar 2009 skal der være opsat postkasser i alle opgange Gennemgang af ventelister Udarbejde runderingsskemaer for ejendommen Status Udkast foreligger. Skal i høring Udkast foreligger. Afventer hjemmesiden, og skal i høring i bestyrelsen Postkassemodeller er undersøgt. Priser er indhentet. Der skal afgives accept af tilbud. Gennemført. Skal fremsendes til administrationen. Paradigma er nu modtaget. Tilpasning til Emdrup Have udestår Værktøjsliste udarbejdes til ophængning i viceværtens rum. Der arbejdes på opdatering af hjemmesiden Der formuleres et svarskift til Kiosk Bien og håndværkerne angående problemerne ved vinduesudskiftningen. Der formuleres et svarskift til Kiosk Bien med afvisning af krav for ikke dokumenterede tab. Fra 1. juli 2009 er der krav om energimærkning ved overdragelse af andele. Reglerne gælder, når bygningen der udlejes eller overdrages, er 60 m 2 eller derover. Det er andelsforeningen, der er ansvarlig for at stille en gyldig energimærkning til rådighed. IT-systemer til oprettelse af vaskekort. Er idriftsat Er over gået til foreningens advokat PNM skriver svar Tilbud fra Wormslev Rådgivende Ingeniører accepteret Nyt modem er indkøbt for at kunne oprette vaskekortene, og der er bestilt assistance fra vaskemaskineproducenten. Der indhentes et tilbud fra den rådgiver, som pt. bistår gratis, for at få udarbejdet en samlet renoveringsplan. THN vil forsøge at fremskaffe et paradigme for renoveringsplan fra ABF. Eksempel på driftsplan fra ABF er fremskaffet. OR udarbejder udkast til D&V-plan Guldstjernevej nr. 3 st. tv har været ledige i længere tid efter dødsfald. Lejlighed kræver mere eller mindre istandsættelse før den kan sælges. Dan-Ejendomme (DanE) kontaktes angående økonomisk forhold omkring lejligheden før et salg. Sælges ASAP DanE vil blive anmodet om en gennemgang af samtlige lejligheder for en status af manglende indbetalinger af leje eller boligafgifter samt andre tilgodehavenderne. PostDanmark kontaktes med henblik på dispensation i 3 opgange. Al kontakter DanEjendomme kontaktes med hensyn til midlertidi- 4/5

5 Aktion ge viceværtfunktion. Ansøgning fra andelshaver. TKA kontakter andelshaver om det videre forløb herunder byggeaffald skal bortskaffes andelshavers regning, og at autoriseret el og VVS-firmaer skal anvendes. D&V-plan skal udarbejdes til september 2009 Lånetilbud skal indhentes ASAP herunder FlexLån med variable løbetid. Status TKA OR og Jonas THN Flytning af konto i Amagerbanken 5/5