REFERAT FRA BESTYRELSESMØDET. Tirsdag, den 6. september 2011 kl. 16:09. I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere:

Transkript

1 REFERAT FRA BESTYRELSESMØDET Tirsdag, den 6. september 2011 kl. 16:09 I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree Kopi af referat er fremsendt til ingeniør Viktor Jensen, DFP samt statsaut. revisor Bjarne Ulrik Pedersen og statsaut. revisor Ole Jespersken-Skree fra Partner Revision. 46

2 1. Godkendelse og underskrift af referatet fra det ekstraordinære møde den 18. august Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 3. Orienteringspunkter Sagsfremstilling: 3.1 Status på anlægsarbejdet med transmissionsledningen. Der vil på mødet blive givet en orientering om status på arbejdet, herunder resultatet af forhandlingerne med Østergaard Entreprise om ekstraarbejde i forbindelse med underføringen af ledningen under banen. Desuden vil blive givet en orientering om tilslutning af ledningen til selve værket på Præstelunden, hvor værket bliver lukket for varme fra mandag, den 5. september kl til tirsdag, den 6. september kl Status på anlægsarbejdet med opførelse af flisanlæg. Der har senest været afholdt byggemøde tirsdag, den 30. august Tidsplanen følges d.v.s. at den tidligere forsinkelse på 1-2 uger er nu indhentet. Bilag: Referat af byggemøde nr. 9 fra den 30. august 2011 vil blive udleveret på mødet. 3.3 Status på anlægsprojekt renovering af Lars Nielsens Vej. Arbejdet udføres af Rahbek Brande AS, som har underleverandør Jysk Rør Entreprise (Tre-For) til at udføre en del af arbejdet. Der har været henvendelse fra beboere vedr. utilfredshed med manglende orientring om at der skulle graves i haven ind til huset, samt at der skal opstilles et udvendigt målerskab. 47

3 3.4 Projektforslag til forsyning af ny Fakta butik på Lærkevej/Østre Alle. På bestyrelsesmødet den 18. august 2011 blev godkendt tilslutning af den nye Fakta bygning. Ikast-Brande Kommune har ved skrivelse af 25. august 2011 meddelt godkendelse af projektforslaget og orienteret HNG Naturgas beslutningen. Der er samtidig meddelt HNG at beslutningen kan påklages til Energiklagenævnet, med en frist på 4 uger fra afgørelsen. Skrivelsen fra Ikast-Brande Kommune er tidligere fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Sagsbehandler: Henning Mikkonen. Ad 3.1. Der er afholdt møde den 24. august 2011 mellem entreprenør, DFP samt driftsleder Henning Mikkonen, jf. referat fra mødet som blev udleveret. Merarbejdet for entreprenøren har været: Forlænget boring under jernbanen. Fjernelse af cementblok under lysmast. Fjernelse af beton ved opgravning Brande Højskole. Entreprenøren vil snarest fremsende opgørelse og udgiftens omfang. 48

4 Ad 3.2. I uge 40 vil der blive foretaget en koldstart af anlægget (prøvestart) og i uge 42 en egentlig igangsætning af flisværket. Der aftales nærmere med leverandøren om tidspunkt for levering af stammeflis som skal bruges til indkøring. Der er udarbejdet og afleveret en leveringsplan til de to flisleverandører. Brovægten vil ikke være fuldt ud installeret når flisværket tages i brug, der aftales en midlertidig procedure med leverandørerne om vejning. Ad 3.3. Der udarbejdes en orienteringsskrivelse til forbrugerne på Lars Nielsensvej som skal indeholde: Hvornår afsluttes renoveringen. Der er ingen direkte udgift for forbrugerne. Hvem laver arbejdet. Hvorfor et tilslutningsskab. Hvilke ejendomme berøres. M.v. Skrivelsen er efterfølgende udarbejdet og udleveret til forbrugerne, jf. vedlagte. Ad 3.4. Der indhentes tilbud på arbejdet hos Rahbek Brande AS, samt Østergaard Entreprise AS. Det billigste tilbud accepteres, ud fra at begge firmaer har de nødvendige faglige kompetencer til at udføre arbejdet. 49

5 HMN Naturgas har ikke indgivet påklage på projektet, der er frist frem til den 25. september 2011, kommer der ikke påklage fra naturgasselskabet igangsættes arbejdet. Som en udløber af sagen har HMN Naturgas den 1. september fremsendt høringssvar til Ikast-Brande Kommune vedr. opførelse af akkumuleringstank ved det nye flisværk. I høringssvaret anfører HMN at de ikke mener at Ikast-Brande Kommune kan godkende projektet, idet tilbagebetalingstiden er 17 år, samt at den nye tank er 4 gange så stor som den nuværende. HMN mener at størrelsen af den nye tank skal reduceres til ca m2. Det er aftalt at ingeniør Viktor Jensen udfærdiger forslag til svarskrivelse til Ikast-Brande Kommunes teknik- og miljøudvalg. Skrivelsen skal være kommunen i hænde senest den 12. september, således at den kan blive behandlet i Teknik- og miljøudvalget den 27. september

6 4. Regnskab for varmeåret 2010/2011. Sagsfremstilling: Selskabets revisor har i samarbejde med driftslederen udarbejdet og revideret selskabets regnskab for varmeåret 2010/2011. Regnskabet indeholder: Årsrapport incl. ledelsesberetning. Specifikationer til årsrapporten. Revisionsprotokollat. Desuden bliver der udarbejdet et lille hæfte med dagsorden til generalforsamling, ledelsesberetning, regnskab samt budget for året 2011/2012. Hæftet kan afhentes af forbrugerne fra mandag, den 12. september og udleveres på generalforsamlingen. Regnskabet udviser en underdækning (underskud) på ca. kr , og der er overført en overdækning fra forrige regnskabsår på ca. kr , d.v.s. der bliver overført en overdækning til indeværende regnskabsår2011/2012 på ca. kr Regnskabet vil blive gennemgået på mødet af statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree. Kritisk revisor Christian Aaskov vil fremsende en skriftlig redegørelse for resultatet af den kritiske revision. Kassereren har stikprøvevis gennemgået bilagene i henhold til kasse- og regnskabsregulativet og meddelt, at han ikke har bemærkninger. Bilag: Selve regnskabet m.v. vil blive mailet rundt af revisor fredag, den 2. september Desuden vil formanden fremsende ledelsesberetningen per mail inden bestyrelsesmødet. Sagsbehandler: Ole Jespersen-Skree/Henning Mikkonen Ole Jespersen-Skree gennemgik: Årsrapporten. Specifikationer til årsrapporten. Revisionsprotokollat. 51

7 Stort set samtlige hovedtal i regnskabet stemmer meget godt med det budgetterede. Regnskabet i henhold til Varmeforsyningslovens bestemmer udviser et underskud (underdækning) på kr mod budgetteret 0 kr. Der er overført et overskud (overdækning) fra tidligere år på kr , d.v.s. at der overføres herefter et overskud (overdækning) til regnskab 2011/2012 på kr Af særlige forhold blev fremhævet: Der er afskrevet kr som tab på tilgodehavende hos forbrugerne. Afskrivningen vedr. flere regnskabsår, fremover skal afskrivning foretages årligt. Den nye form for opkrævning af aconto, vil minimere muligheden for tab. Der skal udarbejdes retningslinjer for indhentning af tilbud hos leverandører. Regnskabet blev herefter godkendt af bestyrelsen. Vedr. budget 2011/2012 er der ingen bemærkninger, til det tidligere udarbejde budget, der er her forventet balance i regnskabet i forhold til reglerne i Varmeforsyningsloven, men budgettet er udarbejdet med en lav forventning på salg af el, derfor forventes et overskud. Vedr. budget 2012/2013, når dette skal endelig udarbejdes ser det p.t. ud til at gasprisen er ca. kr. 1,00 dyrere pr. m3, det betyder en merudgift på ca. kr. 2,5 mio. Såfremt flisværket ikke var etableres ville merudgiften på gas være ca. kr. 4,8 mio., herfra skal dog trækkes evt. prisstigninger på flis. 52

8 5. Ansøgning om kommunegaranti for låneoptagelse. Sagsfremstilling: Bestyrelsen har tidligere godkendt igangsætning af følgende anlægsprojekter: Ny akkumuleringstank Brovægt Ombygninger i den nuværende kedelcentral Renovering af ledningsnet på Lars Nielsensvej Tilslutning af Fakta-butik på Lærkevej/Østre Alle Tilslutning af beboerne på Tranevej samt renovering af ledningsnet på Vibevej Renovering af ledningsnet Åkvarteret Samlet andrager anlægsudgifterne kr. 14,8 mio. excl. moms. Ovennævnte investeringer medfører en årlig driftsbesparelse på ca. kr. 1,0 mio. til kr. 1,2 mio. Baseret på et forsigtigt skøn. Der er udarbejdet et udkast til ansøgningsskrivelse til Ikast-Brande Kommune, desuden er Kommunekredit anmodet om et lånetilbud. Bilag: Udkast til ansøgningsskrivelse til Ikast-Brande Kommune, lånetilbud fra Kommunekredit vil foreligge på mødet. Sagsbehandler: Holger Skott Det udarbejdede forslag blev godkendt og fremsendes til Ikast-Brande Kommune. Lånetilbuddet fra Kommunekredit er endnu ikke modtages, der er efter bestyrelsesmødet rykket hos Kommunekredit. 53

9 6. Ordinær generalforsamling. Sagsfremstilling: På bestyrelsesmødet den 18. august 2011 blev dagsorden m.v. til generalforsamlingen godkendt og efterfølgende er der: Anmodet om indrykning af annonce i Brande Bladet den 7. og den 14. september Bestilt lokaler på Hotel Dalgas. Der vil på mødet blive givet en orientering om: Forslag til dirigent. Status på om der skal vælges 3 eller 2 til bestyrelsen. Status på om der skal vælges kritisk revisor. Sagsbehandler: Henrik Kraglund/Holger Skott Advokat Torben Buur fra advokatfirmaet Dahl i Herning anbefales som dirigent på generalforsamlingen. Advokat Torben Buur er efterfølgende kontaktet og har indvilget i hvervet, desuden er Torben Buur anmodet om juridisk afklaring af problemstillingen om valg af henholdsvis 3 eller 2 til bestyrelsen, samt valg af kritisk revisor. Annonce i Brande Bladet den 7. september samt forslag til nye vedtægter er fremsendt til Torben Buur. Ole Jespersen-Skree fremlægger regnskab og budget på generalforsamlingen. 54

10 7. Pressemeddelelser. Der verserer fortsat læserbreve fra Hans-Christoph Paul og Finn Mogensen, som formanden har svaret på i den seneste udgave af Brande Bladet fra den 31. august Sagsbehandler: Henrik Kraglund Der var ingen bemærkninger til formandens læserindlæg, der henvises i øvrigt til referatet fra bestyrelsesmødet den 18. august 2011, punkt Eventuelt. Intet. 9. Mødet hævet. Mødet blev hævet kl: Henrik Kraglund Holger Skott Eivin Joensen Jette Harrild Freddy Pedersen Carsten Kvist / Henning Mikkonen 55