Start med at gå til opsætning under tandhjulet i højre hjørne ude på forsiden (rød pil).

Transkript

1 Offboarding modulet Offboarding er et modul, der bidrager til at opsamle vigtig viden og erfaring fra medarbejdere, som forlader organisationen, så deres input kan frugtbargøres til kollektiv fremdrift og fremskridt på en række parametre. Før et offboardingforløb kan sættes i gang, skal systemet sætte op til det. Opsætning af offboardingforløb Start med at gå til opsætning under tandhjulet i højre hjørne ude på forsiden (rød pil). Stå på Offboarding (rød pil) og vælg den afdeling, du vil sætte forløbet op for (lilla pil). Herefter skal du vælge spørgerammen. Klik på den grå boks i højre hjørne, så den folder sig ud og vælg Se og rediger spørgerammer (grøn pil).

2 Du kan vælge at redigere en eksisterende spørgeramme (gul pil) eller oprette en ny (rød pil). Redigér eksisterende skema Du kan ændre overskriften på skemaet eller vælge, hvor andres spørgsmål skal placeres. Klik først på blyanten i højre hjørne (gul pil) og udfyld felterne i den fane, der foldes ud. Når du er færdig med at foretage disse overordnede ændringer, klikker du på Gem (rød pil). Klik herefter på blyanten igen for at få fanen til at folde sig ind.

3 Du kan redigere en spørgsmålsgruppe ved at klikke på blyanten i den grå boks med gruppens navn (gul pil). Når boksen foldes ud, kan du ændre navnet og hjælpeteksten. Ønsker du at slette spørgsmålsgruppen, klikker du på skraldespanden i højre hjørne (grøn pil). Klik på gem, så boksen foldes ind igen. Ønsker du at redigere et eksisterende spørgsmål, klikker du på blyanten (gul pil). Vil du fjerne spørgsmålet fra skemaet, klikker du på skraldespanden (rød pil). Har du ændringer til teksten i et spørgsmål, anbefaler vi, at du fjerner spørgsmålet fra skemaet og i stedet opretter et nyt. Redigerer du i teksten, har det nemlig indflydelse på de øvrige skemaer, hvor spørgsmålet er brugt. Det resulterer i, at data bliver ubrugelige. Vælger du alligevel at redigere et eksisterende spørgsmål, skal du vinge den lille boks af i advarselsfeltet (lilla pil).

4 Ønsker du at tilføje et spørgsmål, klikker du på den grønne arkivkasse ude i højre side af skærmen (rød pil), så den folder sig ud. Her kan du søge efter et eksisterende spørgsmål (gul pil) eller oprette et helt nyt (lilla pil). Tilføj spørgsmålene ved at trække dem over i den ønskede spørgsmålsgruppe. Når spørgsmålet ligger i skemaet, kan du ændre rækkefølgen, ved at trække i spørgsmålene. Du kan tilføje en spørgsmålsgruppe helt nede i bunden af skemaet (rød pil). Systemet gemmer automatisk dine rettelser, men når du er færdig med ændringerne, skal du publicere skemaet (gul pil), før det kan bruges i offboardingforløbet.

5 Opret et helt nyt spørgeskema Når du opretter et nyt spørgeskema, skal du klikke på blyanten i højre hjørne for at komme videre (gul pil). I boksen, der foldes ud, giver du skemaet et navn og klikker på Gem (rød pil). Nu kan du begynde at bygge dit spørgeskema op. Start med at tilføje spørgsmålsgrupper (rød pil). Giv gruppen et navn (gerne på alle de sprog, I bruger se vejledningen Vælg tilgængelige sprog ) og klik på opret Spørgsmålsgruppe (rød pil). Klik på Gem for at få boksen til at folde sig ind.

6 Nu kan du tilføje de enkelte spørgsmål ved at klikke på den grønne arkivkasse ude i højre side af skærmen (rød pil), så den folder sig ud. Her kan du søge efter et eksisterende spørgsmål (gul pil) eller oprette et helt nyt (lilla pil). Tilføj spørgsmålene ved at trække dem over i den ønskede spørgsmålsgruppe. Når spørgsmålet ligger i skemaet, kan du ændre rækkefølgen, ved at trække i spørgsmålene. Systemet gemmer automatisk dine rettelser, men når du er færdig med ændringerne, skal du publicere skemaet (gul pil), før det kan bruges i offboardingforløbet.

7 Start offboardingforløb Du er nu klar til at starte offboardingforløbet. Start med at gå til Offboarding modulet ude på forsiden. Når du kommer ind i modulet, møder du to bokse. I boksen til venstre kan du se aktive dialoger, starte en ny dialog runde (rød pil) eller se afsluttede dialoger i arkivet (gul pil). I boksen til højre, kan du trække statistikker på offboardingen i din organisation. Helt oppe i højre hjørne kan du få et overblik over dine aftaler (grøn pil). Hvis du klikker på Start ny dialog runde, kommer der en boks frem til højre, hvor du har tre valgmuligheder: 1) Vælg medarbejder søg på den person, der har laves offboardingforløb med (lilla pil). 2) Vælg skabelon vælg den spørgeramme, du vil bruge (gul pil). 3) Vælg ansvarlige søg på den/de personer, der skal stå for offboardingen (grøn pil). Når du har udfyldt felterne, klikker du på Start offboarding (rød pil).

8 Nu har du mulighed for at sende et spørgeskema ud til den medarbejder, der skal holdes offboarding forløb med. Klik på den grå boks Klargør e mai (gul pil), så den folder sig ud og bliver grøn. Herefter vinger du feltet af ud for medarbejderen, skriver evt. en personlig besked i det hvide felt og klikker på Send til valgte (rød pil). Når skemaet er sendt til medarbejderen, ændrer kuvertfarven sig fra grå til rød (grøn pil). Hvis medarbejderen er i gang med at udfylde skemaet, bliver kuverten gul, og når det er afsluttet, bliver den grøn. Det samme gælder for referatarket (gul pil). Når det er rødt, har det endnu ikke været åbnet. Er det gult, har det været åbnet, og når det er grønt, er det afsluttet. Når referatet er afsluttet, flyttes dialogen til arkivet.

9 Træk statistikker Inde i Offboarding modulet kan du trække statistikker i boksen til højre. Vælg først, om du ønsker at trække statistik for en afdeling eller et team. Når du har valgt mellem de to, folder boksen sig ud, og du har nu flere søgemuligheder: 1) Afdeling/team vælg den afdeling eller det team, du ønsker statistik for 2) Dato vælg et datointerval 3) Spørgsmål vælg kun at søge på de valgte spørgsmål (vælges ingen, søges der på alle spørgsmål) 4) Gennemsnit vælg mellem intet, automatisk eller manuelt Når alle felter er udfyldt, kan du danne en Excel fil eller en PDF med resultatet.