1. oktober Projektsekretariatet har på den baggrund revideret budgetnotatet (ændringer er markeret

Transkript

1 Møde i Den Politiske Styregruppe, fredag, den 9. oktober 2015 kl på brandstationen i Sorø, mødelokalet beredskabsgården, Frederiksvej 29, 4180 Sorø Deltagere: Borgmester Søren Kærsgaard, Holbæk Ole Hansen, Holbæk Borgmester Martin Damm, Kalundborg Hanne Brøndel, Kalundborg Borgmester Mette Touborg, Lejre Line Jacobsen, Lejre Borgmester Thomas Adelskov, Odsherred Torben Møller, Odsherred Borgmester Gert Jørgensen, Sorø Preben Lund, Sorø Borgmester Stén Knuth, Slagelse John Dyrby Paulsen, Slagelse Medarbejderrep. Peter Nygaard, Sorø Deltagere m/ observatørstatus: Medarbejderrep. Daniel Weinreich, Slagelse Rep. for de frivillige Winie Heisel, Holbæk Marianne Kristiansen mødte som personlig stedfortræder for Winie Heisel Der var afbud fra Lis Tribler som stedfortræder for John Dyrby Paulsen Der var afbud fra Sten Drejø som stedfortræder for Hanne Brøndel. 1. Budget for Vestsjællands Brandvæsen Ved behandlingen af budgettet på mødet den 10. september 2015, blev det besluttet, at: a) der skulle udarbejdes supplerende forklaringer og dokumentation for det fremsendte budget b) en oversigt over de seneste års anlægsudgifter til driftsmateriel c) der til styregruppens medlemmer skulle fremsendes en liste over aktiver, incl. aktiver til en værdi u/ skulle fremsendes til styregruppen Ad a) og b). Der er udarbejdet et supplerende bilag med hovedtal for de enkelte kommuners regnskaber for 2012, 2013 og 2014 samt budget På samme bilag er anført de enkelte kommuners anlægsomkostninger. Indstillingen fra konst. beredskabsdirektør blev godkendt. Fokus holdes på, at effektiviseringsgevinsterne ved samordningen af de 6 kommunale beredskaber hjemtages hurtigst muligt. Dvs. at den effektiviseringsvinst, der er beskrevet i aftalen mellem KL og regeringen om den kommunale økonomi for 2015 (DUT & moderniseringsfond) er hjemtaget senest med udgangen af 2017, samt at transaktionsomkostningerne ved samordningen er afviklet senest med udgangen af Arbejdet med etablering af fælles serviceniveauer og -standarder, bl.a. i den risikobaserede dimensionering fremskyndes.

2 Lejre Kommune har fremsendt korrigerede tal for fremskrevet budget for 2016, som viser, at Lejre Kommunes fremskrevne budget for 2016 er ca. 0,8 mio. kr. højere end tidligere oplyst. Projektsekretariatet har på den baggrund revideret budgetnotatet (ændringer er markeret med gult). Ad c). Deloitte har alene foretaget en vurdering af aktiver, som i ejerkommmunernes anlægskartoteker er værdisat til o/ Der indgår en samlet oversigt over aktiver i statusmaterialet, men aktiverne er ikke værdisat. Det er således alene kommunerne, der i deres anlægskartoteker er i besiddelse af en værdifastsættelse af materiel til en værdi til u/ kr. Indstilling: Konst. beredskabsdirektør indstiller, at - budget 2016 for Vestsjælland godkendes og fremsendes til ejerkommunerne. - budgetnotat (revideret) - notat om de enkelte kommunale beredskabers regnskaber samt budget Benchmarkanalyse På det seneste møde i Politisk Styregruppe, blev det besluttet, at Vestsjællands Brandvæsen i 2016 skulle udarbejde analyse, hvor budgettet blev benchmarket med andre beredskaber. På den baggrund blev konsulentvirksomheden Deloitte bedt om at udarbejde en analyse, hvor Vestsjællands Brandvæsen budget blev sammenlignet med de øvrige, samordnede beredskaber på Sjælland. Analysen foreligger hermed. Dog således at Deloitte har Konst. beredskabsdirektørs indstilling blev godkendt.

3 lagt R-2014 til grund for analysen, idet det ikke var muligt at fremskaffe sammenlignelige oplysninger om B-2016 fra de 7 øvrige beredskaber. Rapportens hovedkonklusioner er, at VB har relativt lave udgifter pr. indbygger VB har relativt mange stationer - hvilket skal ses i sammenhæng med at VB dækker et stort geografisk område VB har relativt mange hændelser pr. indbygger et relativt lavt serviceniveau, målt på responstid Indstilling: Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at politisk styregruppe tager rapporten til efterretning der i forbindelse med processen med udarbejdelse af Risikobaseret Dimensionering , i 2016 iværksættes en analyse af den mest optimale stationsstruktur og -placering der, i samarbejde med de øvrige beredskaber på Sjælland, udarbejdes en tilsvarende analyse i 2016 Benchmarkanalyse af sjællandske beredskaber, Deloitte, oktober Serviceniveauer i den Risikobaserede Dimensionering (RiBD ) I forbindelse med godkendelsen af tids- og handlingsplanen blev strategien for etablering af en samordnet risikobaseret dimensionering fastsat: Der udarbejdes i efteråret 2015 en sammenskrivning af de gældende risikobaserede dimensioneringer - dog således, at de umiddelbart tilgængelige gevin- Konst. beredskabsdirektørs indstilling blev godkendt, dog således at den sammenskrevne RBD, som færdigbehandles i politisk styregruppe i december 2015, betragtes som RDB for 2016 i 1. halvår 2016 fremlægges en række analyser, risikovurderinger m.v. med henblik på

4 ster ved at der etableres et samordnet beredskab ("lavthængende frugter") indarbejdes. indarbejdelse i en RDB for 2017 Som led i processen med at udarbejde Risikobaseret Dimensionering , fremlægges hermed forslag til serviceniveauer, der skal indarbejdes i dimensioneringen på flg. områder: Slukningsområder Drejestige/redningslift i den nordlige del Drejestige/redningslift i den sydlige del Bådberedskabet Frigørelsesværktøj Assistancekørsel til Orø Slangetendere Højderedning Vandforsyning til brandslukning, herunder tankvogne Udrykningssammensætning På styregruppens møde den 12. november vil endvidere foreligge notater om serviceniveau på flg. områder: indsatsledelse vagtcentral(er) Styregruppens konklusioner på drøftelserne af serviceniveauer vil blive indarbejdet i det endelige forslag til risikobaseret dimensionering, som fremlægges for politisk styregruppe på mødet den 18. december - med henblik på fremsendelse til udtalelse i Beredskabsstyrelsen og efterfølgende godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd. Den Risikobaserede Dimensionering skal fremsendes til Beredskabsstyrelsen til kommentering, inden den fremsendes til kommunalbestyrelser/byråd til endelig godkendelse.

5 Indstilling Konst. beredskabsdirektør indstiller, at: - de i notat om serviceniveauer nævnte indstillinger godkendes - tidsplan for behandling af den risikobaserede dimensionering godkendes. - at arbejdet med RiBD igangsættes primo 2016 med udarbejdelse af en række analyser, bl.a. o optimal stationsstruktur (jf. pkt. 2) o fysisk placering af de enkelte stationer (jf. pkt. 2) o de enkelte stationers materiel o reviderede risikovurderinger (harmonisering) af risikovirksomheder og andre risikoobjekter Notat "Oplæg til Serviceniveau", oktober Forlængelse af entreprisekontrakter Der har siden august pågået forhandlinger om forlængelse af eksisterende entreprisekontrakter, således at de gælder frem til udgangen af Fsa. kontrakterne i Slagelse, Sorø og Kalundborg har der ikke været væsentlige udfordringer i en forlængelse af kontrakterne. Derimod har Falck haft betydelige problemer med at overholde gældende kontrakt med Holbæk Kommune, primært fsa. stationerne i Holbæk og Tølløse. Som det fremgår af vedlagte notat er der arbejdet med at finde løsninger på udfordringerne, således at også denne kontrakt kan forlænges med 1 år. Konst. beredskabsdirektørs indstillinger fsa. pkt. a), c), d) og e) blev godkendt. Fsa. b), f) og g) henføres opgaven til beredskabskommissionen i Holbæk Kommune. Indstilling: Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at forhandlingerne kan færdiggøres på flg. grundlag: a) nuværende kontrakter for stationerne i

6 Skælskør, Korsør, Ruds Vedby og Snertinge forlænges på uændrede vilkår frem til 31./ med de i kontrakterne beskrevne prisfremskrivninger (KLs P/Lfremskrivninger). Fsa. Snertinge vedlægges en allonge vedr. betingelser for eventuel opsigelse af vagtcentraldelen Fsa. Falcks ønske om at ændre i picklisten fra 1+6 til 1+5 afvises b) Nuværende kontrakt for Holbæk Kommune (stationerne i Mørkøv, Tuse Næs, Tølløse, Holbæk og Orø) forlænges frem til 31. december 2016, således: Allonge vedr. bodsbestemmelser udløber pr. 31. december og forlænges ikke. Handlingsplan vedr. sikring af robustheden på stationerne i Holbæk og Tølløse vedlægges som allonge til kontrakten vedr. stationerne i Holbæk Kommune kontrakten forlænges indenfor den gældende kontrakts økonomiske ramme c) Der indgås aftale om samarbejde mellem Vestsjællands Brandvæsen og Falck om løbende opfølgning på responstider m.v. for alle Falck-stationer, opfølgning på handlingsplanen for Holbæk m.v. d) Aftale om betaling for VBs medarbejdere og materiel, når disse indgår i operative beredskabsopgaver, som er en del af Falcks entreprisekontrakter. e) endelig kontrakt forelægges til godkendelse på Den politiske Styregruppes møde den 12. november Endvidere indstiller konst. beredskabsdirektør, at f) løsningerne fsa. Tølløse-stationen indarbejdes i forslaget til risikobaseret dimen-

7 sionering g) det indstilles til beredskabskommissionen i Holbæk, at løsningerne fsa. Tølløse-stationen iværksættes så hurtigt som muligt. Notat vedr. forlængelse af entreprisekontrakter, 1. oktober Mødeplan for efteråret 2015 Mødetidspunkter og -steder er fastsat for resten af og reserveret i styregruppens kalendere. Mødeplanen blev godkendt, dog således at mødet den 12. november fremrykkes til den 10. november klokken i Holbæk. Indstilling Konst. beredskabsdirektør indstiller, at nedenstående emner sættes på dagsordenen på de kommende møder: 12. november 2015: samlet organisationsbeskrivelse, opgave- og ansvarsplacering serviceniveauer (til brug for den risikobaserede dimensionering): o indsatsledelse o vagtcentral mødeplan 2016 drøftelse af ansættelse af beredskabsdirektør 18. december 2015 driftsbudget 2016 (udmøntning af godkendt budget - herunder effektiviseringer på 6,3 mio. kr.) takster - godkendelse/ harmonisering af takster handlingsplan 1. halvår 2016 godkendelse/fremsendelse af risikobaseret dimensionering til Beredskabsstyrelsen