Giv Liv tilmeldingssystemet

Transkript

1 Giv Liv tilmeldingssystemet Denne guide beskriver hvorledes Giv Liv tilmeldingssystemet fungerer og hvorledes du anvender systemet. Desuden har vi tilføjet en række forslag til, hvordan du kan kontakte tilmelder af et kursus. Tilmeldingssystemet er let tilgængeligt og simpelt at håndtere, og det sikrer en logisk og systematisk koordinering af tilmeldinger til kurserne Hjerteredderkursus - intro i genoplivning på 30 minutter. Desuden har du mulighed for at oprette dine egne hold i systemet de kurser, som du selv tager initiativ til at afholde, eller hvor du er blevet kontaktet uden om systemet. Aktivér din side i det elektroniske system For at komme i gang skal du aktiveres i systemet. Det gør du ved at gå ind på dette link: Her skal du indtaste din adresse, og du vil herefter modtage en mail med et login url, hvorfra du kan logge ind i systemet. Brug fremover linket fra mailen til at logge ind i systemet.

2 Min side her får du adgang til følgende: Overblik over dine afholdte kurser og antal personer, du har undervist Overblik over forespørgsler efter dig som instruktør til et kursus Overblik over aktive kurser (kurser, som du har accepteret, men som endnu ikke er afholdt). Her kan du: o Se oplysninger om kurset: tid, sted, antal deltagere o Kontakte kursets tilmelder o Sende mail til enkelte eller alle deltagere o Registrere deltageres navn, fødselsår og * o Markere deltagere som enten gennemført/mødt op eller alternativt skal de slettes. fremmødte på kursustidspunktet* Under Opret nyt kursus kan du selv oprette et kursus, som du har taget initiativ til at etablere, eller hvor du er blevet kontaktet udenom systemet. Du skal tilføje en kontaktperson på kurset. Hvis du klikker på kontaktperson vil du automatisk selv blive tilføjet som kontaktperson, og du står selv for al koordination omkring afholdelsen. Du kan også vælge at tilføje en anden kontaktperson, som dermed vil modtage automatiske mails fra systemet vedr. kursets afholdelse tid og sted mv. Når kontaktpersonen har tilføjet mailadresse på de enkelte deltagere, vil deltagerne automatisk modtage en mail med oplysninger om kurset Kontaktoplysninger på Hjerteforeningens lokalforening i dit område Kontaktoplysninger på andre instruktører i dit lokalområde Oversigt over deltageres evaluering af dit kursus Du har desuden mulighed for at melde dig selv som hhv. aktiv og inaktiv** alt efter om du er klar til at undervise i en given periode. OBS! Hvis du mister mailen med din login URL, kan du modtage en ny ved et gå ind på giv-liv.dk og Nyt login. * Det er tilmelderen/kontaktpersonen, der i udgangspunktet bør tilmelde alle deltagere til et kursus i systemet. Men som instruktør har du i sidste ende ansvaret for at sikre, at alle dine deltagere er registreret med navn, fødselsår og . Lige inden kurset begynder er det derfor vigtigt, at du tjekker, om alle registrerede deltagere er mødt op, om der er flere deltagere end angivet i systemet og ligeledes om alle fremmødte deltagere er registreret korrekt. Læs derfor evt. deltagerlisten højt markér herefter deltagere som mødt op, slet ikke fremmødte og tilføj evt. nye. Alternativt kan du lade et registreringsskema gå rundt blandt deltagernes, således at alle tilføjer personoplysningerne. Således kan du efter kurset sikre, at alle deltagere er registreret korrekt - og afslutte kurset i systemet. OBS: Hvis deltageren ikke kan oplyse en mail-adresse, er det ikke muligt at modtage et kursusbevis. **Hvis du er inaktiv i mere end 3 måneder uden at have orienteret herom, vil vi tillade os at kontakte dig.

3 Flowet - beskrivelse af tilmeldingssystemets flow for dig som instruktør: Systemet er programmeret til at finde den instruktør, der bor tættest på adressen, hvor kurset skal holdes. Såfremt du vælger at afvise en forespørgsel på at tage et kursus, vil systemet sende forespørgslen videre til den instruktør, der bor næst-tættest på adressen. 1. Du modtager en mail og en sms (sms-service kan afmeldes) om, at der er bud efter dig til et kursus på en specifik adresse. a. Hvis dato/tidspunkt fremgår af tilmeldingen kan du allerede nu acceptere eller afvise kurset b. Hvis dato/tidspunkt ikke fremgår af tilmeldingen, skal du kontakte tilmelder pr. mail eller tlf. med henblik på at få yderligere information/aftale om dato/tidspunkt. c. Hvis en tilmelder har tilmeldt en gruppe på mere end 15 personer, vil gruppen deles op i grupper á op til 15 personer, og du vil modtage flere mails/sms er med forespørgsel på kursus på samme adresse. Vælger du kun at acceptere enkelte af kurserne på samme adresse, vil de kurser, du afviser, gå videre til den næste instruktør***. 2. Når du har accepteret kurset vil det flyttes fra forespørgsler til aktive kurser **** 3. Du skal altid huske at gemme den aftalte dato og tidspunkt for kurset. 4. Du kan løbende kommunikere med hhv. tilmelder og deltagere ved behov. 5. På kursusdagen skal du tjekke om deltagerne er registreret korrekt samt klikke af som mødt op eller slet 6. Er der dukket deltagere op som ikke står på listen, har du mulighed for at tilføje dem på stedet 7. Når kurset er afholdt, skal du markere kurset som afsluttet det gør du også under aktive kurser 8. Kurset flyttes nu fra aktive kurser til afholdte kurser 9. Under afholdte kurser kan du se kontaktdata på deltagere i 1 måned efter et kursus. Herefter vil kun grundinformationen for afholdte kurser være synlige. *** Ved tilmelding af en gruppe på mere end 15 personer, kan det - hvis det ikke fremgår af tilmeldingen - være en god idé at kontakte tilmelderen med henblik på, om tilmelderen forventer, at alle personer skal undervises samme dag. Eller om I kan lave en aftale over flere dage. Du er altid velkommen til at informere tilmelder om, at du kan ønsker at undervise én gruppe. I så fald afviser du øvrige grupper på samme adresse i systemet og lader disse gå videre til en anden instruktør. Du kan altid spørge andre instruktører, om de evt. vil med dig ud at undervise flere end 15 personer. **** Instruktøren svarer ikke: Du har 48 timer til at reagere på en forespørgsel. Du kan udvide svar-tiden med 24 timer op til fire gange. Reagerer du ikke på en forespørgsel vil den gå videre til næste instruktør.

4 Instruktionsvideo Se instruktionsvideoen på følgende link: Instruktionsvideoen guider dig igennem alle trin på min side i tilmeldingssystemet. Kontakt til tilmelder/kontaktperson Det er en rigtig god idé, at tage kontakt til tilmelder/kontaktperson umiddelbart efter, at du har accepteret en forespørgsel på et kursus. Du kan enten sende en mail eller ringe, begge informationer vil fremgå af tilmeldingen. Brug gerne mailsignaturen, du har fået tilsendt. Tidlig kontakt til tilmelder/kontaktperson er relevant, fordi: Det kan skabe tryghed hos tilmelder/kontaktperson og giver dig mulighed for at introducere dig selv som deres Giv Liv instruktør I sammen hurtigt kan blive enige om et tidspunkt for kurset Du kan orientere tilmelder/kontaktperson om, at vedkommende skal sørge for at tilmelde deltagere til kurset inden kurset afholdes. Og at de meget gerne må tilføjes i god tid, således at deltagerne har mulighed for at reagere på automailen, de modtager ved tilmelding. Eksempler på introduktion Du er meget velkommen til at introducere dig selv som frivillig Giv Liv instruktør hos Hjerteforeningen. Et eksempel på en henvendelse via mail kan lyde således: Kære XXX Jeg er frivillig Giv Liv instruktør hos Hjerteforeningen. Du har tilmeldt en gruppe til et Hjerteredderkursus 30 minutters intro i genoplivning. Hvis vi kan blive enige om et tidspunkt, vil jeg meget gerne undervise jer. Har I nogle særlige ønsker til, hvornår kurset skal afholdes? Jeg vil desuden orientere dig om, at det er meget vigtigt, at du i tilmeldingssystemet via det link, du har fået tilsendt - indtaster mailadresser på alle deltagere til kurset. På den måde vil de få de relevante informationer om kurset, og Hjerteforeningen får de informationer på deltagerne, de skal bruge. Jeg ser frem til at høre fra dig og glæder mig til at afholde et introkursus for jer. Med venlig hilsen XXX Hvis en tilmelder ikke reagerer på din henvendelse inden for 72 timer efter du har taget kontakt, så kan du frigive kurset ved at trykke på Frigiv kursus Forsøgt kontakt til tilmelder, hvorefter tilmelder vil modtage en mail om, at kurset er blevet overført til ventelisten. Hvis du har

5 godkendt et kursus, hvor tidspunktet ikke passer dig, kan du sætte kurset i rotation igen ved at trykke på Frigiv kursus Tidspunktet passer ikke. Og endeligt, hvis tilmelder alligevel ikke ønsker et kursus, kan vi slette tilmeldingen fra systemet. Henvend dig til givliv@hjerteforeningen.dk, hvis du ønsker en tilmelding slettet. Spørgsmål Du er meget velkommen til at kontakte Giv Liv teamet på givliv@hjerteforeningen.dk, hvis du har spørgsmål til systemet. Ved hastetilfælde kan du ringe til