STRATEGI. Strategi for digitalisering UDKAST

Transkript

1 STRATEGI Strategi for digitalisering UDKAST 1

2 INDLEDNING I Thisted Kommune udarbejdes styringsdokumenter ud fra dette begrebshierarki Hvad er en strategi? Strategien fastsætter hvad der i Thisted Kommune vil blive gjort for at indfri de politiske målsætninger, som fremgår af kommunens politikker. Der er i forhold til denne strategi tale om følgende politiske målsætninger fra administrations- og personalepolitikken for Thisted Kommune: understøtte arbejdet med at skabe den attraktive arbejdsplads, et godt arbejdsmiljø og de bedste rammer for tiltrækning og fastholdelse af de ønskede medarbejdere. understøtte en løbende kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, så de er i stand til at imødekomme forventninger fra borgere og det omkringliggende samfund til den service, kommunen leverer. være med til at skabe en fælles identitet, der skal bidrage til et stærkt samarbejde på tværs af kommunen samtidig med, at den er med til at ansvarliggøre alle i den individuelle daglige indsats. VISION POLITIKKER STRATEGIER HANDLINGSPLANER Hierarki over begreber styrke digitalisering med det formål at effektivisere og kvalificere arbejdsprocesser. Her kan du altså læse om de strategiske fokusområder for de kommende 2 år. Videre fastsætter Kommunalbestyrelsen gennem strategien mål og succeskriterier for digitalisering i Thisted Kommune i perioden. Strategiens afsender og kompetenceområde I Thisted Kommune samarbejder vi på tværs og med interessenter for at skabe helhed og sammenhængskraft. Strategien er derfor udarbejdet med input fra interessenter og på tværs af kommunens politiske udvalg. Det daglige ansvar for strategien ligger hos Økonomiudvalget og i Center for IT og Digitalisering, men i et samarbejde med øvrige relevante udvalg, kommunalbestyrelsen og øvrige forvaltninger. Strategiens anvendelse og målgruppe: Strategien angiver mål for Thisted Kommunes indsats i forhold til ansatte, borgere, foreninger og virksomheder i Thisted Kommune i de kommende to år. Den er et fælles arbejdsredskab for politikere og administration i Thisted Kommune, og vil danne udgangspunkt for kommunens samarbejde med borgere, brugerbestyrelser, pårørende, foreninger, virksomheder og andre med interesse i strategiens område og Thisted Kommune. Læsevejledning: Strategien består af en indledning, lidt baggrundsviden og herefter selve strategien. Ønsker du at fordybe dig yderligere i Thisted Kommunes øvrige politikker og strategier, kan du finde dem på kommunens hjemmeside. Gyldighed: Strategiens gyldighedsperiode er perioden

3 Strategiens tilblivelse, herunder inddragelse af interessenter: Digitaliseringsstrategien har betydning for alle forvaltninger og afdelinger i Thisted Kommune og fokuserer på indsatser målrettet såvel borgere, foreninger og virksomheder. Derfor har der været en bred involvering i arbejdet med strategien og formulering af de strategiske målsætninger. Involveringen har blandt andet været forankret i en tværgående arbejdsgruppe, hvor en blanding af medarbejdere, sektionsledere, chefer og en direktør har arbejdet med emnet. Følgende områder har deltaget i den tværgående arbejdsgruppe: Borgerservice og Ydelser Børne- og familierådgivningen Center for IT og Digitalisering Direktionen Drifts- og Anlægsafdelingen Jobcenter Kultur og Fritid Plan og Miljø Sundhed og Kvalitet Undervisning De strategiske målsætninger er efterfølgende blevet drøftet og behandlet i Hoved-MED og Direktion & chefgruppen, hvilket har dannet grundlag for den endelige digitaliseringsstrategi. 3

4 BAGGRUNDSVIDEN Kort introduktion til strategiens område Digitalisering er et område i rivende udvikling. Der udvikles nye teknologier og muligheder og der opstår forventninger til den offentlige service fra borgere, virksomheder og foreninger om, at de nye teknologier bliver forankret i hverdagslivet. Anvendelse af digitale muligheder forudsætter en solid og stabil IT-infrastruktur. Thisted Kommune ønsker derfor fortsat at have fokus på drift og udvikling af en tidssvarende infrastruktur til understøttelse af det fremtidige arbejde med digitalisering. Den dynamik, der er indenfor digitalisering i disse år betyder, at strategien laves for de kommende to år. Herefter skal strategien evalueres og hvis det skønnes hensigtsmæssigt justeres, så Thisted Kommunes digitaliseringsstrategi hele tiden er i takt med tiden. Thisted Kommune lægger selv nogle af trædestenene for digitaliseringsarbejdet. Samtidig er det et område, hvor man fælleskommunalt og fællesoffentligt sætter projekter og initiativer i søen og forsøger at holde nogenlunde samme strategiske kurs med fælles strategipapirer. Strategien i Thisted Kommune forholder sig til digitalisering og muligheder for at udvikle løsninger og service, der understøtter de digitale borgere, virksomheder og foreninger. Der arbejdes til stadighed på at give den bedst mulige service til dem, der ikke er digitale, men dette område berøres ikke i nærværende strategi. Samtidig er det et vigtigt fokuspunkt at hjælpe de ikke-digitale borgere til at blive fortrolige med de digitale muligheder. De løsninger, der stilles til rådighed, skal være let tilgængelige for alle borgere. Så mange som muligt skal have gavn af de nye muligheder, digitalisering bidrager med. 4

5 STRATEGIENS MÅLSÆTNINGER Digitalisering er ikke et mål i sig selv. Derimod er digitalisering et redskab, der kan bidrage til at udvikle og forbedre service og effektivisere nogle af vores arbejdsprocesser og frigive ressourcer. Digitalisering er altså noget, der arbejdes med for borgernes, virksomhedernes og foreningernes skyld. Der er fastlagt tre strategiske målsætninger for digitaliseringsarbejdet i de kommende år i Thisted Kommune. Digitalisering går på tværs af hele kommunen, både når det gælder de faglige områder, der anvender det på vidt forskellig vis i hverdagen, men også når man ser på, hvem der bruger løsninger og service på den anden side af rådhusets mure. Der er tale om et strategiområde, der berører alle borgere, virksomheder og foreninger. Det kræver, at vi både sætter os op i helikopteren og ser ud fra en generel og overordnet synsvinkel, og samtidig folder det ud i vores mange forskellige fagligheder og gøre det til en integreret del af Thisted Kommunes service. De tre målsætninger, der bliver beskrevet nedenfor, skal udmøntes i handleplaner. Her vil de overordnede tanker og beskrivelser blive omsat til mere konkrete projekter og initiativer. Målsætning 1: Anvende de digitale muligheder til etablering af overblik, videndeling og udstilling af data med henblik på at optimere service og kommunikation overfor borgere, virksomheder og foreninger. Digitaliseringen stiller nogle løsninger til rådighed, der giver mulighed for at hjælpe borgere, virksomheder og foreninger på en anden måde end i dag. Vi skal arbejde på at anvende de digitale løsninger, så der gives målrettet hjælp ved den første henvendelse, uanset om den er personlig eller digital. For den der henvender sig, er det ikke relevant eller interessant, at kommunen er organiseret i afdelinger og forvaltninger man har jo henvendt sig til kommunen. Selvbetjeningsløsninger skal kunne hjælpe gennem et helt sagsforløb og en henvendelse til en medarbejder, skal kunne give det korrekte svar i første omgang eller en henvisning til den medarbejder, der kan hjælpe. Et fokuspunkt i disse år er at udvikle let tilgængelige og sikre løsninger, der kan stille et samlet overblik til rådighed for borgerne, så man kan se de forhold, der er relevante for én selv. Det kunne være sager og dokumenter, men også aftaler med sagsbehandlere eller beløb, der kan forventes udbetalt. Vi skal dele data med hinanden internt i kommunen, så vi kan give borgere, virksomheder og foreninger den bedst mulige serviceoplevelse og vi skal have løsninger, der tilgodeser sammenhængen på tværs ud over det snævre faglige område. Denne vinkel på digitalisering handler ikke kun om løsninger, men også om til stadighed at have fokus på kompetenceudvikling af både ledere og medarbejdere, så der er kendskab, tryghed og overblik i forhold til de forventninger og opgaver, der stilles. Det er et bredt område at tage fat på, når vi vender blikket mod evaluering af det konkrete arbejde og status på den strategiske målsætning. Det forventes, at målinger og beskrivelser af udvikling for eksempel laves for: Områder, hvor der udstilles data til gavn for borgere, virksomheder og foreninger. Antal der bruger løsningerne og hvilke tilbagemeldinger der gives. Vurdering af, hvor der er skabt mulighed for videndeling og overblik på tværs. Evaluering af kvalitet og brug af løsninger, der kan bidrage til hjælp i første henvendelse. Dettegennem inddragelser af borgere, virksomheder og foreninger med tilfredshedsmålinger samt kvalitetstjek af selvbetjeningsløsninger. 5

6 Målsætning 2: Optimere arbejdsprocesser og gøre dem digitaliseringsparate med henblik på automatisering og effektivisering, hvor teknologi integreres i opgaveløsningen, såvel i mødet med borgere, virksomheder og foreninger som i de interne processer. Der kommer flere forskellige teknologier, der giver helt nye muligheder for at tilrettelægge og udføre kommunens opgaver. Det er afgørende, at vi med et åbent sind holder os ajour med de nye teknologier, der udvikles og i en veldefineret kontekst træffer beslutning om, hvordan og hvornår, vi ønsker at gøre det til en del af den digitale værktøjskasse i Thisted Kommune. Det går så stærkt i disse år, at alle kommuner ikke kan være med i alt. Forskellige kommuner går forrest sammen med KL og afprøver afgrænsede teknologier. De erfaringer, der skabes, deles med rund hånd i det kommunale landskab. Erfaringer som vi kan lære af og omsætte til Thisted Kommunes kontekst. For at gøre brug af de digitale værktøjer er det væsentligt, at vi kender vores arbejdsprocesser og om nødvendigt justerer dem, så der kan sættes strøm til dele af disse. På den måde kan manuelle opgaver gøres automatiske og frigive medarbejderressourcer til andre opgaver eller til økonomisk optimering. Der er mange eksempler på, hvad dette område dækker. Det kan være sensorer på affaldsspande, der fortæller om tømning er aktuel. Det kan også være skærmløsninger til kommunikation over større afstande til vejledning i genoptræning, hvor man kan blive i eget hjem og have en fysioterapeut med på skærmen. Det kan, som noget helt tredje, være software-robotter, der løser ensartede opgaver med blandt andet opslag, kontrol eller flytning af data, hvor den samme handling skal foretages igen og igen. Med udgangspunkt i arbejdsgangsanalyser kan vi også arbejde målrettet med at gøre meget komplekse forløb for borgere mere overskuelige. Lige nu bruges begrebet brugerrejser om kortlægning og forenkling af de mange forhold, der skal ordnes hos forskellige offentlige myndigheder i særlige livssituationer - for eksempel ved skilsmisse, hvis man får nyt job, bliver forældre eller måske flytter til udlandet. Inden for denne strategiske målsætning forventes evaluering at blive opgørelser, estimater og beskrivelser af gevinster fundet ved de konkrete arbejdsgangsanalyser og efterfølgende opsætning af teknologiunderstøttelse. Arbejdsgangsanalyser og tilhørende effektivisering af processer opgøres i tidsforbrug, kvalitet i sagsbehandlingen, tilfredshed for medarbejdere samt bedre service overfor borgere, virksomheder og foreninger. Opfølgning på processer igangsat med software-robotter. Opfølgning på brug af og gevinster ved skærmteknologi. 6 Målsætning 3: Arbejde struktureret med data og udnytte mulighederne i den fælleskommunale/fællesoffentlige infrastruktur og de fællesoffentlige komponenter og løsninger. Der er store mængder af data til rådighed i kommunerne. Hvis man bruger disse data struktureret, kan det give god beslutningsstøtte og værdifuld ledelsesinformation. Fra Digitaliseringsstyrelsen er der udviklet komponenter og løsninger, som befolkningen har en høj grad af tillid til. Både NemID og Digital Post er eksempler på dette. Herudover er der fælleskommunalt og fællesoffentligt lavet en infrastruktur, alle kommuner, myndigheder og leverandører kender og kan benytte. Denne infrastruktur skaber grundlaget for de mange forskellige digitaliseringsinitiativer, der er i gang eller på vej og har stor betydning for, hvor langt vi kan komme med digitaliseringen. Der er et godt og tæt samarbejde med en tillidsfuld dialog mellem kommuner, regioner, statslige myndigheder og KL, når vi taler om digitalisering. Thisted Kommune vil gerne være en aktiv og positiv medspiller i det gode samarbejde og tage de løsninger og komponenter i brug, der er med til at skabe en platform, der række ud i fremtiden. Når vi skal måle effekten af vores indsats og evaluere på opfyldelse af strategiens målsætninger på dette mere tekniske område, forventes det, at blikket rettes mod hvilke løsninger, der tages i brug og i hvor stort et omfang. Opgørelse over løsninger, der anvender de enkelte støttesystemer i infrastrukturen.

7 Anvendelsesgrad af løsninger, der er borgerrettet for eksempel Digital Post og Aula. Beskrivelse af nye komponenters potentiale og igangsat anvendelse i Thisted Kommune. HVEM KAN BIDRAGE TIL OPNÅELSE AF MÅLENE? Borgerinddragelse og samskabelse I Thisted Kommune vil vi udvikle borgerinddragelse og samskabelse for at realisere endnu flere potentialer for værdiskabelse i fællesskab. Borgeren er her tænkt som den brede vifte af mennesker og organisationer, som er i kontakt med kommunen. Vi tror på at de strategiske målsætninger bedst realiseres gennem samarbejde og inddragelse af borgere, virksomheder og foreninger. Derfor skal der i udarbejdelsen af alle strategier være overvejelser, om hvilke borgere og andre interessenter der kan bidrage til, at vi opnår de strategiske mål. I dette afsnit beskrives det hvordan dette kan ske via borgerinddragelse, samarbejde og/eller samskabelse. Som tidligere nævnt favner digitaliseringsstrategien meget bredt. Den sætter rammerne for digitalisering i alle afdelinger og forvaltninger, men har også blikket ud ad mod både borgere, virksomheder og foreninger. Det betyder, at borgerinddragelsen vil komme til at foregå vidt forskelligt. Tilsvarende vil det på varierende vis bidrage til opfyldelse af de tre strategiske målsætninger. På velfærdsområderne vil den nye teknologi ofte blive taget i anvendelse i et samspil mellem en medarbejder fra kommunen og en borger. Samskabelsen vil ske i det konkrete møde, hvor borger og medarbejder sammen får skabt et trygt og tillidsfuldt fundament for brugen af den nye teknologi. Ser man mod de unge, er den digitale platform en naturlig del af deres hverdag, både når det gælder undervisning og kommunikation. Vi skal bruge de unges input og fortrolighed med de digitale platforme til at sikre, at de løsninger, vi stiller til rådighed, er tilgængelige for de unge i form og indhold, så vi fastholder deres anvendelse af de digitale indgange til det offentlige. Nogle digitaliseringsinitiativer vil ikke have en form, hvor der er direkte kontakt mellem borger og medarbejder. Her vil evalueringer og tilfredshedsmålinger være gode redskaber til fortsat at forbedre og videreudvikle de ting, der er sat i gang. For nogle af de løsninger, der involverer flere myndigheder, er der udviklet et fælleskommunalt koncept til at facilitere inddragelse af borgere, virksomheder og foreninger. Konceptet hedder servicedesign, hvor tanken om samskabelse, som vejen til god kvalitet, er omdrejningspunktet. Thisted Kommune forventer meget af de muligheder for inddragelse og udvikling af gode løsninger og forløb, som metoden understøtter. Når man ser på anvendelse af data, infrastruktur, komponenter og løsninger frafællesoffentlig/fælleskommunal side, ligger inddragelse af borgere ikke lige for. Det gør dog ikke, at samskabelse ikke har nogen plads. Samskabelsen sker blot mellem andre parter. Det kan være større eller mindre kommunale fællesskaber, der samarbejder om noget. Det kan være kommuner, der sammen med KL lægger en indsats i at afprøve ny teknologi i en kommunal kontekst. Der er ligeledes stor grad af samskabelse i det arbejde, KOMBIT udfører, hvor kommunal inddragelse er en hjørnesten. Denne strategi er vedtaget i Økonomiudvalget den 19. juni 2019 og sendt til efterretning i Kommunalbestyrelsen den 25. juni

8 STRATEGI På kommunens hjemmeside kan du finde oplysninger om øvrige politikker og om konkrete tiltag, som understøtter denne politik