UDBUDSBETINGELSER RAMMEAFTALE OM RÅDGIVNINGSYDELSER RENSEANLÆG A-Z BIOFOS A/S.

Transkript

1 BIOFOS A/S Refshalevej 250 DK-1432 København K post@biofos.dk Tlf: CVR nr UDBUDSBETINGELSER RAMMEAFTALE OM RÅDGIVNINGSYDELSER RENSEANLÆG A-Z BIOFOS A/S

2 Indhold 1. BYGHERREN Orientering UDBUDDETS OMFANG kontraktperiode UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG UDBUDSMATERIALET TIDSPLAN tildelingskriterium SPØRGSMÅL KONTRAKTINDGÅELSE KRAV TIL TILBUDDETS UDFORMNING Tro & Love erklæring Tilbudte medarbejdere (CV er, inklusiv medarbejderkategori), bilag 2 til rammeaftalen Timepriser, bilag 3 til rammeaftalen TILBUDSFRIST OG AFLEVERING AF TILBUD ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORTROLIGHED VEDERLAG OG EJENDOMSRET FORBEHOLD VURDERING AF TILBUD OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING... 9 Side 2 af 10

3 1. BYGHERREN BIOFOS A/S Refshalevej København K CVR: (i det følgende benævnt "BIOFOS" og "Bygherren"). Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til: Emcon A/S Gl. Lundtoftevej 1C 2800 Lyngby Att.: Poul Salomon ps@emcon.dk må kun anvendes til spørgsmål. Alle henvendelser bedes mærket "Udbud - Rammeaftale om rådgivningsydelser - Renseanlæg A-Z". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelser om udbuddet. 2. ORIENTERING BIOFOS er Danmarks største spildevandsvirksomhed. Vi renser spildevandet for 1,2 mio. indbyggere i hovedstadsområdet på vores tre renseanlæg Lynetten, Avedøre og Damhusåen. Ressourcerne i spildevandet udnytter vi til klimavenlig energi i form af el, biogas og fjernvarme til forsyningsnettet. BIOFOS har desuden en aktiv besøgstjeneste, der modtager flere end gæster om året. BIOFOS tre renseanlæg Renseanlæg Lynetten er designet til at rense for 1 mio. mennesker (PE). I 2014 har anlægget modtaget og behandlet 65 mio. m 3 regn- og spildevand. Det rensede spildevand ledes ud i Øresund via to 1,5 km lange havledninger. Spildevandsslam behandles og brændes på eget forbrændingsanlæg. Renseanlæg Avedøre er designet til at rense for mennesker (PE). I 2014 har anlægget modtaget og behandlet 26 mio. m 3 regn- og spildevand. Det rensede spildevand ledes ud i Køge Bugt via to 1,1 km lange havledninger. Spildevandsslam behandles og brændes på eget forbrændingsanlæg. Renseanlæg Damhusåen er designet til at rense for mennesker (PE). I 2014 har anlægget modtaget og behandlet 30 mio. m 3 regn- og spildevand. Det rensede spildevand ledes ud i Øresund via to 1,2 km lange havledninger. Spildevandslammet behandles i egne rådnetanke, og det udrådnede slam transporteres til forbrænding på Renseanlæg Lynetten eller Renseanlæg Avedøre. BIOFOS transmissionssystem og pumpestationer BIOFOS Transmissionssystem transporterer spildevand fra 10 ejerkommuner til Renseanlæg Avedøre. Det 60 km lange transmissionssystem består endvidere af to pumpestationer Ejby og Vallensbæk, samt tilhørende bassiner, der indgår i oplandets regnvandsstyring. Side 3 af 10

4 Drift af andre renseanlæg BIOFOS driver endvidere renseanlæg for Høje-Taastrup og Dragør kommuner. Rammeaftalerne er ikke eksklusive. Rammeaftalerne er derfor at betragte som et stående tilbud fra rådgiverne, som BIOFOS kan benytte sig af, men ikke behøver benytte sig af. For yderligere information henvises til BIOFOS hjemmeside 3. UDBUDDETS OMFANG BIOFOS ønsker at indgå rammeaftaler om rådgivningsydelser vedrørende alle aspekter af renseanlæg. De specifikke ydelser er nærmere beskrevet i Rådgivningsydelser, Renseanlæg A-Z, rammeaftalens bilag 1. Rammeaftalen fastlægger maksimale timepriser for forskellige rådgiverkategorier, besat med navngivent personale. Indkøb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling eller mini-udbud, jf. rammeaftalens bilag 6. Bortset fra transmissionsledninger, SRO og PLC omfatter nærværende udbud samtlige forekommende rådgivningsydelser vedrørende alle nævnte bygninger og anlæg incl. de to pumpestationer Ejby og Vallensbæk, ligesom anlæg og bygninger beliggende i Region Hovedstad, der måtte tilgå BIOFOS i rammeaftalens løbetid, også vil være omfattet af rammeaftalen. Rammeaftalen indeholder ikke teknisk rådgivning og bistand af vedligeholdelsesmæssig og servicemæssig karakter i forbindelse med løbende bygningsvedligehold. Hele BIOFOS-koncernen vil kunne gøre brug af rammeaftalen. I tilfælde af omorganisering kan der være flere eller færre koncernforbundne selskaber, som alle kan gøre brug af aftalen. 4. KONTRAKTPERIODE Rammeaftalen indgås for periode på 24 måneder med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse (maksimal længde 48 måneder). Bygherren skal senest 1 måned før udløb af kontrakten meddele rådgiveren, om man ønsker at anvende optionen til at forlænge rammeaftalen. Rammeaftalen forventes at træde i kraft pr. 9. februar Tidspunktet for rammeaftalens ikrafttræden er fastsat i henhold til den foreløbige tidsplan for udbudsprocessens afvikling. Ændringer i denne tidsplan kan betyde, at tidspunktet for rammeaftalens påbegyndelse ændres tilsvarende. 5. UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) samt bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer. Side 4 af 10

5 6. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbrev Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Udbudsbekendtgørelse 2015/S Rammeaftale om rådgivningsydelser, RENSEANLÆG A-Z, incl. bilag 1 og 3-6 Bilag 1, Rådgivningsydelser, Renseanlæg A-Z Bilag 3, Timepriser mv Bilag 4, ABR 89 Bilag 5, Delaftaleformular Delaftale om rådgivningsydelser Bilag 6, Aftaleindgåelse Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på Det påhviler tilbudsgiver at kontrollere, at materialet er komplet ifølge ovenstående fortegnelse. 7. TIDSPLAN Udbuddets hovedtidsplan er som følger: Udsendelse af udbudsmaterialet 27. november 2015 Frist for spørgsmål 5. januar 2016, kl. 10:00 Tilbudsfrist 15. januar 2016, kl Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) 29. januar 2016 Kontraktindgåelse (forventet) 9. februar 2016 Inden for udbudsdirektivets rammer forbeholder BIOFOS sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan. 8. TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra nedenstående, vægtede underkriterier: Kvalitet 60 % Pris 40 % Uddybning af tildelingskriterierne: Bedømmelse af kriteriet Kvalitet Ved vurderingen af Kvalitet lægges der vægt på, at de tilbudte medarbejdere inden for hver medarbejderkategori har erfaringer med opgaver svarende til de udbudte, jf. rammeaftalens bilag 1, og kendskab til/erfaring med produktionsmiljøet som hos BIOFOS, samt uddannelses- og erfaringsmæssige kvalifikationer. Hver CV må maksimalt være på 4 sider. CV ets referencer bør kun være fra de seneste 10 år. For medarbejderkategori 4 og 5 skal der vedlægges 6-10 CV er for hver medarbejderkategori. For medarbejderkategori 6 skal der vedlægges 5 CV er, og kun 5 CV er. Ved evalueringen af CV erne ses på den samlede kompetencepulje, således vægter det positivt med flere relevante CV er i medarbejderkategori 4 og 5. For de resterende medarbejderkategorier, er det op til den bydende at udvælge relevante CV er, dog skal der minimum vedlægges 1 CV for hver af de resterende medarbejderkategorier. Side 5 af 10

6 Bedømmelse af kriteriet Pris Vurdering af Pris sker på grundlag af en beregnet evalueringsteknisk samlet vægtet timepris, udregnet på grundlag af de tilbudte timepriser. Den vægtede timepris udregnes på grundlag af tilbudslisten, rammeaftalens bilag 3, Timepriser, samt af nedenstående skema med angiven vægt for timeprisen for hver medarbejderkategori. Hensigten er, at de enkelte timepriser vægtes svarende til de pågældende posters forventede andel, af det samlede træk på rammeaftalen. Rådgiveren er dog ikke garanteret en bestemt omsætning på rammeaftalen. Rådgiverkategori Vægt Tilbudt timepris Vægtet timepris Rådgiverkategori 6 20 % P 1 P 1 x 0,20 Rådgiverkategori 5 30 % P 2 P 2 x 0,30 Rådgiverkategori 4 30 % P 3 P 3 x 0,30 Rådgiverkategori 3 10 % P 4 P 4 x 0,10 Rådgiverkategori 2 5 % P 5 P 5 x 0,05 Rådgiverkategori 1 5 % P 6 P 6 x 0,05 Vægtet timepris i alt Σ Rammeaftalen vil blive tildelt de tilbudsgivere, som samlet har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. 9. SPØRGSMÅL Eventuelle spørgsmål skal fremsættes pr. til: Poul Salomon, ps@emcon.dk. Alle henvendelser bedes mærket "Udbud - Rammeaftale om rådgivningsydelser - Renseanlæg A-Z". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Svar på indkomne spørgsmål og evt. rettelsesblade vil blive lagt på Tilbudsgivere skal løbende holde sig orienteret. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 5. januar 2016, kl Spørgsmål modtaget efter ovennævnte dato vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 10. KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Bygherren og de vindende tilbudsgivere efter udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor BIOFOS elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne. Side 6 af 10

7 Der vil blive indgået op til fem rammeaftale. Såfremt der er færre end 5 egnede og konditionsmæssige tilbud, indgås det tilsvarende færre antal rammeaftaler end 5. Kontrakten indgås på baggrund af Paradigme for Rammeaftale om rådgivningsydelser, Renseanlæg A-Z, samt bilag, som indgår i udbudsmaterialet. 11. KRAV TIL TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: 11.1 Tro & Love erklæring I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal BIOFOS kræve, at tilbudsgiverne afgiver en tro og love erklæring vedrørende eventuel gæld til det offentlige. Tilbudsgiver skal derfor afgive en sådan erklæring samtidig med tilbuddet. Det understreges, at der skal afgives en tro og love erklæring, uanset at tilbudsgiver har afgivet en erklæring i forbindelse med prækvalifikationen Tilbudte medarbejdere (CV er, inklusiv medarbejderkategori), bilag 2 til rammeaftalen 11.3 Timepriser, bilag 3 til rammeaftalen 12. TILBUDSFRIST OG AFLEVERING AF TILBUD Tilbudsfristen er den 15. januar 2016 kl. 10:00. Tilbud skal fremsendes til/afleveres hos: Emcon A/S Gl. Lundtoftevej 1C 2800 Lyngby Att.: Poul Salomon Tilbuddet bedes tydeligt mærket Udbud - Rammeaftaler om rådgivningsydelser, 2015/S MÅ IKKE ÅBNES I POSTEN. Tilbuddet skal være kommet frem senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbud skal fremsendes i 3 papireksemplarer samt 1 elektronisk udgave på USB-stick eller lignende, i Microsoft Office kompatibelt, ulåst og redigerbart format. De fysiske eksemplarer af tilbuddet bedes mærket henholdsvis "original" og "kopi". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de tre fysiske eksemplarer, eller mellem de fysiske eksemplarer og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original", blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at BIOFOS rådgiver modtager tilbuddet inden tilbudsfristens udløb. Tilbuddet skal indeholde de tilbudsdokumenter og tilbudsbeskrivelser, der er anført i afsnit 11. Tilbuddet skal være på dansk. Dokumenter af teknisk, beskrivende karakter vil blive accepteret på engelsk. Side 7 af 10

8 Tilbudsgiveren har mulighed for at få udleveret en kvittering for aflevering af tilbuddet, hvis dette afleveres personligt i receptionen på ovenstående adresse. Receptionen er åben fra mandag - torsdag kl og fredag fra kl Tilbudsgiveren bærer entydigt risikoen for, at tilbuddet kommer rettidigt frem. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbning af de modtagne tilbud. 13. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 14. VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. 15. FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af BIOFOS og disses rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser, ønskes undtaget fra aktindsigt. BIOFOS vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra BIO- FOS i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. 16. VEDERLAG OG EJENDOMSRET Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. BIOFOS har ejendomsretten til afgivne tilbud, og disse vil ikke blive leveret tilbage til tilbudsgiver. 17. FORBEHOLD Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold, da forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. BIOFOS er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold, og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. BIOFOS gør opmærksom på, at alle krav anført i udbudsmaterialet er mindstekrav. Enhver form for afvigelse/forbehold over for mindstekrav indebærer, at BIOFOS er forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Side 8 af 10

9 Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for rammeaftalen med bilag. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. BIOFOS vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. 18. VURDERING AF TILBUD OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING Efter tilbudsfristens udløb foretager BIOFOS rådgiver indledningsvist en vurdering af, om tilbuddene opfylder kravene til tilbuddets indhold og udformning. Dernæst foretager BIOFOS rådgiver en evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit 8. På baggrund af denne evaluering underretter BIOFOS rådgiver elektronisk tilbudsgiverne om, hvilke tilbudsgivere, som har afgivet tilbuddene, der vurderes økonomisk mest fordelagtige. Side 9 af 10

10 Appendiks 1 Tro og love erklæring i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj I forbindelse med nærværende tilbud afgiver undertegnede på vegne af tilbudsgiver hermed på tro og love nedenstående erklæring: Tilbudsgivers virksomhed har pr. dags dato ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr ,00. den Sted Dato Virksomhedens navn og CVR-nummer Underskrift Side 10 af 10