I alt er der i 2012 afskrevet 34,0 mio. kr. (tab), hvoraf 9,7 mio. kr. er opgjort i forbindelse med gennemgangen (jf. afsnit 2).

Transkript

1 Bilag februar 2013 Sagsbeh: biva Sag: Dokument: Opfølgning på kommunens balance Økonomiafdelingen Baggrund I forbindelse med Magistratens behandling den 27. august 2012 af revisionsberetning nr. 6 vedrørende revision af årsregnskab 2011, hvor der var anført en revisionsbemærkning vedrørende manglende effektivt ledelsestilsyn med balancens poster og deraf risiko for økonomisk tab for kommunen, anmodede Magistraten Direktionen om tæt opfølgning på kritikpunkterne i form af en samlet afrapportering til Magistraten inden for et halvt år. Dette notat opsummerer arbejdet med opfølgningen på kritikpunkterne, og er disponeret med følgende fire afsnit: 1) Gennemgang af processen 2) Resultat af gennemgangen af kommunens balancekonti 3) Øvrige afskrivninger i ) Fremadrettede tiltag for at undgå unødvendige afskrivninger/tab I alt er der i 2012 afskrevet 34,0 mio. kr. (tab), hvoraf 9,7 mio. kr. er opgjort i forbindelse med gennemgangen (jf. afsnit 2). 1) Processen Direktionen besluttede den 11. september i forlængelse af Magistratsbehandlingen, at der hurtigst muligt iværksættes tiltag, der retter op på opmærksomhedspunkterne i revisionsberetningen, dels at der udarbejdes et oplæg til hvordan den løbende opfølgning fremadrettet kan styrkes. Økonomiafdelingen har i efteråret i samarbejde med kommunens revisor iværksat en gennemgang, der skulle rette fokus på forretningsgange samt foretage en gennemgang af alle statuskonti forinden regnskabsafslutningen 2012, herunder lokalisering af eventuelle yderligere beløb til afskrivning. Opstartsmøder Der har primo oktober været afholdt opstartsmøder mellem fagområderne (stabscheferne) og kommunens revisor (projektleder), hvor projektets formål blev uddybet (sikre at

2 ledere og relevante medarbejdere får den nødvendige viden om og indsigt i formålet med at statuskonti skal afstemmes og saldi løbende udlignes). Den nødvendige indsigt og viden skulle opnås via afholdelse af et antal workshops samt udarbejdelse af - eller justering af eksisterende forretningsgange. Workshops Workshop 1 blev afholdt den 30. oktober 2012 og omhandlede afstemning og udligning/berigtigelse af mellemværender med borgere på statuskonti, der er tilknyttet de sociale modersystemer, som overgår/er overgået til Udbetaling Danmark. På workshoppen deltog 1 leder fra BSC samt 6 medarbejdere, og fra SSA deltog 1 leder og 5 medarbejdere. Workshop 2 blev afholdt den 6. november og omhandlede konti vedrørende kommunens mange tilgodehavender (væsentligst samlet i kommunens debitorsystem sorteret på ca. 170 forskellige betalingsarter). På workshoppen deltog ledere og relevante medarbejdere fra alle fagområder, i alt knap 30 personer. Workshop 3 blev afholdt både den 5. og den 12. december med deltagelse af ledere og relevante medarbejdere fra alle områder (i alt 9 personer den 5. december og 15 personer den 12. december) og omhandlede statuskonti generelt samt udarbejdelse af et effektivt ledelsestilsyn, herunder stillingtagen til væsentlighedsniveau. Workshoppen blev afholdt to gange for at sikre, at alle relevante medarbejdere og ledere havde mulighed for at kunne deltage. Afstemning af statuskonti Kommunen har ca statuskonti. En meget stor del af disse anvendes af de forskellige modersystemer, såsom løn, og de sociale systemer (Kmd.aktiv, dagpenge boligydelse o.s.v.) ligesom debitorsystemet benytter en række statuskonti i forbindelse med opkrævningen. Herudover er der en række finansielle konti som benyttes i forbindelse med ind- og udbetalinger via banken, en række statuskonti vedr. de selvejende/private institutioner, ligesom der benyttes en række manuelle mellemregningskonti i fagområderne. Arbejdet med afstemning/gennemgang af statuskontiene (saldo pr. 30/ ) er færdiggjort i fagområderne med udgangen af uge 51 og opgørelse fremsendt til Økonomiafdelingen med angivelse af evt. beløb til afskrivning, jf. udleveret materiale på de afholdte workshops. Processen og workshops er afviklet sideløbende med fastlæggelse af nye arbejdsgange i forhold til at alle fremtidige krav samles i én samlet opkrævningsenhed i Borgerservice fra 1. januar

3 2) Resultat af gennemgangen på kommunens balancekonti I alt har gennemgangen af kommunens statuskonti resulteret i, at der i alt er afskrevet 9,719 mio. kr. (nettotilgodehavender). Af disse er 5,124 mio. kr. afskrevet direkte via kommunens balancekonto (forringelse af egenkapitalen), jf. nedenfor: Opsummering af beløb til afskrivning: Hele kr. Balancekonto Drift Minuspåligning I alt afskrives SSA BMO BOU Service KDO I alt I de fleste tilfælde afskrives via balancekonto (=egenkapitalen). Afskrivning via driften sker primært på områder, hvor dette er lovbestemt. Minuspåligning sker i tilfælde hvor kravet, da det blev pålignet (regningsudsendelse) og dermed bogført som tilgodehavende (på funktion 8.14 Tilgodehavender i betalingskontrol) ikke samtidig er blevet indtægtsført på driften, men i stedet indtægtsført på en mellemregningskonto på samme funktion. I de tilfælde, hvor der er tale om afskrivning af beløb, som borgere tidligere burde have tilbagebetalt til kommunen, er der tale om meget svingende beløb, men oftest/ i de fleste tilfælde i intervallet enkelte kr. til kr. Nedenfor fremgår områdevis indmeldingerne omkring de foretagne afstemninger, afskrivningsbeløb samt konti/beløb til opfølgning. Konti/beløb som er afstemt til opfølgning indebærer, at det endnu ikke er klarlagt hvorvidt afskrivning er nødvendig, hvilket vil blive belyst i forbindelse med afslutningen af regnskab SSA Området: På SSA-området er der i alt 163 statuskonti, som alle er afstemt pr. 30. november Afstemningen har givet anledning til, at nedenstående beløb skal afskrives og en del konti/beløb er afstemt til opfølgning, jf. nedenfor: 3

4 til afskrivning: Område/konti Udbetaling Danmark (boligydelse, boligsikring og pension) kr. Boligydelse: Mellemregning vedr. boligydelse samt boligydelseslån, i alt afskrives kr., væsentligst som følge af adm. fejl. Boligsikring: Mellemregning vedr. boligsikring, i alt afskrives kr. som følge af adm. fejl. Pension: I alt afskrives kr., væsentligst som følge af adm. fejl. Ovennævnte beløb på i alt kr. afskrives via driften. Barselsdagpenge: For meget udbetalt barselsdagpenge til en borger i 8 måneder af 2002/2003, idet der efterfølgende blev bevilget tabt arbejdsfortjeneste kr. med tilbagevirkende kraft. Der skulle derfor være modregnet i udbetalingen af tabt arbejdsfortjeneste. Kravet er forældet. Afskrives via driften. Sygedagpenge: For meget udbetalt sygedagpengerefusion vedr. en ansat på et kr. kommunalt plejehjem i et skulle være tilbageført til kontoen for sygedagpenge, hvilket ikke er sket. Kravet er forældet. Afskrives via driften. 1 selvejende plejehjems status. Fejl i forbindelse med udkontering af regnskabet for Institutionens aktiver og passiver ultimo regnskabsåret skal figu kr. rere i kommunens regnskab (status). Forskellen udlignes over balancekontoen Mellemkommunale, betalinger, betalingsart 660, 680 og 816. Kravene vedrører kr. væsentligst manglende betaling fra 4 kommuner (København, Ishøj, Albertslund og Roskilde samt Københavns og Fredensborg Amt i perioden tilbage til 2005 for ophold på kommunens institutioner. Der er ikke fulgt tilstrækkeligt op på kravene, som er forældede. Afskrives via balancekontoen. Danskundervisning, betalingsart 862. et vedrører tilgodehavende for kursister, som deltog i danskundervisning på VUC Frederiksberg, henvist af den kr. daværende Arbejdsformidling i Storkøbenhavn i 2005 og 2006, som aldrig er blevet betalt og kravene er forældet. Afskrives via balancekontoen. Krav om tilbagebetaling af kontanthjælp (12 betalingsarter) vedr. en række kr.* borgere. Der er tale om udbetaling af ydelser, der skulle være udbetalt uden tilbagebetalingspligt og derfor ikke opkræves, men annulleres i debitorsystemet. Afskrives via minuspåligning kr. *Note: Der er tale om krav, der fejlagtigt er registreret på 914 (hhv. debet på restance og kredit mellemregning). Kravene annulleres via udligning af 914- kontiene og påvirker ikke balancekontoen. til opfølgning: Område/konti Betalingsarter mellemkommunal afregning Øvrige betalingsarter Øvrige konti til opfølgning I alt til nærmere opfølgning * heraf vedrører 3,352 mio. kr. Københavns kommune kr.* kr kr kr. By og Miljøområdet: På By- og Miljøområdet er der i alt 247 statuskonti, og heraf er 210 konti afstemt uden bemærkninger. Afstemning af 5 konti har givet anledning til afskrivninger og 15 konti er afstemt til opfølgning, jf. nedenfor. Endelig er statuskonti vedrørende DAB (17 konti) 4

5 ikke afstemt, idet grundlaget først foreligger ved regnskabsafslutningen 2012, hvor afstemning sker. til afskrivning: Husleje, betalingsart 736. Huslejebetaling fra 2006, der ikke har kunnet placeres. Afskrives via balancekontoen (forbedring af egenkapitalen) kr. Husleje, betalingsart 779. Huslejerestance fra 2009 opstået i forbindelse med kr. kommunens overtagelse af den statslige del af jobcentrene. Der har ikke været fulgt op på kravet, som er forældet. Afskrives via balancekontoen. Miljøtilsyn, betalingsart 355. et består af 3 ældre tilgodehavender, der er kr. sendt til inddrivelse hos SKAT, men kravene er forældede og det vil alene være et spørgsmål om tid før de returneres fra SKAT. Afskrives via balancekontoen. Værdipostkonto Afholdte udgifter tidligere år, der skulle være kr. overført til en driftskonto, hvilket ikke er sket. Afskrives via balancekontoen Værdipostkonto Indbetalte deposita, der ikke kan henføres til kr. konkrete sager. Afskrives via balancekontoen (forbedring af egenkapital). Byggesagsgebyrer, betalingsart 755. Afskrives via minuspåligning, (jf. note) kr.* kr. Note: kravene afskrives via udligning af debitorforholdene (debet og kredit på funktion 914, afskrives ikke via balancekontoen). /konti til opfølgning: FKE, eksterne lejemål (10 stk. er udtaget til nærmere opfølgning 2 konti, hvor saldiene (indbetalte fondsmidler) formentlig skal udlignes (evt. ved tilbagebetaling) 3 konti vedr. Parkeringsfonden (det undersøges hvorvidt der skal ske tilbagebetaling til indbetaler) I alt til nærmere opfølgning kr kr kr kr. Børne og Ungeområdet: På Børne- og Ungeområdet er der i alt 202 statuskonti, hvoraf 65 konti er afstemt uden bemærkninger. Afstemningen af 2 konti har givet anledning til afskrivning, jf. nedenfor og afstemning af de resterende 135 statuskonti (vedrørende selvejende institutioners aktiver og passiver) foretages først endeligt i forbindelse med udkonteringen af de selvejende institutioners regnskaber for 2012 (i februar 2013). 5

6 til afskrivning: Mellemkommunal afregning, betalingsart 660. Manglende opholdsbetaling fra kommuner i 6 sager fra krav er mere end 3 år og er derfor forældet. Der har ikke været fulgt tilstrækkeligt op på sagerne. 1 krav (fra 2010) på 7 t. kr. vurderes det ikke tidsmæssigt hensigtsmæssigt at forfølge. Afskrives via balancekontoen. Konto Kravet omhandler en tvist vedrørende lønudbetaling til 1 hjemmedagplejer i perioden januar maj Sagen har været længe undervejs og kommunens Juridiske afdeling har vurderet, at det ikke er sandsynligt, at kommunen vil kunne inddrive pengene. Lønudbetalingen har været overført til en mellemregningskonto hos HR (VISMA). et afskrives via balancekontoen kr kr kr. Serviceområdet På Serviceområdet er der i alt 370 statuskonti (væsentligst konti, som debitorsystemet benytter i forbindelse med opkrævningen, dvs. betalingsarter), som er afstemt pr. 30. november 2012, og hvor afstemningen har givet anledning til en række afskrivninger samt nogle beløb til opfølgning, jf. nedenfor: til afskrivning: Diverse uanbringelige og returnerede beløb (indbetalinger), betalingsart 309tilbage til 2002, der ikke har kunnet placeres. Afskrives via balancekontoen (forbedring af egenkapitalen). Afskrivning af en række tilgodehavender i debitorsystemet ( i alt 17 betalingsarter), herunder returnerede krav fra SKAT. Afskrives via balancekontoen kr kr kr. til opfølgning: Børnefamilieydelse. Dialog med Udbetaling Danmark. Børnetilskud og Underholdsbidrag (Udbetaling Danmark). Dialog med Udbetaling Danmark I alt til nærmere opfølgning kr kr kr. Kommunaldirektørens område På kommunaldirektørens område er der i alt 372 statuskonti, som er afstemt pr. 30. november 2012 uden bemærkninger - bortset fra nedennævnte 6 konti, hvor afstemningen har givet anledning til afskrivninger: 6

7 til afskrivning: HR afdelingen: Afregning med kantinen, konto Saldoen udgjorde 30/ i alt kr., hvoraf kr. vedrørte forudlønnede medarbejderes køb i nov. 2012, der er afregnet i dec Den resterende saldo (tilgodehavende) på kr. kan henføres til følgende: Difference på kr. opstået på grund af forskelle mellem kantineleverandørens angivne salg i kantinen og det kommunen har registreret i de anvendte kantinesystemer, der også anvendes til opkrævning fra medarbejderne. Difference på kr. opstået som forskelle mellem kommunens registrerede køb til opkrævning og medarbejdernes indbetaling/løntræk. på kr. vedrørende managementudligning, som burde være bogført som en driftsudgift under Rådhusservice i Endelig en ikke afklaret difference på kr. Den samlede saldo (tilgodehavende) på kr. afskrives via balancekontoen. HR afdelingen: Betalingsart 702, (kursusvirksomhed). Manglende betaling for Falck Health Care vedr. 4 af kommunens institutioner tilbage i 2009 og 2010, som burde være udgiftsført på driften dengang. Afskrives via balancekontoen. HR afdelingen: Betalingsart 561 (refusioner/regninger). Akut bidrag for 1 daginstitution tilbage i 2009, som burde være udgiftsført på driften i Afskrives via balancekontoen. Økonomiafd.: Gæld overtaget vedr. Frederiksberg Begravelsesvæsen, konto SKAT har bekræftet, at der ikke skyldes noget, hvorfor gælden afskrives via balancekontoen (forbedring af egenkapitalen). Økonomiafd.: Deposita, konto og Konto Fejlagtigt indbetalt depositum, tidligere år vedr. en café, der siden har skiftet ejer. Saldoen afskrives via balancekontoen (forbedring af egenkapitalen) kr kr kr kr kr kr. 3) Øvrige afskrivninger i 2012: Udover ovennævnte afskrivninger på 9,7 mio. kr., foretaget i forbindelse med gennemgangen i efteråret, er der tillige i 2012 foretaget følgende andre væsentlige 1 afskrivninger af tilgodehavender på 24,3 mio. kr. jf. nedenfor. Afskrivninger sker generelt løbende, og jf. Kasse-og regnskabsregulativets bilag 7 kan afskrivninger over kommunens egenkapital finde sted, når den af direktøren anviste sag er forelagt og underskrevet af Kommunaldirektøren. 1. DAB/FKE: 5,929 mio.kr. (Huslejerestancer, afskrevet via balancekontoen) 2. HR 1,103 mio. kr. Lønrelaterede poster (afskrevet via balancekontoen) 3. Opkrævningen: I alt 17,271 mio.kr.(uerholdelige restancer, heraf 0,6 mio. kr. afskrevet via balancekontoen) 1 Dvs. ikke udtømmende, ud over de nævnte er der afskrivninger på yderligere netto 0,4 mio. kr. (forværring af egenkapitalen) fordelt på mange (mindre) beløb. 7

8 Ad 1: Magistraten tiltrådte i mødet den 26. november 2012 (sag nr. 435) Opfølgning på revisionens bemærkninger i revisionsrapport nr. 4 vedrørende administration af kommunens beboelsesejendomme, at afskrive 5,929 mio. kr. som tab, dels vedrørende restancer for lejebetalinger, dels restancer vedr. flyttesager Ad 2: På baggrund af notat fra VISMA i forbindelse med afstemning af statuskonti til regnskab 2011, er der afskrevet lønrelaterede poster på i alt 1,103 mio. kr. via kommunens balancekonto for perioden (forringelse af egenkapitalen). Ad 3: I 2012 har Opkrævningen foretaget afskrivninger af uerholdelige restancer på 17,2 mio. kr., hvoraf 9,6 mio. kr. er krav, der er kommet retur fra SKAT. Af de samlede afskrivninger på 17,2 mio. kr. er 0,6 mio. kr. afskrevet direkte via kommunens balancekonto og 0,7 mio. kr. afskrevet via driften (primært boligsikring og sygedagpenge). Derudover er 5,5 mio. kr. afskrevne underholdsbidrag (dog 100% statskrav, dvs. tabet er statens og ikke kommunens). De resterende afskrivninger på 10,4 mio. kr. fordeler sig på en række betalingsarter (heraf vedrører alene 8,3 mio. kr. kontanthjælp), hvor kravene alene er registreret på kommunens status (dvs. opført både som aktiv og passiv) og afskrevet via udligning af debitorforholdene (debet og kredit på funktion 914) og ikke via balancekontoen eller driften. Størrelsen af de foretagne afskrivninger i Opkrævningen i 2012 skal ses i lyset af, at der siden konverteringen til Prisme-debitor (november 2010) ikke er sket løbende afskrivninger af krav, som er forældede eller som er bortfaldet som følge af manglende betalingsevne. Fremover vil afskrivningerne ske løbende i takt med at forudsætningerne for afskrivning indtræder. Dette udelukker ikke, at der fremover vil være udsving i afskrivningerne, da omfanget i høj grad er afhængig af sagsbehandlingen i SKAT. 4) Fremadrettede tiltag for at undgå unødvendige afskrivninger/tab Revisionsbemærkningen vedr. balanceposterne udtrykker et behov for at der sættes fokus på balanceposter, dels for at undgå unødvendige afskrivninger og tab i fremtiden, dels for at sikre et retvisende regnskab. Dette sker gennem opdatering og ajourføring af forretningsgange med fokus på væsentlighed og risiko. Endvidere vurderes de afholdte workshops i efteråret 2012 at bidrage til fokus på dette opgaveområde. Administrativ forretningsgang

9 Rammerne for kvaliteten i et effektivt ledelsestilsyn er blevet udstukket på de afholdte workshops og afspejler sig blandt andet i en tværgående forretningsgang: Retningslinjer (kvalitetsstandard) vedrørende ledelsestilsyn og regnskabsføring på kommunens balance, som Direktionen godkendte i mødet den 8. januar Forretningsgangen erstatter den tidligere forretningsgang 2.06 Administrativ forretningsgang for afstemning af statuskonti. Forretningsgange vedrørende ledelsestilsyn Med afsæt i forretningsgangen vedrørende ledelsestilsyn og regnskabsføring på kommunens balance har Direktionen (mødet den 18. december 2012) besluttet, at der skal udarbejdes forretningsgange for ledelsestilsyn samt arbejdsprocesser på alle relevante niveauer. Kvalitetskontrollen for statuskonti skal tilrettelægges ud fra væsentlighed og risiko. Det bør sikres, at de nødvendige processer er beskrevet, og endvidere bør der i den forbindelse være fokus på, om der er tilvejebragt nødvendige ressourcer og de rette kompetencer til at løse opgaverne. Arbejdet med beskrivelse af ledelsestilsynet er igangsat nu og planlægges færdigt i løbet af foråret Samling af alle økonomiske krav i den centrale Opkrævningsenhed I forbindelse med implementeringen af en ny opkrævningsplan, hvor den centrale opkrævningsenhed er ansvarlig for opfølgning på alle kommunens økonomiske krav, forventes et mindsket tab for kommunen samt en optimering af proceduren ved afskrivninger. Der vil fortsat forekomme uerholdelige restancer (der skal afskrives), men fremover vil afskrivningerne ske løbende når den enkelte fagdirektør har godkendt dem, så de afskrives i takt med at kravene returneres fra SKAT eller bortfalder grundet forældelse eller manglende betalingsevne. Endvidere vil Magistraten fremover kvartalsvist få forelagt en orienteringssag om omfanget af afskrivningerne. 9