Version: 1.0 Udarbejdet: Okt Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen

Transkript

1 Anbefalinger om brug af Digital Post for store virksomheder, administratorer/advokater (fx ejendomsadministratorer) og virksomheder med mange p- enheder Version: 1.0 Udarbejdet: Okt Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.

2 Indhold 1. Indledning og læsevejledning Målgruppe for vejledningen Yderligere hjælp Grundforudsætninger for alle med et CVR-nummer Ét CVR-nummer betyder én digital postkasse Ét CVR-nummer betyder egne signaturer Gennemgang af 4 scenarier For store virksomheder med mange medarbejdere og et CVR-nummer For virksomheder med mange CVR-numre i egen koncern For administratorer/advokater (fx ejendomsadministratorer) af eksterne CVRnumre For virksomheder med mange p-numre Roller i Digital Post og automatisk videresendelse til sikker mail Hvordan virksomheder benytter roller i Digital Post på Virk.dk Automatisk videresendelse af meddelelser til en sikker mail fra Digital Post og anvendelse af regler... 14

3 1. Indledning og læsevejledning Disse anbefalinger bør læses i nær sammenhæng med - Vejledning til virksomheder, foreninger m.v. ( og - Avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Virk.dk ( Anbefalingerne handler om, hvordan særligt store virksomheder, virksomheder med flere CVR-numre, virksomheder med flere p-enheder og administratorer af mange CVRnumre kan bruge Digital Post Målgruppe for vejledningen Anbefalingerne kan især bruges af den eller de personer i virksomheden, der skal sikre, at virksomheden bliver klar til Digital Post Yderligere hjælp Du kan læse mere om den digitale postkasse på Hjælpen udbygges løbende med trin-for-trin vejledninger, e-læringsfilm mm. S i d e 2

4 2. Grundforudsætninger for alle med et CVR-nummer 2.1. Ét CVR-nummer betyder én digital postkasse En virksomhed, forening og lignende med eget CVR-nummer er en selvstændig juridisk enhed. Derfor skal hvert CVR-nummer have sin egen postkasse. Der findes ikke et register over relationer eller samarbejdsaftaler mellem forskellige CVR-numre fx er det ikke registreret hvilke CVR-numre, der er del af samme koncern eller hvilke aftaler en advokat har om at administrere nogle andelsboligforeninger. Man kan benytte Digtial Post i den digitale postkasse, eller videresende posten til et andet system. Uanset om man vælger den ene eller den anden løsning, skal postkasserne først sættes op Ét CVR-nummer betyder egne signaturer Til hvert CVR-nummer skal der opsættes en postkasse. Det er NemID administrator, som skal opsætte postkassen. Derfor skal der også være en NemID administrator (eller LRA, Local Ressource administrator) pr. CVR-nummer. De personer, som skal operere i postkassen, skal have en NemID medarbejdersignatur til pågældende postkasse. S i d e 3

5 3. Gennemgang af 4 scenarier 3.1. Store virksomheder med mange medarbejdere og et CVR-nummer Virksomheder med et CVR-numre og mange medarbejdere vil opleve, at al post nu sendes til en enkelt digital postkasse og ikke fx til en co-adresse eller direkte til en person eller en afdeling, som man måske har været vant til. Det vil være meget forskelligt, hvilken og hvor meget Digital Post, der kommer. Derfor vil behovet for administration af postkassen også være forskelligt. Anbefalinger Start med at afklare, hvem der har ansvaret for den digitale postkasse. Det kan være den nuværende postfunktion, som også får ansvaret for den digitale post. Find ud af, hvem der skal være eller som allerede er NemID administrator i virksomheden. Denne person skal opsætte postkassen. Hvis ikke der er op rettet en NemID administrator, så skal der indgås en aftale med Nets DanID. Bestil NemID medarbejdersignaturer til de personer, der skal have ansvaret for postkassen, hvis de ikke allerede har en. Det er NemID administrator, der udsteder NemID medarbejdersignaturer til disse medarbejdere. NemID administratoren skal opsætte postkassen og vælge standard- eller udvidet funktionalitet. NemID administratoren skal tildele roller til de medarbejdere, der skal have ansvaret for den digitale postkasse. Det er vigtigt, at der er nogle medarbejdere, der har adgang til virksomhedens post. Rollerne tildeles inde i selve den digitale postkasse. NemID administratoren behøver ikke have mere med den digitale postkasse at gøre, når den først er opsat. Find ud af, hvem der skal modtage mail-advisering, når der kommer post? Hvis virksomheden allerede har en e-boks til erhverv, kan administratoren af denne tilmelder virksomheden alle offentlige afsendere, så er I også klar. Vær klar over, at man IKKE kan se offentlig post med en NemID erhverv til banken. Se vejledning om synkronisering mellem digital post og e-boks. ( df). Andre overvejelser: Overvej, om I på længere sigt vil benytte den digitale postkasse, som stilles til rådighed på eller vil håndtere posten ved at videresende til sikker i egne systemer vil etablere en webservice til at hente posten ned i egne systemer. Hvis I vil operere i den digitale postkasse på kan I overveje, at oprette forskellige brugerrettigheder til jeres medarbejdere med tilhørende mapper og regler. S i d e 4

6 Læs mere om mulighederne inde i den digitale postkasse. Der ligger også instruktionsfilm på Hvis I vil videresende den digitale post til egne systemer kan I læse mere om dette længere nede i vejledningen og I kan også læse om mulighederne længere nede i vejledningen og i Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på For virksomheder med mange CVR-numre i egen koncern Virksomheder/koncerner med mange CVR-numre vil opleve at al den fysiske post, som tidligere er sendt til én fysisk adresse, fremadrettet vil blive sendt til postkassen for det CVR-nummer i koncernen posten vedrører. Det vil være meget forskelligt, hvilken og hvor meget Digital Post der kommer. Derfor vil behovet for administration af postkassen også være forskelligt. Anbefalinger: Find ud af, hvor mange og hvilke CVR-numre, der er tilknyttet koncernen. Find ud af, om der allerede er oprettet NemID administrator til alle CVR-numre. Er der ikke det, så skal der oprettes NemID medarbejdersignaturer for de CVRnumre, som endnu ikke har en NemID administrator og en NemID medarbejdersignatur, Rollen NemID administrator kan også gives til en central person, der kan være NemID administrator for flere CVR-numre. NemID administratoren eller NemID administratorerne skal opsætte postkassen og vælge standard- eller udvidet funktionalitet. NemID administratoren skal tildele roller til de medarbejdere, der skal have ansvaret for den digitale postkasse. Det er vigtigt, at der er nogle medarbejdere, der har adgang til virksomhedens post. Disse adgange tildeles inde i den digitale postkasse. Find ud af, hvem der skal modtage mail-advisering, når der kommer post i den digitale postkasse. Skal flere medarbejdere have advisering på mappeniveau (max. 2 mailadresser pr. mappe), eller skal der kun sendes adviseringer ud, når virksomheden modtager post i indbakken. Man kan også indstille alle postkasserne til at sende mail-advisering til den samme mailadresse, der kan gælde for hele koncernen. Hvis virksomheden allerede har en e-boks til erhverv, er det også en mulighed at administratoren af denne tilmelder alle offentlige afsendere i virksomhedens e-boks. Derved samles al post i en digital postkasse. NB: Du kan ikke se offentlig post i e-boksen med en NemID erhverv til banken. Du skal have en NemID medarbejdersignatur eller en Digital Signatur medarbejdersignatur. Se også vejledning om synkronisering mellem digital post og e-boks ( df). S i d e 5

7 Håndtering af mange NemID administratorroller Til hvert CVR-nummer hører en NemID og dermed også en NemID administrator. For at blive NemID administrator skal virksomheden indgå en aftale med Nets-DanID og dette skal ske for hvert CVR-nummer. Se nemid_medarbejdersignatur/bestil_nemid/ index.html?execution=e1s1 Samle bestilling af aftaler For hvert CVR-nummer skal der underskrives en separat aftale med Nets-DanID. Det er dog muligt at samle de underskrevne aftaler i en mail og indsende dem samlet til Net DanID. Flere underskrifter på en aftale På aftaleformularen, som ligger online, er der kun plads til navnet på én tegningsberettiget. Har I fx to tegningsberettigede, som skal underskrive aftalen, så accepterer Nets DanID, at der skrives ét navn, men sættes to underskrifter. Skifte NemID administrator Hvis I allerede har en NemID administrator, men denne ikke længere er i organisationen, eller hvis en eksisterende administrator skal udskiftes med en anden person, skal I have den nye NemID administrator på plads. Dette kan ske på flere måder: I det første tilfælde skal I i princippet indgå en ny aftale med Nets DanID om en ny NemID administrator. Dette sker ved at sætte et flueben i bestillingsflowet, når den nye administrator bestiller en NemID medarbejdersignatur. Se vejledning om "Overtag administratorrollen" Dadministratorrettigheder.pdf. I den andet tilfælde kan den nuværende NemID administrator logge sig på selvbetjening ( på Nets DanID s hjemmeside og overdrage rollen til en anden. Flere personer kan også deles om en NemID administratorrolle. Læs mere herom på Ekstern administrator Ønsker I at centralisere signaturadministrationen, kan man lave en aftale om såkaldt ekstern administration. En central person får så rollen som NemID administrator for andre CVR-numre, end der hvor vedkommende er ansat. Vær opmærksom på, at dette er et tilkøb hos Nets DanID. Se mere om Nets DanID's produkter på Nets-danid.dk. Andre overvejelser: Overvej, om I på længere sigt S i d e 6

8 vil benytte den digitale postkasse, som stilles til rådighed på eller vil håndtere posten ved at videresende til sikker i egne systemer vil etablere en webservice til at hente posten ned i egne systemer. Hvis I vil operere i den digitale postkasse på kan I overveje, at oprette forskellige brugerrettigheder til jeres medarbejdere med tilhørende mapper og regler. Læs mere om mulighederne inde i den digitale postkasse. Der ligger også instruktionsfilm på Hvis I vil videresende den digitale post til egne systemer kan I læse mere om dette længere nede i vejledningen og I kan også læse om mulighederne længere nede i vejledningen og i Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Hvis flere personer under samme cvr-nummer skal være postkasseadministratorer for flere forskellige postkasser, kan disse personer fx tildeles rettigheder til at se posten for alle postkasserne i den postkasse, der tilhører det CVR-nummer, postkasseadministratorerne er ansat under. Følg vejledningen "Sådan får tredjepart adgang til postkassen". ( Der kan gives rettigheder på flere niveauer fra administrator til fx kun læseadgang på mappeniveau. Læs mere om mulighederne inde i selve den digitale postkasse. Der ligger også instruktionsfilm på virk.dk/postkasse. Det er også muligt at videresende den digitale post til egne systemer. Læs mere om dette i vejledningen "Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post" For administratorer/advokater (fx ejendomsadministratorer) af eksterne CVR-numre Virksomheder, som administrerer foreninger m.m. (fx ejendomsadministratorer) har tidligere modtaget deres kunders post dikrekte. Disse vil nu opleve, at den digitale post går direkte til det CVR-nummer, som posten vedrører. Nogle administratorer/advokater har et meget stort antal CVR-numre at forvalte. Administratorer/advokaterne skal afklare, hvordan de forsat vil administrere for deres foreninger mm. Anbefalinger: Find ud af, hvor mange og hvilke CVR-numre, der er tale om. Find ud af, om der allerede er oprettet NemID administrator til alle CVR-numre. Er der ikke det, så skal der oprettes NemID medarbejdersignaturer for de CVRnumre, som endnu ikke har en NemID administrator og en NemID medarbejdersignatur, Rollen NemID administrator kan også gives til en central person, der kan være NemID administrator for flere CVR-numre. S i d e 7

9 NemID administratoren eller NemID administratorerne skal opsætte postkassen og vælge standard- eller udvidet funktionalitet. Find ud af om foreningerne selv skal bestille NemID medarbejdersignatur eller om administrator/advokater skal gøre det på vegne af foreningen. Måske, er der i den generelle fuldmagt administrator/advokater har med foreningen mulighed for at administratoren/advoketen kan være NemID administrator? Administrator/advokat skal overveje, hvilken adgang, der er behov for til de enkelte postkasse. Er der brug for de fysiske meddelelser, som foreninger modtager fra offentlige myndigheder eller er det nok at få læseadgang til dem? Skal de fysiske meddelelser anvendes, så skal de videresendes fra den digitale postkasse, hvor de modtages. Det kan foregå både manuelt via almindelig mail og automatisk til en sikker mail. NemID administratoren skal tildele roller til de medarbejdere, der skal have ansvaret for den digitale postkasse. Det er vigtigt, at der er nogle medarbejdere der har adgang til virksomhedens post. Dette gøres inde i selve den digitale postkasse. Find ud af, hvem der skal modtage mail-advisering, når der kommer post. Man kan sætte alle postkasserne til at sende mail-advisering til den samme mailadresse. Andre overvejelser: Overvej, om I vil benytte den digitale postkasse, som stilles til rådighed på vil håndtere posten ved at videresende til sikker i egne systemer vil etablere en webservice til at hente posten ned i egne systemer. Hvis I vil operere i den digitale postkasse på kan I overveje, at oprette forskellige brugerrettigheder til jeres medarbejdere med tilhørende mapper og regler. Læs mere om mulighederne inde i den digitale postkasse. Der ligger også instruktionsfilm på Hvis I vil videresende den digitale post til egne systemer kan I læse mere om dette længere nede i vejledningen og I kan også læse om mulighederne længere nede i vejledningen og i Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Hvis flere personer under samme cvr-nummer skal være postkasseadministratorer for flere forskellige postkasser, kan disse personer fx tildeles rettigheder til at se posten for alle postkasserne i den postkasse, der tilhører det CVR-nummer, postkasseadministratorerne er ansat under. Følg vejledningen "Sådan får tredjepart adgang til postkassen". ( Der kan gives rettigheder på flere niveauer fra administrator til fx kun læseadgang på mappeniveau. Læs mere om mulighederne inde i selve den digitale postkasse. Der ligger også instruktionsfilm på virk.dk/postkasse. S i d e 8

10 Hvis I vil videresende den digitale post til egne systemer kan I læse mere om dette længere nede i vejledningen og I kan også læse om mulighederne længere nede i vejledningen og i Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på For virksomheder med et CVR-nummer og mange p- numre Virksomheder som har valgt at organisere sig med mange p-enheder, vil opleve, at post for hver p-enhed bliver sendt til den samme digitale postkasse, selvom de måske tidligere har fået al post tilsendt de respektive adresser for p-enhederne. Det vil være meget forskelligt, hvilken og hvor meget Digital Post der kommer, hvorfor behovet for administration af postkasserne kan være forskelligt Anbefalinger Find ud af, hvor mange CVR-numre og p-enheder der er? Find ud af, hvem der skal have det overordnede ansvar for at opsætte postkassen og fordele til p-enhederne. Kortlæg om den nuværende struktur med mange p-enheder spiller nogen rolle i den nuværende håndtering af post, f.eks. om der sendes fysisk post direkte til disse lokationer, eller om alt sendes forbi hovedadressen. Find ud af, om den digitale post også skal håndteres lokalt. Hvem skal have ansvaret for den digitale postkasse og evt. ansvaret for at håndtere post lokalt på en p-enhed. Når den digitale postkasse først er opsat, behøver NemID administratoren ikke have mere med den at gøre. De personer, som skal håndtere posten i den digitale postkasse, skal have en NemID medarbejdersignatur. Hvis de ikke har en, skal NemID administratoren bestille en til dem. NemID administratoren skal opsætte postkassen. Vælg udvidet funktionalitet, så er det nemt at opsætte brugerrettigheder senere. Opret et antal mapper, der passer til de antal P-enheder der er i organisationen. Find ud af, om der skal sendes mail-advisering til nogen, når der kommer post. Der er mulighed for at sende mailadvicering på mappeniveau. Eller der er mulighed for at sende advisering til en enkelt mailadresse. NemID administratoren skal tildele rettigheder til de medarbejder, der skal have ansvaret for den digitale postkasse. Dette gøres i den digitale postkasse på virk.dk/postkasse. S i d e 9

11 Så er I i gang med den mest simple løsning og er klar til digital post fra det offentlige, når der er opsat mapper og regler, der sorterer automatisk på p-enheder. S i d e 1 0

12 S i d e 1 1

13 4. Roller i Digital Post og automatisk videresendelse til sikker mail 4.1. Hvordan virksomheder benytter roller i Digital Post på Virk.dk I dette skema kan man se hvad de forskellige roller kan anvendes til i Digital Post. Herunder vises nogle eksempler på hvad rollerne kan benyttes til. Figur 1 Her illustreres hvad de forskellige roller kan gøre ift. indbakken og flytte til andre mapper S i d e 1 2

14 Figur 2 Her illustreres hvad de forskellige roller kan gøre ift. en manuelt oprettet mappe fx Sygedagpenge Figur 3 Her illustreres hvad de forskellige roller kan gøre ift. at initiere og besvare meddelelser S i d e 1 3

15 4.2. Automatisk videresendelse af meddelelser til en sikker mail fra Digital Post og anvendelse af regler Dette afsnit beskriver en praksis for hvordan den Digitale Postkasse automatisk videresender meddelelser sikkert og krypteret. Bemærk at der altid gennem en kopi af meddelelsen i den Digitale Postkasse ved automatisk videresendelse. Virksomheden skal først anskaffe sig et FOCES eller er VOCES certifikat. Dette kan NemID administrator bestille i selvbetjeningsuniverset. Den offentlige del af certifikater skal så lægges ind i den Digitale Postkasse under punktet Vidersendelse under fanen Indstillinger. Den private del af certifikatet lægges på mailservere (eks. Exchange mailserveren), så der sker en dekryptering af den post der modtages. Figur 4 Her opættes videresend til en sikker mail Læs mere om dette i Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Når den initielle opsætning er på plads, så skal virksomheden overveje hvordan den vil håndtere de meddelelser, der videresendes fra Digital Post. I nedenstående eksempel er det beskrevet hvordan flere virksomheder videresende til den samme sikre mailadresse. Her efter er der opsat nogle simple regler i mailsystemet, der sørger for at meddelelserne automatisk flyttes til udvalgte funktionsmail (en funktionsmail skal forstås som en S i d e 1 4

16 mail/mappe flere medarbejdere har adgang til). Ved at benytte regler for håndtering af den indkomne post, vil der automatisk blive flyttet op imod 80 % af al den post der modtages. For at få håndteret den resterende post til udvalgte funktionsmail, så vil der kræves en manuel håndtering. Jo bedre virksomheden få et kendskab til den type post der modtages, jo bedre til vil man kunne opsætte flere regler til at håndtere en stadig større og større del af den indkomne post. Figur 5 Her illustreres hvordan flere virksomheder modtager post fra forskellige myndigheder. De respektive Digitale Postkasser videresender til en sikker mail adresse, hvorefter der sker en håndtering til udvalgte funktionsmail S i d e 1 5

17 Figur 6 Her illustreres hvordan der er opsat regler i et mailsystem, der gør at posten autumatisklægges ned i udvalgte funktionsmail S i d e 1 6