Det indhold som de faglige eksperter skal tages beslutning om, har forskellig karakter:

Transkript

1 Sundhedsplatformen Borgervænget 7, København Ø NOTAT Til: De Sundhedsfaglige Råd, Regionale Komiteer/Råd/Udvalg samt regionale stabe Ringsted Sygehus Bøllingsvej Ringsted Tlf Dato: 28. marts 2014 Faglige eksperter i Sundhedsplatformen - arbejdsområder, kompetenceprofiler og tidsforbrug De faglige eksperters vigtigste opgave bliver at kvalificere udkast til det indhold, der skal sættes op i systemet. Eksperterne skal således ikke selv udarbejde indholdet men kvalificere det forslag, som programmets medarbejdere udarbejder. Derudover får eksperterne et omfattende beslutningsmandat, således at eksperterne reelt får kompetence til at tage beslutninger på det indhold, de kvalificerer. Det indhold som de faglige eksperter skal tages beslutning om, har forskellig karakter: Klinisk/administrativt indhold omfatter fx ordinations-sæt (order sets), som fx kan være blodprøver og andre undersøgelser, der udføres ved en bestemt arbejdsdiagnose. Det omfatter også indhold i den indledende vurdering, skala for smertescore, skala for EWS-værdier, indhold i plejeplaner mm. På det administrative område vil det blandt andet omfatte registrering af ydelser, DRG-afregning, overordnede procedurer for patientadministration mm.. Arbejdet med det kliniske og administrative indhold vil strække sig efteråret 2014 til december Workflows omfatter den række af handlinger, som iværksættes i et bestemt forløb. Fx kan der defineres eet bestemt workflow for skadepatienter, et andet til traumepatienter og et tredje for akutte patienter, der fx indlægges til observation for hjernerystelse. På samme måde kan der laves workflows for klargøring til operation, det postoperative forløb osv.. Workflows inkluderer hovedsageligt rækken af handlinger, der skal udføres i patientforløbet, fx registrer patients ankomst, tildel læge, gennemfør indledende vurdering, ordiner undersøgelser, bestil undersøgelser osv. For en patient i akutmodtagelsen kan workflow et være det samme uanset diagnose, mens det kliniske indhold vil være vidt forskelligt. Det kliniske indhold omfatter fx de ordinationer, der skal udføres ved en given diagnose.

2 Kvalificering og beslutning vedr. workflows vil foregå september 2014 januar Sommer 2014 september 2014 december 2015 januar juni 2016 Site visits Workflows Klinisk og administrativt indhold Pilot- Implementering Site visits betegner de besøg, som Epic (leverandøren af Sundhedsplatformen) vil foretage på diverse hospitaler/sygehuse som led i forberedelsen til arbejdet med workflows og det klinisk/administrative indhold. Epic har allerede været ude på flere hospitaler, men vil intensivere sine besøg i de første to uger af juni På besøgene vil Epic interviewe personalet om deres arbejdsgange, således at udkastene til relevante workflows allerede er velkvalificerede, når de faglige eksperter præsenteres for dem første gang i september I forbindelse med disse besøg, vil det være hensigtsmæssigt, at nogle af de faglige eksperter kan deltage, så der allerede start etableres kontinuitet i samarbejdet mellem Epic og hospitalerne/sygehusene. Flere typer af faglige eksperter Faglig ekspert kernegruppen (markeret med rødt i graf og tabel) De faglige eksperter skal have et indgående kendskab til sit felt og det er vigtigt at eksperterne kender sit felts aktuelle arbejdsgange til bunds. Derudover skal alle eksperter besidde en stærk faglighed på sit område, således at det sikres, at det faglige indhold, der tages beslutning om, er korrekt i forhold til gældende kliniske eller administrative retningslinjer. Derfor er det også en fordel, at eksperterne har et grundlæggende kendskab til nationale krav til indholdet fx til nationale referenceprogrammer eller fællesindholdet på det administrative område. (Programmets fuldtidsmedarbejdere vil dog have ansvar for at inkorporere alle nationale krav før eksperterne præsenteres for et udkast til indhold.) Endelig er det helt afgørende, at eksperterne har en konstruktiv og pragmatisk indstilling til arbejdet med at strukturere og standardisere de nuværende retningslinjer, så det kan sættes op i Sundhedsplatformen på meningsgivende vis. Derfor er det også vigtigt, at de faglige eksperter har lyst og evne til at samarbejde både med hinanden på tværs af regionerne, samt med leverandøren og programmets medarbejdere. De faglige eksperter et givent speciale forventes ikke at kunne dække alle specialets felter. Hvis der skal udarbejdes indhold på et særligt specialiseret område, 2

3 vil det være muligt at indkalde højt specialiserede eksperter til at kvalificere det faglige indhold. Samlet set, er eksperternes faglige viden det absolut vigtigste, da de i sidste ende vil være de personer, der tillægger beslutningerne legitimitet i forhold til deres kolleger. De faglige eksperter skal derfor heller ikke være bange for, at tage sit omfattende beslutningsmandat i brug, når arbejdet går i gang, og sikre at beslutninger træffes i den hastighed, det er nødvendigt. Faglige ekspert, primært indhold (markeret med grønt i graf og tabel) Visse faglige eksperter vil primært indgå i kvalificering og beslutning om det kliniske og administrative indhold - men ikke i valideringen af workflows. Det gælder fx nogle af de eksperter, der udpeges til at kvalificere opsætning af patientportalen MyChart samt eksperter med et mere overordnet perspektiv såsom datasikkerhed, kvalitetsindikatorer mm. Faglig ekspert, primært til workflows (markeret med lilla i graf og tabel) Visse faglige eksperter vil primært indgå i valideringen af workflows sammen med alle andre faglige eksperter - men forventes ikke at deltage i beslutninger vedrørende det rent kliniske indhold. Dette vil især gælde for en række af de lægesekretærer, som de Sundhedsfaglige Råd bedes udpege. Derfor vil disse faglige eksperter kun skulle afsætte tid til arbejdet med Sundhedsplatformen september 2014 til og med januar Dog vil lægesekretærerne onkologi, urologi, kirurgi, hæmatologi, kardiologi og diagnostiske enheder blive inkluderet i ekspertgruppen vedrørende registrering af pakkeforløb, og vil derfor skulle benytte det samme antal timer som de øvrige faglige eksperter (kernegruppen). De faglige eksperter der udpeges blandt lægesekretærer skal naturligvis besidde de samme kvalifikationer som de øvrige faglige eksperter. Ud over de lægesekretærer, der udpeges af de Sundhedsfaglige Råd, vil regionernes centrale økonomi/data-enheder blive bedt om at udpege lægesekretærer med ekspert-kompetencer indenfor patientadministration, DRG-registrering mm. Disse lægesekretærer vil skulle bruge den samme tid på arbejdet med Sundhedsplatformen som de øvrige faglige eksperter, idet de også vil skulle indgå i arbejdet med at kvalificere og beslutte det generiske administrative indhold og ikke udelukkende kvalificere workflows. Der vil tilgå de regionale enheder en nærmere beskrivelse af disse eksperters kompetence-profil. Højt specialiserede eksperter Kernegruppen af faglige eksperter vil typisk bestå af 5 personer et speciale. (For administrative ekspertgrupper og tværgående grupper vil antallet variere.) Selvom disse personer naturligvis er højt kvalificerede til at deltage i såvel beslutninger om workflows samt beslutninger om klinisk indhold, forventes det, at der vil blive behov for 3

4 højt specialiserede eksperter, når arbejdet med opsætning af klinisk indhold går i gang. Disse eksperter vil bliver involveret i et langt mindre omfang, idet de kun skal bidrage til indhold på netop deres specialiserede felt. Det vil fortsat være projektgruppen programmets fastansatte personale, der på baggrund af eksisterende vejledninger, udarbejder et forslag til det kliniske indhold. Men for at sikre den fagligt bedste beslutning, vil de højt specialiserede eksperter kunne inddrages. De højt specialiserede eksperter kan først udpeges, når programmet har skaffet sig overblik over det indhold, som forventes indarbejdet i Sundhedsplatformen. Der forventes at foreligge et overblik over det i juni/august, hvorefter de Sundhedsfaglige Råd vil blive bedt om at udpege de rette eksperter til at supplere kernegruppen af eksperter. Ledende faglig ekspert (markeret med blåt i graf indgår som rød i tabel, da de vil være én blandt de udpegede faglige eksperter) Til hver ekspertgruppe udpeges en ledende ekspert, som i tæt samarbejde med den vicedirektør, der bliver udvalgt til at være gruppens champion sikrer fremdrift og beslutningskraft. I de ekspertgrupper, der korresponderer til et klinisk speciale vil den ledende faglige ekspert være en læge, som derudover også lever op til de ovenfor stående krav til den faglige ekspert. Den ledende faglige ekspert vil endvidere få en væsentlig rolle i kvalitetssikringen af programmets forslag til indhold, inden det forelægges resten af ekspertgruppen. Endelig vil den ledende ekspert få en vigtig rolle i at sikre enighed om det kliniske indhold i ekspertgruppen og blandt eventuelt andre relevante interessenter. I visse tilfælde, vil det fx være nødvendigt at den ledende ekspert går i dialog med repræsentanter nogle af de afdelinger, der ikke er inkluderet i ekspertgruppen. Det kan fx være nødvendigt for at få afdækket variationer i praksis, eller for at imødekomme helt særlige behov. Dette arbejde vil ske i et samarbejde mellem programmets fuldtidsmedarbejdere og den ledende faglige ekspert men ofte vil den ledende ekspert have det bedste grundlag for at gå i dialog. I de fleste ekspertgrupper forventes det, at den ledende faglige ekspert, vil bruge det samme antal timer, som de andre faglige eksperter. For 23 af ekspertgrupperne skal den ledende faglige ekspert derimod afsætte % af sin arbejdstid til arbejdet med Sundhedsplatformen i perioden september 2014 til december De 23 ekspertgrupper, hvori der skal indgå en ledende ekspert med % arbejdstid er markeret med (*) i notatets tabel nedenfor. Disse grupper er karakteriseret ved store lægelige specialer og/eller særlig kompleksitet. De faglige eksperters tidsforbrug (omfatter ikke højt de specialiserede eksperter) 4

5 jun-14 aug-14 okt-14 dec-14 feb-15 apr-15 jun-15 aug-15 okt-15 dec-15 feb-16 apr-16 jun-16 aug-16 okt-16 dec-16 feb-17 apr-17 jun-17 aug-17 okt-17 dec-17 Det vurderes, at de faglige eksperter vil skulle bruge ca. 4 timer på Epics hospitalsbesøg (site visits) i juni Det er dog usandsynligt at det vil gælde alle faglige eksperter. Derudover vil alle faglige eksperter (undtagen faglige eksperter, primært til indhold ) skulle bruge op mod 2 sammenhængende uger på workflow validation session i hver af månederne september og oktober I november, december 2014 samt januar 2015 vil alle faglige eksperter (undtagen faglige eksperter, primært til indhold ) skulle bruge ca. 1 sammenhængende uge på workflow validation session i hver måned + ca. 5 timer i de øvrige uger. Herefter stopper de eksperter, der primært skal bidrage til workflows, deres arbejde i Sundhedsplatformen jævnfør den lilla kurve. I 2015 (undtagen januar) forventes det månedlige tidsforbrug at ligge på gennemsnitligt 14 timer om måneden for de faglige eksperter + de faglige eksperter primært til indhold samt eventuelle højt specialiserede eksperter. I denne periode vil der blive arbejdet med det kliniske og administrative indhold, der skal sættes op i Sundhedsplatformen. I perioden februar juni 2016 forventes det, at disse eksperter vil øge tidsforbruget til ca. 1 uge om måneden i forbindelse med implementeringen på det første hospital. Det forventes, at alle de faglige eksperter vil blive involveret i implementeringen på eget hospital, og kan i denne intensive periode forvente at bruge fuld tid på implementering. Derudover forventes det, at de faglige eksperter også vil hjælpe med implementering på andre hospitaler/sygehuse Faglige eksperters gennemsnitlige tidsforbrug - timer pr. Eksperter begrænset til indhold (14) Eksperter begrænset til workflows (35) Faglig ekspert, kernegruppen (231) Ledende faglig ekspert (23 stk) 5

6 Hensyn i udpegningen af faglige eksperter Når formandskaberne i de Sundhedsfaglige Råd (samt udvalgte regionale komiteer) skal udpege de relevante eksperter, skal nedenstående kriterier efterleves. For at skabe den bedst mulige blanding af eksperter for det enkelte speciale, fordrer det dermed at formandskaberne de to regioners Sundhedsfaglige Råd (og udvalgte komiteer) koordinerer udpegningen. - I så vidt omfang som muligt og relevant sikres lige repræsentation de to regioner - Repræsentation både indlagte og ambulante funktioner blandt ekspertgruppens deltagere - Der udpeges én ledende ekspert I nedenstående tabel fremgår det, hvilke ekspertgrupper, der vil blive etableret til arbejdet med Sundhedsplatformen. Heraf fremgår det ligeledes hvem der bedes udpege eksperterne. De fleste eksperter vil også få en rolle i andre ekspertgrupper end nedenstående, idet alle vil blive inddelt i tværgående grupper i forbindelse med beslutninger om workflows - alt afhængigt af workflow ets karakter. Dog vil nedenstående ekspertgruppe være eksperternes hovedgruppe. Faglig ekspert kernegruppen Faglige ekspert, primært indhold Faglig ekspert, primært til workflows Ledende ekspert med % arbejdstid er markeret med (*) Ekspertgrupper, klinisk indhold Ekspertgruppe Læge Sygeplejerske Lægesekretær Anden faggruppe Udpeges af: 1. Akutmodtagelse / traume (*) 2. Akuttelefon / Præhospital SFR akutmedicin SFR Præhospital og Akutmodtagelse 2 2 SFR akutmedicin SFR Præhospital og 6

7 Akutmodtagelse 3. Anæstesiologi (*) SFR Anæstesiologi SFR Anæstesiologi 4. Apoteker 2 apotekerne Sygehusapoteket / Lægemiddelkomite Region H s Apotek / Lægemiddelkomite 5. Arbejdsmedicin SFR Arbejdsmedicin SFR Arbejds- og Miljømedicin 6. Børneungdomspsykiatri SFR Børne og Ungdomspsykiatri SFR Børne og Ungdomspsykiatri 7. Dermato-venerologi SFR Dermato-venerologi SFR Dermato-Venerologi og Allergologi 8. Diagnostiske Enheder med kendskab til kræftpakkeregistrering SFR Diagnostiske Enheder 9. Diagnostisk radiologi radiografer SFR Diagnostisk radiologi SFR Diagnostisk radiologi 10. Diætister 2 diætister Ernæringskomite Ernæringskomite 11. Endokrinologi (*) SFR Intern Medicin: Endokrinologi SFR Endokrinologi 7

8 12. Forløbskoordinatorer i alt 2 personer 13. Gastroenterologi og hepatologi (*) Kvalitet & Udvikling Center for Sundhed SFR Intern Medicin: Gastroenterologi og hepatologi SFR Gastroenterologi 14. Geriatri (*) SFR Intern Medicin: Geriatri SFR Geriatri 15. Gynækologi (*) 2 1 SFR Gynækologi og Obstetrik SFR Gynækologi og Obstetrik SFR SFR 17. Infektionsmedicin (*) SFR SFR SFR Intern Medicin: hæmatologi SFR Hæmatologi 19. Karkirurgi SFR Karkirurgi SFR Karkirurgi 16. Hæmatologi med kendskab til kræftpakkeregistrering 18. Kardiologi (*) med kendskab til kræftpakkeregistrering 20. Kirurgi (*) med kendskab til kræftpakkeregistrering SFR Kirurgi SFR Kirurgi (inkl. børnekirurgi) 21. Klinisk biokemi bioanalytikere SFR Klinisk Biokemi SFR Klinisk Biokemi 8

9 22. Klinisk farmakologi / Medicinering (*) 2 farmakologer 1 EPM læge 1 OPUS- Medicin læge 4 med særlig kompeten -ce på medicinering 2 farmaceuter Klinisk Farmakologisk Enhed SFR Klinisk Farmakologi Lægemiddelkomite Lægemiddelkomite 2 FMK læger 23. Klinisk fysiologi nuklearmedicin bioanalytiker SFR Klinisk fysiologi og nuklearmedicin SFR Klinisk fysiologi og nuklearmedicin 24. Klinisk genetik relevante medarb. SFR Klinisk genetik 25. Klinisk immunologi bioanalytiker SFR Klinisk immunologi SFR Klinisk immunologi 26. Klinisk mikrobiologi bioanalytikere SFR Klinisk mikrobiologi SFR Klinisk mikrobiologi 27. Klinisk onkologi (*) med kendskab til kræftpakkeregistrering SFR Klinisk Onkologi SFR Onkologi 28. Lungesygdomme (*) SFR Intern Medicin: Lungesygdomme SFR Lungesygdomme 29. Mammakirurgi SFR Mammakirurgi SFR Mammakirurgi 9

10 30. Nefrologi SFR Intern Medicin: Nefrologi SFR Nefrologi 31. Neonatal (*) SFR Pædiatri SFR Pædiatri (inkl. neonatalogi) 32. Neurokirurgi SFR Neurokirurgi 33. Neurologi (*) SFR Neurologi SFR Neurologi inkl. Klinisk Neurofysiologi 34. Obstetrik (*) jordemødre SFR Gynækologi og Obstetrik SFR Gynækologi og Obstetrik 35. Oftalmologi SFR Oftalmologi SFR Oftalmologi 36. Ortopædisk kirurgi(*) SFR Ortopædisk kirurgi SFR Ortopædkirurgi 37. Orto-rhinolaryngologi SFR Orto-rhino-laryngologi SFR Orto-rhino-laryngologi (inkl. Audiologi) 38. Palliation 1 1 Styregruppe for palliation (KU) SFR Palliativ behandling 39. Patologisk anatomi og cytologi bioanalytikere SFR Klinisk Patologi SFR Patologisk anatomi 10

11 40. Plastikkirurgi SFR Plastikkirurgi SFR Plastikkirurgi 41. Psykiatri (*) SFR Psykiatri SFR Psykiatri 42. Pædiatri (*) SFR Pædiatri SFR Pædiatri (inkl. neonatalogi) 43. Reumatologi SFR Intern Medicin: Reumatologi SFR Reumatologi 44. Smerte-behandling (Smerteklinikkerne) 45. Tand- mund- kæbe kirurgi 1 1 SFR Anæstesiologi SFR Anæstesiologi SFR Tand- mund- kæbe kirurgi 46. Terapeuter fys/ergo 1 fysioterapeut 1 ergoterapeut SFR Tand- mund- kæbe kirurgi Flerfaglige Råd Sammenslutningen af ledende ergo- og fysioterapeuter 47. Thoraxkirurgi SFR Thoraxkirurgi 48. Tværgående dokumentation og sammenhæng på tværs af ekspertgrupper (*) Relevant e eksperter specialegr. Relevante eksperter specialegr. Relevante eksperter specialegr. 4 regionale kvalitetskonsule nter Kvalitet og Udvikling Center for Sundhed 49. Urologi (*) med kendskab til kræftpakkeregistrering SFR Urologi SFR Urologi 11

12 Ekspertgrupper, Administration Ekspertgruppe Læge Syge pleje rske Lægesekretær Anden faggruppe Udpeges af: 50. Afregning / DRG / Økonomi (*) 6 Kodeansvarlige lægesekretærer 2 DRG administratorer / økonomi- og registreringsmedarbejdere 2 regnskabschefer Koncern Økonomi Center for Økonomi 51. Forskning 2 forskningsledere Den regionale forskningsenhed VIF 52. Kræftpakkeregistrering, Udrednings garanti (inkl. andre pakker) (*) kodeansv arlige ( ovenståe nde gruppe) 2 DRG-administratorer / registreringsmedarbejdere Koncern Økonomi Center for Økonomi 6 speciale lægesekr etærer eksisteren de grupper ( onko, uro, gastro, hæma,hje rtediagno stisk) 53. MyChart Evt. Ad hoc eksper ter eksiste rende grup- Evt. Ad hoc eksp erter eksis Evt. Ad hoc eksperter eksisteren de X antal patienter 2 Telemedicin-medarbejdere 2 Borgerportal-medarbejdere Kvalitet og Udvikling Center for Sundhed 12

13 per teren de grup per grupper 54. Patientjourn alen papir 4 eksisteren de ekspertgr upper 2 kvalitetskoordinatorer på afd. (journalaudit, inkl. formidling til læger/spl) Kvalitet og Udvikling Center for Sundhed 55. Patientplan lægning / patientregis -trering (*) Ad hoc brug mindst travle eksiste rende eksper tgrupp er Ad hoc brug mind st travle eksis teren de eksp ertgrup per 4 Udøvende, erfarne sekretærer 2 Centrale registreringsmedarbejdere (sandsynligvis de samme som ovenfor) Koncern Økonomi Center for Økonomi 56. Rapportering 2 LIS eksperter Koncern Økonomi Center for Økonomi 2 kvalitetsindikator-eksperter Kvalitet og Udvikling Center for Sundhed 13

14 57. Blandede eksperter, som kan indkaldes i forskellige ekspertgrup per efter behov 2 regional kvalitetsorganisation (compliance) 2 privacy / datasikkerhed Kvalitet og Udvikling Center for Sundhed Koncern IT Center for IMT 2 ledere af portørservice 2 bedplanners (belægningsplanlægning, Afd-spl.) 2 IT nødberedskabseksperter Udvalgte sygehuse/hospitaler Koncern IT Center for IMT 2 rengøringsledere 2 ledere forsyningstjeneste (supply chain management) Udvalgte sygehuse/hospitaler Eventuelle spørgsmål kan rettes til: Maja Nyby Andersen, programkontoret Sundhedsplatformen,