Der er afsat ca. 30 minutter til leverandørs disposition.

Transkript

1 Dagsorden - Fodtøj 1. Velkommen og præsentation Præsentation af KomUdbud Udbudsplan 2. Teknisk Dialog formål og afgrænsning 3. Præsentation af området - ved leverandør Der ønskes en præsentation af produktområdet ud fra leverandørs perspektiv. Herunder påtænkes udviklingen af området: sortiment, servicemål, kvalitet, gode råd til udbud. Endvidere er vedhæftet kravspecifikation og tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle give tilbud på opgaven, at kommentere på materialet. Herunder positive dele, mangler og udfordringer. Der er afsat ca. 30 minutter til leverandørs disposition. 4. Konkrete spørgsmål: Hvor stor en del af borgernes behov kan efter leverandørs overbevisning dækkes af hhv. håndsyet fodtøj / fabriksfremstillet fodtøj / semiortopædisk fodtøj / Individuelle indlæg / tilretninger? Findes leveringstider i henhold til vedhæftede kravspecifikation realistiske? Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende for prissætningen på området? NB. Hensigten med dagsordenen er at fastlægge rammerne for den tekniske dialog. Desuagtet ønskes der en åben dialog om udbudsområdet og de udfordringer som leverandøren ser hertil. Dagsordenen skal således ikke være en begrænsning i forhold til debat af særlige områder/udfordringer relevante for udbuddet. Ligeledes kan der forekomme yderligere opfølgende spørgsmål. Referat inkl. spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside. Bilag: Kravspecifikation fra tidligere 12-by udbud (vedhæftet PDF) Tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. (vedhæftet i Excel) 1

2 Ortopædisk Fodtøj Referat nr. 1. Referat: Teknisk Dialog vedr. ortopædisk fodtøj 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Det vil være hensigtsmæssig at lave en geografisk opdeling. Det er ok, at deltagerkommuner stiller lokaler til rådighed. Det er praktisk muligt om end ikke optimalt at foretage afprøvning i kommunens lokaler. Leverandør anbefaler, at udbyder er påpasselig med at stille for store krav til forretningslokaler da få leverandører vil kunne opfylde krav. Beliggenhed og tilgængelighed er vital. Krav om mange lokationer belaster økonomien forholdsvis meget. ii. I relation til det gamle materiale påpeger leverandør, at det ikke er hensigtsmæssigt, at opdele aftalen i fem delområder, da leverandører på området ofte er involveret i fastlæggelsen af hvilken type fodtøj der skal bevilges (og ikke læge). iii. iv. Ca. 50 % af alle indlæg er til borgerens egne sko. Udviklingen på området medfører, at forbrug i mindre grad skal placeres i håndsyede og i højere grad på semiortopædisk fodtøj. v. Tilretninger for hhv. fabriksfremstillet fodtøj, semiortopædisk fodtøj og eget fodtøj, kan sammenfattes til et tilbud gældende på alle områder frem for særskilte tilbud. Det er ikke al eget fodtøj der kan udføres tilretning på. vi. vii. Indlæg behøver ikke være specificeret for hver type af ortopædisk fodtøj, men kan fint samles under ét. Tilretning og indlæg er ens uanset om der er tale om ortopædisk eller eget fodtøj. Tilbudsliste på FF sko kan evt. være opdelt som følger: Sko, sandaler, støvle til ortoser Sko, sandaler, støvler til ulige størrelser Sko, sandaler, støvler til børn og voksne 2

3 Knyster og lignende lidelser er inkluderet i skoens pris. Det kan der være forskel på fra leverandør til leverandør. viii. Der var ikke lagt op til diskussion af tildelingskriteriet, men leverandøren anførte følgende: Det er efter leverandørs overbevisning mest hensigtsmæssigt, at gennemføre udbuddet som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, da det efter leverandørs overbevisning er den eneste måde, at sikre, at alle kvalitative hensyn får tilstrækkelig indflydelse. ix. Krav til åbningstider / butikstider fra tidligere udbud synes umiddelbart ok. x. Leveringstider jf. tidligere udbud er ok. Dog kan semiortopædisk fodtøj efter leverandørs overbevisning godt leveres hurtigere. Evt. 6 uger. Det anføres dog at leveringstid også er afhængig af borger. Overholdelse af leveringstid, forudsætter at borgeren samarbejder og f.eks. prioriterer at komme på anviste / aftalte tidspunkter. xi. Holdbarhed på hhv. 18 og 12 mdr. er umiddelbart ok. Afhænger dog af brug. Børn slider typisk mere på fodtøjet end voksne. xii. Det er typisk børn, der anvender fabriksfremstillet fodtøj. Ikke udbredt blandt voksne. xiii. Angående tidligere tilbudsliste påpeger leverandør, at der er behov for større opdeling på fabriksfremstillet fodtøj. Endvidere anført, at håndsyet position M kan anføres under grundpris. Position L kan evt. opdeles i hhv. svend og mester. xiv. Det bør overvejes, at bevilge reparation (op til xx kr) i forbindelse med bevilling til fodtøj. 4. Spørgsmål Vedr. spørgsmål til fordeling af forbrug mellem fabriksfremstillede, semiortopædisk og håndsyet fodtøj anfører leverandør en fordeling på hhv. ca. 30, 50 og 20 %. Vedr. spørgsmål til forhold som er særligt afgørende for prissætningen på området anfører leverandør hjemmebesøg. Disse kan udgøre en betydelig omkostning som i forhold til definitionen af kriteriet i udbudsmaterialet kan have fordyrende indvirkning. 3

4 Ortopædisk Fodtøj Referat nr. 2. Referat: Teknisk Dialog vedr. ortopædisk fodtøj 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Det kan være problematisk, at der i kommunerne er lange sagsbehandlingstider. Konkret kan det betyde, at borgers behov (især børns behov) har ændret sig fra tidspunktet fra mål/bestilling til bevilling foreligger. Vedr. reparationer/tilretninger kan slitagen være så stor, at det ansøgte ikke rækker, når der er lang sagsbehandlingstid. ii. I det omfang, at en sko bevilges som led i et løbende behandlingsforløb kan de lange sagsbehandlingstider medføre, at eksempelvis sår, er gået op igen. Der er efter leverandørs overbevisning behov for større koordinering mellem Kommune og Region. iii. Der er stor udvikling indenfor semiortopædiske sko. iv. Semiortopædisk fodtøj vil i nogle tilfælde ikke være det bedst egnede valg, men kan dog i nogle tilfælde opfylde behovet tilstrækkeligt. v. Opdeling i delområder jf. tidligere udbud er ok. vi. Sortiment til børn fra sidste udbud (under FF) er ikke tilstrækkeligt. Der er behov for mere sortimentsbredde. Herunder behov for børnesko med skaft, sandaler og sandalstøvler samt ortosesko. Endvidere skal der være mulighed for at vælge splittede par. vii. I bilag 12 fra det gamle udbud vil det være relevant ud over en gængesål også at tilføje en stiv gængesål. viii. Leveringstider fra tidligere udbud er ok. ix. Kravspecifikationer fra tidligere udbud ser generelt ok ud. x. 4

5 xi. xii. Holdbarheden på sko er meget varierende fra bruger til bruger. Herunder i forhold til konkret anvendelse samt hvilket tidspunkt i forløbet man befinder sig i. I starten har bruger kun en sko og slitagen er stor, men efterhånden som bruger evt. har flere par vil slitagen givetvis være mindre. Holdbarheden på ortopædisk fodtøj er væsentligt bedre end på semiortopædisk og endnu mere end FF. Det er således i langt højere grad muligt at reparere en håndsyet sko. Det kan være en god idé, at der stilles krav om, at førstegangsbevilgede indkaldes til tjek om hvorvidt skoen passer/ anvendes efter ca. 3-4 uger. Geografisk opdeling synes hensigtsmæssig. 4. Spørgsmål Svar på spørgsmål findes ovenfor i referatet. 5

6 Ortopædisk Fodtøj Referat nr. 3. Referat: Teknisk Dialog vedr. ortopædiskfodtøj 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. Fastlæggelse af forhold omkring det kommende udbud: Der er d. 30/08 fremsendt vejledende forhåndsmeddelelse til bekendtgørelse med invitation til markedet til teknisk dialog. Forventet kontraktstart er 3. kvartal Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Det vil være afgørende for resultatet af udbudsforretningen, at udbyder meget entydigt definerer begreberne: Håndsyet ortopædisk fodtøj Semiortopædisk fodtøj Fabriksfremstillet fodtøj Udbyder bør desuden være opmærksom på, at der er stor forskel i kompleksiteten på en håndsyet sko (f.eks. m.h.t. antal gipsafstøbninger / tilpasninger). ii. I forhold til opdeling af evt. delområder, er det vigtigt at udbyder gør sig klart, hvilken faglighed der kræves af tilbudsgiver, fx i form af dokumentation for relevant erfaring og uddannelse. iii. Leverandør anbefaler: Udbyder bør i forhold til tildelingskriterierne have fokus på, at der ikke er mulighed for en skævvridning af priserne på de forskellige fodtøjstyper. iv. Leverandør anbefaler: Indlæg til de udbudte områder, skal være en del af de enkelte aftaler. (F.eks. indlæg til fabriksfremstillet fodtøj, skal være på samme aftale som fabriksfremstillet fodtøj.) v. Ortosefodtøj bør ikke være en del af udbuddet. vi. Tilretning af eget fodtøj kan evt. tages ud som selvstændigt delområde, da fremgangsmåden i forbindelse med henholdsvis ortopædisk og eget fodtøj er meget forskellig. vii. 6

7 Såfremt udbyder ønsker øget styring i forhold til hjemmebesøg, kan det måske med fordel overvejes, at lade hjemmebesøg være en del af tilbudslisten. viii. Der er ikke særlige autorisationer, men der kan lægges vægt på en faglig uddannelse. ix. Markedsudvikling: Der er relativ stor udvikling i semiortopædiske og fabriksfremstillede sko, samtidig begynder flere skomagere at arbejde med semiortopædisk fodtøj. Der vil derfor i løbet af næste kontraktperiode formentlig være mulighed for at dække en større del af behovet med semiortopædisk fodtøj, hvor der tidligere blev brugt håndsyet. En stor del af de ældre brugere har været vant til håndsyet fodtøj, men nye brugere vil formentlig kunne få dækket samme behov via semiortopædisk fodtøj. x. Leverandør anbefaler: Det anbefales, at udbyder i kontraktperioden ikke bruger ressourcer på, at genvisitere nye bevillinger, - leverandøren giver besked, såfremt behovet er ændret. Leverandøren er ansvarlig for at skoen passer, også såfremt der er sket ændringer i forhold til tidligere bevilling. xi. M.h.t. holdbarhed, så går de 12 og 18 mdr. mere på gængse bevillingsperioder, end egentlig holdbarhed. Den oplyste holdbarhed er ved normalt brug, hvilket er svært både at definere og dokumentere. xii. Leverandørs kommentar til tidligere udbudsmateriale: Opdelingen i mange delområder ser efter leverandørs overbevisning ikke hensigtsmæssig ud. xiii. Leverandørs kommentar til tidligere udbudsmateriale: Det bør efter leverandørs overbevisning overvejes om laveste pris er anvendeligt som tildelingskriterium, da ortopædisk fodtøj er meget komplekst at beskrive i det omfang, som er nødvendigt ved anvendelsen af dette tildelingskriterium. 4. Spørgsmål Punkt 1: Det er leverandørens vurdering af fordelingen på de tre kategorier af fodtøj er som følger: 50 % håndsyet, 20 % semiortopædisk og 30 % fabriksfremstillet. Punkt 2: Leveringstiderne vurderes som fornuftige. Punkt 3: Opdeling i delområder Entydig definition af de tre kategorier Håndtering / fakturering af hjemmebesøg 7