IDEP.web. Brugervejledning. En løsning til: INDBERETNING TIL DANMARKS STATISTIK AF: INTRASTAT UDENRIGSHANDEL MED TJENESTER INDUSTRIENS SALG AF VARER

Transkript

1 IDEP.web Brugervejledning En løsning til: INDBERETNING TIL AF: INTRASTAT UDENRIGSHANDEL MED TJENESTER INDUSTRIENS SALG AF VARER INDBERETNING TIL SKAT AF: EU-SALG UDEN MOMS (TIDLIGERE BENÆVNT LISTESYSTEMET) Sidst opdateret august 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Hvad er IDEP? Hvordan kommer jeg i gang? Hvordan logger jeg på IDEP.web? Indtastning af stamoplysninger Indberetning for tredjepart Skift mellem CVR/SE numre Information om Varekoder og Egne varekoder Varekoder Søg varekoder inden oprettelse af indberetning Søg varekoder mens du indtaster eller ved fejl Egne varekoder nem genkendelse af ofte brugte varekoder Indberetning af Intrastat Opret indberetning Opret manuel indberetning Intet at indberette: nul-indberetning Indberet via indlæsning af fil Ret fejl i indberetningen Godkend indberetning Efter manuel oprettelse eller ændring af poster Godkend fra listen over indberetninger Opret dine egne importformater Indberetning af Udenrigshandel med tjenester Opret manuel indberetning Intet at indberette for Udenrigshandel med tjenester: nul-indberetning Indberetning via indlæsning af fil Ret fejl i indberetningen Godkend indberetning Efter oprettelse eller ændring af poster Godkend fra listen over indberetninger Indberetning af Industriens salg af varer Opret manuel indberetning Ingen salg af egne varer Indberetning via indlæsning af fil Ret fejl i indberetningen

3 6.3 Godkend indberetning Efter oprettelse eller ændring af poster Godkend fra listen over indberetninger Indberetning af EU-salg uden moms til SKAT Opret manuel indberetning Intet at indberette for EU-salg uden Moms: nul-indberetning Indberetning via indlæsning af fil Ret fejl i indberetningen Godkend indberetning Efter oprettelse eller ændring af poster Godkend fra listen over indberetninger Erstatningsindberetninger i IDEP.web Erstatningsindberetning Erstatningsindberetning ved fejlbesked fra Danmarks Statistik Momsnummervalidering i IDEP.web Bilag 1: Eksempel på Multi Excel-fil til indlæsning i IDEP.web Bilag 2: Eksempel på fil fra økonomisystem til indlæsning i IDEP.web med importformatet Intra- DK(NY-Intra-DK) Bilag 3: Eksempel på Excel-fil til upload af Udenrigshandel med tjenester

4 1. Hvad er IDEP? IDEP (Intrastat Data Entry Package) giver dig mulighed for at foretage månedlige, kvartalsvise eller årlige indberetninger for en række forskellige indberetningstyper. Ud over indberetning til Intrastat er det også muligt, at indberette til Udenrigshandel med tjenester og Industriens Salg af varer til Danmarks Statistik samt EU-salg uden moms (tidligere benævnt Listesystemet) til SKAT. IDEP.web er en videreudvikling af IDEP.net, som har været anvendt i Danmark siden IDEP.net var et indberetnings program, der skulle installeres på egen PC fra diskette, senere fra CD-rom. Imidlertid opstod et behov for en moderne, webbaseret udgave af IDEP IDEP.web som er nærmere beskrevet i denne brugervejledning. 2. Hvordan kommer jeg i gang? 2.1 Hvordan logger jeg på IDEP.web? IDEP.web er placeret online på virk.dk. Gå til og vælg mellem: Intrastat (IDEP.web) eller Udenrigshandel med tjenester (IDEP.web) De fører begge til samme side. Indberet til Industriens salg af varer: vælg Indberetning via IDEP.web Først vil du blive bedt om at logge på med NemID medarbejdersignatur. Bemærk du kan ikke logge på med din personlige NemID. NemID kan bestilles via Find linket Bestil NemID medarbejdersignatur hos DanID nederst på siden. Bemærk at NemID udbydes af DanID (NETS) og ikke af Danmarks Statistik. DanID Erhvervssupport kan kontaktes på tlf.nr Når du logger på, vil du komme direkte til IDEP.web startsiden, hvis du har brugt IDEP.web før ellers vil du blive bedt om at indtaste stamoplysninger se afsnit 2.2. I den højre side under Mine opgaver vil der være links til de sider, du oftest bruger derfor ser den måske ikke helt ud som her. Midt på siden under Almene opgaver vil det se ud som ovenstående, mens du til venstre på skærmen, vil kunne se meddelelser og kontaktinformation. Øverst er en række faneblade de vil blive beskrevet under de forskellige funktioner i denne guide. 3

5 2.2 Indtastning af stamoplysninger Når du benytter IDEP.web for første gang, skal du starte med at indtaste stamoplysninger vedr. CVR/SE nummeret i skærmbilledet Oplysning om CVR nr. som du kan administrere under fanebladet Indstillinger og Oplysning om CVR nr. Alle gule felter skal udfyldes, før du kan starte med indberetningen. Du skal tillige markere i boksen til venstre for de indberetningstyper, du er pligtig til, samt udfylde kontaktoplysninger. Marker i boksen under Digital post for at modtage henvendelser fra Danmarks Statistik i din digitale postkasse. Bemærk at kvittering på indberetninger sendes til den adresse, der er tilknyttet din NemID medarbejdersignatur. Benytter du flere SE numre pr. CVR nummer til indberetning, (fx et eksportnummer), kan du veksle mellem dem. Dette beskrives i afsnit Indberetning for tredjepart Det er muligt, at give en anden virksomhed rettigheder til at indberette på vegne af et CVR nr. Det kan gøres ved at vælge fanen Indstillinger og herunder Oplysningsgivere. Det er den oplysningspligtige virksomhed, der skal give oplysningsgiveren lov til at indberette på vegne af CVR nummeret. 4

6 Klik på Ny oplysningsgiver og indtast CVR nr. på oplysningsgiveren. Klik på Søg CVR nr. eller tast selv, og oplysningsgivers navn kommer frem. Klik herefter på Tilføj. Marker i boksen til venstre for den/de indberetningstyper, oplysningsgiver skal have adgang til og udfyld kontaktperson, adresse og telefon nr. Kvitteringen sendes til den adresse, der er tilknyttet den NemID signatur som foretager indberetning. Klik til sidst på Gem og vend tilbage til startsiden. Nu har oplysningsgiver adgang til at indberette på vegne af CVR nummeret. Har den oplysningspligtige ikke en NemID medarbejdersignatur og ønsker, at en oplysningsgiver, som har en medarbejdersignatur, skal indberette på vegne af virksomheden, skal den oplysningspligtige sende en fuldmagt via mail til idep@dst.dk, hvor der gives tilladelse til, at oplysningsgiveren må indberette for dem. Fuldmagten skal indeholde oplysninger fra både oplysningspligtige og oplysningsgiver vedr. CVRnummer, kontaktperson, mailadresse samt telefonnummer. 5

7 2.4 Skift mellem CVR/SE numre Bruger du f.eks. et SE nr. til eksport, eller indberetter du for andre, kan du let skifte mellem de forskellige CVR/SE numre. I fanen Indstillinger vælger du Vælg aktivt CVR nr. Her kan du se alle de CVR/SE numre, du kan indberette for, og hvilke statistikker, du kan indberette på vegne af disse. Skift mellem numrene ved at klikke på CVR/SE nr. ud for rette firmanavn. Du kan altid se i nederste højre hjørne af skærmen, hvilket CVR/SE nr. du er på. 6

8 3. Information om Varekoder og Egne varekoder 3.1 Varekoder KN8 varekoderne administreres af SKAT. Har du spørgsmål eller problemer med disse, er det SKAT du skal kontakte. SKAT har telefonnummer Spørg efter tariferingsafdelingen. Du kan dog også finde oplysning om varekoder her - se regnearket Den kombinerede nomenklatur selvforklarende tekster Søg varekoder inden oprettelse af indberetning I fanen Rediger under Varekoder kan du søge efter varekoder: En liste sorteret efter varekoderne kommer nu frem: Du kan skrive dit søgeord eller varekode i søgefeltet. Husk at varekoder altid skal være 8-cifrede, for at kunne bruges til indberetning. Du kan ved at klikke på År for nomenklatur (årstal) finde sidste års koder. Der kan kun søges på indeværende og forrige år. 7

9 3.1.2 Søg varekoder mens du indtaster eller ved fejl Mens du er ved at indtaste vareposter, eller hvis Idep melder fejl i en indtastet varekode, kan du søge koderne frem ved at klikke på kikkert ikonet til højre for varekodefeltet. Her kan du igen søge på fritekst. Find den rigtige varekode og klik på den (Det er ikke muligt, at vælge de overordnede grupper, kun understregede varekoder). Se også afsnit ovenfor. 3.2 Egne varekoder nem genkendelse af ofte brugte varekoder Hvis du selv indtaster data i IDEP.web og bruger de samme varekoder hver gang, kan du med fordel oprette Egne varekoder. Gå i fanen Funktioner og herunder Egne varekoder. Klik på Opret for at oprette en varekode. 8

10 Indsæt KN8 varekoden eller søg koden frem med kikkert ikonet. Indtast herefter den varebetegnelse i Egne varekoder, som du typisk ville bruge om varen. (I dette tilfælde Antik ). Klik på Gem og vend tilbage til startsiden, når du er færdig. Du kan altid ændre på dine egne varekoder ved at klikke på varekodenavnet i Egne varekoder. Foretag rettelser og klik på Gem og vend tilbage til startsiden. Du kan nu vælge Egne varekoder i feltet med samme navn, når du manuelt opretter vareposter. 9

11 4. Indberetning af Intrastat For at komme i gang med IDEP.web, skal du først følge denne vejledning afsnit 2 til Opret indberetning Opret manuel indberetning For at kunne indberette til Intrastat i IDEP.web skal du på startsiden klikke på [+] Dan en indberetning. (Startsiden kan altid findes ved at vælge Startsiden i fanen Rediger). Når du har klikket på Dan en indberetning, vælger du først, hvilken indberetning du vil foretage under punktet Vælg indberetning.(intrastat Import eller eksport). Derefter vælges manuel indtastning under Vælg indberetningstype. Til sidst vælges Statistisk periode. Gå videre ved at klikke på Gem og fortsæt med indberetningen. 10

12 Har du tidligere indberettet for samme indberetningstype og periode, vil du få en advarsel i højre side som vist i nedenstående eksempel. Du kan stadig oprette den ønskede indberetning ved at klikke på Dan alligevel denne indberetning/åbn eksisterende indberetning. (Sidstnævnte kun for ikke godkendte indberetninger). Du kan nu indtaste dine oplysninger. Alle gule felter skal udfyldes de bliver grønne, når korrekt data er indtastet og røde ved fejl. Klik på Gem og fortsæt, hvis du har flere vareposter at indberette eller Gem og stop, hvis det er den sidste varepost. 11

13 4.3.2 Intet at indberette: nul-indberetning Har du ikke haft handel i perioden, skal du stadig indberette der skal indsendes en Nul-indberetning: Vælg hvilken statistik det drejer sig om, og marker ved Nul-indberetning under indberetningstype. Vælg aktuel periode, klik på Gem og fortsæt med indberetningen og til sidst Godkend på næste side. Se afsnit Indberet via indlæsning af fil. Du kan også indberette ved at indlæse en fil fra f.eks. dit økonomisystem. Vælg fanen Dataimport og herunder Dataimport. Du vil nu se fire muligheder, nemlig Multi-DATA-import, Partnere, Egne varekoder og Varemodeller. Marker ved Multi-DATA-import. 12

14 Her vælger du den filtype, du gerne vil indlæse. Oftest vil det være Multi Excel eller INTRA-DK. Hvis du foretager udtræk fra f.eks. C5, Navision eller SAP er det typisk en INTRA-DK fil og ikke en Excel fil. Se eksempler på til Intrastat. Eksempler på filtyper er også vedhæftet denne vejledning som bilag 1 og 2. Indeholder din Intrastat fil ikke CVR-nummer, periode og varestrøm, skal du først oprette hovedoplysninger under [+] Dan en indberetning, hvor du vælger indberetningstypen Dataimport fra fil. (Se eventuelt afsnit Opret manuel indberetning). Når Statistisk periode er valgt, klik på Gem og forsæt med indberetningen. Marker ved Post samt det ønskede importformat. Uanset om det er et Multi-import format eller et format, hvor der kun indlæses poster, vælges Gennemse for at lokalisere din fil. Klik derefter på OK for at tilføje den. Vælg Fortsæt med import. Skærmbilledet Baggrundsjob vil nu vises og du kan se, at filen er i gang med at blive indlæst, ved at der står Venter i kø eller Vent venligst. I Baggrundsjob kan du ligeledes se, om der er fejl i en uploadet fil, når Status ændrer sig. Er der det, klik på ordet Fejl under status i den pågældende linje. 13

15 Nu vil du komme til Vis importlog, hvor du vil kunne se, hvori fejlen består. I ovenstående eksempel er fejlen, at en varepost har en ugyldig Transaktionsart. Det er vist i menuen Detaljer. 4.4 Ret fejl i indberetningen I Vis Importlog under Detaljer, kan du altid i Linje nr og Fejl i feltet se, hvilket sted i filen, fejlen optræder på et givent indberetningsnummer. Imp. linje er linje nr. efter overskrift i filen dvs. hvilket linjenummer i Excelfilen, der er tale om. Klik på Indberetningsnummeret under Sum (her ) og du får nu en liste med alle vareposter i den indberetning, det drejer sig om. I ovenstående eksempel er det let at se, hvilket Linje nr. der er fejl i (x i kolonnen Korrekt). Er der mange sider med poster kan det være svært at overskue, hvor fejlen er. Marker ved ordet Fejlposter, som står lige ovenover kolonnen Fakturaværdi, for at få en liste kun med fejlposterne. Klik på det Linje nr., der er fejl i og vareposten vises. (I ovenstående tilfælde linje nr. 7). 14

16 Ret vareposten, så alle gule og røde felter bliver grønne. Klik Gem og næste for næste fejlpost eller Gem og stop, hvis du er færdig. Du får nu mulighed for at godkende din indberetning. (Se afsnit ). Bemærk, at en varepost aldrig må indeholde en fakturaværdi på 0 kroner. Er værdien på 0 kroner, skal posten blot slettes ved at vælge Slet under menuen Rediger. Alt efter varekoden, kræves Vægt eller Supplerende enhed. Disse kan aldrig være under værdien 1. (Altså skal en vægt på f.eks. 0,5kg rundes op til 1kg). 4.5 Godkend indberetning Når du har indtastet data eller uploadet en fil i IDEP.web, skal du godkende indberetningen, før Danmarks Statistik modtager den. Dette kan gøres flere steder Efter manuel oprettelse eller ændring af poster Vælg Gem og stop 15

17 Og klik på Godkend knappen Herefter får du vist et resume af indberetningen, med f.eks. CVR-nummer, varestrøm samt periode, som du er ved at godkende. Ser resumeet korrekt ud, klik på Send indberetningen. Efterfølgende får du mulighed for, at printe din indberetning ud eller/og blot vende tilbage til indberetningslisten. 16

18 4.5.2 Godkend fra listen over indberetninger Du kan også godkende ved at gå til listen over indberetninger. Du kan vælge listen på startsiden af IDEP.web. Startsiden finder du under fanen Rediger Startsiden. Under [+] Dan en indberetning, finder du Gå til listen over indberetninger. Marker i boksen til venstre for det indberetningsnummer, som du ønsker at godkende og klik Godkend. Herefter vil der komme i kolonnen Indberetning godkendt og dags dato i kolonnen Dato godkendt. Er der ikke en dato i Dato godkendt har Danmarks Statistik ikke modtaget indberetningen. 4.6 Opret dine egne importformater Har du brug for et importformat som ikke hører til standard formater i IDEP.web, kan du oprette dit eget. Dette kan gøres ved at vælge fra fanen Dataimport og herunder Import format definitioner. Har du ikke tidligere oprettet dine egne importformater, vil du få vist følgende skærmbillede, hvor du skal klikke på + Opret for at få oprettet dit eget importformat. 17

19 Bemærk, til højre i nedenstående skærmbillede kan du se links til vejledninger om standardformater, som allerede findes i IDEP.web, samt fileksempler. Hvis du vælger at oprette dit eget importformat skal du udfylde de 3 gule felter: Navn på importformat er det navn, som du ønsker at give dit format, og vil blive vist når du importerer din fil. Type af importformat, det kunne f.eks. være Multi-import. Når du har valgt, får du vist en række muligheder til højre med felter, man kan anvende. Fil type, vælg den type fil du vil benytte, det kunne f.eks. være Excel. Nedenstående skærmprint vil nu blive vist. I tilfældet med Excel løsningen kan du springe en eller flere linjer over i starten af dit Excel ark. Det kunne f.eks. være den 1. linje i regnearket, der benyttes til overskrifter. Nu er du klar til at udpege de kolonner, som du vil have med fra dit regneark. For at bruge et felt skal du med musetasten føre det fra Ubrugt felt op til Brugt felt. (I ovenstående tilfælde er CVR nr. og EU-land ført op til Brugt felt). 18

20 Du kan ændre rækkefølgen ved at trække i felterne eller indtaste et nummer til venstre i feltet. Hvis du for eksempel ønsker at CVR nr. skal stå i kolonne 1 (eller kolonne A) i regnearket, skal der stå 1 udfor CVR nr. i kolonnen Rækkefølge. Du kan altid ændre rækkefølgen ved at markere tallet og skrive den ønskede placering. (Også når det er i Brugt felt). Ønsker du at springe kolonner i regnearket over, kan du også gøre det. Det kunne f.eks. være relevant, hvis filen er trukket ud af et økonomisystem og indeholder en for Intrastat irrelevant oplysning. Du skal bare huske, at kolonnenummer i dit regneark og i dit filformat skal passe sammen. Når du er færdig, klikker du på Gem og vend tilbage til startsiden. Du kan altid slette dit import format igen, ved at sætte hak til venstre for Navn på importformat og klikke på Slet. 5. Indberetning af Udenrigshandel med tjenester For at komme i gang med IDEP.web, skal du først følge denne vejledning afsnit 2 til Opret manuel indberetning For at kunne indberette til Udenrigshandel med tjenester i IDEP.web, skal du på startsiden klikke på [+] Dan en indberetning. 19

21 Her markerer du først ved Udenrigshandel med tjenester under punktet Vælg indberetning. Derefter vælges indberetningstype, her markeres ved Manuel indtastning. Til sidst vælges Statistisk periode. Gå videre ved at klikke på Gem og fortsæt med indberetningen. Du kan nu indtaste oplysningerne manuelt alle gule felter skal udfyldes og blive grønne. Bliver de røde, er der fejl i data. 20

22 Ved at klikke på ved feltet Tjenestekode, kan du søge på koderne. Koderne står i numerisk rækkefølge. Koderne skal være 5-cifrede. Klik på den understregede kode for at vælge denne. Klik på Gem og fortsæt eller Gem og stop ved sidste post. Husk at godkende indberetningen til sidst Intet at indberette for Udenrigshandel med tjenester: nul-indberetning Har du intet at indberette, skal du lave en nul-indberetning. Se afsnit Indberetning via indlæsning af fil Du kan også indberette ved at indlæse en fil fra f.eks. dit økonomisystem. Vælg fanen Dataimport og herunder Dataimport. Du vil nu se 4 muligheder, nemlig Multi-DATA-import, Partnere, Egne varekoder og Varemodeller. Marker ved Multi-DATA-import. 21

23 Her vælger du den filtype, du gerne vil indlæse. Oftest vil det være UHT Multi Excel. Se eksempler på til Udenrigshandel med tjenester. Eksempler på filtyper er også vedhæftet som bilag 3. Indeholder din fil ikke CVR-nummer og periode, skal du først oprette hovedoplysninger under [+] Dan en indberetning, hvor du vælger indberetningstypen Dataimport fra fil. (Se eventuelt afsnit Opret manuel indberetning). Når Statistisk periode er valgt, klik på Gem og forsæt med indberetningen. Marker ved Post samt det ønskede importformat. Uanset om det er et Multi-import format eller et format, hvor der kun indlæses poster, vælges Gennemse for at lokalisere din fil. Klik derefter på OK for at tilføje den. Vælg Fortsæt med import. Skærmbilledet Baggrundsjob vil nu vises, og du kan se, at filen er i gang med at blive indlæst ved, at der står Venter i kø eller Vent venligst. 22

24 I Baggrundsjob kan du ligeledes se, om der er fejl i en uploadet fil, når Status ændrer sig til Fejl eller Udført. Er der fejl, klik på ordet Fejl. Nu vil du komme til siden Vis importlog, hvor du vil kunne se, hvori fejlen består. I ovenstående eksempel er fejlen, at en linje har en ugyldig tjenestekode. Det er vist i menuen Detaljer. 5.2 Ret fejl i indberetningen I Vis Importlog under Detaljer, kan du altid i Linje nr. og Fejl i feltet se, hvilket sted i filen, fejlen op træder på et givent indberetningsnummer. Imp. linje er linje nr. efter overskrift dvs. hvilket linjenummer i Excel filen der er tale om. Klik på Indberetningsnummeret under Sum (her ) og du får nu en liste med alle poster der er indlæst. I eksemplet er det let at se, hvilket Linje nr. der er fejl i (x i kolonnen Korrekt). Er der mange sider med poster, kan det være svært at overskue, hvor fejlen er. Marker ved ordet Fejlposter, som står lige ovenover kolonnen Fakturaværdi, for at få en liste kun med fejlposterne. Klik på det Linje nr., der er fejl i og vareposten vises. (I dette tilfælde linje nr. 3). Du kommer nu til den detaljerede beskrivelse af den enkelte post: 23

25 Ret posten, så alle gule og røde felter bliver grønne. Klik Gem og næste for næste fejlpost eller Gem og stop, hvis du er færdig. Du får nu mulighed for at godkende din indberetning. 5.3 Godkend indberetning Når du har indtastet data eller uploadet en fil i IDEP.web, skal du godkende indberetningen, før Danmarks Statistik modtager den. Dette kan gøres flere steder Efter oprettelse eller ændring af poster Vælg Gem og stop Og klik på Godkend 24

26 Herefter får du vist et resume af indberetningen, med f.eks. indtægter, udgifter samt periode, som du er ved at godkende. Ser resumeet korrekt ud, klik på Send indberetningen. Efterfølgende får du mulighed for at printe din indberetning ud, eller blot vende tilbage til indberetningslisten. Vær opmærksom på, at kvittering på indberetning bliver sendt til den adresse, der er tilknyttet NemID medarbejdersignaturen Godkend fra listen over indberetninger Du kan også godkende ved at gå til listen over indberetninger. Du kan vælge listen på startsiden af IDEP.web. Startsiden finder du under fanen Rediger Startsiden. Nedenunder [+] Dan en indberetning, finder du Gå til listen over indberetninger. Marker i boksen til venstre for det indberetningsnummer som du ønsker at godkende og klik Godkend. 25

27 Herefter vil der komme i kolonnen Indberetning godkendt og dags dato i kolonnen Dato godkendt. Er der ikke en dato i Dato godkendt har Danmarks Statistik ikke modtaget indberetningen. 6. Indberetning af Industriens salg af varer For at komme i gang med IDEP.web, skal du først følge denne vejledning afsnit 2 til Opret manuel indberetning For at kunne indberette til Industriens salg af varer i IDEP.web, skal du på startsiden klikke på [+] Dan en indberetning. Her vælger du først hvilken indberetning, du vil foretage under punktet Vælg indberetning. Under indberetningstype vælges Manuel indtastning. Til sidst vælges Statistisk periode samt Journalnummer, hvis der er mere end et journalnummer. Gå videre ved at klikke på Gem og fortsæt med indberetningen. 26

28 Du kan nu vælge at indtaste oplysningerne manuelt alle gule felter skal udfyldes og blive grønne. Bliver de røde er der fejl i data. Klik på Gem og fortsæt efter hver post og Gem og stop når du er færdig. Herefter vil du komme til nedenstående billede. For at få lov til at godkende og indsende, skal du først indtaste Samlet omsætning. Klik på Samlet omsætning eller Godkend de fører til samme sted. Alle felter skal udfyldes. Hvis alle, eller flere felter, er nul, kan du benytte knappen Sæt alle tomme felter til 0. Når alle felter er grønne, kan du klikke på Godkend knappen. Herefter vil du få et resume af din indberetning. Hvis alt ser korrekt ud, klik på Send indberetningen. 27

29 Du vil modtage en kvittering på indberetningen på den , der er tilknyttet den NemID medarbejder signaturen, der blev benyttet til at logge ind med. Vær opmærksom på, at der på listen over indberetninger skal være flueben i kolonnen Indberetning godkendt og en dato i Dato godkendt for at indberetningen er korrekt indsendt til Danmarks Statistik Ingen salg af egne varer Vælg Ingen salg af egne varer under Vælg Indberetningstype (se afsnit 6.1), hvis virksomheden ikke har haft salg af egne varer i pågældende kvartal. Du bliver bedt om at udfylde samlet omsætning inden indberetningen indsendes Indberetning via indlæsning af fil Du kan også indberette ved at indlæse en fil fra f.eks. dit økonomisystem. Vælg (som anvist i afsnit 5.1.2) indberetning af Industriens salg af varer, indberetningstype Dataimport fra fil og til sidst statistisk periode samt eventuelt journalnummer. Vælg importformatet Prodcom Excel Line, hvis du ikke har oprettet dit eget importformat i IDEP.web. Læs om egne importformater i afsnit 4.6. Vælg Gennemse for at lokalisere din fil. Klik på OK for at tilføje den. Vælg Fortsæt med import. Skærmbilledet Baggrundsjob vil nu vises og du kan se, at filen er i gang med at blive indlæst, ved at der står Venter i kø eller Vent venligst. 28

30 I Baggrundsjob kan du ligeledes se, om der er fejl i en uploadet fil, når Status ændrer sig til Fejl eller Udført. Er der fejl, klik på ordet Fejl. Nu vil du komme til siden Vis importlog, hvor du vil kunne se, hvori fejlen består. 6.2 Ret fejl i indberetningen I Vis Importlog under Detaljer, kan du altid i Linje nr. og Fejl i feltet se, hvilket sted i filen, fejlen op træder på et givent indberetningsnummer. Imp. linje er linje nr. efter overskrift dvs. hvilket linjenummer i Excel filen der er tale om. I eksemplet er fejlen, at en varepost har en ugyldig varekode. Klik på Indberetningsnummeret under Sum (her ) og du får en liste med alle poster der er indlæst. 29

31 I eksemplet er det let at se, hvilket Linje nr. der er fejl i (x i kolonnen Korrekt). Er der mange sider med poster, kan det være svært at overskue, hvor fejlen er. Marker ved ordet Fejlposter, som står lige ovenover kolonnen Fakturaværdi, for at få en liste kun med fejlposterne. Klik på det Linje nr., der er fejl i og vareposten vises. (I dette tilfælde linje nr. 10). Du kommer nu til den detaljerede beskrivelse af den enkelte post: Ret posten, så alle gule og røde felter bliver grønne. Klik Gem og næste for næste fejlpost eller Gem og stop, hvis du er færdig. Du får nu mulighed for at godkende din indberetning. I ovenstående tilfælde er der fejl i varekoden. Årsagen er, at denne varekode ikke er gyldig i det år indberetningen vedrører. 6.3 Godkend indberetning Når du har lagt alle data ind i IDEP.web skal du godkende indberetningen, før Danmarks Statistik modtager den. Det kan gøres flere steder Efter oprettelse eller ændring af poster Vælg Gem og stop 30

32 Og klik på Godkend Herefter bliver du bedt om at udfylde Samlet omsætning. Udfyld de gule felter. Er beløbet 0 kr. i flere (alle) felter, kan du klikke på knappen Sæt alle tomme felter til 0. Klik til sidst på Godkend. Nu får du vist et resume af din indberetning. Er resumeet i orden klik på Send indberetningen. 31

33 Efterfølgende får du mulighed for at printe din indberetning ud eller/og blot vende tilbage til indberetningslisten. Kvittering på indberetning vil blive sendt til den adresse der er tilknyttet NemID medarbejdersignaturen Godkend fra listen over indberetninger Du kan også godkende ved at gå til listen over indberetninger. Du kan vælge listen på startsiden af IDEP.web. Startsiden finder du under fanen Rediger Startsiden. Nedenunder [+] Dan en indberetning, finder du Gå til listen over indberetninger. Marker i boksen til venstre for det indberetningsnummer som du ønsker at godkende og klik Godkend. Herefter vil der komme i Indberetning godkendt og dags dato i Dato godkendt. Er der ikke en dato i Dato godkendt har Danmarks Statistik ikke modtaget indberetningen. 32

34 7. Indberetning af EU-salg uden moms til SKAT For at komme i gang med IDEP.web, skal du først følge denne vejledning afsnit 2 til Opret manuel indberetning For at kunne indberette til EU-salg uden moms i IDEP.web skal du på startsiden klikke på [+] Dan en indberetning. Her vælger du først hvilken indberetning, du vil foretage under punktet Vælg indberetning. Der er mulighed for at indberette en kombineret Intrastat og EU-salg uden moms eller kun EU-salg uden moms. Under Vælg Indberetningstype vælges Manuel indtastning. Til sidst vælges Statistisk periode. Gå videre ved at klikke på Gem og fortsæt med indberetningen. 33

35 Du kan nu vælge at indtaste oplysningerne manuelt alle gule felter skal udfyldes og blive grønne. Bliver de røde er der fejl i data. Klik på Gem og fortsæt eller Gem og stop når du er færdig. Husk at godkende indberetningen til sidst Intet at indberette for EU-salg uden Moms: nul-indberetning Der kan ikke foretages nul-indberetninger til EU-salg uden moms Indberetning via indlæsning af fil Du kan også indberette ved at indlæse en fil fra for eksempel dit økonomisystem. Vælg fanen Dataimport og herunder Dataimport. Du vil nu se 4 muligheder, nemlig Multi-DATA-import, Partnere, Egne varekoder og Varemodeller. Marker ved Multi-DATA-import. 34

36 Nu vælger du den filtype, du gerne vil indlæse. I viste eksempel er det en kombineret Intrastat og EUsalg uden moms, hvor filformatet hedder Intrastat og SKAT. Se eksempler på til EU-salg uden moms. Indeholder din fil til EU-salg uden moms ikke CVR-nummer og periode skal du først oprette hovedoplysninger, hvor du vælger indberetningstypen Dataimport fra fil. (Se eventuelt afsnit Opret manuel indberetning). Når Statistisk periode er valgt klikkes på Gem og forsæt med indberetningen. Marker ved Post samt det ønskede importformat. I begge tilfælde uanset om det er en Multi-import format eller et format hvor der kun indlæses poster vælges Gennemse for at lokalisere din fil. Klik på OK for at tilføje. Vælg Fortsæt med import. Skærmbilledet Baggrundsjob vil nu vises og du kan se, at filen er i gang med at blive indlæst ved at der står Venter i kø eller Vent venligst. Her kan du ligeledes se, om der er fejl i en uploadet fil, når Status ændrer sig. Er der fejl, klik på ordet Fejl under Status i den pågældende linje. 35

37 Nu vil du komme til siden Vis importlog, hvor du vil kunne se, hvori fejlen består. I ovenstående eksempel er fejlen, at en linje har en ugyldig varekode. Det er vist i menuen Detaljer. 7.2 Ret fejl i indberetningen Du kan altid se i Linje nr. og Fejl i feltet, hvilket sted i filen, fejlen optræder på et given indberetningsnummer. Imp. linje er linje nr. efter overskrift dvs. hvilket linjenummer i Excel filen der er tale om. Klik på Indberetningsnummeret under Sum (her ) og du får nu en liste med alle poster der er indlæst. I eksemplet er det let at se, hvilket Linje nr. der er fejl i (x i kolonnen Korrekt). Er der mange sider med poster kan det være svært at overskue, hvor fejlen er. Marker ved ordet Fejlposter, som står lige ovenover kolonnen Fakturaværdi, for at få en liste kun med fejlposterne. Klik på det Linje nr., der er fejl i og vareposten vises. (I ovenstående tilfælde linje nr. 2). 36

38 Du kommer nu til den detaljerede beskrivelse af den enkelte post. Ret alle gule og røde felter så de bliver grønne og klik på Gem og næste hvis der er flere poster der skal rettes. Klik på Gem og stop eller Annuller og vend tilbage til listen, når alle fejl er rettet og Godkend, hvis indberetningen er færdig. I ovenstående tilfælde er der rødt i varekoden. Årsagen er, at denne varekode ikke er gyldig i det år indberetningen vedrører. 7.3 Godkend indberetning Når du har indtastet eller uploadet data i IDEP.web skal du godkende disse, før Danmarks Statistik modtager dem. Det kan gøres flere steder Efter oprettelse eller ændring af poster Vælg Gem og stop 37

39 Og klik på Godkend. Herefter får du vist et resume med for eksempel CVR-nummer, samlet værdi og periode du er ved at godkende. Er indberetningen i orden, klik på Send indberetningen Godkend fra listen over indberetninger Du kan også godkende ved at gå til listen over indberetninger. Du kan vælge listen på startsiden af IDEP.web. Startsiden finder du under fanen Rediger Startsiden. Nedenunder [+] Dan en indberetning, finder du Gå til listen over indberetninger. Marker i boksen til venstre for det indberetningsnummer som du ønsker at godkende og klik Godkend. Herefter vil der komme i Indberetning godkendt og dags dato i Dato godkendt. Er der ikke en dato i Dato godkendt har Danmarks Statistik ikke modtaget indberetningen. 38

40 8. Erstatningsindberetninger i IDEP.web 8.1. Erstatningsindberetning Finder du ud af, at der er fejl i din indberetning, kan du lave en erstatningsindberetning. Find den indberetning, du vil erstatte ved at vælge Gå til listen over Indberetninger på startsiden. Noter indberetningsnummeret ned. (Bemærk, der kan ikke laves erstatningsindberetning for EU-salg uden moms ret i stedet på SKAT s hjemmeside Gå tilbage til startsiden og klik på [+] Dan en indberetning. Vælg først indberetning, f.eks. Intrastat Import. Marker derefter ved Erstatningsindberetning under Vælg indberetningstype og vælg til sidst oprindeligt indberetnings nummer/periode ved hjælp af drop down listen. Klik på Gem og fortsæt med indberetningen Herefter åbnes en kopi af din oprindelige indberetning. 39

41 I menulinjen, øverst på skærmbilledet, kan du tilføje en varepost ved at klikke på + Opret. Ønsker du at slette en post, marker da i den lille boks til venstre for linjenummeret og vælg Slet i menulinjen. Klik på Slet alt i menulinjen, hvis du ønsker at slette alle poster. For at rette en post, klik én gang på det aktuelle linjenummer. Posten åbnes og kan rettes. Har du flere rettelser kan du efter rettelsen klikke på Gem og næste, eller bladre i posterne ved at bruge navigationsknapperne nederst. Klik på Gem og stop når alle rettelser er foretaget. Husk at godkende og indsende indberetningen. (Se afsnit 7.3.1). 40

42 8.2 Erstatningsindberetning ved fejlbesked fra Danmarks Statistik Hvis du har modtaget et brev eller en fra Danmarks Statistik om, at der er mulige fejl i din indberetning, kan du danne en erstatningsindberetning ved at logge ind på IDEP.web. Der vil være oprettet en meddelelse på startsiden af IDEP.web: Klik på meddelelsen i IDEP.web, dermed åbnes følgende oversigt: Når du klikker på Hovedoplysninger bliver der oprettet en Erstatningsindberetning. Den åbner automatisk i billedet Ændre Poster. Erstatningsindberetningen er en kopi af den oprindelige indberetning. Her kan de mulige fejl rettes eller fastholdes og indsendes på ny. Vær opmærksom på, at hvis du logger af, eller vælger at foretage dig noget andet i IDEP.web på dette tidspunkt, vil erstatningsindberetningen blive liggende på din liste over indberetninger. For at komme til siden Ændre Poster på et senere tidspunkt, klikker du blot på det aktuelle indberetningsnummer. Marker ved Poster med fejl i vinduet Ændre poster. Så får du en liste med de poster, der evt. skal rettes. 41

43 Vælg den første af de vareposter der skal rettes ved at klikke på det aktuelle linje nummer. Til højre for selve vareposten vil den eventuelle fejl være beskrevet. Ret posten og klik på Gem og næste indtil alle rettelser er foretaget. Klik på Gem og stop ved sidste post. Fasthold posten ved at klikke på Gem og næste eller Gem og stop ved den sidste post. Godkend indberetningen. Din indberetning er korrekt indsendt, når der i listen over indberetninger er markeret i kolonnen Indberetning godkendt samt en dato i kolonnen Dato godkendt: 42

44 9. Momsnummervalidering i IDEP.web Denne vejledning beskriver, hvordan man foretager momsnummervalidering i IDEP.web. Find flere guides på Filformatet for en validerings fil er meget simpelt. Der er tale om en tekstfil med ét momsnummer pr. linje. Momsnumrene skal starte med en ISO-Landekode, (fx DE ). Bemærk, at du ikke kan anvende et Excel-ark. Se et fileksempel (momsnummervalidering.txt) her: Momsnummervalideringen finder du i menuen Værktøjer/Momsnummervalidering. Du finder din tekstfil ved at klikke på Gennemse. Derefter klikker du på OK, hvorefter filen bliver uploadet til serveren. Du vil sandsynligvis få besked om, at serveren bearbejder din forespørgsel. Vent venligst. Når filen er uploadet til serveren, vil du modtage følgende besked: Du kan nu lukke skærmbilledet ned og følge jobbet i menuen Værktøjer/Baggrundsjob. I denne menu er der en hjælpeknap lige til højre for luk-knappen, hvis du vil vide mere om baggrundsjob. 43

45 Kontrol af momsnumre foregår på følgende måde: Først kontrolleres det, at momsnummeret er korrekt med hensyn til ISO-landekode og det pågældende lands algoritme for verifikation af momsnumre. Hvis dette ikke er tilfældet, bliver momsnummeret markeret som fejlbehæftet. Hvis den forrige kontrol gik godt, undersøges det, om momsnummeret for nyligt er blevet kontrolleret i VIES i Bruxelles. Hvis det er tilfældet, benyttes den status, som blev fundet på det tidspunkt. Hvis momsnummeret ikke er kontrolleret for nyligt, sendes elektronisk forespørgsel til VIES i Bruxelles. De vil herefter sende forespørgslen videre til det pågældende medlemsland for at undersøge, om momsnummeret er registreret. Denne procedure kan tage en del tid, særligt hvis der er mange momsnumre i filen, som skal kontrolleres, og hvis disse ikke er blevet kontrolleret for nyligt. Det anbefales derfor, at du udviser tålmodighed, når du benytter funktionen Momsnummervalidering og vender tilbage til menuen værktøjer/baggrundsjob fra tid til anden for at se, om der er kommet et resultat. Bemærk, at hvis du ikke foretager dig noget aktivt i IDEP.web, vil du efter 20 minutter blive logget af. Baggrundsjobbet stopper dog ikke, og du kan blot logge på igen på et senere tidspunkt. Når baggrundsjobbet er udført, kan du klikke på ordet Udført og få vist resultatet på de enkelte Partner CVR-numre. Ønsker du at få resultatet ud på en Excel- eller txt-fil, kan du klikke på ikonet Eksport. Du får mulighed for at eksportere filen som en txt-fil, som du efterfølgende kan ændre til Excel format, hvis dette ønskes. 44

46 Bilag 1: Eksempel på Multi Excel-fil til indlæsning i IDEP.web Her anvendes Import formatet Multi Excel i IDEP.web Periode: ååååmm (hvor åååå= år og mm = måned). Strøm: 1 for import, 2 for eksport. Varekode: se afsnit 3.1 Transaktionsart. De mest anvendte er transaktionsart 11 = almindelig handel. Samt 21 = returvarer. Læs mere om transaktionsarter på i Vejledning til Intrastat (Bilag 2 Koder for transaktionsart). Har du brug for yderligere hjælp, kan du kontakte statistikkontoret Udenrigsøkonomi via intrastat@dst.dk Land: landekode Vægt: udfyldes såfremt varekoden kræver det. Minimum 1 kg. Er varen under 1 kg rundes op. Supp.: Supplerende enhed udfyldes såfremt varekoden kræver det: Antal enheder, m 2, m 3 osv. Fakt. Værdi: Værdi i hele DKK. 45

47 Bilag 2: Eksempel på fil fra økonomisystem til indlæsning i IDEP.web med importformatet Intra-DK(NY-Intra-DK) Filen skal sættes op som beskrevet i denne guide. Du skal måske have en IT-administrator til at sætte systemet op. Undlad venligst at sætte DK foran CVR nummeret. Filen skal bygges op af 5 forskellige Record-typer. Hver Record skal indeholde et vist antal felter og hvert felt et vist antal tegn. Filen skal indeholde følgende Records: RECTYPE 00: Identifikation. Filen skal altid starte med en Rectype 00. RECTYPE 01: Bundtoplysninger. Rectype 00 skal altid efterfølges af en Rectype 01. RECTYPE 02: Indeholder hovedoplysningerne om filen. Indeholder oplysninger om en ekspedition vedrørende EU-import eller EU-eksport. RECTYPE 03: Indeholder varepostoplysninger for en ekspedition. Kan forekomme pr. Rectype 02. RECTYPE 10: Total. Filen skal slutte med en Rectype 10. Den viser totalbeløbet for alle Rectype 03er. Herunder er et eksempel på, hvordan en fil kan se ud. En mere detaljeret forklaring kan ses på de følgende sider INTRASTAT DE DE GB GB GB GB De forskellige typer af records er beskrevet med datanavn, lidt forklaring, samt antallet af tegn i felterne: 46

48 RECTYPE 00 DATANAVN UDFYLDELSE A/N LGD REC-NR 00 N 2 SE-NR Registrators SE-nr. = Bevillingshaverens CVR- /SE-nr. N 8 VARFELT INTRASTAT A 9 FILLER Blanke A 61 RECTYPE 01 DATANAVN UDFYLDELSE A/N LGD REC-NR 01 N 2 TRANS-ART N 5 FILLER Blanke A 73 47

49 RECTYPE 02 DATANAVN UDFYLDELSE A/N LGD REC-NR 02 N 2 VAREANT EKSP-NR Her angives ekspeditionens samlede antal vareposter, højst 999. Feltet angives højrestillet med foranstillede nuller. Hvis feltet udfyldes med 000 betragtes ekspeditionen som en nulangivelse, dvs. ingen varemodtagelse/vareafsendelse i perioden og det skal så registreres manuelt i IDEP programmet. Her skal angives virksomhedens eget interne nr. for ekspeditionen. Feltet angives højrestillet med foranstillede nuller. (Kommer desværre ikke med over i IDEP). N 3 N 10 SE-NR Oplysningspligtiges CVR-/SE-nr. N 8 INDFUDF Kode, som har værdien 1 ved varemodtagelse (EU-import) eller 2 ved vareafsendelse (EUeksport) N 1 STPERIOD Statistikperiode, der angives som ÅÅMM (1001 = januar år 2010) N 4 FILLER Blanke A 52 48

50 RECTYPE 03 DATANAVN UDFYLDELSE A/N LGD REC-NR 03 N 2 VAREPOSTNR INT-REF-NR LAND Varepostnr. indenfor ekspeditionen. Feltet angives højrestillet med foranstillede nuller. Feltet kan bruges til et internt reference nr. og feltet vil blive vist i IDEP programmet, når data er importeret Landekoderne findes på Danmarks Statistiks hjemmeside og skal være både to bogstaver efterfulgt at en blank. Koden for Danmark må ikke forekomme i filen. N 3 A 10 N 3 TRANSAKTIONS- ART TRSPMAAD- Jfr. tabel i vejledning fra Danmarks Statistik. N 2 Konstant 0 (nul). N 1 EKSTR TRSPMAAD Konstant 0 (nul) eller 1-9 N 1 VAREKOD Varens 8-cifrede varekode, jf. KN-nomenklaturen N 8 VAREKOD-EKSTR Konstant 0 (nul) N 1 NETTOVGT SUPPMGD STATVRD Varens vægt uden emballage i hele kg, der rundes op til mindst 1 kg. Angives højrestillet med foranstillede nuller. Angiver evt. supplerende mængde. Angives højrestillet med foranstillede nuller. Hvis ingen supplerende mængde, så udfyldes med nuller. Fakturaværdi angives her. Angives højrestillet med foranstillede nuller. N 15 N 10 N 15 FILLER Blanke A 9 49

51 RECTYPE 10 DATANAVN UDFYLDELSE A/N LGD REC-NR 10 N 2 BAND-TOT-BLD Summen af fakturaværdier fra RECTYPE 03. Angives højrestillet med foranstillede nuller. N 16 FILLER Blanke A 62 Recordopbygning: 80 bytes. En record udfyldes med blanke indtil der er 80 bytes, og må ikke indeholde CR / Carriage -Return ), LF (Linefeed) eller EOF (End Of File). Filnavn: CVR/SE nr.: Måske default Intrastat eller kan være efter eget valg, fx INTRA-2.txt Skal indeholde 8 cifre. Må ikke indeholde landekode. 50

52 Bilag 3: Eksempel på Excel-fil til upload af Udenrigshandel med tjenester Tjenestekoden kan du søge frem i IDEP. 51