Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato:

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: 21-05-2014"

Filippa Søgaard
8 år siden
Visninger:

1 1 Emne: Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: Deltagere: Jesper Andersen (JA), Anders Bjerno (AB), Peter Sparre Andersen (PSA), Stephen Horner (SH), Christian Korsø Jensen (CKJ), Arni Fridriksson (AF), Thomas Rovsing Lauritzen (TRL) (referent) 1. Økonomi 1.a. År til dato 2014 PSA og TRL gennemgik resultatopgørelsen frem til 15/5. På baggrund af denne er forventningen, at vi ender med et årsresultat, der er dårligere end årsbudgettet forudsat, at der ikke igangsættes tiltag til afhjælpning. På indtægtssiden er vi efter det budgetterede. Dette skyldes: Færre prøvemedlemmer (øvede golfspillere). Færre medlemmer i gruppen mellem år. Færre indskud fra nye medlemmer. Færre sponsorindtægter. Lavere tilskud fra Rudersdal Kommune. Efter gennemgangen af budgettet blev følgende diskuteret: CKJ forventede, at sportsudvalget holder sig inden for budgettet. Der er endnu ikke indgået ny overenskomst for greenkeeperne. TRL fik besked på at gå i gang med dette hurtigst muligt. Der skal tages kontakt til baneguideleverandøren, Ingenium, der endnu ikke har leveret det lovede. Hensigten med dette er at få et afslag på årsabonnementet. Følgende handlinger blev besluttet: Vi afholder de omkostninger, som er strengt nødvendige at afholde. Nice-to-have omkostninger diskuteres først med TRL, inden de disponeres. Vi skal arbejde på at forbedre banen (primært roughen og greens), så vi ikke får et dårligt rygte blandt medlemmer og greenfee spillere.

På baggrund af denne er forventningen, at vi ender med et årsresultat, der er dårligere end årsbudgettet forudsat, at der ikke igangsættes tiltag til afhjælpning.

2 2 For at skaffe flere aktive medlemmer afholder vi et arrangement på 18 hullers banen i juni måned for passive medlemmer og eventuelt tidligere medlemmer. Member-get-member konceptet skal genopfriskes over for medlemmerne. Det blev besluttet at give et ekstra incitament i form af lodtrækning om et gratis kontingent i 2015, hver gang der er skaffet 10 nye aktive voksne medlemmer. Relanceringen af member-get-member kampagnen indledes med et opråb til de eksisterende medlemmer fra formanden. 1.b. Økonomistyring fremadrettet PSA og TRL vil arbejde på, at der hurtigst muligt laves et månedsopdelt budget, så der kan udarbejdes en månedlig opfølgning, samt at økonomiopfølgningen får et moderne tilsnit med udgangspunkt i virksomhedsregnskabet. 2. Orienteringspunkter 2.a. Bestyrelsens opgaver JA gennemgik de enkelte bestyrelsesmedlemmers primære opgaver: SH: nye vedtægter og juridisk rådgivning ved indgåelse af kontrakter, m.v. AF: ansvarlig for vedligehold af klubhuset. Herunder arrangere ny frivillighedsdag i juni måned, sørge for at rampen ned mod bagrummet laves samt følge op på fødevarekontrollens krav i køkken og restaurant. AB: ny greenkeepergård samt fredningssagen. Der var enighed om, at den nye baneudvalgsformand, Torben Just, skal inddrages i arbejdet med kontakten til Danmarks Naturfredningsforening. CKJ: alle sportslige aktiviteter. JA bad i den forbindelse om, at resultaterne fra matcherne hurtigere offentliggøres. CKJ henviste til elitens Facebook-side. CKJ vil sørge for, at vi orienterer medlemmerne inden den sidste divisionskamp primo august, så der kommer så stor opbakning til spillerne som muligt. Herefter fulgte en diskussion om målsætningen med elitearbejdet. PSA: regnskab og likviditetsbudget. Medlem af forretningsudvalget. JA: strategi og baneudvikling. Medlem af forretningsudvalget. JA gav udtryk for, at vi mangler en person med markedsføringskompetencer i bestyrelsen. Der er mulighed for, at vi kan tage et ekstra medlem ind i bestyrelsen, inden næste generalforsamling.

Det blev besluttet at give et ekstra incitament i form af lodtrækning om et gratis kontingent i 2015, hver gang der er skaffet 10 nye aktive voksne medlemmer.

3 3 2.b. Orientering om ERFA-møde i Hillerød Referatet fra mødet var udsendt til bestyrelsen. JA gav udtryk for, at værdien ved ERFA-møderne primært består i, at man fornemmer de nye tendenser i branchen samt får udvidet sit netværk. 2.c. Fredningssagens afslutning AB fortalte, at høringsfristen sluttede den 16/5. Fredningen er derfor nu en realitet og eventuelle indsigelser vil ikke få opsættende virkning. AB orienterede om, at hullerne på en ny par-3 bane i princippet skal ligge som Anders Sørensen i sin tid tegnede dem. Hvis de ikke gør det, vil det formentlig kræve en ny myndighedsbehandling. Naturstyrelsen og SG forsøger at få arrangeret et møde med Danmarks Naturfredningsforening inden sommerferien. Der skal udarbejdes en plejeplan for hele området, der fortæller om, hvad SG kan foretage sig, og hvad i givet fald skal spørge om lov om først. Naturstyrelsen og Rudersdal Kommune kommer med et oplæg på plejeplanen, der skal sendes i høring hos Danmarks Naturfredningsforening. 2.d. Status på greenkeepergård AB og TRL orienterede om, at vi forfølger to mulige løsninger. Den første er at bygge en ny greenkeepergård ved Øverødvej. Den anden løsning er at forblive på Højbjerghus. 2.e. Branding strategi JA og TRL orienterede kort om processen for at etablere en branding platform for SG. Til at starte med vil JA og TRL tage sig af opgaven med løbende orientering til og feedback fra bestyrelsen. 2.f. Valg af golfbanearkitekt Vi har inviteret tre golfbanearkitekter til en præsentation. Torben Just, JA og TRL har allerede haft indledende møder med to banearkitekter. Vi vil i løbet af juni måned invitere bestyrelsen og baneudvalget til en præsentation fra to af banearkitekterne, hvorefter vi vil beslutte os. PSA oplyste, at nyanlæg af golfbane driftsmæssigt kan afskrives over 50 år.

Fredningen er derfor nu en realitet og eventuelle indsigelser vil ikke få opsættende virkning.

4 4 2.g. Golfspilleren i Centrum TRL orienterede om status på de greenfee gæster, der har besvaret et spørgeskema efter deres besøg på SG. Der er nu udsendt spørgeskema til 1/3 af medlemmerne. TRL udsender resultaterne til bestyrelsen, når resultaterne foreligger ultimo maj. 2.h. Nye vedtægter køreplan SH orienterede om køreplanen for udarbejdelsen af nye vedtægter. Vores gamle vedtægter er fra 2009, og de minder meget om DGU s forslag til vedtægter for golfklubber. Der savnes umiddelbart en ny formålsparagraf for SG. PSA gav udtryk for, at bestyrelsen mangler frihedsgrader under de nugældende vedtægter. TRL foreslog, at vi bør overveje at afholde generalforsamlingen ultimo november / primo december, idet mange af de beslutninger, der p.t. tages på generalforsamlingen, allerede er iværksat med henblik på efterfølgende godkendelse på generalforsamlingen. Det ville i givet fald kræve, at SG ændrede regnskabsår til 1/10 30/9. PSA og TRL taler med revisoren om dette. SH laver et udkast til nye vedtægter til næste bestyrelsesmøde. 2.i. Generalforsamling 2015 Med mindre vi beslutter os for at afholde generalforsamlingen allerede i år, er næste ordinære generalforsamling sat til torsdag den 26. marts j. Banen: samarbejde med hortonom/græsplejeekspert TRL har taget kontakt til græsplejeeksperten Asbjørn Nyholt med henblik på et samarbejde. Vi arbejder desuden på at få kontakt til en anden græsplejeekspert fra KU (Landbohøjskolen) igennem Jacob Magid, der er medlem på klubben 2.k. Ønske om ret til spil på par-3 banen for passive medlemmer Et medlem har sendt et brev til bestyrelsen, hvor han gav udtryk for, at de passive medlemmer burde få ret til frit spil på par-3 banen.

Vores gamle vedtægter er fra 2009, og de minder meget om DGU s forslag til vedtægter for golfklubber. Der savnes umiddelbart en ny formålsparagraf for SG.

5 5 Bestyrelsen besluttede, at vi på forsøgsbasis giver de passive medlemmer ret til frit spil på par-3 banen i resten af Derudover inviteres de passive medlemmer til en match på 18 hullers banen i juni måned 2.l. Ansvarligt lån: ønske om stop for indbetaling Et par medlemmer har udtrykt ønske om at stoppe med indbetaling af ansvarligt lån, nu hvor vi har lavet en ny medlemskategori uden indskud. PSA og TRL laver en beregning af den likviditetsmæssige konsekvens af et stop for indbetaling af ansvarligt lån inden næste bestyrelsesmøde. 3. Boldrendetider: forslag om at gå fra 2 til 1 boldrendetid pr. time Forslaget blev vedtaget. 4. Sportspiloterne: forslag fra Rotary Kgs. Lyngby Forslaget er fremsat af Lis Klose, der både er medlem af SG og Rotary. Formålet med Sportspiloterne er at støtte udsatte børn og unge i kommunen til at have en aktiv tilværelse i lokale fritidstilbud. Bestyrelsen besluttede at sige ja til at give et gratis juniorkontingent, hvis SG samtidig får en positiv omtale i de lokale medier. Derudover er det en betingelse, at Lis Klose selv sørger for at tage hånd om sportspiloten, eller selv finder en, der vil gøre det. 5. Juniorordning: forslag fra juniorudvalget om SG s tilknytning til fritspils ordning for op til 3 juniorer sammen med en voksen betalende gæst Bestyrelsen besluttede at sige ja til juniorudvalgets forslag. Betingelsen er dog, at man under denne ordning ikke kan booke tid i weekender eller på helligdage før efter kl Orientering fra udvalgene PSA orienterede om, at han og TRL holder møde med klubber-i-klubben tirsdag den 27. maj. Formålet med mødet er bl.a., at vi sikrer os, at alle klubber-i-klubben formår at integrere de nye medlemmer af SG.

mmer til en match på 18 hullers banen i juni måned 2.l. Ansvarligt lån: ønske om stop for indbetaling Et par medlemmer har udtrykt ønske om at stoppe med indbetaling af ansvarligt lån, nu hvor vi har lavet en ny medlemskategori uden indskud.

6 6 7. Eventuelt TRL oplyste, at der bliver taget fotos af banen i denne uge. JA opfordrede til, at alle bestyrelsesmedlemmer forsøger at videregive oplysningerne på potentielle medlemmer af SG Erhverv til TRL. Den 27. juni afholdes der sponsormatch, hvor elitespillerne deltager. 8. Næste møde Tirsdag den 17. juni kl Der udarbejdes forslag til mødekalender for resten af året.

potentielle medlemmer af SG Erhverv til TRL. Den 27.

Relaterede dokumenter

Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: 04-11-2014

Emne: Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: 04-11-2014 Deltagere: Jesper Andersen (JA), Anders Bjerno (AB), Stephen Horner (SH), Christian Korsø Jensen (CKJ), Arni Fridriksson (AF), Peter