Nye perspektiver for fundraising og internationalt samarbejde i Vordingborg Kommune

Transkript

1 Nye perspektiver for fundraising og internationalt samarbejde i Vordingborg Kommune Business case vedr. opgradering af Vordingborg Kommunes indsatser på området

2 Indhold 1. Ledelsesresumé Anbefalinger Visionerne for projektet Vurdering Indledning Investeringer, risici og kvalitative gevinster Vordingborg Kommunes Internationale Strategi Hidtidig indsats på det internationale område Nye udviklingsperspektiver Fundraising Projektgennemførsel og milepæle Finansiering og placering Personalemæssige konsekvenser...8 2

3 1. Ledelsesresumé Administrationen har igangsat udarbejdelsen af en business case for at belyse muligheder og konsekvenser ved at opskalere Vordingborg Kommunes indsatser i forhold til internationale samarbejder og fundraising. Dette dokument beskriver en business case for opslag af en stilling som international koordinator og fundraiser Anbefalinger at det internationale arbejde i Vordingborg Kommune sættes i system og opprioriteres ved at ansætte en kombineret international koordinator og fundraiser. Andre kommuner har med fordel valgt lignende tiltag. at Vordingborg Kommune indkøber fribrugerlicenser til fundraisingportalen Puljeguiden.dk, med henblik på dels at stille et arbejdsredskab til rådighed for en International Koordinator, men også for at styrke frivillighedssektoren/foreningslivets mulighed for at rejse ekstern finansiering til deres udviklingsprojekter fra andre puljer end Kommunens. at den overordnede og koordinerende opgave med øget koordineret indsats på det internationale og fundraising forankres i Strategi og Implementering. projektet og den samlede indsats evalueres efter 1½ år, med henblik på at vurdere behov og en evt. videreførelse af indsatsen Visionerne for projektet Visionerne for projekter er: at det internationale arbejde vil kunne understøtte de generelle udviklingsmuligheder i Vordingborg Kommune og medvirke til at understøtte/virkeliggøre Kommunalbestyrelsens vision, politikker og strategier at det internationale samarbejde opprioriteres og målrettes med henblik på at styrke kommunens opgaveløsning gennem tilførsel af flere eksterne økonomiske ressourcer og ny viden at Vordingborg Kommunes fundraising indsats bliver koordineret og sat i system i en sådan grad, at Kommunens arbejde bliver eksempelkommune for andre at udviklingen af det internationale samarbejde samt fundraisingindsatsen vil medvirke til øgede privat/offentlige samarbejder at kommende udviklingsopgaver og internationale samarbejder tilføres en højere andel af eksterne midler end i dag at bidrage til at styrke kommunale medarbejderes kompetencer og faglige baggrund via engagement i nye internationale projektsammenhænge at styrke kommunen i løsning af dens kerneopgaver gennem tilførsel af ny viden og nye måder at angribe disse på at understøtte foreningernes og lokalrådenes frivillige arbejde gennem brug af og rådgivining omkring fundraising med henblik på at generere midler til lokale udviklingsprojekter 1.3. Vurdering Det vurderes, at prisen for at opprioritere arbejdet vil beløbe sig til ca kr. over en toårig periode. Forventningen er, at både de faglige og de økonomiske gevinster ved denne investering langt overstiger denne udgift. 2. Indledning 3

4 Vordingborg Kommunes International politik, blev vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 29. maj En deskevaluering af kommunens indsats på det internationale område har vist, at den internationale politik kun i begrænset omfang er blevet efterlevet og implementeret, og at det internationale arbejde ofte har været nedprioriteret i forhold til kommunens andre og mere lokale opgaver, trods det at Vordingborg Kommune har oplagte potentialer for at koble sig på internationale infrastrukturelle planer som f.eks. Femernforbindelse og de politiske målsætninger, der er i forbindelse med denne. Der ligger et stort potentiale for Vordingborg Kommune, hvis Kommunen i højere grad end tidligere bliver bedre til at udnytte de muligheder, der ligger i internationale projektsamarbejder og de muligheder der er for at trække på ekstern finansiering fra bl.a. EU-fonde til formålet. EU starter netop nu en ny programperiode op, som skal løbe fra Det er på baggrund EU's målsætninger frem mod 2020, at Vordingborg bør være opmærksom på, om man via det fælleseuropæiske samarbejde, vil have bedre muligheder for at opfylde den netop vedtagne vision for kommunen, samt koble sig på samarbejder der kan bidrage til en vedvarende udvikling af kommunen. Derfor har administrationen iværksat en business case, som skal belyse en opprioritering af det internationale arbejde, dvs. en analyse af hvilke investeringer, der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i? Formålet med business casen er at begrunde projektet inden det sættes i gang, samt at vurdere omkostninger ved projektet, kortlægge forventede risici og forventede effekter ved at Vordingborg Kommune opretter en stilling på forsøgsbasis som international koordinator og fundraiser. Business casen er bygget op omkring tre hovedafsnit: 3. Investeringer, risici og kvalitative gevinster - omhandler projektets forretningsmæssige konsekvenser, dvs. hvilke investeringer, der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i. 4. Projektgennemførsel og milepæle - omhandler, hvorledes projektet i praksis gennemføres i forhold til anvendelse af ressourcer og tid, samt hvilke projekt- og forretningsmæssige milepæle projektet indeholder. 5. Finansiering og placering - omhandler hvilke parter, som har et ejerskab omkring løsningen, samt hvem der godkender, sponsorerer, bygger og ejer løsningen. Tillige at identificere hvem der er ansvarlig for opfølgningen på værdiskabelsen via de forskellige milepæle. 3. Investeringer, risici og kvalitative gevinster 3.1. Vordingborg Kommunes Internationale Strategi Målet med Vordingborg Kommunes internationale arbejde er, at det skal gavne de generelle udviklingsmuligheder i kommunen, og der skal være plads til initiativer, der fremmer mellemfolkelig interaktion, demokrati, erhvervsudvikling og bæredygtig udvikling. Der er afsat et årligt beløb til venskabsbypuljen ( kr. i 2014), der skal understøtte det mellemfolkelige og græsrodsbaserede samarbejde med eksisterende venskabsbyer og til tidsbegrænsede samarbejde på både politisk niveau og græsrodsplan. Det er Strategi og Implementering, der administrerer puljen afsat til venskabsbysamarbejder, og det er den klare vurdering, at puljen ikke giver en målbar effekt af investeringerne. I forbindelse med budgetlægningen for 2015 indgår puljen som reduktionsforslag på erhvervsudvalgets ramme. 4

5 3.2. Hidtidig indsats på det internationale område Udviklingsstaben gennemførte i 2012 en overordnet deskanalyse af den hidtidige indsats på det internationale område i Vordingborg Kommune siden Undersøgelsen gav et billede af en noget fragmenteret og meget overordnet indsats, som i høj grad synes at bero på de enkelte enheders ressourcer eller enkeltstående projektarbejder, frem for en mere strategisk indsats og strategi/målsætning og ikke altid i tråd med den internationale strategi Nye udviklingsperspektiver Det er på den baggrund, at det vurderes, at Vordingborg Kommune med fordel vil kunne øge sine indsatser og investeringer på det internationale område, og at dette i kombination med en strategisk indsats inden for fundraising vil kunne skabe nye udviklingsperspektiver for Vordingborg Kommune. En opprioritering og en mere systematisk indsats inden for det internationale arbejde og inden for fundraising kan medvirke til at: 1. Styrke kommunen i dens løsning af kerneopgaver gennem tilførsel af ny viden og nye måder at angribe kerneopgaverne på. 2. styrke kommunale medarbejderes kompetencer og faglige baggrund. 3. styrke kommunen i dens udviklingsmuligheder. Ad 1: De udfordringer som kommunen står over for inden for sundhed, klima, uddannelse, vækst og en social arv kan håndteres via eksterne midler. Fremtidens kommunale velfærd, tager udgangspunkt i borgeren og de særlige omstændigheder den enkelte borger har. Opgaverne skal løses inden for et tværgående og innovativt felt, sammen med borgerne, deres familie og netværk. En opprioritering på fundraisingområdet vil betyde, at de faglige enheder kan bidrage til at finde ekstern medfinansiering til og smartere måder at arbejde på og til at producere kerneydelsen på for eksempel gennem indkøb af ny velfærdsteknologi. Ad 2: Den øgede fokus på kerneydelsen og den øgede kompleksitet i opgaveløsningen medfører at kompetenceudvikling hver dag foregår på arbejdspladsen. At deltage i projekter kan være med til at øge videndeling, sidemandsoplæring, nye arbejdsopgaver til den enkelte og nye måder at organisere arbejdet på, teambuilding, sparring, coaching, feedback m.m. Ad 3: Den kommunale organisation og rammerne som den stiller til rådighed skal hele tiden udvikles så den skaber gode betingelser for vækst og udvikling lokalt og så borgere, turister og virksomheder oplever at her er et godt sted at bo, arbejde og opholde sig i. En opprioritering af fundraisingindsatsen vil betyde, at der potentielt kan anvises midler til at udvikle det område som vi bor og lever og arbejder i. Endvidere vil et øget samarbejde med det fælles Bruxelleskontor vil også resultere i øget hjælp og rådgivning i forhold til EU spørgsmål, støttemuligheder samt calls og vil give adgang til diverse netværk og partnere mv Fundraising I relation til ovenstående, så bliver fundraising mere og mere udbredt blandt danske kommuner i forbindelse med opgaveløsningen. Årsagen er bl.a. at en større og større del af statens bloktilskud udbydes i puljer og ordninger, hvilket igen medfører, at konkurrencen om midler kommunerne imellem også bliver hårdere. Udviklingsstaben har i 2012 udarbejdet en analyse af Vordingborg Kommunes evne til at rejse eksterne midler til projektgennemførsel. Analysen byggede også på en overordnet forespørgsel til de fagsekretariater, der blev vurderet til at have den mest udbredte portefølje af udviklingsprojekter, hvor fundraising indgik. Dengang viste analysen, at de udvalgte fagsekretariater i Vordingborg Kommune over en treårig periode ( ) havde opnået tilsagn om støtte til projektgennemførsel for godt 92 millioner kroner. Til sammenligning kan nævnes at Viborg Kommune på et år fik tilsagn om et tilsvarende beløb. Selv om det ikke direkte er sammenligneligt er det dog en indikator på, at der er et uudnyttet potentiale, og at hvis Vordingborg i lighed med andre kommuner sætter fundraisingen mere i system, forventeligt vil kunne høste en støre ekstern finansiering af de udviklingsprojekter der sættes i værk i kommunen. 5

6 Et systematisk arbejde med fundraising kræver, at der er politisk- og ledelsesmæssig accept af, at der er en bred tilgang til opgaveløsningen i organisationen Der er risiko for, at meget tid og mange anstrengelser går tabt ved at ansøgninger om projektstøtte ender med at få afslag, men anstrengelserne kan også vise sig betalt i sidste ende. Med baggrund i den nylige økonomiske krise og udsigt til øget pres på serviceydelserne skal kommunerne stadig finde nye måder at løse opgaverne på. Det vurderes, at selv om fundraising er ressourcekrævende, så kan det i mange tilfælde være en nødvendig aktivitet for organisationens dynamiske udvikling - både mht. medarbejdernes faglighed, udvikling, innovation og volumen. I dag ligger ekspertisen decentralt i de enkelte afdelinger, som i nogen grad har tradition for at søge bestemte fonde og/eller puljer til bestemte projekttyper. Denne form for tilgang kan man godt argumentere for, er med til at opretholde en meget fagspecifik viden inden for specifikke sektorer f.eks. natur, vej, sundhed, handicap eller arbejdsmarked. Men man kunne også tænke fundraising ind i en ny og mere tværsektoriel sammenhæng, hvor fundraisingen handler om mere tværgående projektsammenhænge og med henblik på forsøgs- og innovationsprojekter, som i højere grad kan medvirke til udvikling og samarbejde de enkelte fagsekretariater og stabe imellem. Mange kommuner har de seneste år ansat fundraisere, med relativ gode resultater (f.eks. Viborg, Fanø, Lolland og Rudersdal). På baggrund af Vordingborg Kommunes tidligere undersøgelser vurderes det fortsat, at Vordingborg Kommune også bør følge dette spor. En øget fokus på fundraising vil kunne skabe nye muligheder for at skaffe eksterne midler der bidrager til Vordingborg Kommunes løsning af kerneopgaverne. Det er dog en forudsætning, at kerneopgaverne fremover fremstår som specifikke nyskabende eller af innovative/udviklende karakter, da det er vanskeligt at opnår fondsstøtte og ekstern finansiering til almindelig drift og vedligeholdelse. En sådan løsning vil endvidere også kunne foldes ud til at omfatte de frivillige og foreningslivet i Vordingborg kommune, med perspektiver, der dels vil kompetenceudvikle de frivillige i projektstyring og projektmagerri, og dels vil kunne øge frekvensen/omfanget af projekter i overensstemmelse med kommunens samlede mål og strategier. P.t. kunne denne løsning være til gavn og glæde i forhold til gennemførsel af projekter som Kalvehave Strandpark samt nytænkning af havnefronten ved Præstø. Begge projekter er forankret i lokalråd og/eller frivillige arbejdsgrupper. Det er derfor administrationens vurdering, at Vordingborg Kommune vil kunne drage stor fordel af folde fondraisingstrategien ud til også at involvere kommunens frivillighedssektor/foreningslivet, som vil kunne medvirke til at gennemføre projekter, der også ligger i regi af den udviklings- og projektportefølje, som forventes at udspringe af den netop vedtagne vision for kommunen. Det vurderes endvidere, at fundraising i kombination med en styrkelse og udvikling af Vordingborgs internationale profil vil kunne være en gavnlig kombination med henblik på at styrke kommunens samlede udviklingspotentiale, og at dette med fordel kan foldes ud til også at omfatte den indsats der kan iværksættes fra frivillighedssektoren og foreningslivet i kommunen. Det anses derfor som en god mulighed, hvis Vordingborg Kommune iværksatte en kombineret indsats af øget fokus på at styrke det internationale arbejde samt øget fokus på kommunens samlede fundraising. Administrationen foreslår derfor, at der oprettes en stilling som International koordinator og fundraiser i Vordingborg Kommune med henblik på at kombinere indsatserne på det internationale område samt koordinere og initiere indsatsen på kommunens samlede fundraising. En sådan stilling vil dels bidrage med at indhente udenlandske erfaringer fra udviklingsprojekter i Europa, samt medvirke til løfte de økonomiske aspekter ved den række af udviklingsopgaver, som Vordingborg kommune alligevel står over for, f.eks. udvikling af Solbakken, Glasmuseet i Præstø, fortsat udvikling af Borgcenteret, udbygningen af Klintholm Havn, naturgenopretningsprojekter og byfornyelsesprojekter er bare nogle af de eksempler, der kan nævnes, hvor ekstern finansiering er en forudsætning for projektgennemførsel, og projekterne alligevel gennemføres i tæt samarbejde med eksterne parter/interessenter. Det er ligeledes administrationens anbefaling, at der i forbindelse med stillingen indkøbes et fondraisingværktøj til at understøtte den nye koordinatorstilling. Administrationen har gennem det seneste år 6

7 undersøgt markedet for en fundraisingløsning, der kan imødekomme Kommunens krav og behov også i forhold til frivillighedssektoren som lokalråd og foreningslivet. Administrationen anbefaler det fundraisingværktøj, der hedder Puljeguiden.dk, som er specielt udviklet til kommuner og foreningsliv, og som p.t. referencer i mere end 40 kommuner. Puljeguiden.dk tilbyder en løsning med fribrugerlicenser, hvor alle ansatte i kommunen samt frivillige foreninger kan få et overblik over, hvilke fonde og puljer (både offentlige og private) der kan støtte inden for specifikke, emner, temaer eller lignende. PuljeGuiden.dk har modsat andre portaler/søgemaskiner porteføljestyring; vidensdeling; projektstyring; statistik og adgang til nye samarbejdspartnere. Det vurderes, at PuljeGuiden.dk er et værktøj, der vil kunne medvirke til at skabe mere systematik omkring fundrasingindsatsen i Vordingborg Kommune og at løsningen vil medvirke til at kompetenceudvikling kommunens fagsekretariater. Endvidere vurderes det, at også lokalråd og foreninger samt Kommunens samarbejde med disse vil nyde godt af løsningen. Endelig vil en løsning med Puljeguiden.dk medvirke til at sende en stærk signalværdi fra Vordingborg Kommune. At tilbyde forenings og frivillighedssektoren en service og et samarbejde inden for fundraising vil medvirke til at brande Vordingborg Kommune som et sted man tager foreningslivet alvorligt, og ønsker at understøtte deres fortsatte udviklingsmuligheder. Administrationen har indhentet et tilbud på en løsning med fribrugerlicenser til PuljeGuiden.dk til kr Der kan opnås rabat ved at tegne abonnement for en samlet periode på to år. Administrationen vurderer, at det vil være sandsynligt at systemet har betalt sig selv ind i løbet af projektperioden, men at en international koordinator/fundraiser lader omkostningerne for dette værktøj indgå i som en baseline indikator, inden projektet sættes i værk, for at evaluere projektets samlede effekt efter 1½ år. 4. Projektgennemførsel og milepæle Det anbefales, at Vordingborg Kommune opretter en stilling i form af en kombineret international- og fundraisingskoordinator. En koordinator skal hjælpe de enkelte enheder med at pege på internationale samarbejdspartnere til gennemførsel af projekter i relation til Vordingborg Kommunes politiske visioner og målsætninger. En koordinator skal medvirke til at pege på finansieringsmuligheder til gennemførsel af projekter samt agere sparringspartner i forhold til - samt evt. skribent på til de enkelte fagsekretariaters projektbeskrivelser. En koordinator får til opgave at danne en specialenhed i Vordingborg Kommune, som effektivt kan varetage kommunal deltagelse i internationale projektsammenhænge, herunder en målsætning om at Vordingborg Kommune kan indgå som Leadpartner på EU-finansierede projekter. Der indkøbes fribrugerlicenser til fondraisingportalen Puljeguiden.dk, med henblik på at understøtte dels koordinatorens arbejde og dels arbejdet i de enkelte kommunale afdelinger. Fribrugerlicenser stilles som service fra Vordingborg Kommune til rådighed for hele frivillighedssektoren og det samlede organisations- og foreningsliv i kommunen. En koordinator får til opgave at gennemføre undervisningsforløb i brug af Puljeguiden.dk for foreningsliv og frivillighedssektor. Der udarbejdes i forbindelse med ansættelsen et baselinestudy i forhold til kommunens samlede erfaringer med fundraising. Det er dette baselinestudy Puljeguiden evalueres i forhold til efter 1½ år, med henblik på evt. forlængelse af licensaftalen. Succeskriterier for evalueringen kan f.eks. være; Antal projekter ansøgt, sum af midler, gearing af kommunal medfinansiering, afslagsprocent, antal interne og eksterne partnere i projektdeltagelse, brugertilfredshed i fagsekretariater /virksomheder. En koordinator vil endvidere blive ansvarlig for udarbejdelse af en revideret international strategi. 7

8 5. Finansiering og placering Det foreslås qua stillingens indhold, at en international- og fundraisingskoordinator placeres i Strategi- og implementering for på den måde at have en tværgående funktion i organisationen. Stillingen finansieres af midler fra Udviklings- og Markedsføringspuljen. Med udgangspunkt i det beskrevne foreslås projektet finansieret fra 2015 som nedenfor angivet: Udgiftsart Deltotal/kr./år Løn, feriepenge mv Etablering af kontorplads Indkøb af Puljeguiden.dk med årig fribrugerlicensaftale (tilbud inkl. rabat på 2-årigt indkøb = kr.). 1 Løbende drift Rejseomkostninger og arrangementomkostninger. Udgifter i alt Finansiering Udviklings- og Markedsføringspuljen 5.1. Personalemæssige konsekvenser De personalemæssige konsekvenser ved at arbejde systematisk med fundraising som prioriteret element i opgaveløsningen i Vordingborg Kommune vil være: Når projekter gennemføres, hvor der er opnået tilsagn om lønrefusion eller midler til projektansættelser. her vil de personalemæssige konsekvenser være af mindre betydning, men der vil være afledte administrative opgaver forbundet med projektet så som udarbejdelse af ansættelsesforhold/-kontrakt, løn og pensionsudbetalinger samt regnskabs- og bogføringsopgaver. Disse opgaver varetages af den organisatoriske enhed, hvor projektet forankres. Når projekter gennemføres uden at der er opnået tilsagn om lønrefusion eller tilsagn om projektansættelser eller hvis projekter skal gennemføres uden fuldt tilsagn her vil de personalemæssige konsekvenser være af mere betydelig karakter, da alle projektopgaver skal klares med eksisterende ressourcer. Her vil der være en ledelsesmæssig opgave i at vurdere hvilke opgaver, der skal igangsættes eller prioriteres. Administrative opgaver forbundet med projektet så som regnskabs- og bogføringsopgaver og lign. varetages af den organisatoriske enhed, hvor projektet forankres. 1 Tilbuddet på Puljeguiden.dk er betinget af en toårig fribrugerlicensaftale. Det bemærkes, at løbende udgifter til brugerlicenser af Puljeguiden.dk, vil afhænge af evalueringen efter 1½ år 8