ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 29. april 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: 00.01A01 Ref.: Pia Amdi Århus som værtsby for Tall Ships Race Resume I januar 2003 henvendte Organisationen Sail Training International sig til Århus Kommune med en opfordring til at byde ind som værtsby for The Tall ships Race 2007 i forbindelse med afholdelse af Tall Ships Race i de baltiske farvande. Organisationen rettede henvendelse til i alt 15 byer med en lignende opfordring. Anmodningen blev drøftet i Magistraten som bl.a. vurderede, at værtskabet ville betyde en udgift for Århus Kommune på op til 8 mio. kr. samt at det ville være yderst ressourcekrævende at afvikle et så stort arrangement. Samtidig blev det dog også fremhævet, at et Tall Ship Race uden tvivl ville tiltrække mange danske og udenlandske turister og dermed give en god omsætning for byens hoteller, restauranter og butikker og sidst men ikke mindst give en særdeles god reklame for Århus by og havn. På baggrund af økonomien og det store ressourceforbrug i forbindelse med forberedelse og

2 afvikling af arrangementet ønskede Magistraten ikke at søge om værtskabet. Efterfølgende er skibstræffet Århus Ship Ahoy blevet afholdt i Århus i august 2003, og på baggrund af det vellykkede skibstræf har The Danish Sail Training Association (DSTA), som er den danske del af de 20 nationale organisationer, som udgør medlemskredsen af Sail Training International i England, opfordret Århus Arrangementer til at søge om værtskabet for Tall Ship Race Samtidig har Århus Arrangementer på baggrund af erfaringer med Ship Ahoy vurderet, at The Tall ships Race 2007 ville kunne gennemføres i Århus med et lavere budget end oprindelig antaget. Med baggrund i erfaringerne fra skibstræffet Ship Ahoy 2003 har Århus Arrangementer således i samarbejde med DSTA udarbejdet et samlet budget for Tall Ships Race i Århus på 5,67 mio. kr. Udgifterne forudsættes finansieret dels via tilskud fra Århus Kommune (0,75 mio. kr. fra Erhvervspuljen), Århus Amt (0,2 mio. kr.) og Region Århus Fonden (0,2 mio. kr.), dels via tilskud og sponsorater fra øvrige fonde, organisationer og erhvervsvirksomheder (4,5 mio. kr.). Herudover stiller Århus Havn faciliteter, ydelser m.v. til rådighed svarende til en værdi af 0,5 mio. kr. (forudsætter godkendelse i havnebestyrelsen). I det samlede budget ligger der en økonomisk buffer på 0,6 mio. kr. til uforudsete udgifter. Århus Arrangementer har på baggrund heraf søgt og fået tilbudt Århus som anløbshavn for The Baltic Tall Ships Race i Efterfølgende har DSTA meddelt, at det er en forudsætning, at Århus Kommune rent juridisk står som garant og underskriver af den formelle kontrakt. Det betyder, at det vil være Århus Kommune, der hæfter økonomisk over for DSTA, hvis udgifterne bliver højere end forventet, eller hvis der f.eks. ikke opnås de forudsatte indtægter i form af tilskud og sponsorater. Det kan i denne forbindelse til sammenligning oplyses, at Aalborg i forbindelse med Tall Ship Race 2004 p.t. har formået at indhentet eksterne tilskud/produktsponsorater svarende til ca. 6 mio. kr. Til gengæld påtager Århus Arrangementer sig det praktiske ansvar for planlægning, organisering

3 og afvikling af Tall Ship Race 2007 og udfører hermed denne opgave uden omkostninger for kommunen, herunder de praktiske formaliteter i forhold til de forpligtigelser der følger af kommunens værtskab for arrangementet. Med henvisning til at det bliver kommunen der underskriver kontrakten udgør repræsentanter for borgmesterens afdeling og magistratens 4. afdeling sammen med ledelsen af Århus Arrangementer en overordnet styregruppe for arrangementet mhp. at sikre en vellykket realisering af Tall Ship 2007 samt at arrangementet gennemføres med en begrænset økonomisk risiko for kommunen. Et eventuelt Tall Ship Race i Århus forventes at få minimum besøgende - incl. besætningsmedlemmer fra alle de deltagende skibe og flådefartøjer. Det kan til orientering oplyses, at der ved Tall Ship Race i Aalborg i 1999 var et skønnet besøgstal på besøgende over 4 dage. Udover en generel markedsføring af Århus vil skibstræffet ifølge Århus Arrangementers vurdering også tilføre en meromsætning på ca. 50 mio. kr. til byens forretninger, kulturinstitutioner, hoteller mv. Det vurderes på baggrund heraf, at The Tall Ship Race 2007 vil bidrage til en styrkelse af den fremtidige turiststrategi, som er en del af erhvervshandlingspanen "Vækst i Århus III". Skibstræffet supplerer og underbygger de initiativer, som ønskes iværksat med henblik på en bedre markedsføring af Århus og vil medvirke til en yderligere styrkelse af handlingsplanen og hermed til at fremme turismen i Århus. Indstillingen har været forelagt Erhvervspuljeudvalget, som anbefaler, at der fra Erhvervspuljen ydes et tilskud svarende til euro (ca. 0,75 mio. kr.) til dækning af Århus værtsafgift i forbindelse med The Tall Ships Race Tidligere beslutninger Magistraten har den 10. februar 2003 tiltrådt en indstilling fra Borgmesterens Afdeling om, at Århus Kommune ikke søger om værtskabet for The Tall Ships Race i Indstillingen blev bl.a. begrundet med størrelsen af den kommunale udgift til arrangementet, som på dette tidspunkt blev anslået til op til 8 mio. kr., samt at det ville være en meget ressourcekrævende opgave at forberede og afvikle arrangementet.

4 På baggrund af en opfordring fra The Danish Sail Training Association (DSTA) har Århus Arrangmenter imidlertid søgt og fået tilsagn om værtskabet for The Tall Ship Race 2007 under forudsætning af, at Århus Kommune rent juridisk står som garant og underskriver af den formelle kontrakt. 3. Beskrivelse af indstillingen Foreningen Århus Arrangementer har i november 2003 meddelt Århus Kommune, at man fra den internationale organisation Sail Training International (STI) kan tilbyde værtskabet for Århus som anløbshavn for The Baltic Tall Ships Race 2007 under forudsætning af, at Århus Kommune rent juridisk står som garant og underskriver af den formelle kontrakt med STI. Århus Arrangementer påtager sig til gengæld det praktiske ansvar for planlægning, organisering og afvikling af Tall Ship Race I kontrakten beskrives de forskellige faciliteter mv., som skal være til rådighed for skibe, mandskab, løbsledelse, medier osv. I forbindelse med Århus Arrangementers ansøgning til STI om værtskabet i 2007, har man haft sonderende møder med Århus Kommune, Århus Havn m.fl. for at få positive forhåndstilkendegivelser om deltagelse i The Baltic Tall Ships Race Disse møder har resulteret i anbefalinger og andre positive tilsagn om at deltage i 2007 med sponsorater eller andre former for støtte til arrangementet. Tilsagnet om værtskab sker med henvisning til vedlagte erklæring (se bilag 1) fra Århus Arrangementer, som er indstillet på at påtage sig det praktiske ansvar for planlægning, organisering og afvikling af Tall Ship Race 2007, herunder aftaler om sponsorater o.l. der følger af kommunens værtskab for arrangementet jf. udkast til kontrakt med Tall Ship organisationen. Med henvisning til at det bliver kommunen der underskriver kontrakten er det desuden aftalt at repræsentanter for borgmesterens afdeling og magistratens 4. afdeling sammen med ledelsen af Århus Arrangementer udgør en overordnet styregruppe for arrangementet mhp. at sikre en

5 vellykket realisering af Tall Ship Andre magistratsafdelinger samt Århus Havn inddrages i den forbindelse ad hoc. The Baltic Tall Ships Race 2007 vil finde sted i juli med Århus som starthavn. De øvrige værtshavne vil være Kotka i Finland, Stockholm og Szczecin i Polen. Der forventes deltagelse af af verdens største skole- og øvelsesskibe. Herudover vil der blive deltagelse af den danske flåde og et mindre antal lokale træskibe. Arrangementet i Århus vil strække sig over fire dage med et forventet besøgstal på omkring besøgende. Århus Arrangementers ansøgning til STI om at blive anløbshavn for The Baltic Tall Ships Race 2007 skal bl.a. ses i lyset af de succesfulde Tall Ship Race arrangementer i h.h.v. Aalborg og Frederikshavn og ikke mindst Århus Arrangementers egen succesfulde afvikling af Ship Ahoy 2003 i Århus. Århus Arrangementer har vedlagt en evaluering af Ship Ahoy (se bilag 2), hvori det bl.a. anslås, at ca gæster besøgte Ship Ahoy i august Med inspiration fra Ship Ahoy 2003 vil Århus Arrangementer etablere en projektorganisation til at stå for gennemførelsen af The Tall Ships Race Det betyder bl.a., at der udover den overordnede styregruppe skal nedsættes en styregruppe og et antal arbejdsgrupper bestående af repræsentanter for relevante samarbejdspartnere. Der skal ligeledes nedsættes et præsidium med borgmesteren som deltager. 4. Økonomiske konsekvenser Der er opstillet et samlet budget for The Tall Ships Race 2007 i Århus på 5,67 mio. kr. (se bilag 3). Udgifterne finansieres dels via tilskud fra Århus Kommune (0,75 mio. kr.), Århus Amt (0,2 mio. kr.) og Region Århus Fonden (0,2 mio. kr.), dels via tilskud og sponsorater fra øvrige fonde, organisationer og erhvervsvirksomheder (5,02 mio. kr.). Herudover stiller Århus Havn faciliteter, ydelser m.v. til rådighed svarende til en værdi af 0,5 mio. kr. I det samlede budget ligger der en økonomisk buffer på 0,6 mio. kr. til uforudsete udgifter. Udgiftsbudgettet er gennemgået grundigt i samarbejde med bl.a. Århus Havn i forhold til de havnerelaterede udgifter. Desuden er der indhentet oplysninger fra Aalborg mhp. at sikre at arrangementet vil kunne gennemføres indenfor det opstillede udgiftsbudget.

6 Jf. kontrakten fra STI anmodes Århus kommune om at tegne en forsikring der dækker skader på op til 10 mio euro. Ifølge aftale med Juridisk Afdeling og i lighed med, hvad man har gjort i Aalborg foreslås det, at Århus Kommune meddeler STI, at Århus Kommune vil opfylde de beskrevne forpligtelser i tilfælde af evt. erstatningskrav, men at der ikke vil blive tegnet en særlig forsikring herfor. Med henvisning til The Tall Ships Race's betydning for styrkelsen af Århus turistmæssige profil foreslår Borgmesterens Afdeling, at det kommunale tilskud på 0,75 mio. kr. ( euro) finansieres via Erhvervspuljen. Efter aftale med Århus Arrangementer foreslås tilskuddet udbetalt med euro i 2004, og euro i hvert af årene Denne fordeling svarer til betalingsvilkårene i kontrakten med STI. Der er til Erhvervspuljen afsat 16,1 mio. kr. netto i budgettet for 2004 og 16,1 mio. kr. netto i hvert af årene Bevillingen på kr. vil blive afholdt inden for de afsatte midler i Erhvervspuljen. Århus Kommune vil som kontraktspart rent juridisk stå med det økonomiske ansvar over for STI. Hvis udgifterne bliver højere end forventet, eller hvis der f.eks. ikke opnås de forudsatte indtægter i form af tilskud og sponsorater vil udgifterne skulle finansieres af Århus kommune. Indstillingen indebærer således, at der reelt stilles en kommunegaranti for evt. merudgifter/ mindreindtægter ved arrangementet. Mhp. at sikre en fornuftig økonomisk håndtering af arrangementet opstilles der tre økonomiske delmål, hvor Århus Arrangementer afrapporterer til styregruppen: 1. juli 2005 skal der foreligge økonomisk bindende tilsagn fra fonde og sponsorer på minimum 1/3 af restfinansieringsbehovet (excl. det kommunale tilskud på euro) 1. juli 2006 skal der foreligge økonomisk bindende tilsagn fra fonde og sponsorer på minimum 2/3 af restfinansieringsbehovet (excl. det kommunale tilskud på euro) 1. januar 2007 skal der foreligge et balanceret udgifts- og indtægtsbudget, der dokumenterer at arrangementet vil kunne gennemføres uden økonomisk risiko for kommunen

7 Såfremt sidste forudsætning mod forventning ikke opfyldes eller at der sker afgørende ændringer i forudsætningerne for arrangementet forelægges sagen for magistraten med en konkret indstilling. Med hensyn til den afledte økonomiske effekt for byen forventer Aarhus Arrangementer en betydelig omsætning til Århus som følge af The Tall Ships Race 2007 i Århus. I forbindelse med Århus Arrangementers ansøgning om tilskud fra Århus Kommune til afviklingen af Ship Ahoy 2003 anmodede Erhvervsafdelingen Tourist Århus om en vurdering af forventet besøgstal og omsætning ved et sådant arrangement.. Forventet antal deltagende skibe og marinefartøjer: Tall ships 80 stk. Mindre træskibe 20 stk. Marinefartøjer 10 stk. Antal besætningsmedlemmer ca personer (med et dagligt forbrug på 250 kr.) Besætningsmedlemmer på 4 dage ca personer Antal besøgende gæster pr. dag personer (med et dagligt forbrug på 120 kr.) Gæster i alt på 4 dage personer Omsætning til byen: x 250 kr. = kr x 120 kr. = I alt tilført omsætning til Århus kr. Baseret på Tourist Århus vurdering og det faktiske besøgstal ved Ship Ahoy 2003 i Århus og The Tall Ship Race 1999 i Aalborg, hvor der var et besøgstal på , er det næppe urealistisk at forvente et besøgstal på minimum personer til The Tall Ships Race Omsætningen fra Ship Ahoy 2003 skønner Tourist Århus at være på kr. pr. person, dvs. en omsætning på ca. 52 mio. kr. Den beskæftigelsesmæssige effekt heraf vil være mellem 80 og 105 årsværk, idet man inden for turisterhvervet regner med en beskæftigelsesmæssig effekt på 1 årsværk for hver kr. i omsætning.

8 Set i forhold til tommelfingerreglen om, at 1 ekstra arbejdsplads i den private sektor forbedrer kommunens økonomi med ca kr. vil et kommunalt tilskud på kr. efter alt at dømme være en god forretning. 5. Konsekvenser i forhold til mål Værtskabet for Tall Ships Race 2007 vil bidrage til styrkelse af Århus turistmæssige profil og markedsføringen af byen, som er fastlagt i Erhvervshandlingsplanen Vækst i Århus III. Arrangementet vil således supplere og underbygge andre initiativer, der er iværksat med henblik på markedsføring af Århus som en oplagt destination for korttidsferier og udflugtsmål. 6. Beslutningspunkter Det indstilles, at Århus kommune siger ja til at påtage sig værtsskabet for Tall Ship Race 2007 at Århus kommunes tilsagn sker med henvisning til at Århus Arrangementer er indstillet på at påtage sig det praktiske og økonomiske ansvar for planlægning, organisering og afvikling af arrangementet at repræsentanter for borgmesterens afdeling og magistratens 4. afdeling sammen med ledelsen af Århus Arrangementer udgør en overordnet styregruppe for arrangementet mhp. at sikre en vellykket realisering af Tall Ship Andre magistratsafdelinger samt Århus Havn inddrages i den forbindelse ad hoc. at såfremt der ikke inden den 1. januar 2007 foreligger et balanceret udgifts- og indtægtsbudget, der dokumenterer at arrangementet vil kunne gennemføres med en begrænset økonomisk risiko for kommunen eller hvis der sker afgørende ændringer i forudsætningerne for arrangementet forelægges sagen for magistraten med en konkret indstilling. Louise Gade / Niels Vad Sørensen

9 Bilag: Bilag 1: Budget Bilag 2: Kontraktudkast fra STI Bilag 3: Erklæring fra Århus Arrangementer vedrørende forpligtigelser i forhold til Tall Ship 2007