Fra Metropol: Stefan Hermann, Randi Brinckmann, Nicolai Kragh Petersen, Henrik Busch, Sami Stephan Boutaiba, Stine Hauge Nielsen

Transkript

1 Dato & tid Referent Afbud Deltagere 10. dec kl Stine Hauge Nielsen Eik Dahl Bidstrup, Charlotte Rønhof René van Laer, Jens Elmelund, Henning Bach Christensen, Janne Elsborg, Henriette Christiansen, Niels Arndt Nielsen, Karsten Skawbo-Jensen, Christine Jørgensen (indtil kl. 18), Vibeke Westh, Irene Nørlund, Lars Bo Wiese-Hansen, Melanie Clivaz-Nielsen, Jakob Winther Kjærsgaard Fra Metropol: Stefan Hermann, Randi Brinckmann, Nicolai Kragh Petersen, Henrik Busch, Sami Stephan Boutaiba, Stine Hauge Nielsen Bestyrelsesmøde 10. december 2015 kl A-punkter 0.0. Velkommen til nyt bestyrelsesmedlem Formanden indledte mødet med at byde velkommen til Vibeke Westh, kredsformand i DSR Hovedstaden, udpeget af FTF Region Hovedstaden og som erstatter Vibeke Schaltz. Ledelsessekretariatet Tagensvej København N Tlf. nr info@phmetropol.dk CVR Herefter fulgte en kort præsentationsrunde inkl. fra Vibeke Westh selv. 1.0 Godkendelse af dagsorden 1.1 Dagsorden for bestyrelsesmøde den 10. december 2015 Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2.0 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 26. oktober Referat af bestyrelsesmøde den 26. oktober 2015 En medarbejderrepræsentant spurgte ind til de strukturelle ændringer/organisatoriske justeringer, som var iværksat efter sidste møde. Medarbejderrepræsentanten fandt, at organisationsjusteringen godt kunne være drøftet mere konkret i bestyrelsen, og at der kunne være indskrevet noget om dette i referatet. Medarbejderen beklagede samtidig, at der ikke var indsendt bemærkninger til referatet (desangående), da det var til skriftlig godkendelse. Hertil svarede formanden, at der på mødet havde været en mundligt orientering om at der på baggrund af en beslutning om ny EVU-strategi ville blive planlagt organisatoriske justeringer, og at bestyrelsen godkendte indstillingen, samt at bestyrelsen bad rektor om at foretage de nødvendige tiltag, herunder organisatoriske justeringer i lyset af FFL 2016, inden for rammerne af den nuværende grundorganisering. Dette fremgik også af referatet. Formanden understregede endvidere, at han var tilgængelig, og at man altid er velkommen til at kontakte ham, hvis der skulle være spørgsmål eller ønsker om drøftelse af noget.

2 Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 3.0 Orientering: Løbende revision 3.1 Indstilling 3.2 Revisionsprotokollat af 15. november 2015 Det indstilles, at bestyrelsen tager vedlagte revisionsprotokollat af 11. november 2015 til efterretning Formanden hæftede sig ved, at det endnu engang var flot, at der udelukkende var grønne lys. T.o. orienterede professionshøjskoledirektøren om, at Rigsrevisionen har ændret procedure og at de har ytret ønske om at deltage på bestyrelsesmøde i forbindelse med årsrevision og årsrapport. Bestyrelsen tog revisionsprotokollat af 11. november til efterretning og underskrev det. 4.0 Budget Indstilling 4.2 Budgetnotat 2016 Rektor indstiller, at bestyrelsen vedtager det samlede budget for Metropol for 2016, herunder: At der budgetteres med et positivt driftsresultat på 2,8 mio. kr. inkl. forventede effektiviseringer for 5 mio. kr. At der iværksættes et effektiviseringsprogram, der skal reducere omkostningerne permanent med 21 mio. kr. over en 3-årig periode. I 2016 forventes omkostningerne reduceret med ca. 5 mio. kr. At der budgetteres med strategiske investeringer og videreførelse af F&U-midler på 25,7 mio. kr. At der inkl. strategiske investeringer budgetteres med et negativt regnskabsresultat på 22,9 mio. kr. Professionshøjskoledirektøren præsenterede budget 2016 og indledte med at opridse bagtæppet herfor: Budget 2016 er baseret på forretningsstrategien om vækst på EVUområdet og forøgelse af den eksterne finansiering til F&U-området. Det er en fortsættelse af forudsætningerne, der lå til grund for budget 2014 og budget

3 Finansloven for 2016 indeholder faldende taxametre på det ordinære uddannelsesområde. Frem mod 2019 falder taxametrene med 2 pct. hvert år. For Metropols vedkommende svarer det til et fald i indtægterne på ca. 8 mio. kr. hvert år. De faldende finanslovsbevillinger understreger behovet for vækst på andre områder. Det er en forudsætning for, at Metropol fortsat kan udvikle sig og have økonomi til at lave gode grunduddannelser. I 2016 fortsætter Metropol således med målrettet at investere i strategiske udviklingsområder, der kan bidrage til vækst. Metropol forventer at have et positivt regnskabsresultat i Dernæst gjorde han nærmere rede for forventningerne til hhv. drifts- og regnskabsresultatet, hvor det ift driftsresultatet blev udtrykt, at: Der budgetteres med et positivt driftsresultat på 2,8 mio. kr. i 2016 Det positive driftsresultat er udtryk for effekten af et 3-årigt effektiviseringsprogram på 21 mio. kr. Der forventes effektiviseret for 5 mio. kr. i Der i 2015 blev budgetteret med et positivt driftsresultat på 0,4 mio. kr. I forhold til regnskabsresultatet blev udtrykt fgl.: Der budgetteres i 2016 med et negativt regnskabsresultat på 22,9 mio. kr. Underskuddet er udtryk for, at der foretages strategiske satsninger samt træk på egenkapitalen relateret til F&U-området for i alt 25,7 mio. kr. Strategiske satsninger er bl.a. videreførte satsninger fra budget 2015 og nye satsninger relateret til EVU- og bygningsområdet. Der satses ligeledes på at styrke grunduddannelserne ved at understøtte digital læring og revidere sundhedsuddannelserne. I 2015 blev der budgetteret med et negativt regnskabsresultat på 26,6 mio. kr. Herefter gjorde professionshøjskoledirektøren rede for EVU-området, hvor der i budget 2016 forventes EVU-indtægter på 179,4 mio. kr., hvilket er en stigning på 20,5 mio. kr. i forhold til den forventede indtægt i Der forventes især en vækst i indtægterne på ÅU-området. Pr. 1. januar 2016 foretages som allerede nævnt en organisatorisk justering, der skal understøtte realiseringen af forretningsstrategien på EVU-området. Der iværksættes konkret et 3-årigt effektiviseringsprogram, der skal reducere omkostningerne med 21 mio. kr. i perioden (teknisk fordelt på 5 mio. kr. i 2016, 7 mio. kr. i 2017 og 9 mio. kr. i 2018). Der vil være en bred involvering i organisationen, herunder inddragelse af ledere og samarbejdsorganisationen. 3

4 Der er tale om en formalisering af Metropols hidtidige arbejde med løbende driftsrationaliseringer, hvor hensigten er at lave kloge besparelser, dvs. mere permanente besparelser, så omkostningsbasen reduceres permanent. Studenterrepræsentanterne spurgte ind til, hvad dette indebærer for de studerende, som frygter, at det går ud over grunduddannelserne. Hertil svarede rektor, at der nu skal være en bredere kvalificering i organisationen, hvor man også lokalt kan komme med velbegrundede ideer og forslag til, hvor der mest hensigtsmæssigt og oplagt kan spares - og samtidig sikre et fornuftigt ejerskab. Mulige eksempler der umiddelbart kunne indgå i overvejelserne er ting som optimering af indkøb, endnu bedre lokaleudnyttelse mv. Det blev i den forbindelse understreget, at der helt naturligt vil være et fortsat fokus på et opretholde kvaliteten af uddannelserne, idet det dog blev understreget, at der ikke kan gives nogle garantier. En medarbejderrepræsentant bemærkede, at det er mange penge, og at det er svært at se, at det ikke kommer til at påvirke arbejdsmiljøet. Andre bestyrelsesmedlemmer understregede i den forbindelse, at effektiviseringskravene for Metropol er meget moderate, men at der selvfølgelig er forventninger til, at det kan skabes vækst på EVUområdet, og at realiseringen af dette skal følges meget nøje. Et andet bestyrelsesmedlem spurgte ind til, hvor langt Metropol er ifht. de 5 mio. kr., der skal effektiviseres for i Hertil svarede rektor, at der pt. er en analytisk proces i gang og der som nævnt også vil være en bredere inddragelsesproces. Mht. arbejdsmiljø vil der være en solid inddragelse af ledere og medarbejdere i i forbindelse med de organisatoriske justeringer. Formanden understregede, at havde det ikke været for EVU vækststrategien havde effektiviseringskravene været væsentligt højere (i størrelsesordenen mio. kr.). Bestyrelsen vedtog budget 2016 for Metropol, herunder At der budgetteres med et positivt driftsresultat på 2,8 mio. kr. inkl. forventede effektiviseringer for 5 mio. kr. At der iværksættes et effektiviseringsprogram, der skal reducere omkostningerne permanent med 21 mio. kr. over en 3-årig periode. I 2016 forventes omkostningerne reduceret med ca. 5 mio. kr. At der budgetteres med strategiske investeringer og videreførelse af F&U-midler på 25,7 mio. kr. 4

5 At der inkl. strategiske investeringer budgetteres med et negativt regnskabsresultat på 22,9 mio. kr. Bestyrelsen udtrykte bred opbakning og samtidig var der bred enighed om, at EVU vækststrategien skal følges tæt og løbende. 5.0 LUKKET PUNKT 6.0 LUKKET PUNKT 7.0 LUKKET PUNKT 8.0 Prioriterede indsatser i resultatlønskontrakt 2016 for Rektor, Stefan Hermann 8.1 Indstilling 8.2 Målopfyldelsesgrad 2014 herunder rektor Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter, hvilke indsatsområder, der særligt skal vægtes i rektors resultatlønskontrakt for 2016 Bestyrelsen bemærkede, at det indstillede var fint dækkende. Bestyrelsen drøftede og besluttede de indstillede indsatsområder som særligt skal vægtes rektors resultatlønskontrakt for Formanden bemærkede herefter, at den videre proces er, at han og rektor udfolder underpunkter inden for de givne rammer. 9.0 Drøftelse: Evaluering af bestyrelsesarbejdet Indstilling 9.2 Evaluering af bestyrelsesarbejdet Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer bestyrelsesarbejdet med henblik på eventuelle justeringer på baggrund af resultatet af spørgeskemaundersøgelsen. Sek. bemærkning: Direktionen var ikke til stede under behandlingen af dette punkt. Formanden fremlagde hovedpointerne fra rapporten og konkluderede, at der grundlæggende er en stor tilfredshed med bestyrelsesarbejdet. 5

6 Mht. materiale er det fortsat meget omfangsrigt og med højt abstraktionsniveau, og formanden har allerede talt med rektor om at gøre især forklædet endnu mere læsevenligt. Mht. sammensætningen er bestyrelsen godt og bredt sammensat. Da der er mange nye medlemmer og behov for at lære hinanden bedre at kende, var forslaget, at der planlægges en eftermiddag for kun bestyrelsen med et tema som eksempelvis fremtiden for de videregående uddannelser. Mht. at samle op i starten af et møde vil det være noget, som formanden kan gøre fremadrettet, når der har værre større og væsentlige ting, som er foregået mellem bestyrelsesmøderne. Han havde noteret sig, at der var ønske om flere emner af strategisk karakter, f.eks. Metropols strategiske placering i samfundet (hvor er vi på vej hen det politiske landskab) og internationalisering. Der var blandt bestyrelsesmedlemmerne opbakning til at få flere drøftelser og emner af strategisk karakter. Gerne med nogle såkaldte deep dives. Det blev vendt, hvorvidt der skulle være møder uden deltagelse af direktionen, hvilket der var bred enighed om ikke gav mening (ud over i forbindelse med evalueringen af bestyrelsesarbejdet). Nogle bestyrelsesmedlemmer efterspurgte, at medlemmernes kompetencer evt. kunne bringes mere i spil. Nogle syntes, at materiale af og til godt kunne være knap så gennemtygget og færdigt, mens andre tværtimod påpegede, at hvis bestyrelsen ikke har indspil, så er det et udtryk for, at det er godt. Bestyrelsen drøftede evalueringen og der blev besluttede fgl. justeringer fremadrettet: At der 1 gang om året afholdes et temamøde (½ dagsmøde), hvor man kan gå mere i dybden/tage helikopterperspektiv ifht. et givet emne (evt. med deltagelse af nogle udefra). At der en gang imellem på bestyrelsesmøder tages et emne op (ca. ½ time) og at der hertil er et kort facts/dilemmabaseret oplæg (ca. 1½ side) eller slides. 6

7 At konceptet og formen for det årlige bestyrelsesseminar med uddannelsesudvalgene retænkes (Formanden vender i første omgang dette med rektor). B-punkter 10.0 Orientering (mundtlig): Rektors møde den 5. november med uddannelsesudvalgenes talspersoner Rektor orienterede kort om mødet med uddannelsesudvalgenes talspersoner den 5. nov. og hvor opmærksomhedspunkterne herfra var, at Metropol skal være mere præcis og fokuseret i inddragelsen af dem lokalt; ønske om mere deep dive på møderne, ønske om opdelt materiale og punkter i A og B; at de gerne vil bruges (mere) som ambassadører. Direktionen går derfor videre i dialog med resten af ledergruppen herom Rektor orienterer 11.1 Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen: Tager Rektor orienterer til efterretning Formanden konstaterede endnu engang, at der er gang i rigtig meget og godt på Metropol. Bestyrelsen tog Rektor orienterer til efterretning Eventuelt Der blev fra et bestyrelsesmedlem spurgt ind til det valgarrangement Europabevægelsen og dvs. ja-siden - som havde fundet sted på Metropol i forbindelse med EU-afstemningen om retsforbeholdet. Hertil svarede rektor, at det var Metropol som institution, der på Europabevægelsens foranledning havde stået for arrangementet, og at det dels var et fejltrin, at der ikke var sikret en balanceret repræsentation af de politiske synspunkter, dels at det var foregået i undervisningstiden. De studerende er tilbudt erstatningstimer. Formanden orienterede om, at Dekan Randi Brinckmanns åremål udløber i 2016, og at det er rektors intention at forlænge det med 3 år. Formanden orienterede om, at det var sekretariatschef Sami Stephan Boutaibas sidste bestyrelsesmøde, da han pr. 1. jan 2016 skal være direktør for Pædagogik og Ledelse på University College Sjælland. 7

8 Formanden takkede på bestyrelsens vegne for samarbejdet og ønskede held og lykke. Rektor orienterede om, at Metropol har modtaget bevilling på 10,5 mio. kr. fra Industriens Fond til Praksis- og Innovationshuset. 8

9