Udbudsbetingelser. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Udbud Udbud af rammeaftale om varetagelse af tolkebistand. Side1

Transkript

1 Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Udbud af rammeaftale om varetagelse af tolkebistand Side1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Tidsplan for udbudsforretningen Egnethedskriterier Tildelingskriterier Mangler eller uklarheder i tilbud... 7 Side2

3 1. Indledning Nærværende udbud omfatter varetagelse af tegnsprogs- og skrivetolkning. Henset til karakteren af ydelserne omfattet af udbuddet, anses kontrakten for en tjenesteydelseskontrakt omfattet af udbudsdirektivets bilag II B. Udbuddet er som følge deraf kun underlagt enkelte bestemmelser i udbudsdirektivet, jf. direktivets artikel 21, og i øvrigt reguleret af lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud for visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) og følger Traktatens almindelige regler. Hverken annonceringen eller de i annoncen angivne oplysninger om udbudsform m.v. indebærer, at udbuddet anses for omfattet af direktivets procedureregler i videre omfang. Dette udbud gennemføres som et udbud efter annoncering i overensstemmelse med tilbudsloven. Udbuddet omfatter indgåelse af en række parallelle rammeaftaler med eksterne leverandører om levering af følgende delaftaler og udbuddet omfatter indgåelsen af 10 delaftaler efter region og ydelse: Region/Tolkeform Syddanmark Midtjylland Nordjylland Sjælland Hovedstaden Tegnsprog Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale4 Delaftale 5 Skrivetolkning Delaftale 6 Delaftale 7 Delaftale 8 Delaftale 9 Delaftale 10 Udbuddet er opdelt i 5 regioner, som hver især indbefatter 2 aftaler. Udbuddet består således sammenlagt af 10 delaftaler. Tilbudsgiver kan give tilbud på en eller flere delaftaler, dvs. tilbudsgiver kan byde på alt mellem 1 og 10 delaftaler. Tilbudsgiveren skal i bilag 2, 3, og 4 angive hvilken region og hvilke(n) delaftale(r) der bydes på. Der skal afgives ét tilbud pr. region, der bydes på. Hvis der bydes på delaftaler i tre regioner, skal der således afgives tre separate tilbud. Der skal altså udfyldes et separat bilag 2, 3 og 4 pr. region, der afgives tilbud på. En tilbudsgiver, som byder på flere delaftaler, må ikke afgive kombinationstilbud, dvs. bud der er betinget af, at tilbudsgiver vinder mere end en delaftale (f.eks. at tilbudsgiver A s tilbud på delaftale 8 er betinget af, at tilbudsgiver A også vinder delaftale 10). Tilbuddene på de enkelte delaftaler skal således kunne vurderes delaftale for delaftale. Leverandøren eller dennes ansatte eller medarbejdere skal kunne tegnsprogs- eller skrivetolkning på uddannelsesinstitutioner i hele den/de region(er), leverandøren afgiver tilbud på. Side3

4 Målgrupperne for tolkebistand er døve, døvblinde, døvblevne og svært hørehæmmede elever og studerende, som er under uddannelser efter lov om specialpædagogisk støtte ved videregående uddannelser (LBK nr. 584 af 1. juni 2014 med eventuelle senere ændringer) samt bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v. (BEK nr af 9. december 2013 med senere ændringer). Herudover leveres der også tolkning i begrænset omfang til elever optaget på frie kostskoler efter bekendtgørelse af lov om efterskoler, husholdningsskoler og håndarbejdsskoler (LBK nr. 916 af 13. august 2014 med eventuelle senere ændringer). 2. Den ordregivende myndighed Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K ktst@ktst.dk Internetadresse: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, att. Jannie Eriksen, mail:jannie.eriksen@ktst.dk Tlf. dir.: Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over opfordringsskrivelsen af: Del 1 Del 2 Del 3 for tegnsprogs- og skrivetolkning Rammeaftaler Bilag til rammeaftale Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Samarbejdsorganisation Bilag 4: Pris Formular, der kan anvendes ved afgivelse af erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige samt oplysning om arbejdspladsbeskyttelse m.v. Rammeaftalen med bilag fastlægger overordnet set parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne. Rammeaftaler med de valgte leverandører underskrives i forbindelse med udbudsforretningens afslutning og tildeling. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens hjemmeside: Herudover annonceres udbudsmaterialet på Styrelsen forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til Side4

5 udbudsmaterialet, såfremt styrelsen bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort på styrelsens hjemmeside. 4. Tidsplan for udbudsforretningen Rammeaftalen forventes at blive indgået primo november 2012 med ikrafttrædelse ved underskrift med tolkevirksomhed pr. 1. januar Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan stille opklarende spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt. Spørgsmål, der modtages senest 20. februar 2015 kl lokal tid vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Att. Jannie Eriksen, jannie.eriksen@ktst.dk. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens hjemmeside. 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er 4. marts 2015 kl lokal tid. Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer (papirversioner) heraf 1 underskreven originalversion og 2 kopier, samt 1 elektronisk version på fysisk medie (CD eller USBstick). Tilbud kan ikke afleveres pr. . Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse i en lukket forsendelse mærket "Tilbud - fortroligt - må ikke åbnes ved intern postomdeling": Tilbuddet skal sendes eller afleveres til følgende adresse: Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K Att.: Jannie Eriksen Tilbud der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Dog gælder, at ordregiver, såfremt mindre dele af det printede tilbud mangler, i stedet kan lægge den elektroniske version til grund, forudsat at denne er komplet. Side5

6 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 5. Egnethedskriterier Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: En underskrevet erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver, konsortiet (alle i konsortiet) eller underleverandører på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336/1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre, i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Nærværende erklæring vil blive anvendt som dokumentation uafhængig af antallet af delaftaler, der bydes på. Det er således tilstrækkeligt, at tilbudsgiver vedlægger én underskrevet tro- og loveerklæring ved indgivelsen af tilbud. Ved sammenslutning (f.eks. konsortium) af tilbudsgiver skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Det er dog konsortiet, der tilsammen skal leve op til de ovenstående egnethedskriterier. Erklæringen skal udfyldes, og såfremt der ikke er gæld til det offentlige skal erklæringen forsynes med et 0 eller 0 kr. 6. Tildelingskriterier Indgåelse af rammeaftale om tolkeleverance vil for hver delaftale ske på grundlag af laveste pris, da der på forhånd i udbudsmaterialet er gjort op med kvalitetskravene i bilag 1. Tildeling af konkrete tolkeopgaver vil ske ved Tolkeportalen, jf. bilag 1, pkt I vurdering af pris indgår: Pris pr. tolketime for den konkrete delaftale, og altså pris pr. tolketime i hele regionen. Leverandørerne vil efter indgåelsen af rammeaftalerne fremgå af en prioriteret liste på styrelsens hjemmeside for hver delaftale Leverandøren vil på hver delaftale blive prioriteret på en liste efter den laveste pris, hvor leverandøren med den laveste pris vil blive prioriteret som nummer et på listen og så fremledes. I tilfælde af tilbud med identiske priser vil tildeling ske ved lodtrækning, med henblik på at rangere tilbudsgiver på den prioriterede liste. 7. Mindstekrav og forbehold Udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav. Tilbud der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal i bilag 2 lave en løsningsbeskrivelse af hvorledes mindstekravene vil blive opfyldt af tilbudsgiver med henblik på at styrelsen kan vurdere om mindstekravet er opfyldt. Side6

7 Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for rammeaftale og mindstekrav opstillet i bilag Mangler eller uklarheder i tilbud Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 9. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 10. Behandling af tilbud, fortrolighed mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. 11. Aktindsigt Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i myndighedernes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 12. Delaftaler Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler Såfremt leverandøren tildeles ordren for flere delaftaler inden for en region, vil der blive indgået én samlet rammeaftale indbefattet de relevante delaftaler for denne region. Såfremt leverandøren tildeles delaftaler i flere regioner, vil der blive indgået en rammeaftale pr. region. 13. Tilbuddets udformning For at lette evalueringen af de indkomne tilbud bedes tilbudsgivere følge nedenstående disposition: 1. Kontaktoplysninger Dette afsnit skal indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Side7

8 Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse 2. Rammeaftale Rammeaftalen skal fremsendes i underskreven stand. 3. Bilag til rammeaftale Det fremgår af de enkelte udkast og vejledninger til bilag, hvorledes tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen. 4. Minimumsoplysninger Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsninger af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Side8