Referat fra HAU-møde den 19. september 2012

Transkript

1 Referat fra HAU-møde den 19. september 2012 Mødedato: 19. september 2012 Tidspunkt: Kl til Mødested: Til stede: Soldalen og Blangstedgårdsvej (videokonferencerne) Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen Pædagogisk konsulent Charlotte Agerby Schultz, Center for undervisningsmidler i Vejle Underviser Marianne Kaslund, Ergoterapeutuddannelsen Uddannelseschef Lone Hougaard, Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Studieleder Lars Udengaard, Pædagoguddannelsen i Odense Teknisk chef Christian Jansson HR-konsulent Signe Nancke, Løn og Personale (Ref.) Leni Grue Jørgensen, Løn og Personale (Ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt Opfølgning Temadrøftelse om arbejdet i arbejdsmiljøorganisationen Handleplan vedrørende UCL s handicappolitik Sektorløsning vedrørende trivselsundersøgelse Løn og Personales ydelser der understøtter det lokale arbejde med at nedbringe fravær 4 7. Arbejdsmiljøaftale ( 8-aftalen) Resterende APV-handleplaner Orientering Eventuelt Highlights... 6 Side 1/6

2 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt. Bemærkning til dagsordenen: Hovedvægten på mødet vil ligge på temadrøftelsen om arbejdet i arbejdsmiljøorganisationen. 2. Opfølgning Der er løbende givet skriftlig information til HAU om opfølgningen. 3. Temadrøftelse om arbejdet i arbejdsmiljøorganisationen HAU drøfter aktuelle udfordringer og succeser på arbejdsmiljøområdet. Hensigten er at skabe grundlaget for, hvad der skal indgå i arbejdsmiljøplanen for Følgende mulige indsatsområder for 2013 blev drøftet ved mødet: Arbejdsmiljøorganisationens deltagelse i campusdannelsen Katrine Raunsø Larsen og bygherrerådgiveren for NBA er i øjeblikket ved at udarbejde den overordnede plan for campusbyggeprocessen i Odense. Planen offentliggøres inden længe og vil bl.a. blive præsenteret ved arbejdsmiljøorganisationens inspirationsdag den 23. oktober Konsulenter fra Alectia er med til at arrangere og forestå dagen, og hovedfokus bliver bl.a. på campusbygge- og campusstrategiprocessens forløb. Pr. 1. september 2015 overtager UCL bygningen på NBA, og til den tid skal indretningen af det nye campus samt nye samarbejdsformer være på plads. Det skal sikres, at LAU erne inddrages i tilstrækkeligt omfang. Det er vigtigt at få tilrettelagt rækkefølgen på udmeldinger hvad angår campusbygge- og campusstrategiprocessens indhold for at sikre ægte involvering og ejerskabsfølelse hos alle ansatte i UCL. Arbejdsdelingen mellem ARere og ALere Der er behov for klarere linjer for, hvad henholdsvis ARs og ALs roller er, og hvor der evt. er indbyrdes snitflader eller snitflader med andre grupper. Der efterspørges i høj grad klarhed over, hvem der er ansvarlig for hvad, og klarhed over hvad arbejdsmiljøorganisationen involveres i. Der skal desuden arbejdes med, hvordan det kan sikres, at arbejdsmiljøarbejdet fører til resultater og ikke kun kommer til udtryk ved mødeaktivitet. Afklaring af APV-metoden Arbejdet med at afklare metoden for gennemførelsen af APV-en i 2014 igangsættes i 2013, så det egentlige arbejde med at forberede og gennemføre APV-en kan igangsættes primo Side 2/6

3 Synliggørelse af arbejdsmiljøet over for arbejdsmiljøorganisationen og den øvrige del af UCL Der skal fortsat være fokus på synliggørelse af arbejdsmiljøorganisationens arbejde og af HAUs politikker f.eks. via en blog og mulighed for at tilføje succeshistorier vedr. politikkerne på mit.ucl.dk. Det handler om at få mest mulig viden og synergi ud af arbejdsindsatsen. Udarbejdelse af politikker på baggrund af APV Hau ønsker, at fremtidige politikker udarbejdes på baggrund af APV-erne. Handicappolitikken og sundhedspolitikken samt den ønskede stresspolitik ligger i HAU-regi. En stresspolitik blev bl.a. efterspurgt ved sidste inspirationsdag for arbejdsmiljøorganisationen i marts 2012, og behovet kan aflæses i APV en. Der rejses forslag om, at det i forbindelse med udarbejdelsen af en stresspolitik kan være oplagt at spørge LAUerne, hvilke elementer en sådan politik bør indeholde. Herved opnås ejerskabsfølelse, og det sikres, at lokal viden bringes i spil. Generelt i HAU-politikker skal det fremgå, hvad der er gældende fælles, og hvad der er gældende lokalt. Rygepolitikken, alkoholpolitikken og mobbepolitikken ligger pt. i HSU-regi. HAU ønsker, at man ser på forankringen af disse politikker. Der rejses forslag om at indsamle erfaringer fra Campus-processen i Vejle til inspiration for planlægningen af Campus-processen for NBL. Sekretæren for HAU retter henvendelse til arbejdsmiljørepræsentanterne mhp. at afdække, hvilke opgave de udfører mhp. en videre diskussion af ressourceforbruget. Sekretæren for HAU udarbejder udkast til arbejdsmiljøplanen for 2013, som drøftes på HAU-mødet i december. 4. Handleplan vedrørende UCL s handicappolitik Alice Petersen fra Sygeplejerskeuddannelsen i Odense og sekretæren fra HAU har udarbejdet et udkast til en handleplan for handicappolitikken, som drøftes af HAU. Bemærkninger til handicappolitikken: Det skal fremgå af overskriften, at handicappolitikken er gældende for studerende. Desuden aftales, at målsætningen fra handleplanen sættes ind i selve politikken. Det diskuteres, hvorvidt handicapområdet for studerende er et arbejdsmiljøområde. Beslutninger: Det besluttes, at handicappolitikken og handleplanen sendes i G5 mhp. at de overtager materialet, forholder sig til handleplanen og godkender politikken. Der skal på et senere tidspunkt udarbejdes en handicappolitik for medarbejderne. Side 3/6

4 Sekretæren for HAU tilretter ovenfornævnte ændringer og informerer Jørgen Thorslund. 5. Sektorløsning vedrørende trivselsundersøgelse Allan Kjær Hansen fremlægger tilbuddet fra Interresearch om en sektorløsning vedrørende en trivselsundersøgelse, og HAU drøfter både muligheden af at takke ja til Interresearchs tilbud og muligheden af at inddrage andre eksterne konsulenter og modeller. HAU er af den holdning, at alle har en interesse i en mere professionel tilgang til området. Det vurderes, at timingen ikke er den rette for UCL nu og her, da vi i givet fald binder os til en proces, der løber fra nu af og 2 år frem. Forud for en eventuel inddragelse af eksterne konsulenter skal det drøftes internt, hvordan området fremover bedst gribes an f.eks. ved gennemførelse af dialogmøder med medarbejderne, og denne drøftelse har endnu ikke fundet sted i organisationen. Medarbejderinvolvering i forhold til APV-processen er afgørende, men begrænses ved inddragelsen af eksterne konsulenter. Desuden har andre UCere udvist interesse for at opprioritere det fysiske arbejdsmiljø, mens det psykiske perspektiv vægtes langt højere i UCL. Beslutninger: HAU beslutter, at UCL på baggrund af ovenstående drøftelser på nuværende tidspunkt ikke ønsker at være med i Interresearchs sektorløsning. Allan Kjær Hansen giver Interresearch en tilbagemelding. 6. Løn og Personales ydelser der understøtter det lokale arbejde med at nedbringe fravær Sygefraværsoversigten fra L&P drøftes (udleveret ved mødet). Fremover skal der følge en støttetekst med opgørelser på området, hvoraf det fremgår, hvordan målingen er gjort op. Der er udarbejdet en opgørelse over, hvilke tiltag L&P har taget til at understøtte lederne lokalt i arbejdet med at nedbringe fravær. Hensigten er at få synliggjort, hvad L&P kan bidrage med på området. Opgørelsen indeholder endvidere en oversigt over, hvilke initiativer UCL på nuværende tidspunkt tilbyder, og hvad der tilbydes fremover. HAU anser de anførte tiltag som værende relevante og dækkende i forhold til organisationens behov. Dog påpeges det, at signalværdien i at lade en bisidder deltage under sygefraværssamtaler kan bidrage til unødig optrapning af en konflikt. I stedet foreslås, at der etableres en form for forberedelsesordning. Side 4/6

5 L&P tager de ønskede rettelser til efterretning. 7. Arbejdsmiljøaftale ( 8-aftalen) Der er udarbejdet et udkast til en skabelon til en arbejdsmiljøaftale gældende for sammenlagte lokale udvalg (samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg) ved UCL. Arbejdsmiljøaftalen skal fungere som en huskeliste i forhold til lovgivningen på området. De stedet, hvor udvalgene ikke officielt er lagt sammen, men hvor møderne i praksis afholdes sammen, er aftalen retningsvisende. HAU drøfter udkastets indhold og form. Beslutning: HAU godkender skabelonen til arbejdsmiljøaftalen under forudsætning af et par enkelte rettelser. Sekretæren for HAU tilretter arbejdsmiljøaftalen og sender den til fællesadministrationens sammenlagte udvalg, som officielt er det eneste sammenlagte udvalg i UCL, og gør resten af arbejdsmiljøorganisationen opmærksom på skabelonen. 8. Resterende APV-handleplaner Ved sidste møde drøftede HAU de på det tidspunkt indkomne APV-handleplaner. De resterende handleplaner er nu indhentet, og forsinkelsen skyldes større medarbejderinvolvering. Indholdet i handleplanerne er med til at danne grundlag for, hvilke indsatsområder der skal opprioriteres i Der er indleveret APV-handleplaner på minimum afdelingsniveau og uddannelsesniveau. Der er enighed i HAU om, at angivelsen af datoer og navne på ansvarlige personer i handleplanerne er vigtig i forhold til dokumentationen over for Arbejdstilsynet. I november måned skal der være fulgt op på alle handleplaner, og de skal være opdateret jf. de i skabelonen obligatoriske data. Det aftales, at der i TeamShare oprettes et arbejdsområde, hvor alle APV-handleplaner skal ligge og løbende holdes opdateret af LAUerne. Dette tiltag skal ses som et led i at imødekomme målet og ønsket om øget videndeling og synliggørelse af LAUernes arbejde. Sekretæren for HAU kontakter de enheder, hvis handleplaner mangler data og beder dem om at levere de manglende data. Desuden bedes LAUerne indskrive opfølgningselementerne i handleplanerne. Sekretæren for HAU opretter arbejdsområde for APV-handleplaner i TeamShare og informerer LAUerne om at placere handleplanerne i arbejdsområdet. Side 5/6

6 Sekretæren for HAU gør handleplanerne tilgængelige på mit.ucl.dk 9. Orientering Lone Hougaard rejser spørgsmål om strukturen af sundhedspolitikken. HAU tilslutter sig idéen om, at politikken skal udarbejdes som en overordnet politik med KRAM-faktorerne som delpolitikker. Lone Hougaard udarbejder et udkast til sundhedspolitikken, som skal drøftes ved næstkommende HAU-møde i december. Christian Jansson sender oplysninger vedr. indberetninger i EASY til sekretæren for HAU, mhp. at det sendes med referatet ud. 10. Eventuelt Der har i Jelling været udbudt et hjertestarterkursus, som blev aflyst pga. for få tilmeldte. Der er enighed om, at LAUerne med fordel kan slå sig sammen om at udbyde lignende kurser. Det er ikke et HAU-anliggende. Sekretæren for HAU kontakter LAUerne med en opfordring om, at de fremadrettet koordinerer lignende kurser indbyrdes mhp. at sikre større tilslutning. 11. Highlights Det aftales, at HAUs drøftelser på dagens møde vedr. arbejdsmiljøaftalen, temadrøftelsen om arbejdsmiljøorganisationen og sektoranalysen sammenfattes under highlights på mit.ucl.dk. Side 6/6