Mødereferat. Bestyrelsesmøde. Thea Gade-Rasmussen, Erik Frandsen, Sune Christiansen, Jesper Jørgensen, Janus Blomfrø. Dagsorden:

Transkript

1 Mødereferat Mødedato Emne Bestyrelsesmøde Deltagere Thea Gade-Rasmussen, Erik Frandsen, Sune Christiansen, Jesper Jørgensen, Janus Blomfrø Fraværende Fra Dato Cc Vor ref Sune Christiansen Dagsorden: 1. Valg af referent 2. Trappevask status 3. Postkasse status 4. Kælderleje status 5. Snelister på loftet - tilbud 6. Vinduer i gården - tilbud 7. Altanafregning stue/vicevært hvad gør vi 8. Viceværtfunktioner findes der en arbejdsbeskrivelse 9. Hjemmeside løbende opdatering? 10. Femårsplan hvad gør vi i Holdning til fremleje 12. Holdning til venteliste ved salg 13. Møde med Carsten Kirstein 14. Generalforsamling året der gik præsentation 15. Generalforsamling året der kommer 16. Evt. 1. Valg af referent Sune blev valgt som referent.

2 2. Trappevask status Grundet utilfredshed med kvaliteten fra det nuværende trappevaskefirma har bestyrelsen indhentet et tilbud fra Andersen Andersen s Rengøring på trappevask i andelsforeningen. Erik står for kontakten til nuværende firma Renon. Der er dialog med Renon om at hæve kvaliteten på trappevasken. Erik er trappevaskansvalig. Næste trappevask er torsdag den 5. marts. Sune tilføjer til hjemmesiden, hvem der er trappevaskansvarlig og hvornår der bliver vasket trapper (hver anden torsdag dog bagtrapper hver fjerde uge). Såfremt der er klager fra beboerne angående kvaliteten af tappevasken, skal der tages kontakt til trappevaskansvarlig. 3. Postkasse status Grundet den nye postlov skal andelsforeningen etablere postkasser i studeetagerne. I den forbindelse skal der tages stilling til om foreningens nuværende nøglesystem skal integreres i postkassesystemet eller der skal vælges en løsning, hvor nøglesystemet ikke er integreret. Der er ved at blive indhentet tilbud, der indeholder begge løsninger. Der er markant forskel i prisen på de to løsninger, cirka kr. for en løsning, hvor nøglesystemet ikke er integreret og cirka kr. for en integreret løsning. Bestyrelsen vil bede generalforsamlingen om at tage stilling til valg af løsningsmodel. Bestyrelsen afventer de endelige tilbud. 4. Kælderleje status Bestyrelsen har tidligere konstateret, at Pinar Video bruger mere kælderareal end de betaler for. Det er med beklagelse, at bestyrelsen må konstatere, at der ikke er sket fremskridt i sagen de sidste 3 måneder. Dog er sagen stadig aktuelt. En opmåling af kælderen vil finde sted 3. marts En opmåling vil afdække om Pinar Video bruger kælderareal, som de ikke betaler leje for. 5. Snelister på loftet - tilbud Grundet erfaringer med sne på foreningens lofter har bestyrelsen indhentet tilbud på etablering af snelister på lofterne. Der er indhentet to tilbud. Det ene tilbud koster kr. uden moms ( kr. inklusiv moms). Det andet tilbud koster kr. inklusiv moms. Bestyrelsen vælger tilbudet på kr. Tilbuddet vil blive vendt med andelsforeningens administrator den 5. marts

3 6. Vinduer i gården - tilbud Grundet utætte vinduer i foreningens gårde vil bestyrelsen indhente tilbud på at få disse repareret. Erik er ansvarlig for at indhente tilbud. 7. Altanafregning stue/vicevært hvad gør vi Bestyrelsen har diskuteret om omkostningerne ved etablering af altan i viceværtlejligheden og etablering af altan i stuen Istedgade 72 skal indgå i det samlede regnskab eller om disse skal afregnes særskilt uden om regnskabet for etableringen af resten af altanerne. Angående viceværtlejligheden er det bestyrelsens holdning at diskutere spørgsmålet med andelsforeningens administrator om en huslejestigning eller et engangsbeløb er mest hensigtsmæssigt. Der er ingen afklaring på omkostningerne ved etablering af altan i stuen Istedgade Viceværtfunktioner findes der en arbejdsbeskrivelse Bestyrelsen har overvejet om viceværten kan overtage trappevaskfunktionen. Det er bestyrelses holdning at fortsætte med det nuværende trappevaskefirma og løbende følge op på kvaliteten af arbejdet (se punkt 2). Viceværtens arbejdsbeskrivelse lægges op på hjemmesiden. Arbejdsbeskrivelsen er under evaluering af bestyrelsen. 9. Hjemmeside løbende opdatering? Det er bestyrelses holdning, at hjemmesiden i højere grad skal være bestyrelsens ansigt ud til beboerne. Det tilstræbes at hjemmesiden opdateres med referat fra det månedlige bestyrelsesmøde. 10. Femårsplan hvad gør vi i 2009 Ifølge foreningens udarbejdet femårsplan skal soklerne rundt om bygningerne pudses op i Bestyrelsen vil indhente tilbud på dette arbejde. Bestyrelsen overvejer at arbejde på en forbedring af isoleringen af bygningen i Her tænkes især på en bedre isolering af vinduer, døre og karme. Bestyrelsen vil drøfte med andelsforeningens administrator om ting i femårsplanen kan omprioriteres. Såfremt der gives grønt lys fra administrator vil der blive indhentet tilbud fra håndværkere til en bedre isolering af ejendommen. 3

4 11. Holdning til fremleje Bestyrelsen skal tage stilling til om foreningens vedtægter angående fremleje skal ændres. Administrator har sendt et ændringsforslag, som bestyrelsen skal stilling til. Bestyrelsen har diskuteret om ændringsforslaget skal indgå som punkt på generalforsamlingen som tilsendt fra administrator eller at der skal åbnes op for mere fleksible regler for fremleje. Forslaget vil blive diskuteret med foreningens administrator den 5. marts Holdning til venteliste ved salg Erik, som er ansvarlig for salg af lejligheder, vil gerne fjerne passive personer på den eksterne venteliste. Erik vil kigge på vedtægterne angående muligheden for at fjerne passive personer fra den eksterne venteliste. 13. Møde med administrator Carsten Kirstein På mødet den 5. marts 2009 mellem bestyrelsen og foreningens administrator tilstræbes det at følgende diskuteres: Holdning til fremleje Venteliste ved salg Erhvervslejemål inkl. kælder Budget for 2009 Bestyrelsesansvarsforsikring Eksklusionssager, hvilke pligter/rettigheder har man Altanafregning stue/vicevært Altanreglement skal der være særlig 14. Generalforsamling året der gik præsentation Bestyrelsen ligger op til at følgende emner præsenteres på generalforsamlingen: Vindueskommission afviklet grundet gårdlaugstiltag TV-Kommission ringe tilslutning Loftsrumskommission haft tilbudsgiver ude, prisen for at få et bud fra dem høj, så ikke gået videre Altan-opsætning i fuld gang Dårligt salg af andele eksklusionssager 4

5 Trappevask ikke fungeret så godt, har undersøgt alternativer dyrere indgået i dialog med det nuværende firma Ny hjemmeside skal løbende forbedres 15. Generalforsamling året der kommer Bestyrelsen ligger op til at følgende emner præsenteres på generalforsamlingen: Ændring af vedtægter vedr. fremleje Ændring af vedtægter vedr. salg Erhvervslejemål Kælderleje Postkasser Budget for 2009 Bestyrelsesansvarsforsikring Eksklusionssager 3 stk Altanafregning stue/vicevært Altanreglement Viceværtfunktioner Femårsplan Snelister på loft 16. Evt. Bestyrelsen havde ingen emner til eventuelt. 5