Målhierarki, interessentanalyse og milepælsoversigt - Udarbejdet ud fra Rosenmeiers skabeloner 2009

Transkript

1 Målhierarki, interessentanalyse og milepælsoversigt - Udarbejdet ud fra Rosenmeiers skabeloner 2009 Trin 1; Formål Drøft og beskriv formål (nyttemål) med en handleplan for jeres valgte udviklingsområde Spørgsmål, der kan overvejes i forbindelse med udarbejdelse af formål (nyttemål): - Hvad vil vi gerne opnå med en handleplan for de valgte udviklingsbehov/ problematikker inden for udviklingsområdet? - Hvilken forandring/ virkning vil denne handleplan bevirke i den daglige praksis? - Hvilke nye muligheder giver denne handleplan for de givne involverede, samarbejdspartnere o.a.? - Hvordan hænger denne handleplan sammen med eventuelle idégrundlag og øvrige aktiviteter? Når du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde folk sammen for at samle tømmer. Du skal heller ikke uddele opgaver eller delegere arbejdet, du skal vække deres længsel efter det store åbne hav. Antoine Saint-Exuperý Det/ de beskrevne formål skal: - Være enkelt/ enkle, og det/de skal være let(te) at forstå, huske og fortælle, evt. formuleret som en vision. - Udtrykke fordele for dem, der berøres af aktiviteten. - Tydeliggøre forandringen fra gammelt til nyt. Trin 2; Mål Drøft og opstil et målhierarki for jeres udviklingsområde (målbeskrivelse) Mål (resultatmål/ produktmål) kan ses som: - Det, der konkret ønskes nået/ iværksat med en handleplan for de valgte udviklingsbehov/ problematikker inden for udviklingsområdet. - En konkret beskrivelse af, hvordan formålet realiseres. Det opstillede målhierarki skal udspænde formålet, dvs. at der med målhierarkiet ikke skal herske tvivl om, hvad den givne handleplan skal omfatte, og hvad der konkret skal iværksættes for realisering heraf. 1

2 Til formål og mål knytter sig i målhierarkiet også succeskriterier, forstået som et målformuleret udtryk for (angivelse af), hvad der skal til, for at de givne tiltag/ initiativer resultatmæssigt kan betegnes som en succes. Et succeskriterium: - Knytter sig til det enkelte mål og kobler sig ud fra sin nytteværdi til det til målet angivne formål. Kan hermed ses som en indikator for, at formålet via de enkelte mål bliver opfyldt. - Viser nyttevirkningen af de givne tiltag/ initiativer. - Viser hvordan de givne tiltag/ initiativer gør en målbar forskel. Mål/ succeskriterier udformes efter SMARTE-modellen: Specifik - Udtryk målet så konkret som muligt. Measurable - Målet skal kunne måles. Assignable - Ansvaret for at målet nås, skal kunne tildeles en person eller en gruppe af personer. Realistic - Målene skal kunne nås, under de givne vilkår. Time-related - Realiseringen skal være tidsfastsat. Evaluerbar - Konkret måling og opfølgning skal være mulig. Målene skal altid beskrives som konkrete målbare forhold. Praktisk opbygning af målhierarki: 1. Opbygningen af målhierarkiet tager udgangspunkt i de udarbejdede formål. Teknikken er enkel. Når et mål eller formål er skrevet/ placeret, kan I bevæge jer op i målhierarkiet ved at spørge "Hvorfor?" og ned i hierarkiet ved at spørge "Hvordan?". 2. Hierarkiet kan uddybes ved at spørge "Hvordan?". Fortsætter I denne spørgen, kan målene blive mere og mere detaljerede, og I vil i princippet til sidst ende i en formulering af milepæle. 3. Efter at være kommet godt ned i detaljerne, kan I gå op i målhierarkiet ved at spørge "Hvorfor?". Det er vigtigt at gennemføre denne op- og nedstigning i målhierarkiet flere gange. Først da får I det helhedssyn, der skal til. 2

3 4. Efter at målhierarkiet er udarbejdet, vil I kunne anvende den nederste række af konkrete mål (succeskriterier) direkte til at udarbejde indsatsområder for den kommende planlægning. Hvis disse mål er for detaljerede, vil I allerede være nået ned i et milepælsniveau. Det er derfor vigtigt, når I arbejder med målhierarkiet, at I sørger for et rimeligt ensartet detaljeringsniveau i de forskellige grene af hierarkiet. 5. Som sidste trin er det nu muligt at definere formål, mål og succeskriterier og samtidig se den indbyrdes sammenhæng. Faldgruber og begrænsninger: Målhierarkiet har en tendens til at blive omfattende, og det er derfor vigtigt, at I har et rimeligt overblik over opgaven, inden I starter op. Jo bedre, I er forberedt, jo bedre resultater, kan I opnå. Det er vigtigt, at I anvender metoden stringent. At I hele tiden spørger "Hvorfor?", når der gås op i hierarkiet og hele tiden spørger "Hvordan?", når I går ned i hierarkiet. Ellers kan der nemt skabes forvirring og manglende overblik. I skal være opmærksomme på, at målhierarkiet er et hierarki af mål og ikke har en indbygget tidsafhængighed. Det er ikke sådan, at målene står i kronologisk orden. Hele idéen med målhierarkiet er at få et fælles overblik over opgaven i arbejdsgruppen. Det er derfor vigtigt, at alle i arbejdsgruppen deltager aktivt og ligeværdigt. 3

4 Skabelon for opstilling af målhierarkiet Formål Delformål Delformål Delformål Mål Mål Mål Mål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium Succeskriterium 4

5 Trin 3; Interessentanalyse Drøft og lav en interessentanalyse En interessentanalyse udarbejdes, fordi: - De væsentligste interessenter/ personer, som bliver berørt af/ har interesse i en handleplan for de beskrevne udviklingsområder skal identificeres og beskrives - Det er vigtigt at afstemme formål, mål og succeskriterier i relation til den enkelte interessent og dennes interesser i handleplanen - Det er vigtigt at være opmærksom på forskellige interessenters interesser, interessekonflikter m.v. - Det er vigtigt at sikre forståelse og accept for og hos de forekomne interessenter - Det er vigtigt at synliggøre forskellige interessenters involvering i fht. orientering om og implementering af den udarbejdede handleplan for de beskrevne udviklingsområder. Praktisk opbygning af interessentanalyse: 1. Brainstorm/ skab sammen overblik over givne interessenter/ personer, som bliver berørt af/ har interesse i en handleplan for jeres udviklingsområder interne som eksterne (Hvem er de?). 2. Sortér evt. interessenterne i kategorier efter indflydelse, interesse, aktive/ passive o.a. (Hvem er vigtige?). 3. Beskriv for hver enkelt interessent, hvordan I mener, denne kan opleve FORDELE som ULEMPER ved den givne handleplan. (Hvad ønsker de?). 4. Beskriv hvilken betydning interessenten har, og hvordan denne evt. kan bidrage til f.eks. implementering af handleplanen. 5. Beskriv håndtering (herunder afklaring af/ afstemning af holdninger og forventninger) af interessenten, herunder evt. særlig inddragelse i implementering, fastholdelse og videreudvikling af handleplanen (Hvad gør vi ved dem?). 5

6 Interessenter som berøres/ har interesse i en handleplan for udviklingsområde.. Udfyldt af Dato Interessent Interessenten kan opleve følgende FORDELE ved en handleplan for udviklingsområde.. Interessenten kan opleve følgende ULEMPER ved en handleplan for udviklingsområde.. Uddannelsen kan opleve interessentens bidrag eller position på følgende måde Håndtering af interessenten 6

7 Interessenter og informationsstrategier De beskrevne interessenter kan sammenholdes i en matrix, som tydeliggør de enkelte interessenters indflydelse og medvirken samt de aktuelle interessenter i forhold til hinanden. I matrixen bruges to kriterier til at sortere interessenterne efter: Hvor stor indflydelse interessenten har, og hvor afgørende interessentens aktive medvirken er. Grad af aktiv medvirken Nødvendig for t t t Gidsler Ressourcepersoner t t t t Eksterne interessenter t Grå eminencer Ikke nødvendig/lille indflydelse Stor indflydelse Indflydelse på projektet Med den givne matrix får I fire hovedkategorier af interessenter, som kan benævnes gidsler, ressourcepersoner, eksterne interessenter samt grå eminencer. Kort om de fire kategorier: 7

8 Gidsler Interessenter, som har lille eller ingen mulighed for at træffe beslutninger om eller indflydelse på handleplanen, men hvis medvirken er nødvendig, hvis den skal få succes. Til trods for at denne kategori benævnes gidsler, anbefales det ikke at behandle dem som sådanne. I stedet for bør de informeres og involveres (ofte via repræsentanter) i så vid udstrækning som muligt. Ressourcepersoner Interessenter, som har stor indflydelse på handleplanen og hvis aktive medvirken også er nødvendig. Det er eksempelvis de personer, der skal anvende/ tage del i handleplanen. Disse interessenter skal involveres direkte i implementeringen. Grå eminence Interessenter, som har stor mulighed for at påvirke væsentlige beslutninger omkring implementering af handleplanen, men som ikke behøver at levere en større arbejdsindsats heri. Strategien er at høre dem både ved opstart af og under selve implementeringen. Det er hensigtsmæssigt at afholde møder med dem og rapportere status på implementeringen undervejs. Eksterne interessenter Denne gruppe har ikke mulighed for at påvirke centrale beslutninger vedr. handleplanen, og deres aktive medvirken er heller ikke nødvendig. Det er dermed ikke disse interessenter, der skal bruges mest krudt på. Ofte kan man nøjes med at orientere dem via massekommunikation. Men det er dog nødvendigt at overvåge, hvordan de forholder sig til implementeringsprocessen, som den skrider frem. 8

9 på projektet Ahrengot m.fl. (2005). Aktiv projektledelse: Mål, milepæle, mennesker. København: Børsen 9

10 Trin 4; Milepælsoversigt Milepælsplanen udformes som en beskrivelse af konkrete tiltag, der skal foretages som led i implementering af den udarbejdede handleplan og de hertil knyttede udviklingsaktiviteter. Milepæle for implementering af handleplan for udviklingsaktiviteter Milepæle vedr. Ugenummer og milepæl Milepæl 1: Milepæl 2: Milepæl 3: Milepæl 4: Milepæl 5: Milepæl 6: Milepæl 7: Milepæl 8: Milepæl 9: Milepæl10: 10