Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Hans Peter Andersen, formand Lis Højsager, næstformand Heidi Schöwing-Hansen (deltog ikke)

Transkript

1 Boligselskabet BSB Lunderskov Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 20. september 2011 kl Mødet holdes på Boligcenter Haderslev, Naffet 2, 6100 Haderslev. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet BSB Lunderskov Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Orientering vedr. afslag vedr. dispositionsfonden Valg af kredsdelegerede til BL Bestyrelsens forretningsorden Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Regulering af indskud ved genudlejning Genforhandling af forretningsføreraftale Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Hans Peter Andersen, formand Lis Højsager, næstformand Heidi Schöwing-Hansen (deltog ikke) Holger Bengaard (afbud) Kjeld Vellier Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 5. oktober 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt af bestyrelsen. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 22. februar Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referater blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 3 Boligselskabet BSB Lunderskov 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Hans Peder Andersen Formand Repræsentantskabet Udpeget af kommunen Lis Højsager Næstformand Repræsentantskabet 2012 Heidi Schöwing-Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Holger Bengaard Medlem Domea 2011 Kjeld Vellier Medlem Repræsentantskabet 2011 Christian Højsager Suppleant Repræsentantskabet 2011 Kurt Sørensen Suppleant Repræsentantskabet 2011 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Hans Peder Andersen og Kjeld Vellier er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstilling blev godkendt. 3.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Side 2 af 11

3 Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar og næstformanden 1 ½ portion og øvrige bestyrelsesmedlemmer 1 portion. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, om honoraret skal fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og om princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Indstilling blev godkendt, honorar indreguleres og fordeling foresætter uændret 3.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 26 til 28. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendt årsregnskabet. 3.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 1021 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetning blev godkendt. Side 3 af 11

4 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Indstilling blev godkendt. 3.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Indstilling godkendt, bestyrelsen godkendte budgettet. 3.8 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr svarende til kr pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Side 4 af 11

5 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 2012/2013 opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. Referat: Indstilling godkendt. 3.9 Orientering vedr. afslag vedr. dispositionsfonden Vi har modtaget vedhæftede svar på vores ansøgning om fritagelse for dispositionsfondens dækning af lejetab. Vi oplyste kommunen i forbindelse med behandlingen af ansøgningen: At vi accepterer indstillingen om at BSB Lunderskov ikke får fritagelse for dækning af lejetab. Vi er efterfølgende blevet opmærksomme på nogle uklarheder i lovgivningen, og vi mener nu som udgangspunkt, at kommunen ikke kan afvise en ansøgning om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab så længe dispositionsfondens indestående er under et i lovgivningen fastsat minimum på kr pr. lejemålsenhed. I BSB Lunderskov udgør indeståendet kr. 851,73 pr. lejemålsenhed. Domea vil arbejde videre på at afklare sagens juridiske problemstillinger, og hvis sagen falder ud som vi forventer, vil vi fremsende fornyet ansøgning om fritagelse til Kolding Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstilling godkendt Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Lunderskov kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Lis Højsager og Kjeld Vellier blev valgt Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Standard forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Forretningsorden blev godkendt og underskrevet Forvaltningsrevision årlig opfølgning Side 5 af 11

6 Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Indstilling blev godkendt Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 185 personer. Heraf har 77 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 4301 Dollerupparken ,71 I alt i afdelingen Solparken , , I alt i afdelingen Petersminde , ,25 I alt i afdelingen Kongsbjerg Hjemmet, Reinholdts Bakke (ældreboliger) I alt i afdelingen Toftegården, Hovedgaden (ældreboliger) I alt i afdelingen I alt i BSB Lunderskov Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er [det angives om situationen er tilfredsstillende og, om der er behov for særlige indsatser eller overvejelser]. Fraflytningsstatistik for perioden for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Side 6 af 11

7 Boligselskabet BSB Lunderskov Afdeling: Antal fraflytninger: 4301 Dollerupparken Solparken, Ahornvænget Petersminde Kongsbjerg Hjemmet Toftegården 2 Fraflytninger i alt 15 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstilling blev godkendt Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2011 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdelingerne i Boligselskabet BSB Lunderskov kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m Dollerupparken kr 200, Solparken, Ahornvænget kr 200, Petersminde kr 202,00 Kongsbjerghjemmet, Reinholdts Bakke kr 296, Toftegården, Hovedgaden 28 kr 310,47 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216,00 pr. m 2 ved genudlejning i afdelingerne 43/01, 43/03, 43/08. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelingerne 43/01, 43/03 og 43/08. Referat: Indstilling blev godkendt. Side 7 af 11

8 3.15 Genforhandling af forretningsføreraftale Genforhandling af forretningsføreraftale for perioden til Udkast til forretningsføreraftale og ydelseskatalog vedlægges. Orientering gives på mødet. Referat: Efter orienteringen besluttede bestyrelsen at underskrive aftalen for perioden fra til Personaleforhold Generel orientering Afdeling 4308, Petersminde har fået deres egen timelønsansatte ejendomsfunktionær. De øvrige afdelinger har ikke haft personalemæssige ændringer, der er dog et ønske fra Grete og Jørgen Knudsen om at ændre opgaven vedr. vintervedligeholdelse. De er ved at udarbejde et forslag om at snerydning og saltning skal udføres af et firma, mod at deres løn reduceres i vintermånederne, forslaget vil blive drøftet med afdelingsbestyrelserne inden 1. november Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Bilag: Brev af 21. januar 2011 Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det noteres for god ordens skyld, at boligorganisationen har tilsluttet sig det obligatoriske kursusforløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 4301: overskud på kr Afdeling 4303: underskud på kr Afdeling 4308: overskud på kr Afdeling 4309: overskud på kr Afdeling 4310: overskud på kr Side 8 af 11

9 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 26 til 28. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Indstilling godkendt. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 4301: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,99 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at omkostninger til realkreditlån til tagrenoveringen er indregnet og at stigningen i antennebidraget skal ske pr , således underskud i antenneregnskab nedbringes. Afdeling 4303: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 4,04 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse normalt forhøjes med 3% årligt, men i dette budget er stigningen 22% og den vil blive øget med yderligere 10%, når underskudsafvikling er færdig. Afdeling. 4307: Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at det er det første budget efter at Bofællesskabet er udskilt som en selvstændig afdeling fra Afdeling 4308: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at selv om der ikke er nogen stigning pr har det alligevel været muligt at øge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse samt tab ved fraflytninger. Afdeling 4309: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,05 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afvikling af underskud, konto 133 er øget til kr , således det forventes at saldo en afviklet i regnskabsåret 2013/14. Afdeling 4310: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,46 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at der er afsat kr til afvikling af underskudssaldo i 2012/13, selv om saldo kun forventes at være kr pr Side 9 af 11

10 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter. 4.3 Orientering om driftsforhold Afdeling 4301, Dollerupparken har afsluttet rækkehusenes tagrenovering, der resterer kun endelig belåning af udgifterne. Bestyrelsen har tidligere godkendt at der kan optages realkreditbelåning. Når det skal optages realkreditlån skal kommunen give tilladelse til det og denne er p.t. ikke modtaget. Efter Domeas opfattelse har kommunen ikke skullet godkende igangsættelsen af arbejdet, da renoveringen ikke medfører huslejeforhøjelser på 5% eller mere. Afdelingsmødet den besluttede at beboere efter eget ønske kunne få monteret ventilationsanlæg med varmegenvinding og at dette kunne finansieres som kollektiv råderet (afdelingen betaler et tilskud til det enkelte anlæg, således lejeforhøjelsen for den enkelte lejer ikke overstiger 5%). Årsagen til ønsket om montering af ventilationsanlæggene, er at der gennem en del år har været fugt- og kuldbrosproblemer i boligerne og at disse kræver meget nøje udluftning af boligerne gennemtræk minimum 3 gange daglig og det er der mange som ikke opfylder. Afdeling 4303, Solparken, Ahornvænget m.v. fik desværre et dårligt regnskabsresultat, hvilket har betydet at afdelingens økonomi er blevet yderligere anstrengt, huslejen er blevet forhøjet med 6,14% pr , denne forhøjelse indeholdt den manglende forhøjelse pr afdelingsmødet besluttede den at huslejen skulle stige med 4,04% vedrørende 2012/13 og at dette skulle ske 3 måneder tidligere end normalt, nemlig den for at imødegå eventuel underskud i 2011/12. Bestyrelsen har tidligere besluttet at afdelingens opsamlede underskud kunne dækkes af tilskud fra dispositionsfonden, hvis ældreboligerne i den gamle del af Toftegården blev solgt til kommunen, men da der ikke er truffet beslutning om et køb, dækkes underskudssaldoen (pr : kr ) ikke af dispositionsfonden. Bestyrelsen bedes tage stilling til at tilskuddet gives selv om boligerne på Toftegården ikke sælges, da afdelingen har brug for at øge deres henlæggeler til planlagt og periodisk vedligeholdelse yderligere og ved bortfald af omkostningerne til afvikling af underskudssaldo kan dette påbegyndes tidligere en planlagt. Afdelingen har desuden fået en uforudset udgift, da det er konstateret at undertagene i 2 rækkehuse på Ahornvænget er så dårlige at udskiftning inkl. ny tagstensbelægning er nødvendig for at undgå vand indtrængen ved bl.a. fygesne udgiften til dette er overslagsmæssigt kr moms, men da afdelingens samlede henlæggelser efter fradrag årets nødvendige reparationer kun er ca. kr , har afdelingen ikke mulighed for at få lavet arbejdet uden lån eller tilskud fra arbejdskapitalen, hvorfor vi på afdelings vegne skal ansøge om hjælp. Et tidligere afdelingsmøde har besluttet at beboere på Ahornvænget efter eget ønskes kan få udskiftet ventilationsanlægget som kollektiv råderet. De beboere der ønsker arbejdet skal dække låneomkostningerne ved en huslejeforhøjelse på ca. kr pr. måned. Der optages et fastforrentet banklån til dækning af udgifterne. Referat: Vedr. afd blev bestyrelsen orienteret om, at Byggeskadefonden har indvilliget i at dække omkostningerne til reparation af de skader Byggeskadefonden har fundet i tagkonstruktion m.v. Afdelingens egenbetaling af udgifterne vil være 5% eller ca. kr øvrige mangler vedr. afd anser Byggeskadefonden ikke som værende større, end disse kan udbedres via afdelingens egen drift. Generelt tog bestyrelsen oplysningerne om driftsforholdene til efterretning, specielt skal det dog gøres opmærksom på at: Side 10 af 11

11 - Bestyrelsen godkendte at der må laves ventilationsanlæg med varmegenvinding som kollektivt råderetsarbejde i afd Bestyrelsen besluttede at afd får dækket den opsamlede underskudssaldo pr kr af dispositionsfonden, under forudsætning af at den opnåede besparelse på afvikling af underskud (konto 133) i indeværende og kommende års budgetter skal anvendes til øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse (konto 120). - Bestyrelsen besluttede også at afd kunne få et lån fra arbejdskapitalen til dækning af den uforudsete udgift til nyt undertag inkl. nye tagsten på kr lånet skal ydes så det opfylder lovgivningens rammer med hensyn udfærdigelse af gældsbrev m.v. jf. driftsbekendtgørelsens 42 og Bestyrelsen godkendte også at der fortsat måtte laves ventilationsanlæg med varmegenvinding som kollektivt råderetsarbejde. 5 Eventuelt Ingen bemærkninger. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 11 af 11