Forslag til kommunikationspolitik for dannelsen af Viborg Storkommune, gældende fra 1. januar 31. december 2006

Transkript

1 Forslag til kommunikationspolitik for dannelsen af Viborg Storkommune, gældende fra 1. januar 31. december 2006 Denne kommunikationspolitik er en revideret udgave af den kommunikationspolitik, der er godkendt i de seks byråd/kommunalbestyrelser i november 2004 og som har været gældende frem til udgangen af Fra 1. januar 2007 afløses den af en ny kommunikationspolitik for den nye Viborg Kommune.

2 1. Kommunikationspolitik Mission En vellykket kommunikation er en vigtig forudsætning for, at den nye storkommune kommer hurtigt og effektivt fra start og at den placeres på landkortet med et positivt image. Det er vores mission at udbrede kendskabet til og forståelsen for dannelsen af den nye storkommune og den betydning, den får for borgerne. Forståelsen skal være til stede både eksternt og internt og skal imødegå utryghed og mytedannelse under sammenlægningen. I sammenlægningsprocessen ønsker vi at fremstå som en åben og troværdig organisation, der lægger vægt på at gå i dialog med de forskellige interessenter. Interessenterne skal opleve at få hurtig, tilstrækkelig og vedkommende information. Mål - Effektiv og ensartet kommunikationsgang fra topledelse til ansatte og offentlighed - Rækkefølgen for kommunikationen er politikere medarbejdere borgere/presse - Kendte og efterlevede regler for udtale-ret - Sammenhæng mellem intern og ekstern kommunikation - Samme information på samme tid til den samme type interessenter - Hurtig reaktionsevne ved negativ omtale, mediestorm m.m. 2. Kommunikationsstrategi Inddragelse af interessenter Borgerinddragelsen i sammenlægningsprocessen er højt prioriteret. Det kan f.eks. ske ved borgermøder, dialogmøder eller i forbindelse med informationsaktiviteter til forskellige interessenter. Pressekontakt Gode relationer til medierne er vigtige i sammenlægningsprocessen. Målet er at give et åbent indblik i sammenlægningsprocessen, samt at give hurtige og præcise svar, når pressen henvender sig. Det er SAMU s formand, der som udgangspunkt udtaler sig på SAMU s vegne. Derudover har alle medlemmer naturligvis ret til at udtale sig på egne vegne i sammenlægningsprocessen. Sammenlægningsudvalget og direktionen fungerer kommunikationsfunktionen som kommunikationsberedskab ved f.eks. vigtige nyheder, mediestorm eller negativ omtale. Der arbejdes efter en offensiv pressestrategi, så både gode og dårlige historier fortælles proaktivt. 2

3 Intern kommunikation Kommunikation til de ansatte i kommunerne og amtet om sammenlægningsprocessen er en ledelsesopgave. Det er den enkelte leders opgave at sikre, at budskaberne hurtigt og åbent kommunikeres ud til de relevante medarbejdere, og at det formidles på en måde, så det er forståeligt og relevant for den pågældende medarbejdergruppe. På samme måde har lederen ansvaret for at besvare medarbejdernes spørgsmål eller sende dem videre op i systemet. Dialog mellem ledelse og medarbejdere er et meget vigtigt redskab for at sikre engagement og medindflydelse i sammenlægningsprocessen. Ledelsen har mulighed for at benytte de eksisterende kommunikationskanaler, f.eks: MTHSU og MED-systemet i øvrigt Ekstraordinære informations- eller fyraftensmøder for alle eller udvalgte medarbejdergrupper Fælles personaleblad og elektroniske nyhedsbreve. 3. Handlingsplan 2006 Handlingsplan justeres løbende Planen giver en oversigt over de vigtigste kommunikationsaktiviteter i sammenlægningsprocessen frem til den nye kommune er dannet pr. 1. januar Formålet med planen er at understøtte kommunikationspolitikkens mission og mål. De forskellige kommunikationsaktiviteter skal således tilsammen danne et godt grundlag for at kunne kommunikere vigtig og relevant information til de forskellige interessenter. Handlingsplanen er en rammeplan. For mange af aktiviteternes vedkommende skal der udarbejdes en egentlig kommunikationsplan med yderligere beskrivelse af kommunikationsmål, kommunikationsstrategi, økonomi, etc. Kommunikationsplanerne forelægges den administrative styregruppe. vil direktionen m.fl. stå for udmøntning af handlingsplanen. TIDSPUNKT AKTIVITET AKTØR Januar 2006, efter godkendelse i SAMU Kommunikation af holdninger, mål og aktiviteter Kommunikationspolitikkens holdninger og mål gælder for hele sammenlægningsprocessen. Når kommunikationspolitikken er godkendt, skal den derfor kommunikeres ud både eksternt og internt. Interessenter: Medarbejdere, presse, borgere Ledelsesniveauet i kommunerne i samarbejde med kommunikationsfunktionen. 10. januar 2006 Fælles personaleblad Personalebrevet udkommer på tryk til alle ansatte som første fælles personaleblad. Interessenter: Medarbejderne i Viborg Stor- /redaktionsgruppen i samarbejde med direktionen. 3

4 Ad hoc Marts 2006 Marts/ad hoc Marts og december 2006 kommune, herunder relevante amtsmedarbejdere Nyhedsbrev til alle ansatte Sideløbende med det trykte personaleblad udkommer internt, elektronisk nyhedsbrev til ansatte i de seks kommuner. Visionen for Viborg Storkommune i offentlig høring Interessenter: Borgere, organisationer, medarbejdere, m.fl. Debatfora og/eller borgerpaneler og/eller borgermøder Mulighed for at understøtte dialogen i sammenlægningsprocessen: Eksternt f.eks. i forbindelse med vision, ændring af serviceniveau eller nye politikker Internt f.eks. i forbindelse med personalepolitik, lokaleforhold el.lign. Interessenter: Borgere, organisationer, medarbejdere, m.fl. Informationsavis til borgerne Borgeravis udgives for at øge kendskabsgraden til tilblivelsen af den nye kommune. Interessenter: Borgerne Interessenter: Medarbejderne i Viborg Storkommune, herunder relevante amtsmedarbejdere direktionen. Projektsekretariatet/ kommunikationsfunktionen SAMU /Projektsekretariatet i samarbejde med direktionen/samu Direktionen/ evt. i samarbejde med freelancer maj 2006 Forskningens Døgn Markedsføring af Forskningens Døgn jf. beslutning i politisk styregruppe den 26. oktober ViborgEgnens Erhvervsråd kommunikationsfunktionen Maj/ad hoc 2006 Interessenter: Erhvervsliv/uddannelse Generel serviceinformation for Viborg Kommune 2007 Kontaktinformationer fra storkommunen forbe- bl.a. hovedomstillingen 4

5 Maj 2006 November 2006 December 2006 December 2006 redes, så den i 2007 kan præsenteres samlet i diverse telefonbøger/vejvisere. Interessenter: Borgere, samarbejdspartnere, leverandører m.fl. Bog om Viborg Storkommune Mulighed for at arbejde videre med ideen om bog/håndbog om Viborg Kommune til udgivelse i Interessenter: Borgere, erhvervsliv Kommunikation af holdninger, mål og aktiviteter ny politik pr. 1. januar 2007 Når kommunikationspolitikken er godkendt, skal den kommunikeres ud både eksternt og internt. Interessenter: Medarbejdere, presse, borgere Information til borgerne om ny kommune pr. 1. januar 2007 Budget 2007, ny hjemmeside, borgerservicebutikker, åbningstider, hvem-sidder-hvor. Formidles i borgeravis, på hjemmesider, i annoncer etc. Interessenter: Borgere 1. Måling på Viborg Storkommune Der udvælges en række parametre, som ønskes målt en gang årligt: F.eks. borgernes kendskab til storkommunens mål og ydelser, tilfredshed med serviceydelser, etc. Direktionen/ i samarbejde med ekstern partner Ledelsesniveauet i kommunerne i samarbejde med kommunikationsfunktionen. ledelsen i de relevante afdelinger. Projektsekretariatet/ analysebureau Interessenter: SAMU, direktionen, borgerne LØBENDE AKTIVITETER 2006 Information på Hjemmesiden skal medvirke til, at alle interessenterne i sammenlægningskommunerne har et højt informa- 5

6 tionsniveau og får samme information på samme tid. På hjemmesiden offentliggøres mødeplan for sammenlægningsudvalget samt dagsordner og referater. (Forudsat at SAMU s møder lægges torsdag:) Dagsordner lægges på hjemmesiden senest mandag inden mødet. Referaterne offentliggøres senest tirsdag efter mødet. Interessenter: Medarbejdere, borgere, politikere, erhvervsliv Pressemeddelelser Pressemeddelelser har bl.a. til formål et kommunikere de vigtige milepæle i sammenlægningsprocessen (budget, udnævnelser m.m.) Interessenter: Borgere, presse, medarbejdere Månedligt personaleblad/elektronisk nyhedsbrev Formidler bl.a. vigtige milepæle i sammenlægningsprocessen, personalenyt m.v Annoncering fra Viborg Storkommune Diverse annoncering i lokale medier. Interessenter: Borgere, samarbejdspartnere, leverandører m.fl Events og arrangementer Ønsker om events/arrangementer i storkommune-regi koordineres og markedsføres. Interessenter: Deltagere, arrangører, foreninger m.fl. Interessenter: Medarbejderne i Viborg Storkommune, herunder relevante amtsmedarbejdere /redaktionsgruppen i samarbejde med direktionen fagpersoner på de pågældende områder. Direktionen i samarbejde med den pågældende sektor, som er involveret, og med evt. hjælp fra kommunikationsfunktionen. 6