Udbudsbetingelser FR2 Udbud af Flextrafik Rute

Transkript

1 Udbudsbetingelser FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter Trafikselskabet Movia Marts 2013

2 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbuddets omfang Udbudsenheder Kørsel i julen Vogne Vogntype og materiel Miljøforhold Udstyr i vognene Fastgørelse af kørestole m.m Vognrengøring Øvrige krav Kommunikationsudstyr IT-udstyr til vognene Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Personaleforhold Arbejdsmiljø Chaufføruddannelse Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Kørslens udførelse og driftskvalitet Krav til kørslen Køretid Ruteændringer Ledsageordninger Kundeservice Kvalitetsstyring Oplysningspligt Afregning Beregning af betaling Regulering af antal vogntimer m.v Indberetning af korrektioner Bortfald af betaling Regulering af betaling Kontraktperiode og kontraktindgåelse Sikkerhedsstillelse Afgivelse og vurdering af tilbud Bydere Afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Vurdering af tilbud Aktindsigt offentliggørelse Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Bilag 1 - Nyttige informationer... 34

3 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 3 Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud Kontrakt Formål/Forudsætninger Kontraktgrundlag Kontraktperioden Operatørens og Movias ydelser Ejerforhold Regnskab og budget Kontrol Underleverandører Overdragelse af rettigheder Skadeforvoldelse Konkurs m.m Erstatning Misligholdelse Modregninger i betalingen Genforhandling Sikkerhedsstillelse Diskretion Tvistigheder / Lovvalg Underskrifter... 43

4 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11. april 2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, åbne brugere ) C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, visiterede brugere. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Dette udbud omhandler kørselsordning D specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere (i det følgende kaldt brugere), til skoler, beskyttede værksteder, dagtilbud og lign. (i det følgende kaldt institutioner), hvor der foreligger et fast kørselsmønster. Operatøren har mulighed for at køre i de øvrige kørselsordninger på de tidspunkter, der ligger uden for tidsrummene for Flextrafik Rute ved at byde på det årlige udbud af variabel kørsel. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca vogntimer pr. år, og til denne kørsel skal anvendes ca vogne. Udbuddet er opdelt i 41 udbudsenheder: Kørslen foretages primært indenfor Slagelse og Ringsted Kommuner samt enkelte kørsler til andre kommuner i Region Sjælland. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder ses af skemaerne på følgende sider. Uddybende oplysninger om enhederne ligger på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale. Hver institution udbydes, så der kun indgåes kontrakt med en operatør pr. institution. Bemærk at aflevering/afhentning også kan ske til/fra f.eks SFO-afdelingen for de pågældende skoler, aflastningsadresser og til/fra satelitadresserne for værestederne m.m.

5 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 5 Institutionsadresserne er primært i Slagelse og Ringsted Kommuner. Udbuds - enhed 1 Institutioner Bemærkninger Postnr By Ca antal personer Antvorskov Skole Bemærk skolen er delt på to adresser Slagelse 7 Center for dagtilbud 4200 Slagelse 7 2 Attekærgård 4261 Dalmose 8 3 Broskolen Heldagsskole Korsør 8 4 Dalmose Skole 4261 Dalmose 5 5 Eggeslevmagle Skole 4230 Skælskør 8 6 Flakkebjerg Skole 4200 Slagelse 6 7 Hashøjskolen 4200 Slagelse 13 8 Havrebjerg Heldagsskole og Fritidstilbud med to 4200 Slagelse 15 Bjælden adresser Slagelse 10 9 Kirkeskovskolen 4243 Rude 6 10 Klostermarken Skole 4200 Slagelse Marievangsskolen 4200 Slagelse 6 12 Nymarkskolen 4200 Slagelse 5 13 Storebæltsskolen Skole og SFO på samme adresse Korsør Solsikken Aftenkørsel 1 gang/uge Korsør 14 Stillinge Skole 4200 Slagelse Søndermarksskolens 4200 Slagelse Tårnborg Skole 4220 Korsør Vemmelev Skole 4241 Vemmelev Aktivitetshuset 4220 Korsør Amaliehaven 4200 Slagelse 7 20 Genoptræning Bemærk at der er to genoptræningscentre Slagelse 25 Genoptræning Type 5 biler 4220 Korsør Havestuen 4242 Boeslunde Byskovgård 4200 Slagelse 7 23 Børnehaven Benediktevej 4200 Slagelse Rosenkilde Skole Autisme Center for Vestsjælland Institutionerne er delt på flere adresser Slagelse Slagelse 7 25 CSU 4200 Slagelse Specialcenter Syns- og hørehæmmede 4200 Slagelse Støttecenter Vest 4230 Skælskør VASAC Virksomhedsoverdragelse 4200 Slagelse Byskovskolen Afd. Asgård Bemærk skolen er delt på to adresser. Bem. Undtagelse for elever med 4100 Ringsted Byskovskolen Afd. Benløse adresse i andre kommuner se faktaark Ringsted 30 Heldagsskolen 4100 Ringsted 5 31 Vigersted Skole / A - Huset 4100 Ringsted

6 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 6 Udbuds - enhed 32 Institutioner Bemærkninger Postnr By Ådalskolen 4100 Ringsted Kvædehuset 4100 Ringsted Ca antal personer 33 Knud Lavard Centret Type 5 biler 4100 Ringsted Plejecenter Solbakken 4100 Ringsted Regnbuen og støtte og aktivitetscenteret Bemærk skolen er delt på to adresser Ringsted Støtte- og Aktivitetscenter 4100 Ringsted 36 Sct. Bendts Børnehave 4100 Ringsted I.T.C.(Industri- og Træningscenter 38 Borup Skole 39 Bramsnæsvig Skole 40 Marjatta 41 Ungdomsskolen Institutionsadresse i Roskilde Roskilde 4 Institutionsadresse udenfor Ringsted Kommune Særlig afregning Udgår evt. inden kontraktstart Ingen Faktaark. Institutionsadresse udenfor Ringsted Kommune Udgår evt. inden kontraktstart Ingen Faktaark. Institutionsadresse udenfor Ringsted Kommune Særlig afregning Udgår evt. inden kontraktstart Ingen Faktaark. Få køredage aftenkørsel Særlig afregning Borup Kirke Hyllinge Tappernøje Ringsted Kørsel i julen. I forbindelse med dette udbud er det et krav, at operatører, som der indgås kontrakt med, skal stille chauffører og tilbudte liftvogne (vogntype 4 eller 5) til disposition til kørsel hvert år den 24. december i kontraktens løbetid. Antallet skal som minimum udgøre 75 % af de liftvogne, som der indgås kontrakt på - der rundes ned til nærmeste hele tal dog minimum 1 liftvogn. Den enkelte operatør skal senest 14 dage efter kontraktindgåelse oplyse om antal og type af liftvogne, som bliver stillet til rådighed for kørsel i driftsdøgnet fra kl den 24. december til 04:59 den 25. december. I de følgende år oplyses antal og type senest 1. august. Køretiden vil blive fastlagt i ovennævnte tidsrum med et tidsbånd op til 10 timer. Operatøren kan i tidsbåndet efter aftale med Movia indlægge spise- og/eller hvilepause. Tidsbåndet beregnes fra afgang fra operatørens garage og til hjemkomst. Kørsel i tidsbåndet disponeres af Movia. Uanset om der planlægges en eller flere ture på en liftvogn afregnes der for 10 timer (garanti). Movia forbeholder sig dog ret til senest den 1. december at meddele operatøren, såfremt nogle liftvogne ikke skal benyttes - dermed bortfalder garantibetalingen for disse vogne. Beløbet for kørsel den 24. december fastsættes til kr ,-. Såfremt kørslen forsinkes udover de 10 timer afregnes pr. minut med kr. 7,50. Beløbene indeksreguleres én gang årligt idet indeks for 4 kvartal for den øvrige del af udbuddet anvendes. Beløbet indeksreguleres i 2013.

7 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 7 Såfremt operatøren ikke leverer den aftalte vognkapacitet anses det som en kvalitetsbrist, svarende til manglende gennemførelse af vognløb. 3. Vogne Operatøren anskaffer selv de drifts- og reservevogne, der skal anvendes til kørslen. De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. Vognene skal være vel vedligeholdte og fremtræde rene og præsentable gennem hele kontraktperioden. Operatøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de aftalte retningslinjer, og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. 3.1 Vogntype og materiel Der kan afgives tilbud med vogntyperne 1, 4 og 5. Vogntyperne 4 og 5 kan være såvel M1 som M2 vogne. Type 1 Lav vogn (Sedan/Stationcar) Vognen skal have plads til 4 personer (ekskl. fører) og være udstyret med mindst 4 døre. Indstigningen skal være uden trin. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 2 rollatorer. Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. Type 2 Stor vogn (bla.mpv/suv) Vogntypen kan ikke anvendes til kørsel for Movia efter 1. oktober Type 3 - Liftvogn Vogntypen kan ikke anvendes til kørsel for Movia efter 1. oktober Type 4 Liftvogn Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport.

8 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 8 Type 5 - Liftvogn (med trappemaskine) Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt - som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. I dette udbud kan der foruden julekørsel være tale om brug af trappemaskine for enhederne 20 og 33. Vognen skal være udstyret med transportstol og en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse) samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og hjulbredde fra 37 til 63 cm samt en vægtkapacitet på minimum 120 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i tilbudsblanketten. Ved tilbud med en vægtkapacitet på minimum 160 kg skal trappemaskinen kunne betjene en manuel kørestol med hjulbredde fra 37 til 73 cm. Kørestolskunder skal, hvor der er mere end et trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Nogle kunder med andre ganghjælpemidler er ikke i stand til at passere trapper med chaufførstøtte. Der skal i stedet tilbydes transportstol og trappemaskine. Fælles for liftvogne Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til kørestol med maksimal længde på 140 cm. For nye liftvogne skal liften samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Dette gælder for såvel sidedør som bagdør. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm.

9 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 9 Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede Vognens alder må ikke overstige 8 år i kontraktperioden. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Movia ønsker et lavt emmisionsniveau. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne til enhver tid stillede energi- og miljøkrav til taxier som minimum være opfyldt. Der kan henvises til gældende bekendtgørelse nr. nr 1176 af 12. december Alle dieselvogne skal fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug ved udarbejdelsen af Movias grønne regnskab efterspørger Movia i tilbudsblanketten oplysninger omkring brændstofforbrug m.v. 3.3 Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med : Håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for operatørens driftskontor / Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. GPS navigations-system (GPS = Geographic Positioning System) og altid af nyeste version. Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (bestående af engangshandsker, mundbind, beskyttelsesforklæde, opsamlingssæt i plastik, afskaffelsespose, desinfektionsservietter, desinfektionsspray til vognen, desinfektionsspray til hænderne og super absorberende pulver). Minimum 1 stk. synligt Flextrafik skilte med sugekop og evt. sidestreamer. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale vedr. Flextrafik Rute. Materialet skal udleveres af chaufføren på brugerens forlangende. Almindeligt udstyr til fastspænding og lignende så som remme, seler, skjolde, donkrafte, stropper o.s.v.

10 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Fastgørelse af kørestole m.m. Brugere i kørestol UskalU være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Det er chaufførens pligt at sikre, at alle passagerer er korrekt og forsvaligt fastspændt inden kørselsstart. Fastgørelse af kørestolen skal minimum være med to hold bespændingsremme foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må brugeren ikke befordres i kørestolen. I stedet kan brugeren placeres i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må brugeren ikke befordres. Babyer og små børn skal fastgøres i godkendt autostol, der udleveres af institutionen/forældrene. Nærmere om denne type kørsel aftales mellem institution og operatøren. Alle brugere og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Udgifterne til anskaffelse af særligt indrettede specialseler og autostole afholdes af institutionen/ hjemkommunen og er institutionens/hjemkommunens ejendom. Hvis anvendelse af specialsele medfører fixering af brugeren, er det kommunens/institutionens opgave at indhente de fornødne tilladelser hertil. Al bagage og ekstra-hjælpemidler skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende. 3.6 Øvrige krav Operatøren sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Den indskiftede vogn må ikke være ældre end den vogn, der erstattes. Movia skal underrettes herom. Vogne skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud eller af andre årsager skal operatøren straks indsætte reservemateriel.

11 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 11 Rygning (herunder e-cigaret og tilsvarende) er ikke tilladt i vognene. Operatørens logo skal fremgå af vognen. Reklamer Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer eller anden kommerciel kommunikation i og på vognene. Reklamer skal være lovlige, sømmelige, hæderlige, sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for reklame og markedskommunikation Det skal fremgå af reklamen, hvem der annoncerer. Reklamerne skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt efter Movias nærmere skøn. De nærmere regler for reklamer og deres indhold kan rekvireres ved henvendelse til Movia. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Der skal i alle vogne være installeret udstyr, som skal afsende gps-positioner hvert minut til Movia. Oplysningerne opsamles kun, når der er tændt for udstyret. Der kan således slukkes for udstyret i perioder, hvor der ikke køres for Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Movias planlægningssystem. Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse. Nærmere information om GPS locksystemerne findes på :

12 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 12 Udstyr til at kunne levere de ønskede data kan købes til ca kr. samt en årlig udgift til teleoperatør på ca kr. (alle beløb inkl. moms.) Kendte leverandører ProTracking (Garmin) ABC Radiotelefon (Reeft) Frogne A/S Halda AB TDS Taxamat Little Beacon Partex Austrosoft OTT [email protected] Datalogistic Trapeze [email protected] Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Der er planer om, at operatører elektronisk skal kunne overføre de daglige kørselsruter til Movia. Der foreligger dog endnu ikke en beskrivelse af, hvilke systemer der vil kunne afsende data direkte til Movia. I det omfang kravet indføres, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Dette tiltag skal ses i forbindelse med, at der ønskes en mere nøjagtig registrering af, hvor ofte de enkelte brugere, som er visiteret til kørselsordningerne, benytter disse. Ligeledes som et kommunalt ønske om bedre afregningsgrundlag af afviklet kørsel. Til brug for overførsel af dokumenter skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af PC Windows 95 eller nyere version adresse

13 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Personaleforhold 5.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (marts 2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. I så fald at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er forpligtet til at følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr af 12/11/2012) eller i henhold til taxaloven (LBK nr af 8/10/2009), og et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor skal alle operatører, som kører for Movia, have formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning fra Movia skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden.

14 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Chaufføruddannelse Operatøren skal sørge for, at nye chauffører ikke sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, medmindre de har gennemgået grunduddannelsen Befordring af bevægelseshæmmede (BAB). Gennemførelse af uddannelsen skal efter anmodning kunne dokumenteres skriftligt. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende liften og fastspænde kunder og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne er instrueret i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr. Endelig er det operatørens ansvar, at chaufførerne har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufførerne, skal være tilgængeligt og kendt af chaufførerne. Fra 2013 indføres der et nyt BAB-kursus, som er bygget op over 3 moduler, dog vil det gamle kendte BAB-kursus forsat være eksisterende. Hvis det nye kursusforløb anvendes, skal alle chauffører i dette udbud gennemgå modul 2 og 3. Modul 1 omhandler introduktion til Offentlig service trafik (som afholdes hos Movia i forbindelse med andre udbud). Modul 2 er med et sundhedsfagligt indhold og modul 3 omhandler fastspænding af kørestole m.v. samt betjening af trappemaskiner. Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve samt en praktisk prøve i modul 3. Der indføres ligeledes et krav om efteruddannelse på 3 dage hvert 5. år. Chauffører, der allerede har gennemgået BAB-kursus, skal gennemgå modul 2. Movia kan sammen med institutionerne tilbyde kurser om specielle handicapgrupper (af ca. 2 timers varighed) og kan i særlige tilfælde kræve, at disse gennemføres af de chauffører, der kører med de pågældende brugere. Kursusomkostninger afholdes af operatøren. 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale, læse og forstå dansk samt være i stand til af hjælpe brugerne i tilstrækkelig omfang også i hektiske situationer. Operatøren skal indsende uniformsregulativ til Movia inden driftsstart. Operatøren skal indhente straffeattest for chaufførerne og eventuelle ledsagere. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia.

15 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 15 Der gøres opmærksom på, at chauffører i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Operatøren har pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. indenfor transportsministeriets ressortområde. Der påhviler operatøren, dennes personale og eventuelle underleverandører tavshedspligt efter 27, stk. 3, i forvaltningsloven (lovbek. nr. 988 af 9. oktober 2012) med senere ændringer omkring alle de forhold, de i forbindelse med denne befordringsopgave måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. Overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Operatøren skal så vidt muligt forpligte sig til, at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør, og kun i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende tvingende grunde erstattes af anden chauffør. Det er et generelt krav, at chaufførerne har forståelse for og accept af brugergruppen og er uddannet til de særlige opgaver, som ansvaret for kørsel med handicappede indebærer. Der forudsættes en udpræget modenhed og handlekraft samt evnen til at bevare roen og overblikket i pressede situationer. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudsættes konflikter, eller andre problemer af et omfang, som er større end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte operatøren med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Fysisk og psykisk magtanvendelse er ikke tilladt. I de tilfælde, hvor en bruger udviser voldsom eller truende adfærd, som formodes at kunne medføre skade på personen selv eller på andre, kan nødværge dog anvendes. I sådanne tilfælde skal den fysiske magtanvendelse indskrænkes til det absolut nødvendige og gennemføres på lempeligst mulige måde. Har fysisk eller psykisk magtanvendelse fundet sted, skal institutionslederen, Movia og forældre underrettes herom omgående. Chaufføren skal inden kørslens påbegyndelse være gjort bekendt med ovennævnte og herunder vejledninger, der gives af skolen eller institutionen om den særlige behandling af den enkelte bruger. Operatøren skal drage omsorg for, at chaufførerne deltager i institutionens informationsmøder (max. 2 møder á 3 timer årligt) eller stiller en kontaktchauffør til rådighed, afhængig af institutionernes ønske. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav.

16 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren udarbejder selv en køreplan og skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Al kontakt vedrørende driften skal ske via operatørens kontor til Flextrafik Rutes administartion pr. telefon lokal 4 eller mail [email protected]. 6.1 Krav til kørslen Movia forpligter sig til via de deltagende kommuner og institutioner at sikre, at operatøren skriftligt får stillet de nødvendige oplysninger vedrørende brugere til rådighed. Operatøren/chaufføren må ikke medtage brugere i vognen, som ikke er tilmeldt kørselsordningerne. Hvor et forløb følger et helt skoleår, fremsender institutionerne senest 15 hverdage inden starten på en ny visitations-/kørselsperiode en liste over brugere, der skal transporteres i den kommende periode, til operatøren. Desuden sendes særlige oplysninger om brugersammensætning, krav til placering i vognen, evt. hjælpemidler, risiko for krampeanfald og lignende relevant information. Af listen fremgår afhentnings- og afsætningsadresser samt møde- og sluttid. Institutionen kan kræve faste pladser og inddrages derved i planlægningen af den mest hensigtsmæssige placering af brugerne. Senest 5 hverdage inden starten på en ny kørselsperiode fremsender operatøren rutelister til institutionen og Movia. Operatøren er ansvarlig for, at de opstillede krav til servicetider afsnit 6.2 Køretid er overholdt i planlægningen. Såfremt institutionen eller Movia har bemærkninger til det fremsendte, skal dette ske inden 2 hverdage, således at operatøren kan nå at få rettet listerne til. Der er enkelte enheder i dette udbud, hvor fristen for information om kørsel er kortere end 5 dage dette fremgår af faktaarkene. Operatøren underretter straks efter endelig godkendelse af rutelisterne institutioner samt Movia om ruteplanen, og operatøren er herefter ansvarlig for en korrekt og rettidig befordring i henhold til planen. Ved kortere frist end 5 hverdage skal der ikke fremsendes rutelister til godkendelse. Operatøren underretter brugerne/pårørende om afhentnings- og tilbagekomsttidspunkterne.

17 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 17 Såfremt året er opdelt i 2-4 visitations-/kørselsperioder, fremsendes oplysningerne senest 10 hverdage inden hver ny visitations-/kørselsperiode. Ved kortere visitationsperioder/undervisningsperioder fremsender institutionen oplysningerne senest 5 hverdage inden starten på en ny periode. Øvrige ændringer fremsendes hurtigst muligt. Ruteoptimering skal ske i samarbejde mellem operatør, institution og Movia. Til- og frameldinger til kørselsordning Operatøren skal uopfordret pr. mail orientere Movia i alle tilfælde om evt. permanente til- og framelding til kørselsordningerne, som kommer til operatørens kendskab. 6.2 Køretid Køretiden for den enkelte borger og dermed hver rute skal tilstræbes at være så kort som muligt. Køretiden for den enkelte borger til institutioner i Ringsted Kommune må højst være 1 time og 15 minutter - for førskolebørn dog maksimalt 1 time. Køretiden for den enkelte borger til institutioner i Slagelse Kommune må højst være 1 time. På enkelte institutioner stilles krav om kortere rutetid end de ovenfor nævnte. Dette fremgår af oplysningerne til de enkelte enheder. I enkeltstående situationer kan længere køretid accepteres eksempelvis på grund af særligt lange køreafstande eller særlige trafikale forhold. De særlige tilfælde skal godkendes af Movia og institutionen. Den enkelte bruger skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte og på rutesedlen specificerede tidspunkt. For at leve op til kvalitetskravene kan afhentning af brugere højst afvige med 5 min. før og 15 min. efter aftalte tider. Hvis chaufføren forventer at blive mere end 15 minutter forsinket i forhold til det aftalte tidspunkt, skal forældre/værge eller skole/institution straks underrettes. I tilfælde af svigtende afhentning kontakter institutionen eller de pårørende operatøren. Anden forsvarlig afhentning skal omgående foretages af operatøren. Hvis dette ikke sker, rekvireres anden forsvarlig afhentning på operatørens regning. Operatøren indberetter derefter omgående tilfældet til Movia og institutionen.

18 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Ruteændringer På institutioner med mange ruteændringer skal operatøren på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia dagen før inden kl. 14:00 pr. . Rutelisterne skal være fyldestgørende med angivelse af brugere og tider, og hvorledes vognen kan kontaktes fra institutionen. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionen skal senest 1 time før afhentningstidspunkt give operatøren besked, hvis en bruger ikke skal køre den pågældende dag. Afbud gives til det af operatøren opgivne telefonnummer. Operatør-telefonen skal være åben for henvendelse senest 1 time før rutens påbegyndelse samt 1 time efter rutens afslutning. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionerne skal meddele varige ændringer senest fem hverdage før, ændringen kan iværksættes. Hvis operatøren modtager ændringer fra bruger, forældre/værge, skal operatøren sikre, at ændringen er indenfor rammerne af aftalen, og at institutionen er informeret. Movia skal informeres pr. mail hvis ændringerne overstiger 7 dage. Ændringer i kørslen som følge af institutionens hele eller delvise lukning under ferier og lignende meddeles skriftligt til operatøren senest 4 uger før ændringen. Operatøren er ansvarlig for at holde sig orienteret om institutionens faste ferieplaner-årsplanlægning, f.eks. via institutionens hjemmeside. Ændringer i ruter som følge af brugeres ferie skal meddeles til øvrige brugere, institutioner og Movia senest 5 hverdage før ændringens ikrafttræden. Som nævnt i afsnit 6.1 Krav til kørslen er der enkelte enheder som har en kortere frist for indberetning af kørselsopgaver. Dette fremgår af fakta-arkene. Ovenstående retningslinier er således ikke gældende for disse enheder. 6.4 Ledsageordninger Institutionen kan tage initiativ til etablering af ledsagerordning, såfremt institutionen skønner en sådan nødvendig. Ledsageren skal f.eks. hjælpe med medicinering, der overskrider chaufførens beføjelser eller andre funktioner for at etablere en velfungerende kørsel. Hvis en institution eller kommune ikke selv kan fremskaffe en ledsager, skal operatøren etablere ledsagerordning efter forudgående skriftlig aftale med en bevilgende kommune. Såfremt operatøren etablerer en ledsageordning, afregnes operatøren jf. kontraktens priser. Operatøren er ansvarlig for, at ledsageren opfylder samme betingelser som en ansat chauffør, herunder kursus i befordring og straffe- og børneattest. Undtaget dog evt. kørekort. 6.5 Kundeservice Befordring af brugere til institutioner skal ske på en betryggende måde under hensyn til de specielle forhold, der gør sig gældende med transport af siddende handicappede.

19 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 19 Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe brugeren ind og ud af vognen. Chaufføren må ikke efterlade vognen uden opsyn, og brugeren må ikke efterlades uden, at institutionens personale, forældre eller plejepersonale er tilstede. Modtageren underrettes om evt. problemer under kørslen. For voksne brugere kan der skriftligt aftales andet. Undtaget herfor er kørslen på enhederne 20 og 33, da der kan være ture med trappemaskin og chaufføren kan således være nød til at forlade vognen. I forbindelse med julekørsel jf. afsnit 2.2 må vognen gerne forlades, da denne kørsel bl.a. kan være ture, hvor brugeren skal transporteres med trappemaskine. Hvis der ikke er nogen til at modtage en bruger, skal institutionen kontaktes for nærmere aftale. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og brugerens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra brugerne. Movia iværksætter kundetilfredshedsundersøgelser, som skal hjælpe operatøren og Movia til at yde en endnu bedre service. Movia vil i samarbejde med operatører og institutioner efter en kundetilfredshedsanalyse udarbejde handlingsplaner med fokuspunkter for at sikre en fremtidig bedring af kundetilfredsheden. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. 6.6 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatørerne kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og opfølgningen skal foregå i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvaliteten ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. I brugerundersøgelsen lægger Movia vægt på, hvordan brugeren oplever operatørens punktlighed, vognstandarden og chaufførens adfærd. Brugerens tilfredshed er et vigtigt redskab i opfølgningen på kvaliteten.

20 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 20 Såfremt der hyppigt opstår forsinkelser eller de stillede krav til vognstandarden ikke overholdes vil Movia sammen med operatøren udarbejde en handlingsplan for, hvorledes fremtidige problemer undgås. Chaufføren er operatørens og Movias frontperson og har derved stor indflydelse på brugerens oplevelse af kvaliteten. Chaufførens adfærd indgår derfor også, som et vigtigt kvalitetsparameter i brugerundersøgelsen. Movia arbejder løbende på at forbedre standarden af den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.v. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 6.7 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal umiddelbart underrette Flextrafik Rutes administration om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for brugerne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en udtalelse inden max. 3 dage. Henvendelser direkte til operatøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af operatøren, og Movia underrettes ved fremsendelse af kopi af såvel henvendelsen som af operatørens svar. Henvendelser direkte til operatøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Movia til besvarelse. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem, jf. Kontrakten. 7. Afregning Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført den foregående måned. Fakturaer der er indsendt til Movia senest den 5. hverdag i måneden indgår i afregningen.

21 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 21 Pr. mail fremsendes opgørelse over hvilke data, der ligger til grund for afregningen, og indeholder oplysninger om, hvor mange timer og dage der har været udført kørsel den pågældende måned. 7.1 Beregning af betaling Betalingen for den udførte faste kørsel beregnes af Movia med udgangspunkt i de i kontrakten aftalte vogntimer for fast rutekørsel. Betalingen beregnes pr. kørselsdag. I de tilfælde, hvor den faste kørsel over ugens 5 hverdage er forskellig fra dag til dag, beregnes et gennemsnitstimetal som summen af timer på hver af de 5 dage divideret med 5. Af de enkelte udbudsenheder fremgår det, hvilke institutioner der kan forventes at have differentieret timetal over ugen. Ligeledes kan der være institutioner, hvor en del af brugerne kun skal køres én vej. Derfor beregnes dagens timeforbrug for hele dagen og ikke alene for f.eks. morgenkørsel x 2. For enhederne 38 til 41 afregnes pr. faktura i forhold til kontraktens basispris og antal kørte timer. Se desuden særlige vilkår for enhed 29 på faktaark. Der afregnes udelukkende for antal effektive køredage, hvilket betyder, at afregningsgrundlaget vil blive reguleret i forhold til de ruter, der køres i ferieperioderne. Der vil ikke blive afregnet for hele lukkedage. Der afregnes ikke for fremkørsel fra garagen el. lign. til første opsamling eller hjemkørsel til garagen el. lign. fra sidste afsætning. Dette gælder både for fast kørsel, ekstrakørsel og ledsagerbetaling. Kørslen afregnes pr. påbegyndt 15 minutter. Der afregnes ikke særskilt for: Kørsel til aflastningsinstitutioner eller aflastningsadresser. Kørslen skal af operatøren indarbejdes i den almindelige ruteplanlægning, idet kørsel til aflastningsadresse ses som et alternativ til at køre til hjemadresse. Praktikkørsel, hvor enkelte institutioner modtager brugere i praktikforløb af kortere varighed. Kørslen til praktiksted udføres af den operatør, som har kontrakt på kørslen til pågældende institution og indpasses i eksisterende ruter. Specielle arrangementsdage som kan forekomme, hvor brugere skal møde på andre tidspunkter eller på andre adresser i nærheden af instituitionen - f.eks. idrætsdage eller lign. Ekstrakørsel For betaling af ekstrakørsel skal operatøren fremsende en faktura månedsvis, opgjort pr. enhed, bruger, pr ledsager og med specifikation af de enkelte brugers kørsel.

22 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 22 Timerne for ekstrakørsel afregnes ud fra den i kontrakten aftalte pris. Tidsberegningen baseres på køretid beregnet i minimumsbetaling 30 minutter, herefter pr. påbegyndt 15 min. Hvis der foreligger en bevilling fra brugerens betalingskommune om solokørsel, skal operatøren gennemføre denne opgave. Det afregnes som ekstrakørsel. Ruteplanlægning, som resulterer i, at enkelte brugere kører alene, er ikke solokørsel og udløser derfor ikke ekstrabetaling. Løskørsel er akutkørsel i forbindelse med med f.eks. sygdom og afregnes som ekstrakørsel. Ledsagerkørsel Hvis operatøren stiller ledsager til rådighed, afregnes med et grundbeløb på 2 timer pr. dag og derudover i forhold til køretid pr. påbegyndt 15 min. Eksempel Hvis prisen på 1 ledsagertime er 100,00 kr og det samlede tidsforbrug er 3 timer, afregnes der således 300 kr. Timerne for ledsager afregnes efter den i kontrakten aftalte pris. Operatøren skal optimere anvendelsen af ledsagere og skal dokumentere, hvilke ledsagere der benyttes til hvilke brugere. Der bliver kun udbetalt grundbeløb én gang pr. dag pr. ledsager. Kørsel i ferier og på lukkedage I forbindelse med ferier skelnes mellem skoler og institutioner. Skoler følger et fast skema og har en feriekalender. Feriekalenderen definerer antallet af effektive køredage som udgangspunkt vil der være 200 skoledage pr. år. Antallet af skoledage kan variere alt efter hvornår fridage/lukkedage placeres. Ligeledes for institutioner er der tilknyttet en feriekalender. Nogle institutioner har åben hele året, mens andre f.eks. holder lukket mellem jul og nytår m.v. Specielt inden for skoleområdet kan der på lukkedage blive tale om reduceret kørsel, hvilket betyder, at et mindre antal brugere skal køres til/fra skole i ferieperioderne. For denne kørsel skal operatøren opgøre timeforbruget pr. dag og fremsende månedlig faktura til Movia herfor. Timerne afregnes til de i kontrakten aftalte priser for fast kørsel efter, Movia har godkendt timeforbruget. Fakturaen skal ud over opgørelse af tidsforbrug/ruteliste indeholde oversigt over, hvilke brugere der er kørt de enkelte dage.

23 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Regulering af antal vogntimer m.v. Det i kontrakten aftalte antal vogntimer på en enhed kan reguleres i op-eller nedadgående retning, hvis antallet af brugere ændres jf. nedenstående. Ændringer i antal af vogntimer kan foretages ved udgangen af hvert kvartal samt i forbindelse med starten af hvert nye skoleår, såfremt antallet af kørte brugere er ændret med mere end +/- 5 % i forhold til sidste gang, antallet af vogntimer blev ændret. Ændringen medtages fra og med først kommende afregning herefter. Eksempel På en skole går 40 brugere, der alle kører ugens 5 dage. Brugertallet ændres til 41 eller 39, uden at der ændres i afregningen. Såfremt brugertallet ændres til 42 eller 38, skal der reguleres i antallet af vogntimer. Operatøren skal fremsende ruteplaner for det nye antal kørsler, som skal afspejle ændringen i tidforbruget. Reguleringen af vogntimerne vil herefter blive forhandlet. Timerne afregnes til den i kontrakten aftalte pris for fast kørsel. 7.3 Indberetning af korrektioner Såfremt den af Movia fremsendte afregning ikke stemmer overens med operatørens notater, skal der straks og inden 8 dage gives besked herom til Movia. Evt. korrektioner vil i det omfang, de imødekommes, blive medtaget i førstkommende afregning. 7.4 Bortfald af betaling Betalingen bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade eller lignende. Dette gælder, uanset om ovennævnte forhold rammer operatøren direkte eller rammer leverandører, underleverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 7.5 Regulering af betaling Priserne, oplyst på tilbudsblanketten, reguleres efter et reguleringsindeks, som på tidspunktet for tilbudsafgivelse er sammensat af nedenstående delindeks på følgende måde: 1) 9,71 % Forbrugerprisindeks ( Pris6 ) Diesel og motorolie. 2) 90,29 % Lønindeks for den private sektor ( ILON2 1. kvt = 100, sæsonkorrigeret). 100,0 % Total Kilde:

24 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 24 Den aftalte tilbudssum reguleres for udviklingen i det vægtede reguleringsindeks fra tidspunktet for tilbudsafgivelse (prisniveau gennemsnit af 4. kvartal 2012) og indtil tidspunktet for kontraktens udløb, jf. det nedenstående eksempel og illustration af principper. Reguleringen vil ske 4 gange årligt pr. kvartal - på grundlag af ovennævnte delindeks - første gang ved driftsstart pr. 1. august Reguleringen vil ske med den procentsats, der svarer til den procentuelle ændring i det vægtede reguleringsindeks. Reguleringsindekset pr. kvartal udregnes som et gennemsnit. Reguleringen sker hhv. 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober med udgangspunktet i de senest offentliggjorte indeks. Regulering vil ske inden 5 hverdage. Der foretages ikke efterregulering. Diesel og motorolie indekset offentliggøres pr. måned. Lønindekset offentliggøres pr. kvartal - normalt i månederne februar, juni, august og november. Forsinkelser i offentliggørelsen af de enkelte delindeks vil betyde forskydninger i tidspunktet for regulering. Hvis de enkelte delindeks ændrer indhold eller bortfalder i kontraktperioden, forbeholder Movia sig ret til at indsætte et andet tilsvarende indeks. Eksempel Tilbud afgivet på 350,- kr. pr. time, prisniveau 1. kvartal 2012, driftsstart november Afregning for november og december 2012 (4. kvt.): Når kørslen starter i november, er sidst kendte og offentliggjorte indeks for både diesel og motorolie og løn formentlig indeks for 2. kvartal 2012, hvilket betyder, at prisen på de 350,- kr. vil blive ændret med udviklingen fra 1. kvartal til 2. kvartal. Model: Tilbudt timepris x indeks 2. kvartal 2012 Indeks 1. kvartal 2012 = ny timepris Hvilket betyder 350,- x 100,66 100,00 = kr. 352,30 Afregning for januar, februar og marts 2013 (1. kvt.): I november måned 2012 blev nyt indeks for 3. kvartal offentliggjort, og prisen på de tilbudte 350,- kr. vil blive ændret med udviklingen fra 1. kvartal 2012 frem til 3. kvartal Ny timepris: 350,00 x 101,18 100,00 = kr. 354,13 Der foretages ingen efterregulering af ovennævnte afregninger.

25 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 25 Illustration af principper Principperne illustreres af nedenstående eksempel. Vi tager udgangspunkt i eksemplet fra før. Idet der reguleres kvartalsvis, skal også reguleringsindekset opgøres kvartalvis. Tabel 1 viser de faktiske indeks i de relevante kvartaler, som er fremkommet ved at tage gennemsnittet af summen af de faktiske indeks i de enkelte måneder. Eksempel: Indeks for diesel og motorolie 1. kvartal: 174,90 (jan.) + 177,50 (feb.) + 180,60 (mar.) 3 = 177,67 Tabel 1 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 122,60 122,80 123,10 123,70 Diesel og motorolie 177,67 173,40 178,73 175,30 Tabel 2 viser udviklingen i de i tabel 1 viste indeks, når 1. kvartal 2012 sættes lig 100. Tabel 2 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 100,00 100,16 100,41 100,90 Diesel og motorolie 100,00 97,60 100,60 98,67 Tabel 3 viser udviklingen i det beregnede reguleringsindeks (1. kvartal 2012 = 100), når de forskellige indeks vægtes i forhold til udviklingen i tabel 2. Tabel 3 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 90,67 90,82 91,04 92,41 Diesel og motorolie 10,08 9,84 10,14 9,94 I alt 100,75 100,66 101,18 102,35 Alle mellemregninger udføres uden afrunding, og det samlede reguleringsindeks afrundes med 2 decimaler. 8. Kontraktperiode og kontraktindgåelse Movia vil efter tildelingen indgå kontrakt med operatøren. Udbudsvilkårene vil indgå i kontrakten og således indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget. Kørslen efter de indgåede aftaler påbegyndes den 1. august 2013 og vil strække sig til og med 30. september Kontrakten er for begge parter uopsigelig i hele den aftalte kontraktperiode, se dog Kontrakten. Måtte en institution i kontraktperioden imidlertid blive lukket, vil den del af kontrakten, som måtte indeholde denne kørsel, ophøre. Dette vil kunne ske med et varsel på 6 måneder.

26 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 26 Kontrakten kan af Movia forlænges med op til 2 år på uændrede vilkår. Movia kan udnytte denne option, hvis det meddeles operatøren med mindst 3 måneders varsel. Denne forlængelse af kontraktperioden kan ske op til 4 gange med 6 måneder ad gangen. Ved udløb af kontraktperioden har Movia ikke pligt til at overtage nogen del af operatørens faste ejendom, vogne, opstillingsplads/garage, radio og telefonudstyr eller andet. 9. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kørselsaftalen stilles gennem anerkendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 5 % af den ved kontraktindgåelse estimerede årlige kontraktværdi. Garantien skal stilles senest 14 dage efter kontraktindgåelse og indestå 3 måneder efter kontraktperiodens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal udformes som anført nedenfor, og det er her vigtigt, at garantien i sin tekst henviser til FR2 Udbud af Flestrafik Rute.

27 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 27 Eksempel Garanti På foranledning af (operatørens navn og adresse) indestår undertegnede garantistiller herved over for Trafikselskabet Movia i det efterfølgende kaldet Movia Gammel Køge Landevej 3, 2500 Valby som garant for betaling af indtil i alt kr.., skriver kr. som sikkerhed for opfyldelse af alle operatørens forpligtelser i henhold til den aftale, som er indgået mellem Movia og operatøren vedrørende operatørens udførelse af kørsel i Movia i henhold til udbud FR2, dateret marts Garantien påvirkes ikke af, at Movia giver operatøren henstand med hensyn til opfyldelse af dennes forpligtelser. Garantien henstår, indtil den frigives af Movia, hvilket vil ske senest 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien. Garantien skal på Movias anfordring frigives til Movia, uden at Movia har dokumenteret sin ret ved forlig, endelig domstolsafgørelse. Udbetaling på garantien sker til Movia på anfordring senest 5 arbejdsdage, efter at skriftlig anfordring er modtaget. Tvister mellem garantistilleren og Movia med relation til nærværende garanti afgøres afgøres af den domstol, som er valgt til at afgøre tvister mellem Movia og operatøren i henhold til ovennævnte aftale vedrørende operatørens udførelse af kørsel i Movia i henhold til udbud FR2, dateret marts Dansk ret er gældende i retsforholdet mellem garantistilleren og Movia. Ved garantiens bortfald skal denne garanti returneres til (bank/kautionsforsikringsselskab). Sted Dato. Som garantistiller:

28 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Afgivelse og vurdering af tilbud 10.1 Bydere Aftale om kørsel kan indgås med såvel enkeltpersoner som et selskab eller en anden juridisk person. Byderen for selskabet, den ansvarlige leder, skal opfylde de kvalifikationskrav, der stilles i henhold til gældende lovgivning på området, og skal have tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring. Der vil alene være tale om tilladelse til EP eller Offentlig Service Trafik samt til bus- og taxikørsel. Dokumentation for besiddelse af de nødvendige tilladelser - udstedt i henhold til taxiloven eller busloven skal i tilfælde af kontraktindgåelse sammen med kopi af typetilladelser og registreringsattest indsendes til Movia inden driftsstart. Alle de i udbudsmaterialet omhandlede ydelser skal udføres i fuld overensstemmelse med dansk lovgivning. På forlangende skal byderens faglige baggrund dokumenteres. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Hvis byderen er bosat i udlandet, skal der opgives navn på en person med bopæl eller hjemsted i Danmark, som kan foretage økonomisk bindende dispositioner på byderens vegne, mod hvem søgsmål kan rettes på byderens vegne, og med hvem alle forhandlinger kan føres, og alle meddelelser gives med bindende virkning for byderen Afgivelse af tilbud Udbuddet foretages som udbud efter forhandling i henhold til EU's Forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004, og udbudsmaterialet består af: Udbudsbetingelserne inkl. bilag og Kontrakt Tilbudsblanket Skema over tilbudte vogne Vognoplysningsskema Skema til forhold og bemærkninger Driftsredegørelse Erklæring indeholdende oplysning om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold Prækvalificerede bydere, der er blevet opfordret til at indgive tilbud, har adgang til det samlede udbudsmateriale på Movias udbudshjemmeside. Tilbud skal afgives på dansk, ligesom al efterfølgende kommunikation, skriftlig såvel som mundtlig under den senere driftsperiode, skal foregå på dansk.

29 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 29 Tilbud skal afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialets bestemmelser og krav. Tilbud baseret på anden kontraktperiode eller andre kontraktvilkår accepteres ikke. Der kan afgives tilbud på en eller flere af de udbudte enheder samt kombinationer heraf. Kombinerede tilbud må bestå af op til 5 enheder. Ved afgivelse af kombinerede tilbud skal der samtidig afgives tilbud på de enkelte udbudsenheder, der indgår i kombinationen. Der kan ikke afgives tilbud på udbudsenheder, som indebærer forbehold om, at andre udbudsenheder vindes. Det skal pointeres, at på trods af, at der kan afgives kombinationstilbud, at brugerne fra de enkelte instutioner som udgangspunkt ikke kan køres sammen. Ved afgivelse af tilbud skal den særlige tilbudsblanket, der kan downloades på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale, anvendes. Prisen skal omfatte samtlige ydelser, som operatøren skal levere - f.eks reservevogne, administration, telefonvagt, omkostninger til tekniske hjælpemidler samt kommunikationsudstyr m.m. Tillæg accepteres ikke. Samtlige priser, der skal angives i danske kroner, skal være i det i afsnit 7.5 Regulering af betaling, angivne prisniveau. Alle priser skal være inkl. eventuel moms og alle afgifter. Alle prisangivelser i nærværende udbudsmateriale er inkl. dansk moms, med mindre andet fremgår. Basisydelse Ud fra oplysningerne i den enkelte enhed skal der afgives en timepris for kørslen af de i enheden angivne brugere. Der skal tages højde for evt. praktikkørsel og aflastningskørsel i prisen, da der ikke afregnes særskilt herfor. I tilbuddet skal der ligeledes angives det antal vogntimer, operatøren forventer opgaven løst med pr. dag. Antal vogntimer er den effektive tid fra første opsamling til sidste afsætning for hver enkelt rute - af- og påsætningstid er inkluderet. Vogntimerne skal baseres på antallet af brugeres kørsel pr. uge divideret med 5. For enhederne angives udelukkende en timepris antal vogntimer skal ikke estimeres. Option Udover en pris på den faste kørsel, skal der afgives en timepris for ekstrakørsel samt en timepris for brug af ledsager. Solokørsel og løskørsel afregnes som ekstrakørsel. Tilbudsblanketten skal endvidere ledsages af følgende skemaer, der skal downloades fra udbudshjemmesiden via menupunktet Udbudsmateriale: En driftsredegørelse, hvor tilbudsgiver skal udfylde en forpligtende redegørelse for driften og de ressourcer, der vil blive anvendt i forbindelse med den tilbudte kørsel. Tilbudsgiveren skal udfylde alle punkter angivet i driftsredegørelsen.

30 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 30 Oplysningerne i de særligt markerede felter vil tillige blive lagt til grund ved tildelingen. Én samlet liste over tilbudte vogne (skema 1) for alle tilbud, der afgives jf. tilbudsblanketten (skema 1). Vognoplysningsskema (skema 2). Såfremt der bydes ind med flere vogne med nøjagtig samme oplysninger, udfyldes blot et skema. Ud fra hver vogn, der er oplyst på listen over tilbudte vogne (skema 1), noteres vognoplysningsskemaets nummer. På skemaet skal der ligeledes angives, hvilken type køretilladelse de enkelte vogne anvender (taxi-tilladelse, bustilladelse m.m.), 1. registreringsdato, total vægt, Euro-norm, og brændstofforbrug m.m. og det skal fremgå, om der køres med M1- eller M2-vogne. Forbehold, som tilbudsgiver ønsker taget i betragtning, og som efter udbudsbetingelserne kan tages i betragtning, skal anføres i skema 3. Eventuelle forbehold, som ikke er anført i et sådanne skema, vil således ikke være gældende. Det kræves, at forbehold så vidt muligt prissættes. Signeret erklæring indeholdende oplysninger om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. Erklæringen signeres med den digitale signatur. Hertil skal følgende dokumenter indsendes med kort varsel, såfremt Movia anmoder herom: Kopi af motorens luftforureningscertifikat for tilbudte vogne Dokumentation for brændstofforbrug for tilbudte vogne Tilbud, der skal være bindende til 1. august 2013, skal være Movia i hænde senest: Mandag den 15. april 2013 kl. 12:00 Tilbud kan udelukkende indsendes elektronisk via Movias udbudshjemmeside Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet/forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt til Movia via udbudshjemmesiden under menupunktet Send Spørgsmål. Henvendelser med henblik på verifikation af data eller oplysninger i materialet kan rettes telefonisk. Alle skriftlige spørgsmål samt de telefoniske forespørgsler, som Movia vurderer, kan have generel interesse for de øvrige tilbudsgivere, besvares på udbudshjemmesiden og offentliggøres under menupunktet Spørgsmål og Svar. Byderne bliver orienteret herom via . Det angives ikke, hvem der har stillet spørgsmålet. Spørgsmål skal indsendes senest den 4. april 2013 kl. 12:00. Spørgsmålene vil så vidt muligt blive besvaret løbende og senest 6 dage inden udløb af fristen for afgivelse af tilbud.

31 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side Vurdering af tilbud Efter åbning af de indkomne tilbud vil Movia foretage en foreløbig gennemgang af tilbuddene for at afgøre, om disse er afgivet i overensstemmelse med de i udbudsmaterialet stillede betingelser, herunder formkrav og mindstekrav. Under denne gennemgang kan Movia, uden på nogen måde at forpligte sig, anmode enhver tilbudsgiver om at afgive uddybende eller supplerende oplysninger om tilbuddet. De tilbudsgivere, hvis tilbud opfylder alle formkrav og de i udbudsmaterialet stillede mindstekrav, indkaldes herefter enkeltvis til et første forhandlingsmøde, hvor fordele og ulemper ved det enkelte tilbud vil blive meddelt. Tilbudsgiverne vil herefter blive opfordret til at afgive et justeret tilbud, der vil blive evalueret på baggrund af nedenstående tildelingskriterier. Der kan efter behov blive tale om flere forhandlingsrunder med de enkelte tilbudsgivere. Under denne proces kan der fra Movias side løbende ske en udskillelse af tilbudsgivere på baggrund af en evaluering af tilbuddene i henhold til tildelingskriterierne, indtil et endeligt tilbud bliver valgt. Tilbudsgivere, der bliver fravalgt, vil modtage skriftlig meddelelse herom, så snart beslutningen om fravalg er truffet. Tildelingskriterier Tildeleringskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: Pris 40% Kvalitet af drift 30% Kvalitet af vognmateriel 20% Miljø 10% De nævnte underkriterier indgår i den samlede vurdering med den anførte vægtning. I det følgende er nærmere beskrevet, hvad Movia vil lægge vægt på ved sin bedømmelse af de enkelte underkriterier. Pris 40% Movia vil her foretage en vurdering ud fra de priser, som tilbudsgiver har angivet. De angivne priser for basisydelsen, ekstrakørsel og ledsager vil blive vægtet med henholdsvis 80%, 15% og 5%. (Den ovenfor nævnte vægtning anvendes alene ved tildeling af kontrakten. Vægtningen mellem basisydelsen, ekstrakørsel samt ledsager afspejler ikke nødvendigvis den konkrete drift og dermed afregning af vognene. Operatøren kan således ikke bruge vægtningen til at vurdere sin fremtidige indtjening). Kvalitet af drift 30% Movia tager i sin vurdering af dette delkriterium udgangspunkt i oplysningerne i de særligt markerede punkter i driftsredegørelsen.

32 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 32 Angivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil organisere den løbende kommunikation med Movia omkring den daglige drift, herunder indberetning af hændelser, som tilbudsgiver er pligtig til at indberette til Movia. Vægter 50%. Redegørelse for, hvordan operatøren vil sikre en høj kvalitet i udførelsen af kørselsopgaven. Vægter 30%. Beskrivelse af beredskab ved sygdom og nedbrud af materiel. Vægter 20%. Kvalitet af materiel 20% Movia lægger ved sin vurdering af dette delkriterium vægt på: Vognenes alder Miljø 10% Movia lægger ved sin vurdering af miljø vægt på Emissioner (vægter 50%) Brændstofforbrug (vægter 50%) Movia forbeholder sig ret til i overensstemmelse med reglerne i EU's Forsyningsvirksomhedsdirektiv at annullere udbuddet helt eller delvist og eventuelt foretage nyt udbud af kørslen. 11. Aktindsigt offentliggørelse Movia kan videregive oplysninger angående dette udbud, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivning, eller en afgørelse er truffet herom af en domstol eller offentlig myndighed, herunder f.eks. den danske stat, konkurrencemyndighederne eller Europakommissionen. Efter kontraktindgåelse vil der i henhold til EU s udbudsprocedure bl.a. blive afgivet følgende oplysninger til EU: Ordregivers navn og adresse Kontraktens art Beskrivelse af tjenesteydelsens art Udbudsprocedure Dato for tildeling af ordren Navn og adresse på operatørerne Angivelse af om kontrakten er eller forventes udlagt til underleverandører samt værdien af denne del Kriterier for tildeling af kontrakter Samme oplysninger vil Movia kunne offentliggøre til pressen.

33 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Side 33 Derudover vil Movia efter kontraktindgåelsen kunne offentliggøre følgende oplysninger: Navne på tilbudsgiverne Den gennemsnitlige vogntimepris for de indgåede kontrakter Der kan ikke ved forbehold kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet, der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 13. Movia er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne kan indgå som et element i Movias vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. Operatøren og Movia skal ved meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, optræde loyalt over for hinanden. Meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, vedrørende spørgsmål af generel trafikpolitisk karakter med relation til Movias område bør så vidt muligt alene gives af Movia. 12. Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Reglerne om modregninger i betalingen samt om misligholdelse, tvistløsning og en række andre juridiske bestemmelser er samlet i Kontrakten. Der kan UikkeU tages forbehold over for indholdet af Kontrakten.

34 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Bilag 1 side 34 Bilag 1 - Nyttige informationer Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt (jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, Art. 39.) på følgende adresser: Skatter og afgifter Navn Skat Adresse Østbanegade 123, DK-2100 København Ø Tlf. nr (landsdækkende kundecenter) Fax nr [email protected] Internetadresse 205Hwww.skat.dk Miljøbeskyttelse Navn Miljøstyrelsen Adresse Strandgade 29, DK-1401 København K Tlf. nr Fax nr. [email protected] Internetadresse 207www.mst.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Navn Arbejdstilsynet Adresse Landskronagade 33, DK-2100 København K Tlf. nr Fax nr [email protected] Internetadresse 209Hwww.at.dk Hertil kan tilbudsgiver søge oplysning om regler for vogne og regler om erhvervsmæssig personbefordring hos: Navn Trafikstyrelsen (tidl. Færdselsstyrelsen) Adresse Edvard Thomsens Vej 14, 2300 København S Tlf. nr Fax nr [email protected] Internetadresse 21Hwww.trafikstyrelsen.dk

35 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Bilag 2 side 35 Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud Nedennævnte oversigt opremser i punktform væsentlige ændringer og opmærksomhedspunkter i forhold til FR1, som var seneste udbud af Flextrafik rutekørsel. Oversigten skal alene ses som et hjælpemiddel til tilbudsgiver, og det understreges, at listen ikke er udtømmende, og at ændringerne ikke er nævnt i en speciel orden. Liftvogne stilles til rådighed i julen jf. afsnit 2.2 Kørsel i julen Vogntype 2 og 3 udgår jf. afsnit 3.1 Vogntyper og materiel Ændring i krav om maks. Alder jf. afsnit 3.1 Vogntyper og materiel Ændring til servicetider jf. afsnit 6.2 Køretid Brug af trappemaskine jf. afsnit 3.1 Vogntype og materiel Ændring mht. enheder der kan kombineres i et kombinationstilbud jf. afsnit 10.2 Afgivelse af tilbud Der indsendes én samlet liste over tilbudte busser (skema 1) jf. afsnit 10.2 Afgivelse af tilbud

36 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 36 Kontrakt Kontrakten ser således ud: Vedrørende Internt nr.: UDFØRELSE AF FLEXTRAFIK RUTE indgået mellem TRAFIKSELSKABET MOVIA GL. KØGE LANDEVEJ VALBY CVR-NR.: (herefter benævnt Movia) og. (herefter benævnt operatøren) 1 Formål/Forudsætninger Stk. 1 Formålet med denne kontrakt er at regulere forholdet mellem Movia og operatøren i forbindelse med udførelsen af den i 4 nævnte kørsel. Kontrakten er et resultat af et udbud efter forhandling, som Movia har iværksat og gennemført i henhold til EUs udbudsdirektiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 (Forsyningsvirksomhedsdirektivet). Stk. 2 Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå de bedst mulige resultater. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelsen af tilsvarende kontrakter. 2 Kontraktgrundlag Stk. 1 Kontraktgrundlaget for aftalen mellem parterne er denne kontrakt med følgende bilag: UBilag A: Movias udbudsbetingelser samt bilag og Kontrakt for FR2 Udbud af Flextrafik Rute, dateret marts 2013, samt Movias rettelser til udbudsmaterialet, som disse fremgår af Movias udbudshjemmeside.

37 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 37 UBilag B Operatørens tilbud inkl. bilag af. Stk. 2 De i stk. 1 nævnte bilag udgør en integreret del af denne kontrakt. Vilkår eller forhold i bilagene, der ikke reguleres i Kontrakten, er således gældende mellem parterne. For vilkår eller forhold i bilagene, der tillige er reguleret i denne kontrakt, vil gælde, at kontraktens ordlyd har forrang i de tilfælde, hvor der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og det i bilagene anførte. Ved uoverensstemmelse mellem bilag, der omhandler identiske emner, er senest daterede bilag gældende, for så vidt angår den afvigende del, medmindre det fremgår af sammenhængen, at dette ikke skal være tilfældet. 3 Kontraktperioden Stk. 1 Kontrakten er gældende fra tidspunktet, hvor begge parter har underskrevet og udløber 30. september Driftsstart vil være den 1. august Kontrakten er uopsigelig i hele kontraktperioden, jf. dog afsnit 8, 5 Ejerforhold, 11 Konkurs m.m. og 13 Misligholdelse. Stk. 2 Movia kan kræve kontraktperioden forlænget med op til yderligere 2 år på uændret vilkår i øvrigt. Dette kan ske i op til 4 gange med 6 måneder ad gangen. Vil Movia gøre brug af denne mulighed, skal operatøren havet et skriftligt varsel på minimum 3 måneder. 4 Operatørens og Movias ydelser Stk. 1 Operatøren skal for Movia udføre den i bilag A beskrevne kørsel for udbudsenhed nr..kørslen udføres med driftsvogne som nærmere beskrevet i bilag B. Den af operatøren udførte kørsel afregnes i henhold til de i Ubilag B angivne priser. 5 Ejerforhold Stk. 1 Såfremt operatøren er organiseret som et aktieselskab eller et anpartsselskab, kan Movia kræve oplyst, hvem der ejer aktierne/anparterne. Aktie-/anpartsbesiddelse på under 10 % af aktie-/anpartskapitalen skal ikke oplyses, med mindre særlige forhold gør, at en aktionær/anpartshaver med en sådan aktie/anpartsbesiddelse har en bestemmende indflydelse i selskabet.

38 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 38 Stk. 2 Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i den oplyste aktie-/anpartsbesiddelse, skal dette uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. Stk. 3 Såfremt der i kontraktperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene til aktierne/anparterne, herunder såfremt den bestemmende indflydelse i selskabet ændres, er Movia berettiget til at opsige kørselsaftalen med 3 måneders skriftligt varsel, forudsat at opsigelsen sker senest 1 måned efter, at Movia er blevet gjort bekendt med de omstændigheder, der begrunder opsigelsen. Stk. 4 Movia er dog alene berettiget til at opsige kørselsaftalen i henhold til stk. 3, såfremt vægtige grunde taler herfor. 6 Regnskab og budget Stk. 1 Uanset hvordan operatørens virksomhed er organiseret, er operatøren i kontraktperioden forpligtet til på opfordring at fremsende regnskaber til Movia. Regnskaberne skal have en detaljeringsgrad og en informationsværdi svarende til, hvad der i henhold til aktieselskabsloven kræves af regnskaberne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Regnskaberne skal være udarbejdet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Stk. 2 De i stk. 1 nævnte økonomiske oplysninger vil blive behandlet fortroligt. 7 Kontrol Stk. 1 Movia er berettiget til at føre kontrol med operatørens opfyldelse af kørselsaftalen ved inspektion i de anvendte vogne, mens disse er i drift. En sådan kontrol fritager ikke operatøren for ansvaret for, at vognene opfylder de aftalte betingelser. Stk. 2 Movia er endvidere berettiget til at føre kontrol ved besøg på operatørens forretningssted, herunder foretage en nærmere gennemgang af operatørens driftsmateriel. Operatøren er forpligtet til uden vederlag at bistå i forbindelse med sådanne inspektioner. Stk. 3 Såfremt operatøren lader kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, er han forpligtet til i kørselsaftalerne med underleverandørerne at indføje en bestemmelse, der giver Movia ret til inspektion hos underleverandørerne i samme omfang som beskrevet i stk. 1 og 2.

39 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 39 8 Underleverandører Stk. 1 Movia skal forhåndsgodkende enhver brug af underleverandører. Brug af underleverandører frigør ikke operatøren fra nogen forpligtelse over for Movia. Stk. 2 Såfremt operatøren ønsker at lade kørselsaftalen udføre helt eller delvist ved underleverandører, skal det oplyses, hvor stor en del af kørselsaftalen, der påregnes udført ved hver enkelt underleverandør. Operatøren må påregne at oplyse navnene på underleverandørerne. Eventuelle underleverandører skal have tilladelse fra Trafikstyrelsen til erhvervsmæssig personbefordring/taxitilladelser/ep/offentlig Service Trafik. Samtidig skal operatøren - af hensyn til forsyningssikkerheden - i sine aftale med underleverandørerne sikre et passende opsigelsesvarsel. Operatøren skal på anmodning fra Movia kunne dokumentere, at dette er tilfældet. Stk. 3 Væsentlige ændringer i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængde skal uopholdeligt meddeles skriftligt til Movia. Stk. 4 Overladelse af kørsel eller antagelse af andre underleverandører efter kontraktstart skal uopholdeligt meddeles Movia, der skal godkende forholdet inden iværksættelse heraf. Stk. 5 Movia er berettiget til at nægte at godkende en ny underleverandør eller at godkende en væsentlig ændring i den indbyrdes fordeling af arbejdsmængden, såfremt vægtige grunde taler herfor. 9 Overdragelse af rettigheder Stk. 1 Operatørens rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten kan ikke hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand uden Movias forudgående skriftlige godkendelse. Operatøren er kun berettiget til at overdrage sit krav på den samlede aftalte kontraktsum til sit pengeinstitut. Stk. 2 Movia er berettiget til på uændrede vilkår at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten til anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. 10 Skadeforvoldelse Stk. 1 Såfremt operatøren eller dennes underleverandører under udførelse af sine pligter i henhold til kørselsaftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, det være sig personer eller gods operatøren har til befordring, eller tredjemands person eller gods, er alene operatøren eller dennes underleverandører ansvarlig for sådanne skader.

40 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 40 Stk. 2 Såfremt skadelidte rejser krav mod Movia i anledning af skader beskrevet i stk. 1, skal operatøren friholde Movia for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter m.m., som et sådant krav måtte påføre Movia. Stk. 3 Operatøren er pligtig til og ansvarlig for selv at tegne de nødvendige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring m.m. 11 Konkurs m.m. Stk. 1 Såfremt operatøren anmelder konkurs eller betalingsstandsning, eller træder i betalingsstandsning, går konkurs eller træder i likvidation, er Movia berettiget til at ophæve kørselsaftalen med omgående virkning. Movia skal uden ophold skriftligt orienteres om anmeldelse af betalingsstandsning eller konkurs m.m., afsigelse af konkursdekret, udpegning af tilsyn eller indtrædelse af likvidation. Stk. 2 Såfremt operatøren er organiseret som en personlig drevet virksomhed, er Movia derudover berettiget til at hæve kørselsaftalen, såfremt operatøren dør, og hans bo behandles som et gældsfragåelsesbo. Stk. 3 Hvis boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i kontrakten, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 2 kalenderdage give meddelelse om, hvorvidt der vil ske indtræden. 12 Erstatning Stk. 1 Operatøren er over for Movia ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af misligholdelse af kørselsaftalen, medmindre denne misligholdelse skyldes vejrlig, man ikke med rimelighed kan kræve, at operatøren overvinder, eller force majeure. Ophæves kontrakten delvist, kan Movia kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler. Betaling af bod medfører ikke reduktion af et eventuelt erstatningskrav. Stk. 2 Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder, som hindrer opfyldelse af kørselsaftalen, og som opstår uden operatørens skyld ved forhold, over hvilke denne ikke er herre, og som denne ikke burde have forudset. 13 Misligholdelse Stk. 1 Såfremt operatøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, kan Movia stille krav om, at operatøren afhjælper misligholdelsen inden en af Movia fastsat rimelig tidsfrist.

41 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 41 Såfremt operatøren ikke har afhjulpet misligholdelsen inden udløbet af den nævnte frist, er Movia berettigt til at give meddelelse om, at Movia vil hæve kontrakten helt eller delvist, såfremt afhjælpning ikke er sket inden udløbet af en yderligere frist på 5 arbejdsdage. Sker sådan afhjælpning ikke efter udløbet af denne yderligere frist på 5 arbejdsdage, er Movia herefter berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Såfremt Movia ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, har operatøren ret til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at Movia samtidig kan kræve erstatning efter 12 Erstatning. Stk. 2 Grove eller gentagne overtrædelser af kontraktens bestemmelser - uden at der isoleret set foreligger væsentlig misligholdelse - vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Stk. 3 Operatøren har ret til at hæve kontrakten, hvis Movia væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og trods skriftlig påmindelse herom ikke afhjælper misligholdelsen. Såfremt operatøren ophæver kontrakten efter denne bestemmelse, er operatøren berettiget til betaling for de indtil ophævelsen leverede ydelser. Stk. 4 Hvis operatøren er organiseret som en forening, og denne opløses, er Movia berettiget til at ophæve kontrakten. Stk. 5 Såfremt operatørens tilladelse efter taxiloven eller busloven tilbagekaldes af kommunalbestyrelse eller Trafikstyrelsen, ophæves kontrakten i sin helhed uden varsel. Stk. 6 Hvis der opstår uoverensstemmelse mellem operatøren/chaufføren og Movia, omkring driftsmæssige forhold, og Movia vurderer, at uoverensstemmelsen forstyrrer driften, vil det medføre øjeblikkelig lukning af operatørens vognløb, indtil forholdene er bragt i orden. 14 Modregninger i betalingen Stk. 1 Såfremt misligholdelsen ikke er af en sådan karakter, at ophævelse af kontrakten kan komme på tale, men den manglende overholdelse af kørselsaftalens enkelte punkter alligevel er til gene for brugerne eller medvirkende til, at den forudsatte standard for kørslen ikke opretholdes, har Movia ret til at bringe nedennævnte sanktioner i anvendelse. Stk. 2 Movia vil foretage økonomiske sanktioner i forbindelse med kvalitetsbrist konstateret af Movia, dels ved kontrol med og på vognene, og dels registreret og dokumenteret på anden vis, herunder dataudtræk fra installeret IT-udstyr.

42 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side 42 Ved konstaterede kvalitetsbrister kan Movia foretage modregning i operatørbetalingen med 1000 kr. pr. konstateret tilfælde: at servicetiden ikke overholdes at chaufføren ikke er uniformeret at vognen ikke er forsynet med mindst 1 skilte med Flextrafiks logo at vognen ikke er forsynet med det foreskrevne udstyr at der ryges i vognen manglende indsendelse af udtalelser i forbindelse med kundehenvendelser inden 3 dage manglende indsendelse af uheldsrapporter inden 24 timer manglende underretning til forældre/institution ved forsinkelser og andre driftsuregelmæssigheder i driften Ved følgende konstaterede kvalitetsbrister kan Movia dog foretage modregning i operatørbetalingen med kr. pr. konstateret tilfælde: kørestole og/eller brugere er ikke fastspændt forskriftsmæssigt under transporten undlade at udføre aftalt kørsel chaufføren har ikke gennemført de af Movia krævede kurser I gentagne tilfælde af kvalitetsbrist kan Movia bringe misligholdelsesbestemmelserne jf. 13 Misligholdelse i anvendelse. 15 Genforhandling Stk. 1 Såfremt der i kontraktperioden indtræffer lovindgreb, der medfører væsentlige økonomiske ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Stk. 2 Såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om, hvorvidt betingelserne for en justering af priserne er til stede, eller såfremt operatøren og Movia ikke kan blive enige om resultatet af en prisjustering, kan hver af parterne indbringe dette spørgsmål for domstolene, jf. 18 Tvistigheder / Lovvalg. 16 Sikkerhedsstillelse Stk. 1 Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kontrakten stiller operatøren en garanti der beløbsmæssigt svarer til 5 % af den ved kontraktindgåelse estimerede årlige kontraktværdi - i alt kr.

43 FR2 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakt side Diskretion Stk. 1 Operatøren og Movia er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt, jf. dog bestemmelserne i Ubilag A om aktindsigt og offentliggørelse. Stk. 2 Denne pligt består også efter, at kørselsaftalen er bragt til ophør uanset årsagen hertil. 18 Tvistigheder / Lovvalg Stk. 1 Nærværende kontrakt er underlagt og skal forstås på baggrund af dansk ret og dansk lovgivning. Stk. 2 Tvistigheder mellem operatøren og Movia berettiger ikke nogen af parterne til at standse eller udsætte leverancen af aftalte ydelser. Stk. 3 Såfremt der opstår uoverensstemmelser eller tvister mellem parterne, skal disse først søges løst i mindelighed. Stk. 4 Enhver uoverensstemmelse eller tvist vedrørende det bestående kontraktforhold eller forståelsen af kontrakten, der ikke kan løses i mindelighed, kan af parterne indbringes for domstolene med Movias værneting som 1. instans. 19 Underskrifter Stk. 1 Nærværende kontrakt underskrives i to ligelydende eksemplarer, hvoraf hver af parterne beholder ét eksemplar.., den København, den (for operatøren)... (for Movia)